อยู่ด้านบนสุดของการป้องกันการฉ้อโกงทางธุรกิจโดยดู 6 ธงแดง

การฉ้อโกงทางธุรกิจอาจทำให้บริษัทของคุณเสียค่าใช้จ่ายสูงถึง $350,000 ไม่มีธุรกิจใดที่สามารถจ่ายได้ นั่นคือเหตุผลที่คุณต้องดูสัญญาณเตือนเหล่านี้

หมายเหตุ: บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบเกี่ยวกับปัญหาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจในสหรัฐอเมริกา มิได้มีเจตนาที่จะให้คำแนะนำทางกฎหมายหรือรับรองแนวทางการดำเนินการใดโดยเฉพาะ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับสถานการณ์เฉพาะของคุณ ปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายของคุณ

ใน “Ocean's Eleven” นักต้มตุ๋นเกือบโหลรวมไหวพริบ ทักษะกายกรรม และรถเจ๋งๆ เพื่อฉีกคาสิโนในรูปแบบฟุ่มเฟือย เจ้าของคาสิโนเพียงคลี่คลายแผนการที่สลับซับซ้อนไม่นานหลังจากที่ผู้ต่อต้านฮีโร่ทำเงินได้นับล้าน

อย่างไรก็ตาม ข่าวดีสำหรับผู้นำธุรกิจส่วนใหญ่ก็คือ หากธุรกิจของคุณถูกลอกเลียน หลักฐานจะง่ายขึ้นมากที่จะเปิดเผยโดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณและคอยสังเกตสัญญาณเตือนสองสามอย่าง

การป้องกันการฉ้อโกงทางธุรกิจมีความสำคัญจริงหรือ?

การยักยอกธุรกิจเป็นปัญหาใหญ่

Hiscox ผู้ให้บริการประกันภัยเฉพาะทางระดับโลก สำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและการเงินของสหรัฐฯ 200 คนที่เคยทำงานในบริษัทแห่งหนึ่งซึ่งเกิดการยักยอกในการศึกษา Hiscox Embezzlement Study ประจำปี 2018 ผลการศึกษาดังกล่าวพบว่า คดียักยอกทรัพย์โดยเฉลี่ยดำเนินไปนานกว่าสองปี และทำให้บริษัทที่เกี่ยวข้องต้องเสียค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ยมากกว่า 350,000 ดอลลาร์ แต่ท้ายที่สุดแล้วกว่า 50% ของบริษัทกู้คืนมาได้ไม่ถึงหนึ่งในสามของจำนวนที่รับไป

นี่ไม่ใช่กระดาษโน้ตและเครื่องหมายถาวรที่เรากำลังพูดถึง สมาคมผู้ตรวจสอบการทุจริตที่ผ่านการรับรองพบว่า 22% ของคดีฉ้อโกงทำให้เกิดความสูญเสียมากกว่า 1 ล้านดอลลาร์ การฉ้อฉลสามารถอยู่ในรูปแบบของทุกอย่างตั้งแต่การฉ้อฉลไปจนถึงการฉ้อโกงเงินเดือนที่ซับซ้อน และตัวเลขเหล่านี้สะท้อนถึงกรณี ที่ทราบ แล้ว โดยไม่ต้องคำนึงถึงสถานการณ์ที่ไม่เคยพบการฉ้อฉล

เทคนิคการยักยอกเงินที่พบบ่อยที่สุด จากการศึกษาของ Hiscox

การฉ้อโกงทางธุรกิจสามารถสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจขนาดเล็กโดยเฉพาะ ซึ่งปัญหากระแสเงินสดเป็นสาเหตุสำคัญของการปิดธุรกิจ และยิ่งธุรกิจมีขนาดเล็กเท่าใด การฉ้อโกงที่ทำลายล้างก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

คดียักยอกเงิน 100,000 ดอลลาร์อาจนำไปสู่การดำเนินคดีที่ไม่พึงประสงค์สำหรับบริษัทขนาดใหญ่ แต่อาจทำให้หมดอำนาจสำหรับร้านแม่และเด็ก ผู้นำธุรกิจขนาดเล็กมักมีประสบการณ์ในการบริหารบริษัทน้อยกว่าผู้นำธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ และพนักงานของธุรกิจขนาดเล็กมีการกำกับดูแลน้อยกว่าและมีอิสระมากขึ้นในการทำงานทางธุรกิจ

ธุรกิจขนาดเล็กยังสูญเสียเกือบสองเท่า (200,000 ดอลลาร์) ในกรณียักยอกทรัพย์โดยเฉลี่ยของธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่ (104,000 ดอลลาร์) ตามรายงานของสมาคมผู้ตรวจสอบการฉ้อโกงที่ผ่านการรับรอง

6 ธุรกิจฉ้อโกงธงแดงที่น่าจับตามอง

โดยไม่คำนึงถึงขนาดธุรกิจของคุณ คุณต้องมีแผนเพื่อป้องกันการฉ้อโกงทางธุรกิจ ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและการเงินที่ตอบแบบสำรวจของ Hiscox พบว่า นอกจากเงินแล้ว การฉ้อโกงที่บริษัทจัดการยังทำให้พนักงาน ลูกค้า คู่ค้าทางธุรกิจ และชื่อเสียงต้องเสียค่าเสียหาย บาดแผลที่จะทำลายล้างธุรกิจทุกขนาดในท้ายที่สุด

แต่ความหายนะและความเศร้าโศกก็เพียงพอแล้ว มาดูกลยุทธ์บางอย่างที่คุณสามารถใช้ในการดมกลิ่นการฉ้อโกงก่อนที่ธุรกิจของคุณจะล้มลุกคลุกคลาน

1. กำลังโอนเงินของบริษัทเข้า/ออกจากประเทศที่คุณไม่ได้ทำธุรกิจด้วย

เหตุใดจึงเป็นเหตุให้เกิดความกังวล: ผู้ ยักยอกเงินสามารถโอนเงินของบริษัทไปต่างประเทศเพื่อฟอก จากนั้นส่งคืนไปยังบัญชีธนาคารส่วนตัวที่มีปัญหา

ตัวอย่าง: คุณสังเกตเห็นเครดิตในบัญชีของคุณจากแคนาดา แม้ว่าคุณจะไม่มีลูกค้าจากที่นั่นก็ตาม

สิ่งที่คุณควรทำเกี่ยวกับเรื่องนี้: ทบทวนหนังสือของคุณอย่างน้อยเดือนละครั้ง หากเงินไหลเข้าหรือมาจากต้นทาง/ปลายทางที่คุณไม่คุ้นเคย ให้ตรวจสอบแม้ว่าพนักงานจะบอกว่าถูกต้องตามกฎหมายก็ตาม

2. พนักงานจ่ายเงินให้ผู้ขายหรือพนักงานคนอื่น ๆ ด้วยเงินสด

เหตุใดจึงเป็นสาเหตุของข้อกังวล: การจ่ายเงินสดไม่ทิ้งร่องรอยไว้ ทำให้ผู้ยักยอกสามารถปกปิดการฉ้อโกงได้

ตัวอย่าง: หัวหน้างานคนหนึ่งของคุณยืนกรานที่จะจ่ายเงินให้ผู้ขายวัสดุสิ้นเปลือง (ซึ่งเพิ่งเป็นเพื่อนสมัยมัธยมปลายคนหนึ่งของเขา) เป็นเงินสดเพราะนั่นคือวิธีที่ผู้ขายต้องการรับเงิน

สิ่งที่คุณควรทำเกี่ยวกับเรื่องนี้: ยืนยันว่าธุรกิจของบริษัททั้งหมดดำเนินการโดยใช้เช็คหรือบัตรเดบิต/เครดิตของบริษัท หากคุณได้ยินว่าพนักงานทำธุรกรรมเงินสดเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ให้ตรวจสอบ

3. คุณพบข้อตกลงทางธุรกิจที่คลุมเครือซึ่งไม่มีจุดประสงค์ที่ชัดเจน

เหตุใดจึงเป็นเหตุให้เกิดความกังวล: การหลอกลวงพนักงานสามารถตั้งค่าข้อตกลงหลอกลวงกับผู้สมรู้ร่วมภายนอกเพื่อทำให้การฉ้อโกงดูเหมือนเป็นธุรกิจของบริษัทที่ชอบด้วยกฎหมาย

ตัวอย่าง: ผู้จัดการคนหนึ่งของคุณตั้งค่า "การให้คำปรึกษา" อย่างคลุมเครือสำหรับพี่เขยที่จ่ายเงินสมทบ 1,000 เหรียญต่อเดือน

สิ่งที่คุณควรทำเกี่ยวกับเรื่องนี้: กำหนดให้พนักงานทุกคนจัดเตรียมกรณีทางธุรกิจที่ชัดเจนและคุ้มค่าสำหรับข้อตกลงทางธุรกิจใดๆ และทั้งหมด และตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าข้อตกลงเหล่านั้นยังคงให้คุณค่าทางธุรกิจ

4. พนักงานกำลังทำข้อตกลงกับผู้ขายที่ไม่ได้รับการอนุมัติผ่านช่องทางที่เหมาะสม

เหตุใดจึงเป็นเหตุให้เกิดความกังวล: พนักงานยักยอกเงินสามารถข้ามจุดตรวจปกติเพื่อตั้งข้อตกลงที่ฉ้อฉลกับผู้ขายที่หลอกลวงได้โดยการเป็นหัวหน้าฝ่ายบริหาร

ตัวอย่าง: คุณมาในเช้าวันจันทร์เพื่อฟังจากพนักงานคนหนึ่งว่าพวกเขาได้ทำสัญญาจัดซื้อใหม่กับซัพพลายเออร์ชิ้นส่วนที่คุณไม่เคยได้ยินชื่อมาก่อน ข้อตกลงดูเหมือนจะดีเกินจริง

สิ่งที่คุณควรทำเกี่ยวกับเรื่องนี้: กำหนดนโยบายสำหรับข้อตกลงทางธุรกิจทั้งหมดที่ต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการหลายคน

5. หนังสือของคุณไม่สมดุล

เหตุใดจึงเป็นสาเหตุของความกังวล: หนังสือที่สมดุลคือหัวใจสำคัญของธุรกิจใดๆ หากคุณมีเงินเข้าหรือออกซึ่งคุณไม่สามารถทำบัญชีได้ แสดงว่ามีคนในบริษัทของคุณทำอะไรบางอย่างหรือบัญชีของคุณไม่เป็นระเบียบ ไม่มีสถานการณ์ใดที่ดี

ตัวอย่าง: คุณตรวจสอบหนังสือของคุณตอนสิ้นเดือนเพื่อดูว่าคุณขาดเงิน 1,500 ดอลลาร์โดยไม่มีคำอธิบาย

สิ่งที่คุณควรทำเกี่ยวกับมัน: ตรวจสอบซอฟต์แวร์บัญชีของคุณทุกวันเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างได้รับการพิจารณาแล้ว ซอฟต์แวร์จะแจ้งเตือนคุณเมื่อมีบางอย่างไม่เพิ่มขึ้น

6. ค่าใช้จ่ายส่วนตัวและธุรกิจไม่แยกจากกัน

เหตุใดจึงเป็นเหตุให้เกิดความกังวล: การใช้บัตรองค์กรเพื่อชำระค่าใช้จ่ายส่วนตัวเป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม แม้ว่าพนักงานจะจ่ายเงินคืนให้บริษัทก็ตาม มันทำให้น้ำทะเลเป็นโคลนและทำให้มองเห็นการยักยอกได้ยากขึ้นเมื่อเกิดขึ้น

ตัวอย่าง: คุณมีพนักงานที่คอยเติมน้ำมัน "โดยบังเอิญ" ในรถส่วนตัวของเธอด้วยบัตรเครดิตของบริษัท ถึงแม้ว่าเธอจะจ่ายเงินคืนให้คุณเป็นเงินสดก็ตาม

สิ่งที่คุณควรทำเกี่ยวกับเรื่องนี้: บังคับใช้นโยบายที่เข้มงวดซึ่งอนุญาตเฉพาะค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่ถูกต้องตามกฎหมายในบัตรเครดิตของบริษัทของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องคอยกลั่นกรองค่าใช้จ่ายในเวลาที่ต้องเสียภาษี ซอฟต์แวร์การรายงานค่าใช้จ่ายบางตัวยังอนุญาตให้สแกนใบเสร็จได้อีกด้วย

ภาพเหมือนของผู้ฉ้อฉล

แม้ว่าสัญญาณต่อไปนี้อาจมีคำอธิบายที่ไร้เดียงสาที่แตกต่างกันมากมาย แต่จากการสำรวจของ Hiscox และ ACFE พบว่าผู้ยักยอกมักจะ:

• ดำเนินชีวิตอย่างฟุ่มเฟือยอย่างชัดเจนเกินรายได้ (เช่น จู่ๆ ก็ปรากฏตัวขึ้นทำงานในรถหรูคันใหม่)
• แสดงพฤติกรรมประมาท (เช่น เล่นการพนันมากเกินไป เร่งตั๋ว ใช้ PTO มากเกินไป)
• รู้สึกไม่พอใจในที่ทำงานหากรู้สึกว่าได้รับการปฏิบัติอย่างไม่เป็นธรรม
• แสดงปัญหาการควบคุม (เช่น ไม่เต็มใจที่จะแบ่งปันหน้าที่ของตนกับผู้ช่วยหรือกรอกข้อมูลชั่วคราว)
• ประสบปัญหาทางการเงิน

ไม่มีพฤติกรรมใดที่เป็นเหตุให้กล่าวโทษพนักงานว่ายักยอก แต่เมื่อรวมกับธงสีแดงที่ร่างไว้ข้างต้นแล้ว สิ่งเหล่านี้ก็ควรค่าแก่การจับตามองเป็นส่วนหนึ่งของภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น

แม้ว่าอาจดูสมเหตุสมผลที่จะสงสัยมากขึ้นเกี่ยวกับพนักงานใหม่ที่ยังไม่ได้พิสูจน์ตัวเอง แต่ผู้ฉ้อฉลมักจะอยู่กับบริษัทมาแปดปีแล้ว

นั่นเป็นเพราะว่าโดยปกติพนักงานดังกล่าวมักมีเวลาทำความคุ้นเคยกับการทำงานของธุรกิจ ได้รับความเดือดร้อนจริงหรือรับรู้เพียงเล็กน้อยที่กระตุ้นให้พวกเขาพยายามรวบรวมการแก้ไข หรือแม้แต่รับสมัครผู้สมรู้ร่วมคิดเพื่อช่วยพวกเขาในการฉ้อโกง (จำนวนเฉลี่ยของผู้ที่เกี่ยวข้อง ในรูปแบบที่กำหนดคือสาม)

จะทำอย่างไรเมื่อคุณระบุการฉ้อโกงทางธุรกิจ

การป้องกันการฉ้อโกงที่สำคัญหรือการยักยอกในธุรกิจของคุณเริ่มต้นด้วยการจ้างคนที่เหมาะสม ปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างยุติธรรม และรู้สัญญาณที่ควรระวัง

แต่คุณจะทำอย่างไรถ้าคุณพบเห็นสัญญาณการฉ้อโกงที่ชัดเจนและจำเป็นต้องดำเนินการ ฮิสค็อกซ์แนะนำ:

การป้องกันการฉ้อโกงทางธุรกิจเป็นเพียงส่วนหนึ่งของปริศนาการบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก หากต้องการติดตามหัวข้อการบัญชีธุรกิจที่หลากหลาย—ตั้งแต่เมื่อถึงเวลาอัพเกรดซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเป็นวิธีการยื่นภาษี—ทำตามบล็อกการบัญชีและการเงินของเรา