9 ช่องทางและตัวอย่างการสื่อสารทางธุรกิจชั้นนำ

ฉันทามติมีความชัดเจนตั้งแต่ห้องประชุมไปจนถึงห้องพัก ตั้งแต่สำนักงานใหญ่ในอาคารสูงไปจนถึงโฮมออฟฟิศ การสื่อสารที่ดีคือรากฐานสำคัญของธุรกิจที่ยอดเยี่ยม

เราทุกคนต้องการปรับปรุงผลกระทบของการส่งข้อความของเรา แต่ด้วยช่องทาง เทคโนโลยี และความชอบของทีมมากมาย อะไรคือกุญแจสำคัญในการบรรลุเป้าหมายร่วมกัน

ทุกอย่างขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญสี่ประการนี้: การทำความเข้าใจความแตกต่างและความต้องการ การใช้เทคโนโลยีอย่างชาญฉลาด การจัดการวิธีการทำงานร่วมกันของทีม และพื้นฐานของจิตวิทยามนุษย์ ผู้นำจำเป็นต้องค้นหาองค์ประกอบเหล่านี้ที่ลงตัวจึงจะประสบความสำเร็จ

มาสำรวจช่องทางการสื่อสารดิจิทัลที่ดีที่สุด 9 ช่องทางที่จะช่วยให้ ธุรกิจ ของคุณอยู่บนเส้นทางสู่ความสำเร็จ

ช่องทางการสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร?

ช่องทางการสื่อสารทางธุรกิจเป็นวิธีการแบ่งปันข้อมูลและแนวคิดกับบุคคลอื่นภายในองค์กร โดยทั่วไปจะถูกจัดประเภทเป็นช่องทางภายนอกหรือภายใน ขึ้นอยู่กับผู้รับข้อความของคุณ

ช่องทางภายนอกมีไว้สำหรับสื่อสารกับลูกค้า คู่ค้า ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า และลูกค้าภายนอกบริษัทของคุณ ช่องทางภายในอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างพนักงาน ผู้นำ และสมาชิกในทีมอื่นๆ

การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาประสิทธิภาพการทำงาน วัฒนธรรมองค์กร และความผูกพันของพนักงาน

เพียงดูข้อเท็จจริงเหล่านี้:

• พนักงานมากกว่า 95% ยอมรับว่าการสื่อสารส่งผลต่อประสิทธิภาพในที่ทำงาน
• คนงานในสหรัฐอเมริกามากกว่า 80% อ้างว่าการสื่อสารของพนักงานเป็นปัจจัยหลักในการสร้างความไว้วางใจระหว่างบริษัทและพนักงาน
• พนักงานเกือบ 70% กล่าวว่าประสิทธิภาพการทำงานจะเพิ่มขึ้นเมื่อมีกระบวนการสื่อสารที่ดีขึ้น

การเปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสาร

ช่องทางการสื่อสารทางธุรกิจแบ่งออกเป็นสองประเภทที่แตกต่างกัน: ช่องทางซิงโครนัสและช่องทางอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบซิงโครนัส คือเมื่อการแลกเปลี่ยนข้อมูลเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ โดยที่ทุกคนจะต้องนำเสนอและมุ่งเน้นไปที่การสนทนาเพื่อทำความเข้าใจร่วมกันเกี่ยวกับงานที่ทำอยู่ การโทรศัพท์และการประชุมเป็นตัวอย่างของการสื่อสารแบบซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส คือเมื่อมีการส่งข้อมูลล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนสามารถใช้และดำเนินการกับข้อมูลได้อย่างอิสระจากการสนทนาแบบเรียลไทม์ อีเมล วิดีโอที่บันทึกไว้ และโพสต์ในบล็อกเป็นตัวอย่างของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การผสมผสานวิธีการสื่อสารเหล่านี้เข้าด้วยกันทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

เนื่องจากการทำงานจากที่บ้านเพิ่มขึ้นเป็น 58% ของพนักงาน และพนักงานใช้เวลาเฉลี่ย 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์โดยใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับประสิทธิภาพการทำงาน

ใน การวิจัย ที่ดำเนินการโดย Grammarly ระบบนิเวศการสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบใหม่กำลังเป็นรูปเป็นร่าง พนักงานสื่อสารกันเป็นลายลักษณ์อักษรมากขึ้น 18% และชอบใช้ช่องทางการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

ความท้าทายในการสื่อสารทางธุรกิจ

ในอีกแนวโน้มหนึ่งที่กำลังเติบโต ผู้นำสังเกตเห็นความเชื่อมโยงระหว่างการสื่อสารที่ไม่ดีกับผลกระทบต่อผลกำไร ซึ่งมีสาเหตุมาจากประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง พลาดกำหนดเวลา และต้นทุนที่เพิ่มขึ้น

ช่องทางและตัวอย่างการสื่อสารทางธุรกิจชั้นนำ

ตั้งแต่ความเร็วของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีไปจนถึงความเป็นทางการของอีเมล และประสิทธิภาพของ การโทรผ่าน VoIP สำรวจข้อดีและข้อเสียของช่องทางที่สำคัญที่สุดของเราด้านล่าง

1) การสื่อสารแบบตัวต่อตัว

การสื่อสารแบบเห็นหน้ากันส่งเสริมความสัมพันธ์และสร้างความไว้วางใจ

จำเป็นสำหรับการสร้างทีมและขาดไม่ได้สำหรับการประชุมสำคัญ การโต้ตอบแบบตัวต่อตัวทำให้ผู้คนสามารถสื่อสารได้หลายวิธี: การฟัง การสื่อสารด้วยวาจา และการสื่อสารแบบอวัจนภาษา

เนื่องจากธรรมชาติของการประชุมแบบพบปะกันทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมมากขึ้น และปราศจากสิ่งรบกวนทางโทรศัพท์และแฮงเอาท์วิดีโอตามปกติ

การประชุมในสำนักงาน มีตติ้ง และการประชุมเป็นสถานที่ที่เหมาะสำหรับการพบปะกับพนักงานและผู้ติดต่อของคุณ ช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์กับพนักงานในโลกดิจิทัลเท่านั้นที่เพิ่มมากขึ้น

ข้อดีของการสื่อสารแบบตัวต่อตัว

• ความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น: ความสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวนั้นไม่มีใครเทียบได้ในการสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ยาวนาน
• การสื่อสารที่ชัดเจน: ความเข้าใจผิดจะลดลงเนื่องจากมีการเพิ่มสัญญาณที่ไม่ใช่คำพูด
• ข้อเสนอแนะทันที: การสนทนาแบบเห็นหน้าจะช่วยกระตุ้นให้มีการตอบรับอย่างรวดเร็วในหัวข้อการสนทนา

ข้อเสียของการสื่อสารต่อหน้า

• ค่าใช้จ่าย: ค่าเดินทาง ที่พัก อาหาร และความบันเทิงสามารถเพิ่มขึ้นได้อย่างรวดเร็ว
• การใช้ทรัพยากร: การนัดหมายเพื่อพบปะด้วยตนเองนั้นใช้เวลานานกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับการเชื่อมต่อแบบเสมือนจริง
• ข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์: การพบปะแบบตัวต่อตัวไม่สะดวกสำหรับทีมงานและลูกค้าทั่วโลก

2) การประชุมทางวิดีโอ

ไม่ว่าพนักงานของคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือมีส่วนร่วมกับลูกค้าทั่วโลก การประชุมทางวิดีโอ คือช่องทางการสื่อสารที่เชื่อมโยงทีมที่กระจายตัวกัน

พิจารณาว่านี่เป็นสิ่งที่ดีที่สุดรองจากการสื่อสารต่อหน้า ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถจดจำใบหน้า ถ่ายทอดอารมณ์ความรู้สึกของมนุษย์ สบตา และเข้าใจบุคลิกที่เป็นเอกลักษณ์ของผู้อื่นได้

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอยอดนิยม ได้แก่ Zoom, Google Meet และ Nextiva เครื่องมือประสิทธิภาพสูงเหล่านี้ช่วยให้ทีมจัดการประชุมทางวิดีโอ แชร์หน้าจอ แชทสดกับผู้เข้าร่วม และอื่นๆ อีกมากมาย

ข้อดีของการประชุมทางวิดีโอ:

• การเข้าถึงทั่วโลก: เชื่อมต่อกับลูกค้า คู่ค้า เพื่อนร่วมงาน และลูกค้าทุกที่ทั่วโลก
• ประหยัดเวลาและเงิน: ลดจำนวนทรัพยากรที่ลงทุนในการประชุมแบบเห็นหน้ากัน (เช่น อาหารเย็น โรงแรม และกาแฟ)
• บันทึกและถอดเสียงได้: บันทึกหรือถอดเสียงการประชุมของคุณได้อย่างง่ายดายเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต
• รายละเอียดปลีกย่อยของการสื่อสาร: หลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและสร้างสายสัมพันธ์โดยการสังเกตสัญญาณทางสังคมผ่านวิดีโอ

ข้อเสียของการประชุมทางวิดีโอ:

• ข้อกำหนดในการเชื่อมต่อ: ผู้เข้าร่วมต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่มีสัญญาณแรงเพื่อการประชุมคุณภาพสูงและเชื่อถือได้
• เป็นส่วนตัวน้อยลง: การประชุมเสมือนมีความเป็นส่วนตัวน้อยกว่าการประชุมแบบเห็นหน้ากัน
• ความล้าของหน้าจอ: การประชุมเสมือนจริงที่มากเกินไปอาจทำให้หน้าจอล้าได้ อาการที่พบบ่อย ได้แก่ ปวดตา ปวดศีรษะ และมีสมาธิไม่ดี

3) โทรศัพท์

การโทรศัพท์เป็นรูปแบบการสื่อสารที่รวดเร็ว ตรง และทันที เป็นแบบส่วนตัวและใช้งานได้จริง ทำให้เหมาะสำหรับช่วงเวลาที่คุณต้องการคำตอบ สถิติ

ช่วยให้ทีมไม่ต้องยุ่งกับเธรดอีเมล และหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในการจัดกำหนดการประชุมเสมือน ในขณะที่ยังคงให้องค์ประกอบของมนุษย์ในการเชื่อมต่อ นั่นเป็นสาเหตุที่ 67% ของผู้ปฏิบัติงานนอกสถาน ที่รายงานว่ามีประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มขึ้นและการแก้ปัญหาด้วยการโทรออกง่ายๆ

ในฐานะวีรบุรุษแห่งการสื่อสารทางธุรกิจ การโทรศัพท์จึงค่อนข้างง่าย ผู้เข้าร่วมจำเป็นต้องเข้าถึงโทรศัพท์บ้าน โทรศัพท์มือถือ หรือบริการ VoIP

ข้อดีของการโทร

• สัมผัสส่วนตัว: อนุญาตให้มีรายละเอียดปลีกย่อย เช่น การผันเสียงและการหยุดชั่วคราว
• รวดเร็วและสะดวก: เหมาะสำหรับการสื่อสารเร่งด่วนหรือคำถามที่เรียบง่ายและต้องอาศัยข้อมูลจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งโดยเฉพาะ
• การเข้าถึง: คนส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงโทรศัพท์ได้แล้ว
• ต้นทุนต่ำ: ระบบโทรศัพท์เป็นมิตรกับงบประมาณ โดย ช่วยให้ธุรกิจ VoIP ประหยัดได้ถึง 60%

ข้อเสียของการโทรศัพท์

• ไม่มีตัวตน: ไม่สามารถส่งสัญญาณการสื่อสารที่ไม่ใช่คำพูด เช่น ภาษากาย และการสบตาได้
• ไม่มีภาพ: การขาดบริบทของภาพอาจนำไปสู่การตีความน้ำเสียงหรือข้อความที่ไม่ถูกต้อง

บทความที่เกี่ยวข้อง

ระบบโทรศัพท์เสมือนคืออะไร & ทำงานอย่างไร?

4) การส่งข้อความ

ข้อความเป็นรูปแบบการสื่อสารที่รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และไม่สร้างความรำคาญ สิ่งเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ดีเยี่ยมสำหรับการอัปเดตทีมอย่างรวดเร็ว คำถามง่ายๆ และช่วงเวลา “แจ้งเพื่อทราบ” ที่ไม่ต้องการการตอบกลับเป็นเวลานาน

ธุรกิจต่างๆ หันมาใช้ SMS เป็นช่องทางการสื่อสารหลักสำหรับลูกค้ามากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากมีอัตราการเปิดอ่านสูงถึง 98% อัตราการมีส่วนร่วมที่สูงนี้ทำให้ SMS กลายเป็นเกมง่ายๆ สำหรับหลายบริษัท โดย 90% รายงานถึงแคมเปญการตลาดผ่าน SMS ที่ประสบความสำเร็จ

แอพส่งข้อความพื้นฐานเช่น WhatsApp, Facebook Messenger, แอพส่งข้อความมาตรฐานบนโทรศัพท์มือถือหรือบริการที่ใช้ VoIP เช่น Nextiva's เป็นเพียงสิ่งที่คุณต้องมีเพื่อเริ่มต้นการสื่อสารรูปแบบนี้

ข้อดีของการส่งข้อความ

• ความเร็ว ประสิทธิภาพ และการเข้าถึง: การส่งข้อความเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ ปรับปรุงการทำงานร่วมกันกับทีม และสร้างการเชื่อมต่อกับลูกค้า ยิ่งไปกว่านั้น เกือบทุกคนสามารถเข้าถึงโทรศัพท์มือถือด้วยแอปส่งข้อความได้
• รบกวนน้อยที่สุด: การโทรศัพท์และการประชุมเสมือนจริงมักจะรบกวนขั้นตอนการทำงานของบุคคล ข้อความรบกวนกำหนดการน้อยที่สุด
• ความสามารถในการเก็บบันทึก: การส่งข้อความช่วยให้คุณสามารถบันทึกการสนทนาโดยละเอียดได้ ซึ่งต่างจากการโทรทางโทรศัพท์

ข้อเสียของการส่งข้อความ

• ขาดความแตกต่างเล็กน้อย: เป็นเรื่องง่ายที่จะตีความน้ำเสียง ความหมาย และตัวย่อของข้อความสมัยใหม่
• การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ: อาจไม่เหมาะกับข้อความทางธุรกิจทั้งหมด โดยเฉพาะการสื่อสารที่มีเดิมพันสูง
• อาจรู้สึกว่าเป็นการรบกวน: การส่งข้อความมากเกินไปในบางช่วงเวลาของวันอาจทำให้บางคนรู้สึกว่าเป็นการรบกวน

5) วิดีโอที่บันทึกไว้

การประชุมเสมือนจริงมักไม่มีเวลาและความลึกที่จำเป็นในการถ่ายทอดข้อความของคุณอย่างเหมาะสม วิดีโอที่บันทึกไว้สามารถช่วยเติมเต็มช่องว่างได้

การบันทึกวิดีโอ ไม่ว่าจะมีหรือไม่มีภาพ ช่วยให้คุณสามารถสื่อสารประเด็นทั้งหมดที่คุณต้องการครอบคลุม ในขณะเดียวกันก็อนุญาตให้ผู้รับเก็บการบันทึกไว้เพื่อใช้อ้างอิงในระยะยาว

วิดีโอเคยเป็นสื่อที่ซับซ้อนในการผลิตและตัดต่อ แต่ตอนนี้ ต้องขอบคุณแพลตฟอร์มการตัดต่อและการโฮสต์ที่ปฏิวัติวงการ เช่น YouTube, Vidyard และ Loom คุณจึงสามารถผลิตและแชร์วิดีโอได้อย่างรวดเร็วภายในไม่กี่วินาที

ข้อดีของวิดีโอที่บันทึกไว้

• ความสะดวกสบาย: บันทึกข้อความของคุณเพียงครั้งเดียวและแชร์กับผู้รับได้มากเท่าที่คุณต้องการ ผู้รับสามารถดูวิดีโอได้ตามกำหนดเวลาของตนเอง
• การนำกลับมาใช้ใหม่ได้: ผลิตวิดีโอหนึ่งรายการ และส่งหรือแก้ไขหลายครั้งหากจำเป็น มันเหมาะสำหรับวัตถุประสงค์ทางการศึกษา
• การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ: ปรับแต่งการบันทึกเพื่อรวมการอ้างอิงที่ไม่ซ้ำใครสำหรับผู้ดู เพิ่มความไว้วางใจและเพิ่มประสิทธิภาพของข้อความของคุณ

ข้อเสียของวิดีโอที่บันทึกไว้

• ขาดการโต้ตอบ: วิดีโอขาดการมีส่วนร่วมสองทางและความน่าเชื่อถือที่จำเป็นในการสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น
• ต้องใช้เวลา: การบันทึกที่ซับซ้อนมากขึ้นอาจต้องใช้เวลามากขึ้นในการผลิต ถ่ายทำ และตัดต่อ
• ต้องใช้ทักษะการตัดต่อ: ไม่ว่าคุณจะใช้โทรศัพท์มือถือหรือผลิตวิดีโอที่เนียนตา อาจต้องใช้ทักษะการตัดต่อเพื่อให้ได้ภาพขั้นสุดท้ายที่เหมาะสม

6) การแชทเป็นทีม

แพลตฟอร์มการแชทของทีมได้เข้ามาแทนที่อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารหลักสำหรับหลายๆ ทีม โดย 65% ของบริษัทใน Fortune 100 อาศัยแอปเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มเทคโนโลยีการสื่อสารทางธุรกิจ

เป็นทางการน้อยกว่าอีเมล แพลตฟอร์ม การส่งข้อความของทีม ช่วยรักษาบรรยากาศของทีมทางออนไลน์ ส่งเสริมวัฒนธรรมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และเพิ่มความสามารถในการทำงานร่วมกัน

เครื่องมือชั้นนำ เช่น Microsoft Teams, Slack และ Nextiva เป็นฮับดิจิทัลสำหรับทีมที่ต้องการสถานที่สำหรับแชท แบ่งปันข้อมูลและไฟล์ และทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างรวดเร็ว

ข้อดีของการแชทเป็นทีม

• การสื่อสารทันที: เช่นเดียวกับการส่งข้อความ การแชทเป็นทีมอำนวยความสะดวกในการตอบสนองต่อการสื่อสารและการร้องขออย่างรวดเร็ว
• การทำงานร่วมกันที่ได้รับการปรับปรุง: แบ่งปันไฟล์ ความคิดเห็น และแนวคิดในแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย
• ความคล่องตัว: ด้วยแอปเดสก์ท็อปและมือถือ ทำให้สามารถเข้าถึงเครื่องมือการแชทในทีมที่ทันสมัยได้ทุกที่ทุกเวลา

ข้อเสียของการแชทเป็นทีม

• การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ: การแชทเป็นทีมต่างจากอีเมลตรงที่ถูกมองว่าเป็นช่องทางการสื่อสารที่เป็นทางการน้อยกว่าและอาจดูเป็นมืออาชีพน้อยลง
• การแจ้งเตือนที่รบกวนสมาธิ: การแจ้งเตือนอย่างต่อเนื่องสามารถขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันได้
• ข้อความที่ไม่ได้รับ: ภายในทีมขนาดใหญ่ ข้อความที่หายไปอาจเป็นไปได้เนื่องจากมีการแจ้งเตือนรายวันเป็นจำนวนมาก

7) อีเมล

อีเมลเป็นกลไกดิจิทัลที่เชื่อถือได้ในการสื่อสารทางธุรกิจ โดยพนักงานได้รับ อีเมลเฉลี่ย 74 ฉบับต่อวัน และส่งอีเมล 26 ฉบับต่อวัน

ช่องทางที่เป็นลายลักษณ์อักษรเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการส่งข้อความโดยละเอียด การสื่อสารกับผู้ติดต่อที่เป็นทางการ และการรักษาบันทึกการสนทนาที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ชัดเจน

แม้ว่าความปลอดภัยของอีเมลจะดีขึ้นมาก แต่ก็ไม่แนะนำให้ส่งข้อมูลธุรกิจที่ละเอียดอ่อนทางอีเมล

หลักฐานที่ต่อต้านอีเมลมีล้นหลาม: 80% ขององค์กรทั่วโลกประสบปัญหาการโจมตีแบบฟิชชิ่งทางอีเมลเพิ่มขึ้น และ 92% ขององค์กร ตกเป็นเหยื่อของกับดักเหล่านี้ในปี 2022

เครื่องมือคลาสสิกเช่น Gmail, Outlook และ Yahoo Mail เป็นแพลตฟอร์มอีเมลขนาดใหญ่ที่นำเสนอคุณสมบัติที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้สำหรับธุรกิจทุกขนาด

ข้อดีของอีเมล

• เข้าถึงได้: อีเมลใช้งานได้บนอุปกรณ์ทั่วไปหลายชนิด ทำให้เป็นรูปแบบการสื่อสารที่ยืดหยุ่นและสะดวกสบาย
• ใช้กันอย่างแพร่หลาย: อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจดิจิทัลที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล และเกือบทุกคนพอใจกับอีเมลนี้
• มืออาชีพ: อีเมลถือเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการและเป็นมืออาชีพซึ่งเหมาะสำหรับการโต้ตอบทางธุรกิจทุกประเภท

ข้อเสียของอีเมล

• ไม่ปลอดภัย: พนักงานสามารถตกเป็นเหยื่อของการโจมตีแบบฟิชชิ่งและการหลอกลวงทางอีเมลอื่นๆ ที่อาจส่งผลต่อข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนได้อย่างง่ายดาย
• ไม่พึงประสงค์: กล่องขาเข้าของธุรกิจมักเต็มไปด้วยอีเมลขยะ
• ไม่ปลอดภัย: หากไม่มีการเข้ารหัสที่เหมาะสม อีเมลก็เสี่ยงต่อการถูกสกัดกั้นโดยไม่ได้รับอนุญาต และทำให้ข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อนตกอยู่ในความเสี่ยง

8) โซเชียลมีเดีย

โซเชียลมีเดียเป็นช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ สามารถจุดประกายและส่งเสริมความสัมพันธ์ใหม่ๆ ทางออนไลน์ได้

ไม่ว่าคุณจะสร้างการเชื่อมต่อกับลูกค้าใหม่ มีส่วนร่วมกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในการแสดงความคิดเห็น หรือมีการสนทนาที่ยาวนานขึ้นผ่านทางข้อความตรง การสนทนา บนโซเชียลมีเดีย เป็นอีกวิธีหนึ่งสำหรับธุรกิจในการสร้างความไว้วางใจ สื่อสารคุณค่าของแบรนด์ และมีส่วนร่วมกับผู้ชม

สำหรับธุรกิจจำนวนมาก แพลตฟอร์มโซเชียลมีเดีย เช่น LinkedIn, X, Facebook, Instagram และ TikTok ช่วยให้พวกเขาเชื่อมต่อกับลูกค้าประเภทใหม่ได้ ยิ่งไปกว่านั้น ลักษณะที่ไม่เป็นทางการของช่องยังเพิ่มองค์ประกอบที่แท้จริงซึ่งเป็นเอกลักษณ์เฉพาะของแพลตฟอร์มอีกด้วย

ข้อดีของโซเชียลมีเดีย

• การมีส่วนร่วมโดยตรง: หลีกเลี่ยงอุปสรรคในการเชื่อมต่อโดยติดต่อกับลูกค้าเป้าหมายหรือลูกค้าโดยตรงผ่านหน้าโซเชียลมีเดียของพวกเขา
• การสร้างแบรนด์และอำนาจ: สร้างเนื้อหาและการสนทนาที่ประสานอำนาจของคุณและสื่อสารเรื่องราวของแบรนด์ของคุณไปยังผู้ชมในวงกว้าง
• การเข้าถึงทั่วโลก: โต้ตอบกับลูกค้าปัจจุบันและลูกค้าเป้าหมายและลูกค้าทั่วโลก

ข้อเสียของโซเชียลมีเดีย

• อาจเกิดการฟันเฟืองในที่สาธารณะ: การสนทนาเชิงลบในความคิดเห็นสามารถส่งผลย้อนกลับและสร้างฝันร้ายในการประชาสัมพันธ์ได้
• ทรัพยากรเข้มข้น: โซเชียลมีเดียต้องการกระแสเนื้อหาอย่างต่อเนื่องเพื่อเพิ่มและรักษาการมองเห็นให้กับผู้ชมของคุณ
• การมองเห็นต่ำ: อัลกอริธึมโซเชียลมีเดียอาจทำให้เนื้อหาของคุณไม่สามารถเข้าถึงผู้ชมที่เหมาะสมได้

9) บล็อก

บล็อกเป็นวิธีที่ไม่เหมือนใครในการสำรวจหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ แสดงความเชี่ยวชาญ และสร้างชุมชนในหมู่ลูกค้า ลูกค้า หรือพนักงานที่ภักดีที่สุดของคุณ

คุณสามารถเริ่มเขียนบล็อกได้โดยเลือกช่องที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณก่อน เขียนเนื้อหาที่จะดึงดูดกลุ่มเป้าหมายของคุณ แก้ปัญหาท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุด หรือปลูกฝังความรู้สึกของชุมชนให้มากขึ้น

ตัวอย่างของบล็อกที่ธุรกิจอาจสำรวจ ได้แก่ บล็อกของบริษัทและบล็อกของทีมภายใน

ข้อดีของบล็อก

• ความเป็นผู้นำทางความคิด: ช่องทางการสื่อสารไม่กี่ช่องทางที่สร้างอำนาจได้ค่อนข้างเหมือนกับเนื้อหาบล็อกแบบยาว
• การมองเห็นทางออนไลน์: บล็อกสาธารณะที่มีกลยุทธ์ SEO ที่มีประสิทธิภาพจะเพิ่มความน่าสนใจให้กับเว็บไซต์ของคุณในการค้นหาแพลตฟอร์มเช่น Google
• การสร้างลูกค้าเป้าหมาย: บล็อกที่ขับเคลื่อนด้วยมูลค่าพร้อมคำกระตุ้นการตัดสินใจที่โน้มน้าวใจสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับกลยุทธ์การสร้างลูกค้าเป้าหมายในธุรกิจของคุณ

ข้อเสียของบล็อก

• ทรัพยากรเข้มข้น: การเขียนบล็อกอย่างสม่ำเสมอต้องใช้เนื้อหารูปแบบยาวทุกสัปดาห์ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงและใช้เวลานานในการผลิต
• ผลลัพธ์ช้า: การเห็นผลลัพธ์จากเนื้อหาคุณภาพสูงของคุณอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน
• ปริมาณเนื้อหา: การเติบโตของบล็อกต้องมีเนื้อหาที่สม่ำเสมอในแต่ละสัปดาห์

การเลือกวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุด

เมื่อเลือกเครื่องมือสื่อสารตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป ให้พิจารณาปัจจัยบางประการก่อนตัดสินใจเลือก ถามตัวเอง:

• คุณและผู้รับเชื่อถือช่องทางการสื่อสารมากน้อยเพียงใด?
• ข้อความของคุณมีผลกระทบที่ตั้งใจไว้อย่างไร?
• มีข้อกังวลเรื่องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยหรือไม่?
• คุณต้องการจัดส่งเร็วแค่ไหน?

จดบันทึกวัตถุประสงค์ของคุณ แต่ยังพิจารณาว่าการผสมผสานสื่อและข้อความที่เลือกอาจส่งผลกระทบต่อผู้รับของคุณอย่างไร คุณจะได้รับคำตอบที่คุณคาดหวังหรือไม่? มันจะส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณในเชิงบวกหรือเชิงลบ?

การรวบรวมประเด็นสำคัญเหล่านี้ช่วยอำนวยความสะดวกในการตัดสินใจเมื่อต้องกำหนดรูปแบบการสื่อสารในบริษัทของคุณ

ความไว้วางใจและความคุ้นเคย

พิจารณาว่าคุณและผู้รับคุ้นเคยกับช่องทางที่เลือกมากแค่ไหน สื่อทั่วไปที่คุณใช้บ่อยๆ สามารถเพิ่มความไว้วางใจและอาจนำไปสู่การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต

ผลกระทบของข้อความ

แต่ละแพลตฟอร์มมีจุดแข็งและข้อจำกัดในการถ่ายทอดน้ำเสียง ความเร่งด่วน ความชัดเจน ความเป็นมืออาชีพ และอำนาจ โทนข้อความของคุณตรงกับช่องทางที่คุณเลือกหรือไม่?

จองหัวข้อที่ละเอียดอ่อนสำหรับการสื่อสารทางอีเมลหรือแบบเห็นหน้ากัน และส่งข้อมูลอัปเดตอย่างรวดเร็วผ่านการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

ความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย

ข้อมูลที่คุณแบ่งปันมีความละเอียดอ่อนเพียงใด แพลตฟอร์มที่มีการเข้ารหัส การตรวจสอบสิทธิ์แบบสองปัจจัย และการปกป้องข้อมูลที่เข้มงวดถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการสื่อสารที่เป็นความลับ

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน ทรัพย์สินทางปัญญา หรือรายละเอียดทางการเงิน

ความเร็วและความสามารถในการขยายขนาด

ความเร็วในการจัดส่งบางครั้งอาจสร้างหรือทำลายข้อตกลงทางธุรกิจได้ การเข้าถึงช่องทางที่ส่งเสริมความฉับไวและการตอบสนองถือเป็นสิ่งสำคัญในบางกรณีทางธุรกิจ

ความสามารถในการขยายขนาดก็เหมือนกัน ธุรกิจขนาดเล็กอาจทำงานได้ดีโดยใช้อีเมลเพียงอย่างเดียวในตอนแรก เมื่อพวกเขาเติบโตขึ้น แพลตฟอร์มที่ซับซ้อนมากขึ้นก็อาจจะสมเหตุสมผลมากขึ้นสำหรับความต้องการที่ซับซ้อนของพวกเขา

สำหรับทีมระดับโลกที่ทำงานข้ามเขตเวลาต่างๆ แพลตฟอร์มที่จัดลำดับความสำคัญของเครื่องมือ การสื่อสารแบบอะซิงโคร นัสอาจทำงานได้ดีที่สุด

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ

เนื่องจากมีบริษัทจำนวนมากขึ้นที่นำความเป็นไปได้ของ การทำงานระยะไกล ทั่วโลกมาใช้ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารยุคใหม่จึงเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา

ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสามประการที่บริษัทในสำนักงาน แบบไฮบริด และระยะไกลเป็นหลักสามารถนำมาใช้เพื่อจัดการการสื่อสารและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปพร้อมๆ กัน:

• กระจายข้อความของคุณในหลายช่องทาง: การมีช่องทางการสื่อสารประเภทต่างๆ จะเพิ่มผลกระทบของข้อความของคุณ ตอบสนองความต้องการในการสื่อสารที่หลากหลายของทีมของคุณมากขึ้น และปรับข้อความและผู้รับของคุณให้สอดคล้องกับช่องทางที่ถูกต้อง
• ใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจเดียว : การเลือกแพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจแบบครบวงจรช่วยลดความเครียดในการจัดการความต้องการด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของหลายแพลตฟอร์ม เพิ่มการมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดไว้ในศูนย์กลางเดียว
• เลือกใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อประสิทธิภาพ : เครื่องมือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส (อีเมล วิดีโอที่บันทึกไว้ การแชทเป็นทีม แชทบอท ฯลฯ) ช่วยให้สมาชิกในทีมหรือลูกค้าใช้งานและตอบกลับข้อความตามจังหวะของตนเอง ทำให้การทำงานสนุกสนานยิ่งขึ้น

ทางออกที่ดีที่สุดในการปรับปรุงการสื่อสารของคุณ

การเลือกช่องทางการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณไม่ได้ขึ้นอยู่กับการเลือกเครื่องมือที่ล้ำสมัยที่สุด แต่ยังเกี่ยวกับการพิจารณาการผสมผสานช่องทางที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการเฉพาะของคุณอีกด้วย

ช่องทางการสื่อสารและเครื่องมือการจัดการโครงการที่เหมาะสมแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ ประเด็นสำคัญบางประการที่ควรพิจารณา ได้แก่ ข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัย และความเร็วในการจัดส่ง

การเลือกเครื่องมือมากเกินไปก็ไม่เหมาะเช่นกัน

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไม แพลตฟอร์ม all-in-one เช่น Nextiva จึงเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการจัดการการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ ด้วยช่องทางที่หลากหลายในแพลตฟอร์มรวมศูนย์แห่งเดียว Nextiva ช่วยลดความยุ่งยากในการจัดการการสนทนาจำนวนมากในธุรกิจของคุณ

เนื่องจากอัตรา ความเหนื่อยหน่าย เพิ่มสูงขึ้นและสุขภาพขององค์กรได้รับการจัดลำดับความสำคัญ เครื่องมือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจึงมีความสำคัญในขณะนี้ การอนุญาตให้สมาชิกในทีมใช้ข้อมูลและตอบกลับข้อความตามจังหวะของตนเองจะช่วยลดสิ่งรบกวนสมาธิและเพิ่มผลผลิต — win-win สำหรับทุกคน!

คำถามที่พบบ่อย