การโอนสายทางธุรกิจคืออะไร & คุณจะตั้งค่าได้อย่างไร?

การโอนสายช่วยให้ธุรกิจคว้าโอกาสได้ทันทีที่ "ดัง"

ลองนึกภาพคุณเป็นพนักงานขายที่กำลังเดินทาง เดินทางไปพบลูกค้าตลอดเวลา พบปะลูกค้าทุกวัน หากลูกค้าโทรหา หมายเลขสำนักงาน ของคุณ คุณจะไม่สามารถปล่อยให้พวกเขาเข้าสู่ข้อความเสียงหรือวางสายได้

คำตอบของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสัมพันธ์ที่คุณมีกับพวกเขา คุณสมบัติการโอนสายช่วยให้คุณรับสายเรียกเข้าและให้แน่ใจว่าสายเหล่านั้นไปถึงบุคคลหรืออุปกรณ์ที่ถูกต้อง

ไม่ว่าจะอยู่ในรถยนต์หรือร้านกาแฟ คุณมั่นใจได้ว่าจะได้รับ สายทางธุรกิจ

การโอนสายทางธุรกิจคืออะไร?

การโอนสายเพื่อธุรกิจจะโอนสายเรียกเข้าไปยังหมายเลขท้องถิ่นหรือแอปมือถืออื่น กฎการโอนสายหลายกฎทำงานร่วมกันและสามารถนำมารวมกันเพื่อกำหนดเส้นทางการโทรได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ

ปลายทางอาจเป็นหมายเลข Voice over Internet Protocol (VoIP) โทรศัพท์บ้านหรือหมายเลขโทรศัพท์ โทรศัพท์มือถือ ระบบโทรศัพท์เสมือน หมายเลขระหว่างประเทศ หรือการต่อสายอัตโนมัติ การโอนสายทำให้สายเรียกเข้าตามคุณไปทุกที่

ใน ระบบ VoIP การจัดการการโทรจะเกิดขึ้นทันที ป้องกันไม่ให้ลูกค้าเผชิญกับความล่าช้า เมื่อลูกค้าโทรไปยังหมายเลขโทรฟรีหรือหมายเลข VoIP ของคุณ แพลตฟอร์มการสื่อสารจะรับสาย ตรวจสอบกฎการส่งต่อ และกำหนดทิศทางการโทรตามนั้น

บริการโทรศัพท์บนคลาวด์เคารพความต้องการของคุณในการตัดสินใจว่าใครควรรับสายเมื่อหมายเลขเดิมไม่ว่าง ออฟไลน์ หรือในสถานการณ์ทั่วไปที่สมาชิกในทีมของคุณไม่สามารถรับสายได้

มันแตกต่างจากการโอนสายแบบเดิมอย่างไร

การโอนสายตาม VoIP แตกต่างอย่างมากจากตัวเลือกการโอนสายแบบเดิม การเลือกใช้แบบแรกจะทำให้คุณมีความยืดหยุ่น คุณสมบัติ และความสามารถในการปรับแต่งที่เพียงพอ

ระบบโอนสายแบบเดิมอาจเลี่ยงที่จะตอบสนองความต้องการของบริษัทของคุณได้ แต่บริการ VoIP ไม่เป็นเช่นนั้น

นี่คือวิธีที่ VoIP ยืนหยัดต่อต้านการโอนสายแบบเดิมๆ:

• เสนอเสียงเรียกเข้าตามลำดับ เสียงเรียกเข้าหลายหมายเลขก่อนถึงปลายทาง ตัวอย่างเช่น เมื่อมีสายเข้า โทรศัพท์ในสำนักงานของคุณจะดังก่อน จากนั้นจึงส่งเสียงมือถือของคุณ และโทรหาเพื่อนร่วมงานของคุณหากคุณไม่ว่าง
• ให้ความสามารถในการกำหนดเส้นทางตามเวลา โอนสายไปยังหมายเลขตามเวลาของวัน ตัวอย่างเช่น การโทรเข้าในธุรกิจนอกเวลาทำการจะโทรหาคู่ของคุณที่ทำงานกะหลังจากคุณ
• โอนสายแบบมีเงื่อนไข เปลี่ยนเส้นทางการโทรตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น สถานะของสายหรือหมายเลขผู้โทร ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้ารายหลักโทรหาหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ และคุณไม่อยู่ที่สำนักงาน คุณสามารถส่งต่อหมายเลขดังกล่าวไปยังหมายเลขส่วนตัวของคุณหรือหมายเลขใหม่ผ่านบริการ VoIP

บริการโอนสายแบบเดิมช่วยให้ลูกค้าทราบว่ามีการโอนสายอยู่ การศึกษาโดย Zendesk ในปี 2020 พบว่าการโอนสายระหว่างแผนกต่างๆ สร้างความรำคาญให้กับลูกค้าเจ็ดใน 10 ราย

ผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจ เช่น Nextiva ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการมอบประสบการณ์ดังกล่าวให้กับลูกค้าด้วยการโอนสายที่ง่ายและรวดเร็ว

การโอนสายทางธุรกิจทำงานอย่างไร

การโอนสายทางธุรกิจทำงานผ่านกระบวนการสามขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะรับสายที่สำคัญ:

1. รับ. เมื่อมีคนกดหมายเลข VoIP ของคุณ การโทรจะผ่านผู้ให้บริการ VoIP เซิร์ฟเวอร์รู้แน่ชัดว่าต้องทำอย่างไรกับสายเรียกเข้า คุณสามารถตั้งโปรแกรมได้ตามความต้องการทางธุรกิจ
2. กระบวนการ. ผู้ให้บริการ VoIP ปฏิบัติตามชุดกฎเพื่อกำหนดหมายเลขโอนสาย คุณสามารถโอนสายหรือโอนสายได้ตลอดเวลาเมื่อคุณไม่สามารถรับสายได้ ผู้ให้บริการ VoIP ของคุณทำงานตามความต้องการและความชอบของคุณ
3. เชื่อมต่อ. แพลตฟอร์มการสื่อสารเชื่อมต่อการโทรเข้ากับอุปกรณ์ ต่อพ่วง หรือสายโทรศัพท์ภายนอก การโอนทำได้รวดเร็ว และผู้โทรไม่รู้สึกว่าล่าช้า อย่างไรก็ตาม หากคุณตั้งกฎให้ส่งต่อเฉพาะเมื่อคุณไม่รับสาย ระบบโทรศัพท์จะโทรหาคุณ

สำหรับแอปพลิเคชันขนาดใหญ่ เช่น ในศูนย์บริการข้อมูล การโทร เข้า สามารถกำหนดเส้นทางตามหมายเลขโทรศัพท์เสมือนที่โทรออก การเลือกการต่อสายตรงอัตโนมัติ และชุดทักษะของตัวแทนศูนย์บริการข้อมูล การโทรมักจะหลุดกลับเข้าไปในคิวการโทรเมื่อเจ้าหน้าที่ศูนย์บริการไม่พร้อมให้บริการ

กฎการโอนสายทางธุรกิจทั่วไป

กรณีการโอนสายอาจแตกต่างกันสำหรับธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็ก

บางคนอาจจับคู่กับการกำหนดเส้นทางการโทร การเข้าคิว หรือการตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR) ในขณะที่บางคนใช้การโอนสายเพื่อเปลี่ยนเส้นทางการโทรเมื่อพวกเขาลาพักร้อนและออกจากออฟฟิศ

กฎด้านล่างนี้ช่วยคุณกำหนดการตั้งค่าการโอนสายตามความต้องการของคุณ

โทรไปข้างหน้าเสมอ

คุณสามารถตั้งค่ากฎนี้ให้โอนสายเรียกเข้าทั้งหมดไปยังอุปกรณ์หรือหมายเลขอื่นโดยอัตโนมัติ โดยทั่วไปกฎนี้จะช่วยได้เมื่อคุณออกจากออฟฟิศเป็นระยะเวลานาน เช่น ลาพักร้อน

เมื่อตั้งค่า VoIP เป็น "โอนสายเสมอ" คุณสามารถรับสายทางธุรกิจบนโทรศัพท์มือถือได้

เลือกหมายเลขที่กำหนดและปล่อยให้ผู้ให้บริการ VoIP ของคุณจัดการส่วนที่เหลือ บางระบบจะแจ้งหมายเลขเดิมเมื่อโอนสาย คุณสามารถดูการแจ้งเตือนเหล่านี้ได้บนอินเทอร์เฟซ VoIP

เธอรู้รึเปล่า? VoIP ของ Nextiva ช่วยให้คุณสามารถโอนสายสำหรับผู้ใช้ กลุ่ม หรือการต่อสายตรงอัตโนมัติ และตั้งค่าได้ง่าย — ดู ด้วยตัวคุณเอง

โอนสายแบบเลือก

ตามกฎที่ตั้งไว้ คุณสามารถเลือกกำหนดเส้นทางการโทรแต่ละครั้งไปยังหมายเลขใดหมายเลขหนึ่งได้

สมมติว่าคุณจะออกจากออฟฟิศสองสามวันแต่ต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้รับโทรศัพท์จากลูกค้าคนสำคัญของคุณ เพิ่มหมายเลขของพวกเขาไปยัง VoIP และโอนสายไปยังมือถือของคุณ

ด้วยการโอนสาย VoIP ของ Nextiva คุณสามารถรับการแจ้งเตือนการโทรกลับทุกครั้งที่โอนสาย ช่วยให้คุณยึดถือโอกาสอันมีค่าที่อาจเกิดขึ้นในขณะเดียวกันก็รักษาความกลัวที่จะพลาด (FOMO) ไว้ด้วย

นี่คือวิธีที่ Nextiva ช่วยคุณโอนสายจากลูกค้าที่ได้รับการคัดเลือก

โทรไปข้างหน้าเมื่อไม่ว่าง

หากคุณกำลังยุ่งอยู่กับสายอื่นหรือแค่หยุดทำงาน กฎนี้จะช่วยโอนสายไปยังหมายเลขอื่นและแม้แต่กล่องข้อความเสียง จะมีประโยชน์มากเมื่อคุณปิดใช้งานการรอสายหรือระบบโทรศัพท์ของธุรกิจกำลังงีบหลับในโหมดห้ามรบกวน (DND)

ด้วยบริการ VoIP ผู้โทรจะไม่ได้รับสัญญาณไม่ว่างเนื่องจากระบบจะเปลี่ยนเส้นทางไปยังอุปกรณ์อื่นที่เหมาะสมอย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็น iPhone, Android หรืออุปกรณ์อื่นใด

โทรไปข้างหน้าเมื่อไม่ได้รับสาย

คุณสามารถกำหนดค่าผู้ให้บริการ VoIP ให้โอนสายไปยังหมายเลขอื่นเมื่อไม่ได้รับสายภายในจำนวนเสียงกริ่งที่กำหนด ช่วยป้องกันไม่ให้ผู้โทรเข้าสู่วอยซ์เมลและเชื่อมต่อกับบุคคลอื่น

สายที่ไม่ได้รับอาจส่งผลให้ผู้โทรได้รับประสบการณ์ที่ไม่ดีได้อย่างง่ายดาย ลูกค้าประมาณ 67% วางสายด้วยความหงุดหงิดเมื่อไม่สามารถติดต่อทีมสนับสนุนได้

ลูกค้าของคุณจะรู้สึกได้รับการสนับสนุนมากขึ้นเมื่อคุณพยายามหลีกเลี่ยงประสบการณ์ดังกล่าวอย่างมีสติ

นี่คือตัวอย่างการตั้งค่ากฎนี้บน VoIP ของ Nextiva มันโอนสายหลังจากดังขึ้นสามครั้ง

กรณีศึกษา: ค้นพบวิธีที่ 88.7 The Bridge ใช้ประโยชน์จาก Nextiva เพื่อยกระดับการโอนสายและปรับปรุงการจัดการการสื่อสารของพวกเขา

โทรไปข้างหน้าเมื่อติดต่อไม่ได้

มีหลายสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ คุณจะทำอย่างไรถ้าการสนับสนุนหรือระบบความสำเร็จทั้งหมดของคุณปิดตัวลงเนื่องจากการหยุดทำงาน?

คุณสามารถโอนสายไปยังหมายเลขอื่นได้หากหมายเลขเดิมออฟไลน์ สิ่งนี้ช่วยให้คุณให้การสนับสนุนได้อย่างสม่ำเสมอ แม้ในสถานการณ์การทดสอบ

การส่งต่อตำแหน่ง

เมื่อไฟฟ้าขัดข้องเกิดขึ้นในสถานที่หนึ่งๆ การเปลี่ยนเส้นทางลูกค้าในพื้นที่ภูมิศาสตร์เดียวกันจะกลายเป็นเรื่องยุ่งยาก ด้วยการส่งต่อตำแหน่ง คุณสามารถกำหนดค่า VoIP เพื่อโอนสายทั้งหมดภายในพื้นที่ไปยังอุปกรณ์ในสำนักงานอื่นที่มีรหัสพื้นที่ท้องถิ่นที่แตกต่างกัน

ประโยชน์ทางธุรกิจของการโอนสายคืออะไร?

การโอนสายช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อบริษัทนำสภาพแวดล้อมการทำงานแบบผสมผสานมาใช้ มันไม่เหลือพื้นที่ให้สายผ่านได้

ด้านล่างนี้คือสิทธิประโยชน์อื่นๆ ที่โดดเด่นที่มอบให้กับธุรกิจต่างๆ

• ความสะดวก. คุณสามารถรับสายบนโทรศัพท์เครื่องใดก็ได้ ทำให้ธุรกิจต่างๆ สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา เมื่อฝ่ายขายหรือฝ่ายสนับสนุนของคุณหยุดทำงาน คุณสามารถพร้อมบริการลูกค้าโดยโอนสายการโทรไปยังทีมงานที่เหลือ
• ความยืดหยุ่น กฎการกำหนดเส้นทางช่วยให้คุณสามารถปรับเปลี่ยนผู้ให้บริการ VoIP ได้ตามความต้องการของคุณ เช่น ระบบโอนสายตามเวลาของวันหรือหมายเลขผู้โทร
• รองรับการทำงานแบบกระจายตัว เมื่อทีมต่างๆ กระจัดกระจายไปทั่วโลก การโอนสายผ่าน VoIP จะช่วยให้คุณเข้าถึงบุคคลที่เหมาะสมได้ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม ทีมไอทีหรือผู้ดูแลระบบของคุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโฟกัสไปที่การกระจายสาย VoIP ทำเพื่อคุณ ทำให้ทีมไอทีมีประสิทธิภาพมากขึ้นในสิ่งที่พวกเขาทำได้ดีที่สุด
• ป้องกันการพลาดโอกาส ทีมของคุณสามารถหยุดการทำงานได้ แต่ใช้ไม่ได้กับธุรกิจเช่นเดียวกัน การนั่งเบาะหลังในขณะที่ช่วยเหลือลูกค้าสามารถส่งผลย้อนกลับต่อการเติบโตของธุรกิจของคุณได้ คุณไม่สามารถรับสายที่ไม่ได้รับของลูกค้าได้ การโทรเหล่านี้ช่วยให้ทีมที่พบปะกับลูกค้าสามารถดึงดูดผู้โทรเมื่อพวกเขาแสดงความสนใจ การโอนสาย VoIP ช่วยในการใช้ประโยชน์จากโอกาสดังกล่าว
• ปรับปรุงการบริการลูกค้า มีเพียงลูกค้าบางรายเท่านั้นที่อดทนเมื่อต้องแก้ไขปัญหาและข้อสงสัยของผู้ซื้อและผู้ใช้ ในกรณีเช่นนี้ คุณต้องแน่ใจว่าได้รับการดูแล VoIP จะเปลี่ยนเส้นทางการโทรเหล่านี้ไปยังตัวแทนที่มีอยู่ โดยไม่ต้องโอนสายหลายครั้งหรือจัดให้มีการโทรกลับ

กรณีศึกษา: EagleRider ใช้ Nextiva เพื่อให้บริการลูกค้าที่เป็นเลิศ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้ EagleRider โอนสายไปยังทีมของพวกเขาในลาสเวกัส หากหมายเลขเดิมออฟไลน์หรือไม่รับสาย

คุณสมบัติ VoIP ที่ปรับปรุงการโอนสาย

การจัดการการสื่อสารต้องการความสามารถและฟังก์ชันการทำงานที่มากขึ้นเพื่อสร้างขั้นตอนการทำงานภายในที่ราบรื่น คุณสมบัติเหล่านี้มีประโยชน์พร้อมทั้งปรับปรุงการจัดการการสื่อสารทางธุรกิจโดยรวมของบริษัท

เสียงเรียกเข้าพร้อมกัน

การโทรออกพร้อมกันช่วยเพิ่มโอกาสที่ทีมที่ต้องพบปะกับลูกค้าจะรับสายได้ อุปกรณ์ที่ลงทะเบียนไว้ทุกเครื่องจะดังพร้อมกันเมื่อมีผู้โทรเข้า โปรดจำไว้ว่า ไม่ใช่แค่โทรศัพท์สำนักงานเท่านั้น เป็นอุปกรณ์ทุกเครื่องที่คุณตั้งค่าไว้

เมื่อมีเสียงเรียกเข้าพร้อมกัน มีโอกาสสูงที่คุณจะรับสายจากอุปกรณ์เครื่องใดเครื่องหนึ่งที่ลงทะเบียนไว้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่ของคุณสามารถเลือกได้ว่าจะรับสายทางโทรศัพท์ตั้งโต๊ะหรือมือถือ

ข้อความเสียงไปยังการถอดเสียงอีเมล

ผู้ให้บริการ VoIP แปลง ข้อความเสียงเป็นข้อความ ขณะส่งไปยังกล่องจดหมายอีเมล ช่วยการเก็บบันทึกและช่วยให้ทีมสแกนเนื้อหาวอยซ์เมลได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องฟังเสียงที่สมบูรณ์ มันช่วยประหยัดเวลา ทีมสามารถลงทุนเวลาที่บันทึกไว้ในกิจกรรมที่ปรับปรุงคุณภาพการสนับสนุนให้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ เนื้อหาข้อความเสียงที่แชร์ได้ยังช่วยให้ทีมประสานงานและทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น สิ่งนี้ทำให้บริบทสอดคล้องกันแม้ว่าจะมีคนมีส่วนร่วมกับลูกค้ามากกว่าหนึ่งคนก็ตาม

การกำหนดเส้นทางการโทรขั้นสูง

การกำหนดเส้นทางการโทรขั้นสูงจะกำหนดเส้นทางการโทรไปยังผู้ที่สามารถตอบคำถามของลูกค้าโดยเฉพาะได้มากขึ้น คุณสามารถปรับกฎ การกำหนดเส้นทางการโทร โดยอิงตามปัจจัยต่างๆ เช่น หมายเลขผู้โทรหรือช่วงเวลาของวัน

อย่างไรก็ตาม ความพร้อมใช้งานของผู้เชี่ยวชาญด้านการสนับสนุนที่มีความสามารถอาจแตกต่างกันไป จะช่วยได้หากคุณใช้ประโยชน์จากเทคนิคการโอนสายเพื่อเปลี่ยนเส้นทางการโทรไปยังผู้เชี่ยวชาญรายอื่น

VoIP ของ Nextiva ช่วยให้คุณสร้างเส้นทางการไหลของการโทรที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นเพื่อจัดการทุกการโทรอย่างมีประสิทธิภาพ

คิวโทร

ทีมพบปะกับลูกค้าแต่ละทีมมีส่วนร่วมกับลูกค้าแตกต่างกัน ซอฟต์แวร์ VoIP จะเพิ่ม สายเรียกเข้าในคิว เมื่อทุกคนถูกครอบครอง โดยนำเสนอเพลงพักสายหรือข้อความที่ปรับแต่งได้ ช่วยให้ผู้โทรอดทนรอ

รวมการจัดคิวการโทรเข้ากับการโอนสายเพื่อกำหนดเส้นทางการโทรไปยังตัวแทนรายถัดไปที่สามารถตอบสนองความต้องการและกรณีการใช้งานของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR)

ระบบ IVR ช่วยให้ผู้โทรสามารถเลือกแผนกหรือบริการที่ต้องการได้ด้วยตนเอง คุณสามารถจับคู่สิ่งนี้กับการโอนสายเพื่อกำหนดเส้นทางผู้โทรไปยังสายธุรกิจหรือสายโทรศัพท์ส่วนตัวที่เหมาะสมที่สุดสำหรับความต้องการเฉพาะของพวกเขา ไม่ต้องการการแทรกแซงด้วยตนเอง

ระบบจะส่งผู้โทรไปยังบุคคลที่สามารถสนับสนุนได้โดยอัตโนมัติ สร้างประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับพวกเขา

เริ่มโอนสายธุรกิจวันนี้

การโอนสายช่วยให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้แม้ว่าทีมของคุณไม่ได้อยู่ก็ตาม ความยืดหยุ่นนี้ใช้ได้กับธุรกิจและความต้องการของลูกค้า คุณจึงไม่พลาดทุกจังหวะ

Nextiva คือระบบโทรศัพท์ทางธุรกิจที่ได้รับคะแนนสูงสุดด้วยเหตุผลบางประการ โดยนำเสนอคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การกำหนดเส้นทางการโทร บันทึกการโทร คิวการโทร และ IVR ติดตั้งและใช้งานง่าย ทำให้เป็นตัวเลือกยอดนิยมสำหรับ บริษัท มากกว่า 150,000 แห่ง

คุณได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่ตั้งแต่วินาทีแรกที่คุณเริ่มใช้ Nextiva การโอนสายทางธุรกิจเป็นเรื่องง่าย และคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา

อัปเกรดเป็นบริการโทรศัพท์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ดูว่าทีมของคุณทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้นโดยใช้ Nextiva ได้อย่างไร รับ ใบเสนอราคาฟรีไม่มีข้อผูกมัดของคุณวันนี้