วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

การสื่อสารในที่ทำงานควรมีความชัดเจน เป็นมิตร และง่ายต่อการประเมิน สิ่งนี้เป็นจริงไม่ว่ากลุ่มเป้าหมายจะเป็นใคร ความล้มเหลวในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพสามารถส่งผลกระทบต่อธุรกิจ

จากการสำรวจธุรกิจไอที 1,000 แห่ง พบว่าโครงการมากกว่า 1 ใน 4 ไม่สามารถทำตามกำหนดเวลาได้ ทำไม การสื่อสารที่ไม่ดี สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้ในทุกอุตสาหกรรม ด้วยความรู้ที่ถูกต้อง สถานการณ์เช่นนั้นย่อมหลีกเลี่ยงไม่ได้

วิธีสร้างการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

การสื่อสารมีความสำคัญต่อการประสบความสำเร็จในการตั้งค่าทีม การเชื่อมต่อช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมาย ประสานงานความพยายาม สร้างแนวคิดใหม่ และอื่นๆ จากนั้นคนงานจะดำเนินโครงการที่ประสบความสำเร็จตรงเวลา ที่สำคัญกว่านั้น ผู้นำจะปรับเป้าหมายตามความจำเป็น

การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจทำให้เกิดปัญหาและทำให้เกิดความล่าช้าได้ ยิ่งโครงการใช้เวลานานเท่าใด การสื่อสารที่มีผลกระทบต่ำก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

หากคุณต้องการทราบวิธีสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในที่ทำงาน ขั้นตอนต่อไปนี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

รู้ว่าคุณกำลังพูดกับใคร

ในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องพิจารณาก่อนว่าคุณกำลังพูดกับใคร ไม่ใช่ทุกคนที่ประมวลผลข้อมูลในลักษณะเดียวกันหรือตอบสนองต่อช่องทางการสื่อสารของแต่ละคนได้ดี การเลือกวิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการสื่อสารในที่ทำงานที่ประสบความสำเร็จ

ตัวอย่างเช่น ผู้ที่อยู่ในตำแหน่งที่สูงขึ้นในบริษัทมักจะเปิดรับคำวิจารณ์และคำติชม "เชิงลบ" มากที่สุด ในหลายกรณี พวกเขาจะเพิกเฉยต่อความคิดเห็นเชิงบวกทั้งหมด สำหรับคนเหล่านี้ ข้อมูลที่มีวัตถุประสงค์และอิงจากข้อเท็จจริงที่ยากมักจะมีค่ามากที่สุด

ทำให้ข้อความของคุณชัดเจน

เมื่อคุณได้พิจารณาแล้วว่าผู้รับจะตอบสนองต่อสิ่งใด สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าคุณกำลังจะพูดอะไร การทำสิ่งต่างๆ ให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายจะช่วยให้ผู้ฟังจดจ่ออยู่กับสิ่งที่พวกเขาต้องการ

จงเปิดกว้างและตระหนักในตนเอง

หากคุณยังคงมองโลกในแง่ดีและเข้าถึงได้ง่าย แสดงว่าคุณกำลังส่งสัญญาณที่คุณสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ พนักงานรู้สึกว่าสามารถสนทนากับคุณได้ เมื่อผู้คนมีชื่อเสียงว่าไม่สามารถเข้าถึงได้ อาจเป็นเรื่องยากที่จะเปลี่ยนความคิดเห็นนั้น

ยอมรับคำติชม

ข้อเสนอแนะเป็นสิ่งที่ท้าทายในการส่งมอบ ก็สามารถนำมาสู่ใจได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการสื่อสารกับพนักงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ ก็ควรได้รับการยอมรับ ไม่ค่อยมีการสื่อสารที่ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมมีส่วนร่วม

เมื่อยอมรับความคิดเห็นใดๆ สิ่งสำคัญคือต้องเป็นผู้ฟังที่กระตือรือร้น คุณต้องประเมินสิ่งที่พูดอย่างเป็นกลาง แล้วจึงคิดหาคำตอบ หากมีอะไรให้แก้ไขอีกมาก ให้ขอบคุณอีกฝ่ายที่ให้ข้อมูลและติดต่อกลับเมื่อคุณได้รับคำตอบที่เหมาะสม การด่วนสรุปอาจทำให้ความพยายามในการสื่อสารช้าลง

การสื่อสารประเภทต่างๆ ในที่ทำงาน

ไม่ใช่การสื่อสารทุกประเภทที่เหมาะกับทุกกลุ่มและทุกสถานการณ์ วัฒนธรรมและภูมิหลังสามารถมีอิทธิพลต่อรูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดหรือเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดสำหรับกลุ่มที่กำหนด

อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องจำกัดช่องทางการสื่อสารที่ใช้โดยทีมที่กำหนดหรือสำหรับโครงการ หากมีการใช้ช่องสัญญาณมากเกินไป อาจเพิ่มเวลาที่สมาชิกในทีมต้องใช้ในการค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้อย่างมาก

ด้านล่างนี้คือส่วนที่เกี่ยวกับเครื่องมือทั่วไปสี่อย่างในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงาน นอกจากนี้ยังมีสถิติและเคล็ดลับที่จะช่วยคุณเลือกตัวเลือกการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับที่ทำงานของคุณ

การนำเสนอและการประชุมกลุ่ม

การประชุมเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณคำนึงถึงกฎเกณฑ์บางประการ ขั้นแรก เซสชันของคุณควรไม่เกิน 15 นาที สิ่งนี้ทำให้ทุกคนทำงาน นอกจากนี้ยังป้องกันไม่ให้การประชุมสายเกินไป

สิบห้านาทีควรจะมีเวลาเหลือเฟือที่จะครอบคลุมหัวข้อ คุณสามารถตอบคำถามเร่งด่วนที่สุดและมอบหมายงานได้ เพื่อช่วยเหลือสิ่งต่าง ๆ รวมถึงอุปกรณ์ช่วยการมองเห็น คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ด้วยสรุปหัวข้อย่อยของคะแนนที่ครอบคลุม ตลอดจนงานและวันที่ที่สำคัญ

นอกจากนี้ การนำเสนอสั้นๆ ต่อกลุ่มย่อยสามารถช่วยป้องกันความเมื่อยล้าทางสติปัญญาหรือทางสังคมได้ ซึ่งจะช่วยส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพตลอดวันทำงาน

หากเป็นไปได้ การผสมผสานองค์ประกอบภาพจะช่วยให้พนักงานจดจำข้อมูลได้

นี่อาจหมายถึง

• ตั้งค่าสไลด์โชว์
• การสร้างแผนภูมิหรือรายการ
• รวมทั้งกระดานภาพ

สิ่งใดก็ตามที่สามารถช่วยให้ผู้อื่นเห็นภาพข้อมูลที่คุณกำลังนำเสนอสามารถนำไปสู่การประชุมที่น่าจดจำยิ่งขึ้น

การประชุมแบบตัวต่อตัว

คนงานหลายคนชอบวิพากษ์วิจารณ์ที่สร้างสรรค์เมื่อมีการนำเสนออย่างเป็นกลาง พวกเขายังชอบมันมากกว่าผลตอบรับเชิงบวก 7% อย่างไรก็ตาม ผู้จัดการหลายคนหลีกเลี่ยงการวิพากษ์วิจารณ์หรือข้อเสนอแนะในการปรับปรุงเพราะพวกเขารู้สึกว่ากระบวนการนี้ไม่สะดวก

การประชุมแบบเห็นหน้ากันแบบตัวต่อตัวสามารถช่วยส่งหรือรับคำวิจารณ์ที่เป็นประโยชน์ได้ อย่างไรก็ตาม คนทำงานที่มีอายุมากกว่าเปิดกว้างสำหรับการสนทนาเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงและชอบการประชุมแบบเห็นหน้ากันมากกว่า

การสนทนาเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการครอบคลุมหัวข้อยากๆ การสนทนาป้องกันความขัดแย้ง อย่างไรก็ตาม ไม่ควรติดตามการประชุมแบบเห็นหน้ากันด้วยข้อความหรืออีเมลเตือนความจำ ตรวจสอบประเด็นสำคัญและไฮไลต์ของการสนทนาเพื่อสร้างเรกคอร์ด

ผู้ปฏิบัติงานที่ยังไม่คุ้นเคยกับงานภาคสนาม อายุน้อย หรือมีความมั่นใจในระดับต่ำอาจมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการเผชิญหน้ากันตามข้อเท็จจริง พวกเขาชอบอีเมลหรือข้อความ

ข้อความหรือส่งข้อความออนไลน์

การใช้ข้อความในที่ทำงานเป็นวิธีการสื่อสารแบบใหม่ อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการปรับปรุงการสื่อสารภายในทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งทีมที่ประกอบด้วยสมาชิกที่อายุน้อยกว่า ข้อความอาจเป็นวิธีที่จะไป

ข้อความมาพร้อมกับผลลัพธ์ที่เป็นบวก อย่างแรก พวกมันเป็นภาพ วิธีการสื่อสารด้วยภาพมีประสิทธิภาพมากกว่าการสื่อสารด้วยวาจาถึง 25% หากคุณรวมทั้งสองวิธีเข้าด้วยกัน เช่น การนำเสนอด้วยปากเปล่าและการติดตามผลแบบข้อความ คุณจะเห็นการคงผู้ชมไว้เพิ่มขึ้น 55% เมื่อเทียบกับการนำเสนอเพียงอย่างเดียว

เจ้าของสมาร์ทโฟนคุ้นเคยกับการส่งข้อความเป็นอย่างดี ข้อมูลดังกล่าวระบุว่า 97% ของผู้ใช้สมาร์ทโฟนส่งข้อความทุกสัปดาห์ เมื่อเทียบกับตัวเลือกการสื่อสารประเภทแชทอื่นๆ การส่งข้อความเป็นสิ่งที่คุ้นเคย 80% ของมืออาชีพในปัจจุบันใช้การส่งข้อความเพื่อธุรกิจ และ 70% จะสนับสนุนพฤติกรรมนี้

ข้อความที่ดีพอๆ กับการบันทึกที่ง่ายต่อการอ้างอิง แต่ก็อาจเป็นเรื่องยากสำหรับบางคนที่จะตีความ วิธีนี้จะช่วยให้ใช้แอปแชทและข้อความในที่ทำงานเพื่อทำงานและตรงประเด็นได้ง่ายขึ้น การสนทนาที่อัดแน่นด้วยอารมณ์ เช่น การวิจารณ์หรือข้อเสนอแนะเชิงสร้างสรรค์ ยังคงเป็นการดีที่สุดที่จะพูดคุยแบบเห็นหน้ากัน

การส่งข้อความเป็นหนึ่งในสื่อที่ต้องการมากที่สุดสำหรับการจัดกำหนดการสถานที่ทำงาน หรือการแชร์การอัปเดตและกระดานข่าว ในการศึกษาที่ดำเนินการโดยมหาวิทยาลัยแห่งรัฐเวสต์เวอร์จิเนีย ผู้เข้าร่วมมีแนวโน้มที่จะชอบข้อความสำหรับการอัปเดตในเชิงบวกและการแจ้งการประชุมถึงสี่เท่า

อีเมลและจดหมายข่าว

อีเมลอาจเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการส่งและรับการสื่อสารในที่ทำงาน พนักงานโดยเฉลี่ยได้รับอีเมลเกี่ยวกับงานมากกว่า 100 ฉบับต่อวัน ซึ่งมันจะกลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ได้รับความนิยมอย่างรวดเร็ว

คนรุ่นใหม่ที่เข้ามาทำงานในปัจจุบันไม่ค่อยส่งอีเมล

• มีเพียง 6% ของผู้เข้าร่วม Gen Z ในการศึกษา Pew ปี 2012 ที่ส่งอีเมลใดๆ เลย
• อีเมลไม่ใช่เครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสม หากคุณต้องการสื่อสารข้อมูลสำคัญ

กล่องจดหมายของวันนี้มีมากเกินไป

• พนักงานมากถึง 60.8% เพิกเฉยต่อการสื่อสารในที่ทำงานผ่านอีเมลอย่างรู้เท่าทัน

• เกือบ 1 ใน 2 รายงานว่าเครื่องมือสื่อสารอื่นน่าจะดีกว่า
• คนงานอ้างว่าอีเมลลดการสื่อสารได้จริง
• ข้อความเห็นอัตราการอ่าน 97%

ประโยชน์ของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

บริษัทที่มีการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จในระดับสูงจะได้รับผลตอบแทนเพิ่มขึ้น 47% จากการศึกษาในช่วง 5 ปี

การสื่อสารที่ประสบความสำเร็จหมายถึงความสามารถในการรู้ว่าพนักงานต้องการอะไร นอกจากนี้ยังหมายความว่าคุณรู้วิธีสื่อสารอย่างประสบความสำเร็จภายในอุตสาหกรรมของธุรกิจ คุณวางแผนและตั้งเป้าหมายให้สำเร็จอย่างสม่ำเสมอ

นอกจากนี้ การสื่อสารในทีมที่ประสบความสำเร็จช่วยลดความขัดแย้งและการหมุนเวียนของบริษัทได้ 40 ถึง 50% ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรม

บทสรุป–ใช่ คุณสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อเท็จจริงเหล่านี้ทำให้ชัดเจน ง่ายที่จะเห็นว่าบริษัทต่างๆ ที่รวมอยู่ในการศึกษานี้สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร คุณสามารถสื่อสารในที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยความช่วยเหลือเพียงเล็กน้อย ค้นหาเครื่องมือสร้างนวัตกรรมที่เหมาะสมในอุตสาหกรรมที่คุณกำหนด

คุณสามารถส่งข้อความของคุณได้อย่างรวดเร็ว สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและข้อความของคุณเป็นที่เข้าใจ ความจริงก็คือ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพสามารถนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงเพื่อหยั่งรากได้เร็วขึ้น นำไปสู่การยอมรับในระดับที่สูงขึ้น

จำไว้ว่าคุณสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อคุณวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์และสื่อสารอย่างเปิดเผย ทำไม อย่างง่าย. พนักงานสามารถปรับปรุงและรับข้อเสนอแนะที่ช่วยให้พวกเขาสามารถทำเช่นนั้นได้