Back Charge: ประโยชน์ ข้อเสีย และเคล็ดลับ

พิจารณาสถานการณ์ในชีวิตจริงนี้ ร้านค้าปลีกสั่งซื้อกระเป๋าดีไซเนอร์จำนวน 500 ใบจากซัพพลายเออร์ขายส่ง และระบุว่ากระเป๋าควรมาถึงภายในวันที่กำหนดสำหรับโปรโมชันที่วางแผนไว้

อย่างไรก็ตาม กระเป๋าจะมาถึงช้ากว่าวันที่จัดส่งที่ตกลงไว้ 3 วัน เป็นผลให้ผู้ค้าปลีกพลาดช่วงโปรโมชันส่งผลให้สูญเสียยอดขายเป็นจำนวน 1,000 ดอลลาร์ ด้วยความผิดหวังกับความล่าช้า ผู้ค้าปลีกจึงขอให้ผู้ค้าส่งชดเชยการสูญเสียรายได้ด้วยการส่งใบแจ้งหนี้มูลค่า 1,000 ดอลลาร์

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้ค้าปลีกใช้ ค่าธรรมเนียมย้อนหลัง เป็นวิธีการกู้คืนรายได้ที่สูญเสียไปจากผู้ค้าส่ง

แล้วค่าธรรมเนียมย้อนหลังคืออะไร และมีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณอย่างไร?

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะมาดูรายละเอียดว่าการเรียกเก็บเงินย้อนหลังคืออะไรและทำงานอย่างไร พร้อมตัวอย่างการใช้งานจริง นอกจากนี้เรายังจะเน้นถึงข้อเสียและคุณประโยชน์ก่อนที่จะแสดงรายการ 6 กลยุทธ์อันชาญฉลาดเพื่อเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จด้วยการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

การเรียกเก็บเงินคืนคืออะไร?

การเรียกเก็บเงินย้อนหลังคือการเรียกเก็บเงินที่ฝ่ายหนึ่ง (เช่น ผู้ค้าปลีกหรือผู้รับเหมา) ส่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่ง (เช่น ซัพพลายเออร์ขายส่งหรือผู้รับเหมาช่วง) หากการเรียกเก็บดังกล่าวเกิดความสูญเสียอันเป็นผลมาจากการกระทำหรือข้อผิดพลาดของฝ่ายที่สอง

อย่างไรก็ตาม ในการออกการเรียกเก็บเงินคืน ทั้งสองฝ่ายควรมีสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายซึ่งระบุสถานการณ์ที่ดึงดูดการเรียกเก็บเงินคืน

ในหนังสือชื่อ Construction Accounting Deskbook ผู้เขียน Louis P. Miramontes และ Huge L. Rice ให้คำจำกัดความค่าใช้จ่ายย้อนหลังในบริบทของการก่อสร้างดังนี้:

“การเรียกเก็บเงินสำหรับงานที่ทำหรือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยฝ่ายหนึ่งซึ่งตามข้อตกลงควรได้รับการดำเนินการหรือเกิดขึ้นโดยฝ่ายที่ถูกเรียกเก็บเงิน เจ้าของจะเรียกเก็บเงินคืนให้กับผู้รับเหมาทั่วไป และผู้รับเหมาทั่วไปจะเรียกเก็บเงินคืนให้กับผู้รับเหมาช่วง”

แม้ว่าโดยทั่วไปจะเห็นได้ในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง การเรียกเก็บเงินย้อนหลังก็เป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมค้าปลีก การผลิต และการเงิน

ตัวอย่างเช่น บริษัทที่จ้างนักพัฒนาซอฟต์แวร์สามารถออกค่าใช้จ่ายคืนหากนักพัฒนาโครงการล่าช้าหรือหากซอฟต์แวร์มีข้อบกพร่อง

บริษัทบัตรเครดิตสามารถออกการเรียกเก็บเงินคืนให้กับลูกค้าได้ หากบริษัทบัตรเครดิตไม่ชำระค่าธรรมเนียมตรงเวลา ในบริบทของบัตรเครดิต คุณอาจพบคำว่า 'การปฏิเสธการชำระเงิน' ด้วยเช่นกัน

เราไม่ตำหนิคุณหากคุณสงสัยว่าการปฏิเสธการชำระเงินและการเรียกเก็บเงินคืนเป็นคำพ้องความหมายหรือไม่ ส่วนต่อไปนี้จะให้ความกระจ่างในหัวข้อนี้

การเรียกเก็บเงินกลับและการปฏิเสธการชำระเงิน: อะไรคือความแตกต่าง?

ต่างจากการเรียกเก็บเงินย้อนหลังที่ใช้ในหลายอุตสาหกรรม โดยทั่วไปการปฏิเสธการชำระเงินมักใช้ในอุตสาหกรรมบัตรเครดิต กระบวนการปฏิเสธการชำระเงินมีจุดมุ่งหมายเพื่อปกป้องผู้บริโภคจากการฉ้อโกง การเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตที่ไม่พึงประสงค์ หรือไม่ถูกต้อง ตามที่คณะกรรมาธิการการค้าของรัฐบาลกลางระบุ

เพื่อทำความเข้าใจเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างการเรียกเก็บเงินย้อนหลังและการปฏิเสธการชำระเงิน เราได้ติดต่อ Francis Fabrizi, AATQB (Association of Accounting Technicians Qualified Bookkeeper) ที่ Keirstone Limited

จากข้อมูลของ Fabrizi ความแตกต่างระหว่างข้อกำหนดต่างๆ ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ออกข้อกล่าวหาและใครเป็นผู้ยุติข้อกล่าวหา ตรงข้ามกับการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง โดยที่ ฝ่ายที่รับผิดชอบ (ผู้ค้า ผู้ขาย ลูกค้า หรือผู้รับเหมาช่วง) ชำระเงินโดยตรงกับฝ่ายที่เรียกร้องเงินคืน โดยปกติแล้วการปฏิเสธการชำระเงินจะถูกชำระโดย ธนาคาร หลังจากข้อพิพาทได้รับการแก้ไขไม่สำเร็จเท่านั้น:

“การปฏิเสธการชำระเงินมักจะใช้เพื่อแก้ไขข้อพิพาทระหว่างร้านค้าและลูกค้า เมื่อลูกค้าได้พยายามแก้ไขปัญหากับผู้ค้าโดยตรงแล้วและไม่ประสบผลสำเร็จ”

Fabrizi อธิบายว่าปกติแล้วการปฏิเสธการชำระเงินทำงานอย่างไรพร้อมตัวอย่าง สมมติว่าลูกค้าซื้อสินค้าจากร้านค้าด้วยบัตรเครดิต และพบว่าสินค้ามีข้อบกพร่อง จากนั้นพวกเขาขอให้ร้านค้าคืนเงินจำนวนดังกล่าว และผู้ขายปฏิเสธที่จะทำเช่นนั้น ขณะนี้ลูกค้ายื่นเรื่องร้องเรียนกับธนาคารของตน ซึ่งจะคืนเงินให้ลูกค้าเพื่อคืนเงินจำนวนดังกล่าว

ธนาคารจะเรียกคืนจำนวนเงินจากผู้ขายในภายหลัง

ในทำนองเดียวกัน ลูกค้าสามารถโต้แย้งการเรียกเก็บเงินที่ไม่ถูกต้องหรือไม่พึงประสงค์ที่ออกโดยผู้ออกบัตรเครดิตของตนได้ ในกรณีนี้ ธนาคารผู้ออก (ธนาคารที่ออกบัตรเครดิต) จะกลับรายการเรียกเก็บเงินชั่วคราวในขณะที่พวกเขาตรวจสอบเรื่องนี้

ค่าธรรมเนียมย้อนหลังทำงานอย่างไร?

มาดูกันว่าค่าใช้จ่ายย้อนกลับทำงานอย่างไรในทางปฏิบัติด้วยตัวอย่างจากอุตสาหกรรมการก่อสร้าง

ผู้รับเหมาก่อสร้าง (ฝ่ายหนึ่ง) ทำข้อตกลงกับผู้รับเหมาช่วง (อีกฝ่ายหนึ่ง) สำหรับการเดินสายไฟฟ้าของอาคาร

หากผู้รับเหมาช่วงไม่เสร็จงานภายในระยะเวลาที่ตกลงกัน ส่งผลให้โครงการล่าช้า เนื่องจากงานอื่นๆ ขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ของงานไฟฟ้า ความล่าช้าเหล่านี้สามารถแปลเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับผู้รับเหมาที่อาจต้องรักษาแรงงานไว้เป็นระยะเวลานานกว่าที่วางแผนไว้เดิม

ในสถานการณ์นี้ ผู้รับเหมาสามารถเรียกเก็บเงินต้นทุนค่าแรงเพิ่มเติมเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายย้อนหลังให้กับผู้รับเหมาช่วงได้

โดยทั่วไป การเรียกเก็บเงินย้อนหลังจะช่วย:

• จัดสรรต้นทุนอย่างยุติธรรม
• ส่งเสริมความรับผิดชอบ  
• อำนวยความสะดวกในการระงับข้อพิพาทและ
• ปรับปรุงการจัดการโครงการ

การเรียกเก็บเงินย้อนหลังจะส่งเสริมความโปร่งใสและความยุติธรรมทางการเงินโดยการให้ฝ่ายต่างๆ รับผิดชอบต่อการกระทำของตน

ตอนนี้ คุณอาจสงสัยว่าการเรียกเก็บเงินย้อนหลังเป็นสิทธิ์ทางกฎหมายหรือไม่ หัวข้อถัดไปจะเน้นไปที่แง่มุมทางกฎหมายของการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

การคืนเงินถือเป็นสิทธิทางกฎหมายหรือไม่?

เนื่องจากไม่มีกฎหมายเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะถูกควบคุมโดยสัญญาระหว่างสองฝ่าย เช่น:

• ผู้รับเหมาและผู้รับเหมาช่วง
• ผู้ค้าปลีกและค้าส่ง,
• บริษัทบัตรเครดิตและผู้บริโภคหรือ
• ผู้ผลิตและจำหน่าย

สัญญาที่ร่างไว้อย่างถูกต้องที่มีการตกลงร่วมกันจะมีผลผูกพันตามกฎหมาย ซึ่งหมายความว่าหากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งฝ่าฝืนข้อกำหนดของสัญญา อีกฝ่ายมีสิทธิ์ตามกฎหมายที่จะดำเนินการ เช่น การเรียกร้องเงินคืนหรือเริ่มดำเนินคดีทางกฎหมาย

อย่างไรก็ตาม ในอุตสาหกรรมก่อสร้างก็มีกฎหมายบางฉบับ เช่น พ.ร.บ. พร้อมชำระเงิน ที่ส่งผลทางอ้อมต่อการเรียกเก็บเงินคืน พระราชบัญญัติการจ่ายเงินพร้อมท์ช่วยให้ผู้รับเหมาและผู้รับเหมาช่วงได้รับเงินตรงเวลา

หลายรัฐ (โคโลราโด เท็กซัส นิวยอร์ก อิลลินอยส์ แมริแลนด์ และเซาท์แคโรไลนา เป็นต้น) ได้นำรูปแบบกองทุนทรัสต์มาใช้ ซึ่งเจ้าของเงินที่จ่ายให้กับผู้รับเหมาจะถือเป็นความไว้วางใจ ผู้รับเหมาสามารถใช้กองทุนทรัสต์เพื่อจ่ายเงินให้ผู้รับเหมาช่วงสำหรับงานที่ทำเท่านั้น

กล่าวอีกนัยหนึ่ง ผู้รับเหมาไม่สามารถระงับกองทุนทรัสต์เป็นค่าใช้จ่ายย้อนกลับสำหรับงานที่บกพร่องใด ๆ ที่ดำเนินการโดยผู้รับเหมาช่วงในสัญญาอื่น

สิ่งสำคัญที่ควรทราบคือกฎหมายของรัฐส่วนใหญ่ของสหรัฐอเมริกาให้สิทธิผู้รับเหมาหรือผู้รับเหมาช่วงในการปฏิเสธการชำระเงินเมื่ออีกฝ่ายไม่ปฏิบัติตามงานที่ตกลงกันไว้ เช่น หากผู้รับเหมาช่วงไม่จัดหาวัสดุให้ถูกต้องตามที่ตกลงกัน ส่งผลให้อาคารชำรุด ผู้รับเหมาสามารถออกค่าใช้จ่ายคืนให้ผู้รับเหมาช่วงได้

ตอนนี้ คุณอาจสงสัยว่าฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดสามารถเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนได้ จำนวนเท่าใด

ตามการทบทวนกฎหมายแห่งชาติ ฝ่ายที่ขอเงินคืน (ในตัวอย่างข้างต้น ผู้รับเหมา) สามารถเรียกเก็บเงินจำนวน เท่ากับ สิ่งที่พวกเขาใช้เพื่อแก้ไขงานที่ทำไม่ถูกต้องเท่านั้น

ตัวอย่างการเรียกเก็บเงินคืนคืออะไร?

สาเหตุทั่วไปบางประการในการเรียกร้องเงินคืน ได้แก่:

• ความล่าช้า
• ทรัพย์สินเสียหาย
• วัสดุหรือฝีมือการผลิตมีข้อบกพร่องและ
• ขาดการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านความปลอดภัยและสุขภาพที่ไซต์งาน

เราจะพูดถึงตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริงสำหรับแต่ละสถานการณ์ เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจวิธีการทำงานของค่าธรรมเนียมย้อนหลังได้ดียิ่งขึ้น

ตัวอย่างที่ 1: การเรียกเก็บเงินคืนสำหรับความล่าช้า

ในส่วนด้านบน คุณเห็นว่าความล้มเหลวในการทำงานให้เสร็จตรงเวลาอาจส่งผลให้เกิดการเรียกเก็บเงินย้อนหลังได้อย่างไร การเรียกเก็บเงินย้อนหลังอาจเกิดขึ้นได้หากซัพพลายเออร์ส่งสินค้าล่าช้าหรือลูกค้าไม่สามารถชำระค่าบริการหรือสินค้าที่ซื้อได้ทันเวลา

นอกจากนี้ บริษัทบัตรเครดิตยังสามารถเรียกเก็บเงินคืนเมื่อผู้ถือบัตรไม่ชำระเงินด้วยบัตรเครดิตตรงเวลา ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นค่าปรับสำหรับการไม่ปฏิบัติตามวันครบกำหนดชำระเงินที่ระบุไว้ในสัญญา

การเรียกเก็บเงินย้อนหลังยังสามารถใช้ได้โดยผู้ขายขายส่งและขายปลีกเมื่อบุคคลอื่นล่าช้าในการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น XYZ เป็นผู้ขายส่งเครื่องปรุงรส John เปิดร้านค้าปลีกและซื้อเครื่องปรุงรสจาก XYZ เป็นประจำ ดังนั้นร้านค้าปลีกจึงส่งใบแจ้งหนี้ให้กับ John เป็นรายเดือน

อย่างไรก็ตาม ในเดือนกรกฎาคม XYZ จัดส่งเครื่องปรุงรสให้กับ John ตามปกติแต่พลาดการเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าบางรายการ ด้วยเหตุนี้ เจ้าของของ XYZ จึงเพิ่มรายการเหล่านี้เป็นการเรียกเก็บเงินย้อนหลังในใบเรียกเก็บเงินที่พวกเขาส่งให้ John ในเดือนสิงหาคม

ตัวอย่างที่ 2: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสำหรับความเสียหายต่อทรัพย์สิน

เหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยฝ่ายหนึ่งอันเป็นผลมาจากความเสียหายต่อทรัพย์สินที่เกิดจากอีกฝ่ายหนึ่ง โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะออกใบแจ้งหนี้ไปยังฝ่ายที่รับผิดชอบ และใช้เพื่อเรียกคืนค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมความเสียหาย

ตัวอย่างเช่น หากแขกของโรงแรมทำให้เกิดความเสียหายต่อห้องพักในโรงแรม เช่น เฟอร์นิเจอร์แตกหักหรือทรัพย์สินที่ถูกบุกรุก โรงแรมสามารถออกค่าใช้จ่ายคืนเพื่อเรียกคืนค่าซ่อมแซมหรือเปลี่ยนสินค้าที่เสียหายได้

ตัวอย่างที่ 3: การเรียกเก็บเงินคืนสำหรับฝีมือที่ไม่เพียงพอ

สาเหตุทั่วไปประการหนึ่งของการเรียกเก็บเงินย้อนหลังคือฝีมือไม่ดี

Shea Connelly Development (SCD) ว่าจ้าง Revive ให้เป็นผู้รับเหมาช่วงสำหรับโครงการก่อสร้างสองโครงการ แห่งหนึ่งที่ Park Place และอีกโครงการที่ Glendale

SCD อ้างว่างานของ Revive ที่ Park Place ไม่ได้มาตรฐาน ดังนั้นพวกเขาจึงไล่ Revive ออกจากโปรเจ็กต์นั้น SCD กล่าวว่าพวกเขาต้องจ้างผู้รับเหมาช่วงรายอื่นเพื่อแก้ไขงานคุณภาพต่ำของ Revive ในโครงการ Park Place ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจะหักจำนวนเงินที่ใช้เพื่อซ่อมแซมงานของ Revive ออกจากการชำระเงินใดๆ ที่ตนเป็นหนี้ให้กับ Revive

นี่เป็นอีกสถานการณ์หนึ่งจากอุตสาหกรรมอสังหาริมทรัพย์ สมมติว่าเจ้าของทรัพย์สินได้ว่าจ้างบริษัทจัดการทรัพย์สินให้ดูแลอาคารอพาร์ตเมนต์ของตน สัญญาระหว่างทั้งสองฝ่ายระบุความรับผิดชอบและมาตรฐานคุณภาพบางประการ

หลังจากการตรวจสอบอาคารอพาร์ตเมนต์เป็นประจำ เจ้าของทรัพย์สินพบว่ามีปัญหา เช่น อุปกรณ์รักษาความปลอดภัยชำรุด และความเสียหายภายนอกอาคารที่ไม่ได้รับการซ่อมแซม

เจ้าของจะติดต่อบริษัทจัดการทรัพย์สินเพื่อแจ้งปัญหาและขอให้บริษัทดำเนินการแก้ไขปัญหาภายในวันที่กำหนด แต่บริษัทล้มเหลวในการดำเนินการดังกล่าวแม้จะมีการแจ้งเตือนแล้วก็ตาม

เจ้าของทรัพย์สินแก้ไขปัญหาโดยการจ้างบริษัทอื่นและคำนวณค่าใช้จ่ายในการแก้ไขปัญหา เจ้าของจะเรียกเก็บเงินค่าใช้จ่ายเหล่านี้ให้กับบริษัทจัดการทรัพย์สินเป็นค่าใช้จ่ายย้อนหลัง

ตัวอย่างที่ 4: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสำหรับปัญหาด้านความปลอดภัย

สมมติว่าซัพพลายเออร์อาหารทำสัญญากับบริษัทแปรรูปอาหารเพื่อจัดส่งส่วนผสมอาหารบางอย่างที่มีคุณภาพสูงสุด

ซัพพลายเออร์เป็นผู้จัดส่งส่วนผสม และเนื่องจากเป็นส่วนผสมชุดแรก บริษัทแปรรูปอาหารจึงดำเนินการตรวจสอบคุณภาพอย่างละเอียด บริษัทพบว่าส่วนผสมบางอย่างมีการปนเปื้อนซึ่งอาจนำไปสู่อันตรายต่อสุขภาพได้

บริษัทแปรรูปอาหารจะออกค่าใช้จ่ายคืนเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินการตรวจสอบคุณภาพและการกำจัดผลิตภัณฑ์ที่ปนเปื้อน

การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสำหรับปัญหาด้านความปลอดภัยเป็นเรื่องปกติในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง

Multiplex Construction Europe Ltd ในลอนดอน ซึ่งเป็นผู้รับเหมา ได้ว่าจ้าง Bathgate Realizations Civil Engineering Limited ซึ่งเป็นผู้รับเหมาช่วงสำหรับงานคอนกรีตสำหรับโครงการก่อสร้าง

นอกจากนี้ Multiplex ยังว่าจ้างผู้รับเหมาช่วงอีกรายหนึ่งคือ BRM Construction เพื่อออกแบบแท่นขุดเจาะแบบลื่น (อุปกรณ์ก่อสร้างที่เทและขึ้นรูปคอนกรีตอย่างต่อเนื่อง) ที่ใช้สำหรับงานคอนกรีตที่ดำเนินการโดย Bathgate

ในภายหลัง Multiplex ได้ยกเลิกสัญญากับ Bathgate ซึ่งล้มละลายและจ้างผู้รับเหมาช่วงรายใหม่ หลังจากตรวจสอบงานที่ทำไปแล้ว ผู้รับเหมาช่วงรายใหม่กล่าวว่าทั้งแท่นขุดเจาะแบบลื่นและงานคอนกรีตมีข้อบกพร่องและไม่ปลอดภัย

Multiplex อ้างว่าค่าใช้จ่ายในการเปลี่ยนอุปกรณ์ที่ไม่ปลอดภัยและงานคอนกรีตเหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายย้อนหลังมากกว่า 12 ล้านปอนด์ (ประมาณ 14.6 ล้านดอลลาร์) จากทั้ง BRM และ Bathgate

ข้อดีของการคิดค่าธรรมเนียมย้อนหลัง

การเรียกเก็บเงินย้อนหลังอาจมีข้อดีหลายประการในบางสถานการณ์ โดยเฉพาะในการก่อสร้างและความสัมพันธ์ตามสัญญาที่จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาโดยทันที ต่อไปนี้คือข้อดีบางประการที่พบบ่อยที่สุดของการใช้การเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

ข้อได้เปรียบ #1: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสามารถช่วยเรียกคืนต้นทุนได้

Tom Zauli รองประธานอาวุโสและผู้จัดการทั่วไปของ SOFTRAX กล่าวไว้ว่า ประโยชน์สูงสุดของการเรียกเก็บเงินย้อนหลังคือช่วยให้บริษัทสามารถกู้คืนรายได้ที่อาจหลุดลอยไป:

“ประโยชน์หลักในการคืนเงินคือกระบวนการนี้ทำให้บริษัทสามารถดึงรายได้ที่อาจสูญเสียไปได้”

ค่าธรรมเนียมย้อนหลังสามารถให้ความคุ้มครองในระดับหนึ่งในกรณีที่ผู้รับเหมาช่วงหรือผู้จัดจำหน่ายไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพันของตน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เป็นวิธีหนึ่งในการชดใช้ต้นทุนที่อาจสูงถึงหลายล้านในกรณีของโครงการที่ซับซ้อน

เพื่อเพิ่มโอกาสในการเรียกคืนค่าบริการ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ออกใบแจ้งหนี้ให้บุคคลอื่นทันทีและถูกต้องเสมอ

ข้อได้เปรียบ #2: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังส่งเสริมความรับผิดชอบและความรับผิดชอบ

การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสามารถช่วยส่งเสริมความรับผิดชอบโดยกีดกันการละเมิดสัญญาและขัดขวางการทำงานที่ไม่ได้มาตรฐาน สิ่งนี้ส่งเสริมให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ไม่ว่าจะเป็นผู้ขาย ผู้รับเหมาช่วง ผู้ออกบัตรเครดิต หรือลูกค้า ดำเนินการอย่างมีความรับผิดชอบเพื่อหลีกเลี่ยงการเรียกเก็บเงินคืน

ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตอาหารทำสัญญากับผู้ค้าปลีกเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์อาหารให้ตรงเวลา ด้วยการรวมข้อกำหนดไว้ในค่าธรรมเนียมย้อนหลัง ผู้ผลิตจึงรู้ว่าหากพวกเขาไม่ได้จัดหาผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพดีหรือไม่สามารถจัดส่งได้ตรงเวลา พวกเขาจะถูกเรียกเก็บเงินคืน

ด้วยเหตุนี้ ผู้ผลิตจึงใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าหรือปัญหาด้านคุณภาพ

ในทำนองเดียวกัน ผู้ค้าปลีกเข้าใจถึงความจำเป็นในการตรวจสอบคุณภาพของผลิตภัณฑ์อย่างขยันขันแข็ง และติดตามค่าใช้จ่าย (ถ้ามี) ในการจัดการกับความล่าช้าหรือผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่อง ความระมัดระวังนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาสามารถเรียกร้องกลับข้อกล่าวหาได้อย่างถูกต้องหากอีกฝ่ายไม่ปฏิบัติตามภาระผูกพันของตน

ข้อได้เปรียบ #3: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังอาจส่งผลให้การจัดการโครงการดีขึ้น

ด้วยการติดตามและบันทึกค่าธรรมเนียมย้อนหลัง เจ้าของโครงการและนักบัญชีสามารถรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับลูกหนี้และเจ้าหนี้ทั้งหมดได้ บัญชีลูกหนี้หมายถึงเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้บริษัท และบัญชีเจ้าหนี้คือเงินที่บริษัทเป็นหนี้ผู้ขายหรือเจ้าหนี้

เจ้าของโครงการยังสามารถสังเกตเห็นพื้นที่ที่ต้นทุนเพิ่มขึ้นเนื่องจากข้อผิดพลาดหรือการละเว้นในส่วนของผู้ขายหรือผู้รับเหมาช่วง จากนั้นพวกเขาสามารถจัดการกับพื้นที่เหล่านี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการต้นทุนโครงการ

ข้อได้เปรียบ #4: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสามารถช่วยป้องกันข้อพิพาทได้

ตามที่ Tom Zauli กล่าว การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสามารถมีบทบาทสำคัญในการป้องกัน สาเหตุทั่วไปของข้อพิพาท ในโลกธุรกิจ:

• งานคุณภาพต่ำ,
• ละทิ้งโครงการ
• กิจกรรมฉ้อโกงและ
• ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการชำระเงิน

อ้างอิงตัวอย่างอุตสาหกรรมการก่อสร้าง ทอมอธิบายว่าค่าธรรมเนียมย้อนหลังขัดขวางผู้รับเหมาช่วงจากการทำงานอื่นนอกเหนือจากงานที่ดีที่สุด:

“เพื่อเป็นการยับยั้ง การเรียกเก็บเงินย้อนหลังจะต้องรวมอยู่ในสัญญาของผู้รับเหมาช่วง โดยหลักการแล้วผู้รับเหมาช่วงจะต้องยอมรับถึงศักยภาพของการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง สิ่งนี้จะเกิดขึ้นได้อย่างไรก็คือเงื่อนไขการเรียกเก็บเงินย้อนหลังช่วยให้ผู้รับเหมาช่วงตรงเวลาตามกำหนดเวลาที่ก้าวร้าว เพราะพวกเขาตระหนักดีว่าความล่าช้าในส่วนของพวกเขาจะส่งผลให้เกิดการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง”

ทอมยังเน้นย้ำถึงความสำคัญของ "การสื่อสารที่ชัดเจนและทันท่วงที" เพื่อแก้ไขปัญหาที่จำเป็นต้องเรียกเก็บเงินคืน

นอกจากนั้นเราควรเน้นย้ำถึงความสำคัญของเอกสารเพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการแก้ไขข้อพิพาท โดยทั้งสองฝ่ายต้องร่างเงื่อนไขสัญญาให้ชัดเจนและจัดทำเอกสารงานที่บกพร่องอย่างพิถีพิถัน

ตัวอย่างเช่น หากฝ่ายหนึ่งฝ่ายใดสามารถบันทึกงานที่บกพร่องโดยฝ่ายที่รับผิดชอบได้อย่างถี่ถ้วน ก็สามารถให้เหตุผลในการเรียกเก็บค่าธรรมเนียมดังกล่าวได้

หากมีข้อพิพาททางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง เอกสารที่ถูกต้องและครบถ้วนสามารถช่วยให้ทั้งสองฝ่ายยืนยันการเรียกร้องของพวกเขาได้

ข้อได้เปรียบ #5: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังช่วยแก้ไขปัญหาด้านคุณภาพ

ดังที่เราเห็นข้างต้น การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสามารถทำหน้าที่เป็นอุปสรรคต่องานที่มีคุณภาพต่ำได้

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ยังเป็นกลไกในการจัดการและแก้ไขปัญหาคุณภาพหรือข้อบกพร่องใน:

• ทักษะฝีมือ,
• วัสดุหรือ
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดของสัญญา

ซึ่งสามารถช่วยให้แน่ใจว่าโครงการเป็นไปตามคุณภาพและมาตรฐานที่ต้องการ การใช้ค่าบริการย้อนกลับเป็นเครื่องมือในการยับยั้งงานที่มีคุณภาพต่ำ ผู้จัดการโครงการสามารถลดต้นทุนด้านคุณภาพได้ (ต้นทุนทั้งหมดที่บริษัทต้องเผชิญเพื่อรับประกันคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการ)

ข้อเสียของค่าธรรมเนียมย้อนหลัง

การเรียกเก็บเงินย้อนหลังมาพร้อมกับข้อเสียหลายประการที่อาจส่งผลกระทบต่อทั้งสองฝ่ายที่เกี่ยวข้องกับสัญญา ต่อไปนี้คือข้อเสียที่พบบ่อยที่สุดของการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

ข้อเสีย #1: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังอาจทำให้เกิดข้อพิพาทได้

ดังที่คุณอาจจำได้จากหัวข้อก่อนหน้านี้เกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ เราได้เน้นย้ำว่าการเรียกเก็บเงินย้อนหลังสามารถช่วยแก้ไขข้อขัดแย้งได้อย่างไร อาจดูขัดแย้งกันหากพูดถึงว่าสิ่งเหล่านี้สามารถเป็นต้นตอของข้อพิพาทได้เช่นกัน

อย่างไรก็ตาม ความถูกต้องของข้อความทั้งสองขึ้นอยู่กับ:

• ความชัดเจนของข้อกำหนดในสัญญาเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินคืน
• เอกสารเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินย้อนหลังมีความละเอียดเพียงใด และ
• วิธีดำเนินการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

ในอุตสาหกรรมการเงิน ข้อพิพาทที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิต (หรือการปฏิเสธการชำระเงิน) เป็นเรื่องปกติ โดยมีอัตราการปฏิเสธการชำระเงินอยู่ที่ 0.60% ซึ่งหมายความว่าธุรกรรมบัตรเครดิต 6 ใน 1,000 รายการมีการโต้แย้ง

ตามที่ Fabrizi กล่าว เนื่องจากการเรียกเก็บเงินย้อนหลังอาจนำไปสู่ข้อพิพาททางกฎหมายและส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจ จึงควรใช้เป็นทางเลือกสุดท้ายหลังจากลองใช้วิธีอื่นในการแก้ไขหรือป้องกันข้อพิพาท:

“สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าการเรียกเก็บเงินย้อนหลังสามารถสร้างความสัมพันธ์เชิงลบและเป็นปฏิปักษ์ระหว่างทั้งสองฝ่าย ซึ่งนำไปสู่ความไม่ไว้วางใจและความขุ่นเคือง พวกเขายังอาจอยู่ภายใต้ข้อพิพาทและการท้าทายทางกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่ได้รับการสนับสนุนจากหลักฐานหรือเอกสารที่เพียงพอ หรือหากพวกเขาฝ่าฝืนข้อกำหนดของสัญญาหรือกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง”

อย่างที่คุณเห็น เอกสารที่พิถีพิถันเป็นกุญแจสำคัญในการป้องกันข้อพิพาทดังกล่าว

ข้อเสีย #2: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังอาจกู้คืนได้ยาก

มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้การเรียกเก็บเงินคืนเป็นเรื่องยาก เช่น:

• ความล่าช้าในการเรียกเก็บเงินสำหรับการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง: เมื่อการเรียกเก็บเงินย้อนหลังไม่ถูกส่งในรอบการเรียกเก็บเงินปัจจุบัน ฝ่ายที่ได้รับอาจต้องประหลาดใจอย่างไม่เป็นที่พอใจ อย่างหลังในกรณีนี้อาจจำเหตุผลของการเรียกเก็บเงินย้อนหลังไม่ได้หรือไม่ได้เตรียมที่จะชำระค่าใช้จ่ายเหล่านี้
• เอกสารไม่เพียงพอ : การขาดเอกสาร (หรือเอกสารที่ได้รับการดูแลไม่ดี) อาจทำให้ฝ่ายที่เรียกร้องค่าสินไหมทดแทนพิสูจน์การเรียกร้องของตนได้ยาก นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากผู้รับยื่นฟ้องเพื่อโต้แย้งการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง โดยทั่วไป ภาระในการพิสูจน์ว่าอีกฝ่ายเป็นหนี้การเรียกเก็บเงินคืนนั้นตกอยู่กับผู้อ้างสิทธิ์ (ฝ่ายที่อ้างสิทธิ์ในการเรียกเก็บเงินย้อนหลังจากอีกฝ่ายหนึ่ง)
• ขาดการสื่อสาร: หากผู้รับการเรียกเก็บเงินย้อนหลังทราบเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินเฉพาะเมื่อพวกเขาได้รับใบเรียกเก็บเงิน โอกาสที่พวกเขาจะสามารถชำระเงินจำนวนนั้นได้ทันทีนั้นมีน้อย

นอกจากนี้ เนื่องจากการเรียกเก็บเงินย้อนหลังมักถูกโต้แย้ง การเรียกคืนอาจเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและมักจะเกี่ยวข้องกับการต่อสู้ทางกฎหมายที่ยืดเยื้อ

ข้อเสีย #3: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังสามารถนำมาใช้ในทางที่ผิดได้

ความเป็นไปได้ในการใช้การเรียกเก็บเงินคืนในทางที่ผิดนั้นมีสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเงื่อนไขสัญญาไม่ชัดเจนหรือร่างไว้ไม่ดี

คู่สัญญาฝ่ายหนึ่งอาจใช้การเรียกเก็บเงินคืนในทางที่ผิดโดยการเพิ่มต้นทุน กล่าวหาว่างานมีคุณภาพต่ำโดยไม่มีหลักฐาน หรือเพิ่มค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมที่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงเดิม

นี่เป็นอีกวิธีหนึ่งในการนำการเรียกเก็บเงินคืนไปใช้ในทางที่ผิด ผู้รับเหมาบางรายจ้างผู้รับเหมาช่วงรายเดียวกันสำหรับสัญญาหลายฉบับ ผู้รับเหมาเหล่านี้เพิ่มข้อกำหนดที่ผิดกฎหมายในสัญญาว่าหากผู้รับเหมาช่วงดำเนินงานที่บกพร่องในสัญญาฉบับเดียว จะมีการคิดค่าธรรมเนียมย้อนหลังกับสัญญาอื่นๆ ทั้งหมด

ซึ่งหมายความว่าหากผู้รับเหมาช่วงดำเนินงานที่ไม่เพียงพอในโครงการปัจจุบัน ผู้รับเหมาสามารถเรียกเก็บค่าธรรมเนียมคืนสำหรับ โครงการอื่นๆ ทั้งหมด ที่ผู้รับเหมาช่วงดำเนินการให้กับผู้รับเหมาได้

ในบางกรณี การเรียกเก็บเงินย้อนหลังจะใช้เป็นรูปแบบหนึ่งของการตอบโต้ หากฝ่ายหนึ่งไม่พอใจกับการปฏิบัติงานหรือการกระทำของอีกฝ่าย พวกเขาอาจใช้วิธีคืนเงินเพื่อเป็นมาตรการลงโทษ แม้ว่าข้อกล่าวหาดังกล่าวจะไม่สมเหตุสมผลก็ตาม

ข้อเสีย #4: การเรียกเก็บเงินย้อนหลังอาจเป็นตัวทำลายผลกำไรได้

หากฝ่ายที่เป็นฝ่ายรับการเรียกเก็บเงินคืนปฏิเสธที่จะชำระเงิน ฝ่ายที่ออกค่าธรรมเนียมเหล่านี้อาจต้องรับผิดชอบค่าใช้จ่ายเหล่านี้ในท้ายที่สุด

ตัวอย่างเช่น หากซัพพลายเออร์ปฏิเสธที่จะคืนเงินค่าใช้จ่ายให้กับผู้ค้าปลีกสำหรับการส่งมอบสินค้าล่าช้า ผู้ค้าปลีกจะต้องรับผิดชอบต้นทุนเหล่านี้

แม้ว่าผู้ขายหรือผู้รับเหมาช่วงจะตกลงที่จะชำระค่าธรรมเนียมย้อนหลัง แต่ผู้ที่อ้างสิทธิ์ในการเรียกเก็บเงินย้อนหลังจะเสียเวลาและเงินในการติดตามการชำระเงิน กระบวนการระงับข้อพิพาทที่ยืดเยื้ออาจนำไปสู่ความตึงเครียดทางการเงินแก่ฝ่ายที่ต้องการเรียกคืนค่าใช้จ่าย ซึ่งส่งผลต่อลำดับเวลาและงบประมาณของโครงการ

เราสามารถดูข้อมูลจากการศึกษาของ Arcadis เพื่อทำความเข้าใจต้นทุนและกำหนดเวลาได้

การศึกษาพบว่าแม้ว่ามูลค่าของข้อพิพาทในอุตสาหกรรมการก่อสร้างจะสูงถึงเฉลี่ย 54.26 ล้านดอลลาร์ในปี 2563 แต่ข้อพิพาทเหล่านี้ใช้เวลา 13.4 เดือนในการแก้ไข

เคล็ดลับในการประสบความสำเร็จกับการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

ไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจ ผู้จัดการโครงการ หรือผู้ขายที่ต้องการออกค่าใช้จ่ายคืนให้กับบุคคลอื่น คุณสามารถเพิ่มโอกาสในการกู้คืนด้วยเคล็ดลับเหล่านี้

เคล็ดลับ #1: ร่างสัญญาที่ไม่สามารถเข้าใจผิดได้

ข้อพิพาทเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินย้อนหลังส่วนใหญ่เกิดจากการร่างสัญญาที่ไม่ดีหรือการขาดความเข้าใจในสัญญาที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น ขั้นตอนแรกในการเรียกคืนค่าบริการคืนคือการร่างสัญญาที่ไม่สามารถเข้าใจผิดได้ซึ่งกำหนดไว้อย่างชัดเจนว่า:

• ขอบเขตงาน,
• มาตรฐานคุณภาพที่คาดหวัง
• ไทม์ไลน์ และ
• เงื่อนไขการชำระเงิน.

สิ่งสำคัญที่สุดคือ ร่างเงื่อนไขภายใต้การเรียกเก็บเงินย้อนหลัง (เช่น วัสดุคุณภาพต่ำหรือความล้มเหลวในการทำความสะอาดไซต์งาน) กระบวนการในการออกค่าธรรมเนียม และต้นทุนที่เกี่ยวข้อง

เคล็ดลับ #2: ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารอย่างต่อเนื่อง

ด้วยการรักษากระแสการสื่อสารที่สม่ำเสมอ คุณสามารถหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดและปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้ขาย/ผู้รับเหมาช่วงของคุณได้ การสื่อสารอย่างต่อเนื่องยังช่วยเพิ่มโอกาสในการเรียกคืนค่าบริการคืนได้ ถ้ามี

กำหนดเวลาการประชุมโครงการเป็นประจำกับผู้ขาย ผู้รับเหมาช่วง หรือบุคคลที่สามอื่นๆ แล้วแต่กรณี เพื่อตรวจสอบความคืบหน้า จัดการข้อกังวล และหารือเกี่ยวกับปัญหาที่อาจนำไปสู่การเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

การสื่อสารแบบเปิดจะช่วยป้องกันเหตุการณ์ไม่คาดคิดในกรณีที่ส่งใบเรียกเก็บเงินตามการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง Tom Zauli กล่าว

“บริษัทควรมีการสื่อสารที่เปิดกว้างและเชิงรุกกับลูกค้า/ฝ่ายที่ได้รับผลกระทบในระหว่างกระบวนการเรียกเก็บเงินคืนทุกส่วน รวมถึงสาเหตุที่การเรียกเก็บเงินดังกล่าวเกิดขึ้น การสื่อสารจะช่วยในการกำหนดความคาดหวัง หยุดเรื่องไม่ให้บานปลาย และรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าให้คงอยู่”

เคล็ดลับ #3: ดำเนินการตรวจสอบคุณภาพเป็นประจำ

การตรวจสอบคุณภาพเป็นระยะสามารถช่วยให้แน่ใจว่างานได้รับการปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนด

นอกจากนี้ หากคุณพบข้อบกพร่องใดๆ คุณสามารถสร้างรายงานข้อบกพร่องอย่างเป็นทางการและแบ่งปันกับฝ่ายที่รับผิดชอบได้ หากฝ่ายที่รับผิดชอบไม่แก้ไขข้อบกพร่องภายในระยะเวลาที่กำหนด คุณสามารถใช้รายงานเป็นพื้นฐานในการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนได้

เคล็ดลับ #4: บันทึกทุกอย่าง

เก็บรักษาบันทึกอย่างพิถีพิถันของกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด เช่น ความคืบหน้าของงาน คำสั่งเปลี่ยนแปลง และผลการตรวจสอบคุณภาพของคุณ

ถ่ายภาพบันทึกสถานะการทำงานในขั้นตอนต่างๆ โดยเฉพาะหากมีความกังวลเกี่ยวกับคุณภาพงานหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนด

เอกสารนี้มีความสำคัญในการสนับสนุนการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

เหนือสิ่งอื่นใด อย่าลืมบันทึกการสื่อสารที่คุณมีกับผู้รับเหมาช่วงหรือผู้ขายของคุณ รวมถึงข้อตกลงด้วยวาจาที่อาจไม่สามารถเรียกคืนได้อย่างถูกต้องในภายหลัง

เคล็ดลับ #5: ดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อเรียกร้องเงินคืน

แม้ว่าจะไม่มีกฎหมายเฉพาะที่ควบคุมการเรียกเก็บเงินคืน แต่สิ่งสำคัญคือต้องทราบขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามเมื่อเรียกร้องการเรียกเก็บเงินคืน วิธีนี้จะช่วยเพิ่มโอกาสในการฟื้นตัวในกรณีที่เกิดข้อพิพาท

ในอุตสาหกรรมการก่อสร้าง National Law Review แนะนำว่าผู้ที่เรียกร้องเงินคืนควรแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับงานที่บกพร่องไปยังผู้ขายหรือผู้รับเหมาช่วงก่อน ประกาศควรอธิบายปัญหาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริการหรือเนื้อหาโดยละเอียด

กระบวนการนี้ยังสามารถใช้ได้ในอุตสาหกรรมและบริบทอื่นๆ อีกด้วย

หากสัญญากำหนดระยะเวลาสำหรับฝ่ายที่รับผิดชอบในการแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ให้โอกาสพวกเขาในการแก้ไขข้อบกพร่องเหล่านี้

หากฝ่ายที่รับผิดชอบไม่ดำเนินการใดๆ แม้ว่าคุณจะแจ้งให้คุณทราบแล้วก็ตาม โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบเป็น ลายลักษณ์อักษร ว่าคุณจะใช้มาตรการแก้ไขอะไรบ้างเพื่อจัดการกับงานที่บกพร่อง

ในขณะที่เปิดโอกาสให้ผู้รับผิดชอบได้ปรากฏตัวเมื่อคุณดำเนินงานแก้ไข อย่าลืมจัดทำเอกสารกระบวนการแก้ไขด้วย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถถ่ายภาพหรือวิดีโอของงานซ่อมแซมที่คุณดำเนินการได้

เมื่อการแก้ไขเสร็จสมบูรณ์ ให้จัดเตรียมใบแจ้งหนี้ การประมาณการต้นทุน และเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดให้กับฝ่ายที่รับผิดชอบ

เคล็ดลับ #6: ติดตามและออกใบแจ้งหนี้คืนเงินค่าบริการทันที

การไม่ออกใบแจ้งหนี้คืนโดยทันทีอาจส่งผลให้ฝ่ายที่รับผิดชอบลืมเกี่ยวกับค่าธรรมเนียมคงค้าง Tom Zauli เน้นย้ำถึงความสำคัญของการเรียกเก็บเงินที่รวดเร็วและถูกต้องเพื่อเพิ่มโอกาสในการเรียกคืนค่าบริการย้อนหลัง:

“ฉันขอแนะนำให้ทุกบริษัทตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเรียกเก็บเงินทั้งหมดทำอย่างถูกต้องและตรงเวลา โดยมีระบบอัตโนมัติและการควบคุมที่เหมาะสมในกระบวนการเรียกเก็บเงิน”

วิธีหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้มีความถูกต้องและรวดเร็วคือการใช้เครื่องมือติดตามเวลาและออกใบแจ้งหนี้ เช่น Clockify

Clockify ช่วยให้คุณสร้างโครงการสำหรับแต่ละสัญญาหรือสัญญาย่อยที่อาจมีการคิดค่าธรรมเนียมย้อนหลัง ช่วยให้ติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายได้อย่างแม่นยำ

คุณสามารถเพิ่มรายการเวลา (ทั้งสำหรับงานที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้) เมื่อใดก็ตามที่คุณทำงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการหรืองานเฉพาะใน Clockify รายการเวลาอาจรวมถึงชั่วโมงที่ใช้ในการแก้ไขข้อบกพร่อง การทำงานซ้ำ หรือกิจกรรมอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

นอกเหนือจากการติดตามเวลาด้วย Clockify แล้ว คุณยังสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละโครงการที่คุณทำอยู่ได้อีกด้วย สำหรับค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ คุณสามารถรวมบันทึกโดยละเอียดที่อธิบายงานที่ทำ เหตุผลในการคิดค่าใช้จ่ายย้อนหลัง และข้อมูลสนับสนุนที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสร็จรับเงิน ค่าใช้จ่ายอาจรวมถึงต้นทุนวัสดุ ต้นทุนผู้รับเหมาช่วง หรือค่าใช้จ่ายอื่นใดที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

เอกสารนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการพิสูจน์การเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

หลังจากนั้น คุณจะสามารถแสดงค่าใช้จ่ายทั้งหมดลงในใบแจ้งหนี้ได้

ยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถสร้างรายงานแบบกำหนดเองที่เกี่ยวข้องกับแต่ละโครงการหรือผู้รับเหมาช่วงได้ รายงานเหล่านี้สามารถใช้เป็นบันทึกที่ครอบคลุมเกี่ยวกับเวลาและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ทำให้ง่ายต่อการนำเสนอกรณีที่ชัดเจนสำหรับการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

สรุป: การจัดทำเอกสารและการติดตามต้นทุนเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จในการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

การเรียกเก็บเงินย้อนหลังอาจเป็นวิธีที่ดีเยี่ยมสำหรับธุรกิจในการติดตามการเงินของตน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนจะต้องรับผิดชอบ คุณสามารถใช้การเรียกเก็บเงินย้อนหลังเพื่อป้องกันหรือแก้ไขข้อพิพาทและปรับปรุงการจัดการโครงการ

อย่างไรก็ตาม คำเตือนก็คือควรใช้อย่างมีความรับผิดชอบ โดยคำนึงถึงภาระผูกพันตามสัญญาและกฎหมายที่บังคับใช้

ในที่สุดประสิทธิผลของการเรียกเก็บเงินคืนจะขึ้นอยู่กับการร่างสัญญาที่ชัดเจน เอกสารที่พิถีพิถัน และการติดตามต้นทุน

ด้วยการทำตามคำแนะนำที่เราระบุไว้ข้างต้น คุณสามารถปรับปรุงความสำเร็จของคุณด้วยการเรียกเก็บเงินย้อนหลัง

อย่างไรก็ตาม เราขอแนะนำให้คุณขอคำแนะนำทางกฎหมายก่อนที่จะนำการเรียกเก็บเงินคืนไปใช้ในกลยุทธ์ธุรกิจของคุณ

️ คุณมีเคล็ดลับในการเพิ่มโอกาสในการเรียกคืนค่าธรรมเนียมย้อนหลังหรือไม่? บางทีคุณอาจเผชิญกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใครเมื่อออกใบแจ้งหนี้คืน เราขอเชิญคุณแบ่งปันเคล็ดลับและประสบการณ์เหล่านี้กับเราที่ [email protected] และเราจะพยายามทุกวิถีทางเพื่อเน้นย้ำเคล็ดลับเหล่านี้ในบทความถัดไปของเรา หากคุณพบว่าบทความนี้ให้ความรู้ โปรดกดปุ่มแชร์และเผยแพร่ความรู้ไปยังผู้อื่น