7 แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับรายงาน BI ที่ดีขึ้น

รายงาน BI เป็นหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดของการนำ BI ไปใช้ หากตั้งค่าไม่ถูกต้อง รายงานเหล่านี้อาจทำให้เกิดความสับสน และในบางกรณีอาจทำให้ผู้ใช้ปลายทางเข้าใจผิด กล่าวอีกนัยหนึ่ง ระบบอาจไม่สมเหตุสมผลสำหรับผู้ที่ต้องการมากที่สุด

ในทางกลับกัน รายงานและแดชบอร์ด BI ที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและค้นพบรูปแบบที่ซ่อนอยู่ในข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว

เจ็ดสิ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อออกแบบรายงาน BI สำหรับองค์กรของคุณ เพื่อเพิ่มผลตอบแทนจากรายงานของคุณให้สูงสุด

1. ระบุข้อกำหนดการรายงาน

ขั้นตอนแรกคือจัดทำรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และผู้ใช้ปลายทางทั้งหมดสำหรับรายงานของคุณ นี้จะช่วยให้คุณมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของผลงานของคุณ

กำหนดการสัมภาษณ์ (ผ่านการประชุมแบบเห็นหน้าทางโทรศัพท์หรือ Skype) กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อรวบรวมข้อกำหนดการรายงานทั้งหมดจากพวกเขา การประชุมเหล่านี้ควรรวมถึงผู้บริหาร ผู้จัดการ และนักวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งจะตรวจสอบรายงาน BI ของคุณเป็นประจำ

คุณอาจไม่สามารถพบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดในเวลาเดียวกัน ในกรณีเช่นนี้ ให้หลีกเลี่ยงการใช้ข้อกำหนดที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรืออีเมล ให้กำหนดเวลาการประชุมแบบตัวต่อตัวและติดตามผลกับกลุ่มผู้ใช้แต่ละกลุ่มเพื่อระบุข้อกำหนดทั้งหมดโดยสมบูรณ์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นพบข้อกำหนดที่ขัดแย้งหรือขัดแย้งกัน และแก้ไขล่วงหน้า ประหยัดเวลาได้มาก

2. ระบุ KPI และตัวชี้วัดสำหรับรายงาน BI แต่ละรายการ

ถัดไป ให้สร้างรายการ KPI และเมตริกที่คุณต้องการแสดงบนการส่งมอบ BI แต่ละรายการ

กำหนดเวลาสัมภาษณ์กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องเพื่อค้นหาสิ่งที่พวกเขาต้องการเห็นในรายงานของพวกเขา

ธุรกิจส่วนใหญ่มีกระบวนการรายงานอยู่แล้ว ผู้ใช้ไม่พึงพอใจกับมัน เพียงเพราะว่าไม่ได้ให้ข้อมูลที่จำเป็น หรือเพราะเป็นระบบที่มีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดของเวิร์กบุ๊ก Excel ที่เตรียมด้วยตนเองหรือใช้สคริปต์เฉพาะกิจ

กุญแจสำคัญคือการวิเคราะห์ระบบการรายงานปัจจุบันเพื่อรับแนวคิดว่าพวกเขากำลังติดตามอะไรอยู่ และระบุด้านที่ต้องปรับปรุง หลีกเลี่ยงการถามพวกเขาโดยตรงว่าต้องการเห็นอะไรในรายงานของพวกเขา จะทำให้ผู้ใช้สับสนเท่านั้น

ในกรณีที่มีข้อกังวลใด ๆ ให้กลับไปที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อหารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปที่เป็นไปได้ จะใช้เวลาทำซ้ำสองถึงสามครั้ง แต่ในตอนท้าย ผู้ใช้ของคุณจะมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังในรายงาน BI ของคุณ

3. เลือกการแสดงภาพข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับแต่ละตัวชี้วัด

ข้อผิดพลาดทั่วไปอย่างหนึ่งที่ผู้คนทำขณะนำเสนอข้อมูลด้วยภาพคือการใช้แผนภูมิหรือการแสดงภาพที่ไม่ถูกต้อง ไม่เพียงแต่สื่อถึงข้อความที่ไม่ถูกต้อง แต่ในบางกรณี อาจทำให้สับสนได้

ต่อไปนี้คือแผนภูมิสองแผนภูมิที่แสดงข้อมูลเดียวกัน คุณคิดว่าอันไหนสัญชาตญาณมากกว่ากัน?

เลือกการแสดงภาพที่รองรับข้อมูลพื้นฐาน

ในแผนภูมิแรก ผู้ดูจะต้องเสียเวลาไปมาระหว่างคำอธิบายแผนภูมิและส่วนของพาย

ในทางกลับกัน แผนภูมิที่สองทำให้ง่ายต่อการระบุแนวโน้มการขาย แม้จะไม่ได้ดูตัวเลขจริงก็ตาม

สำหรับแต่ละตัวชี้วัด จำเป็นต้องเลือกการแสดงภาพที่สนับสนุนข้อความพื้นฐานในข้อมูลของคุณ

ด้านล่างนี้คือแผนผังลำดับงานเพื่อช่วยคุณตัดสินใจว่าจะใช้การแสดงภาพแบบใดเพื่อนำเสนอ KPI และเมตริก โดยขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่มีอยู่

ค้นหาแผนภูมิที่เหมาะสมสำหรับข้อมูลของคุณ (ที่มา)

4. จัดวางองค์ประกอบรายงานในรายงาน BI ของคุณ

เมื่อคุณได้ทราบแล้วว่าจะแสดงอะไร (ตัวชี้วัด) ในรายงานของคุณ และวิธี (การแสดงภาพแบบใด) ก็ถึงเวลาที่จะจัดเรียงข้อมูลในลักษณะที่เข้าใจง่ายเพื่อออกแบบการจำลองรายงานของคุณ

เราทราบจากการศึกษาการติดตามการมองหลายครั้งว่าเมื่อมนุษย์อ่านหน้าเว็บ สายตาของเราเริ่มจากมุมซ้ายบนของหน้า ขณะที่เราอ่านเนื้อหาของหน้า ตาของเราจะขยับจากซ้ายไปขวา สร้างรูปแบบ F หรือ Z

กุญแจสำคัญคือการใช้ประโยชน์จากรูปแบบการอ่านที่เป็นธรรมชาตินี้เพื่อประโยชน์ของเราในการนำเสนอข้อมูลในลักษณะที่เป็นธรรมชาติ แสดงข้อมูลที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดที่มุมบนซ้ายของรายงานของคุณ ข้อมูลที่มีลำดับความสำคัญต่ำและเปลี่ยนแปลงช้าควรแสดงในครึ่งล่างของรายงาน

แสดงข้อมูลสำคัญและเร่งด่วนที่มุมซ้ายบนของรายงาน

ต่อไปนี้คือตัวอย่างแดชบอร์ด BI ที่ออกแบบมาไม่ดี:

แดชบอร์ด BI ที่ออกแบบมาไม่ดี

แผนภูมิสองอันดับแรก (“ลูกค้า 10 อันดับแรกตามรายรับของ YTD” และ “จำนวนผู้ใช้ตามกลุ่มอายุ”) จะไม่เปลี่ยนแปลงบ่อย

ในทางกลับกัน ตารางที่เปลี่ยนแปลงบ่อย เช่น "การสมัครต่อเดือน" และ "เมตริกรายวัน" ถูกวางไว้ที่ด้านล่าง

ด้วยเหตุนี้ ทุกวันที่ผู้ใช้ดูรายงานนี้ เขา/เธอจะต้องดูแผนภูมิสองอันดับแรก ซึ่งดูเหมือนกันเกือบตลอดเวลา ก่อนที่จะได้รับข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงเป็นประจำ

5. เน้นข้อมูลสำคัญ

รายงาน BI อัดแน่นไปด้วยข้อมูลจำนวนมาก และสามารถเสียสมาธิได้อย่างรวดเร็ว แนะนำผู้ใช้ซอฟต์แวร์ให้ทราบถึงตัวเลขและแนวโน้มที่ถูกต้องโดยใช้ภาพ

การใช้สีที่เหมาะสมเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเน้นข้อมูลที่สำคัญในรายงาน BI และแดชบอร์ดของคุณ

ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณดูที่แดชบอร์ดต่อไปนี้ ดวงตาของคุณไปที่ใด?

ใช้สีเพื่อดึงสายตาของผู้ใช้รายงานไปยังข้อมูลสำคัญ

บางทีคุณอาจดูที่แผนภูมิวงกลมที่ด้านล่างขวา หรือแผนภูมิเส้นที่บริเวณด้านซ้ายบน เนื่องจากสีของแผนภูมิ นั่นคือสิ่งที่แผนภูมินี้ควรเป็นแรงบันดาลใจให้คุณทำ ด้วยเหตุนี้ หลีกเลี่ยงการใช้สีมากเกินไป เพราะจะทำให้เกิดภาพรบกวนได้

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าสีบางสีดูสะดุดตากว่าสีอื่นๆ ดังนั้น ถ้ามันทำให้แผนภูมิหรือการแสดงภาพนั้นแตกต่างออกไป ตามหลักการของเกสตัลต์ เราให้ความสำคัญกับองค์ประกอบของรายงานนั้นมากขึ้น และพยายามหาคำตอบว่าเหตุใดจึงแตกต่าง

ตัวอย่างเช่น แผนภูมิสองแผนภูมิด้านล่างแสดงข้อมูลเดียวกัน:

การใช้สีเพื่อเน้นข้อมูลในกราฟหรือแผนภูมิ

อย่างไรก็ตาม สีเพิ่มเติมในแผนภูมิแรกไม่ได้ให้ข้อมูลเพิ่มเติมใดๆ กลับกันทำให้เราคิดว่า “สีเขียวหมายถึงเรื่องดีๆ ที่เกิดขึ้นในเดือนตุลาคมหรือเปล่า”

ในแผนภูมิที่สอง การใช้สีเดียวบอกเราว่าแท่งทั้งหมดวัดเมตริกเดียวกัน (เช่น ยอดขาย) นอกจากนี้ยังช่วยให้เราเห็นแนวโน้มการขายและเปรียบเทียบ

ดังนั้น กุญแจสำคัญคือการใช้สีอย่างมีกลยุทธ์เพื่อเน้นส่วนสำคัญของข้อมูลในรายงาน BI ของคุณและปราบข้อมูลที่ไม่สำคัญ/ไม่เร่งด่วน

6. จัดกลุ่ม KPI และตัวชี้วัดที่เกี่ยวข้องกัน

เนื่องจากรายงาน BI ถูกใช้เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกและดำเนินการ จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางสามารถดึงการเชื่อมต่อภายในข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

วิธีหนึ่งที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการทำเช่นนี้คือการจัดกลุ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องและวางข้อมูลนั้นไว้ด้วยกัน ดูแดชบอร์ดด้านล่าง:

จัดกลุ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันเพื่อแสดงการเชื่อมต่อ

ในแดชบอร์ดด้านบน สีและตำแหน่งของแผนภูมิช่วยให้คุณเข้าใจและเปรียบเทียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็ว:

1. แถวแรกมีข้อมูลเกี่ยวกับตัวชี้วัดโดยรวม เช่น รายได้ กำไร ส่วนแบ่งการตลาด
2. แถวที่สองแสดงเมตริกการขายเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ
3. แถวที่สามแสดงข้อมูลการขายในภูมิภาค

ในบันทึกเดียวกัน หากคุณวางข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ห่างกัน อาจทำให้เกิดความสับสนและทำให้ผู้ใช้มองเห็นการเชื่อมต่อได้ยาก

7. รับป้ายบนแบบจำลอง

เมื่อคุณพอใจกับแบบจำลองแล้ว ให้กลับไปที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและขออนุมัติจากพวกเขา เนื่องจากพวกเขาคือผู้ที่จะใช้รายงานของคุณเป็นประจำ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจข้อมูลที่นำเสนอในรายงานของคุณและวิธีใช้งาน ตัวอย่างเช่น หากรายงานของคุณมีคุณลักษณะเชิงโต้ตอบ เช่น รายการดรอปดาวน์ ไฟล์และการเจาะลึก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ใช้ปลายทางทราบวิธีใช้รายงานเหล่านี้เพื่อรับข้อมูลที่ต้องการ

นี่เป็นกระบวนการทำซ้ำซึ่งอาจใช้เวลาเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน เนื่องจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจไม่แน่ใจว่าพวกเขาต้องการเห็นอะไรในรายงานของตน หรือต้องการให้นำเสนออย่างไร ขอแนะนำให้จำกัดจำนวนการประชุมทบทวนรายงานและสื่อสารล่วงหน้า ตัวอย่างเช่น โดยปกติเราจะมีการรายงานซ้ำกับลูกค้าของเรามากถึงสามครั้ง ในช่วงเวลาหนึ่งถึงสองเดือน

ที่สำคัญที่สุด เซ็นชื่ออย่างเป็นทางการเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับแบบจำลองของคุณ เพื่อที่คุณจะได้เริ่มสร้างรายงานจริงได้ สิ่งนี้จะช่วยคุณปัดเป่าการทำซ้ำที่ไม่จำเป็นซึ่งอาจทำให้โครงการของคุณล่าช้า มิเช่นนั้น คุณจะได้รับคำขอเปลี่ยนแปลงตลอดการติดตั้งใช้งาน

ห่อหมก

รายงาน BI ที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางได้รับข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบการปฏิบัติงานประจำวัน เรียกใช้การวิเคราะห์เฉพาะกิจเพื่อตรวจสอบปัญหา หรือสำรวจข้อมูลสำหรับโอกาสในการเติบโตใหม่ๆ

กุญแจสำคัญคือการทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมายของคุณ—พวกเขาเป็นใคร พวกเขาเผชิญปัญหาอะไร พวกเขาต้องการข้อมูลอะไร และพวกเขาจะใช้งานอย่างไร เมื่อคุณเข้าใจสิ่งนี้แล้ว ให้นำเสนอข้อมูลในลักษณะที่ช่วยให้ผู้ใช้ปลายทางสามารถดึงข้อมูลเชิงลึกและตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว