5 เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับการหลีกเลี่ยงปัญหาเอกสารโครงการก่อสร้าง

การจัดการเอกสารโครงการก่อสร้างอาจเป็นภาระในการดูแลหากคุณไม่ได้ใช้เครื่องมือที่เหมาะสม

คำเตือนสำหรับผู้รับเหมาและบริษัทก่อสร้าง: หากคุณคิดว่าการได้รับใบอนุญาตและการอนุมัติสัญญาและการออกแบบ ถือเป็นการสิ้นสุดความรับผิดชอบของคุณในเรื่องเอกสาร ให้คิดใหม่อีกครั้ง

การมีเอกสารโครงการของคุณยุ่งเหยิงทำลายประสิทธิภาพการดำเนินงานของคุณอย่างไม่เด่นชัด และนั่นเป็นสิ่งที่ไม่ดีสำหรับธุรกิจของคุณ

ตามรายงานของ PlanGrid และกลุ่มที่ปรึกษา FMI ในปี 2018 อุตสาหกรรมการก่อสร้างคาดว่าจะสูญเสียค่าแรงประมาณ 177 พันล้านดอลลาร์ เนื่องจากใช้เวลาไปกับกิจกรรมต่างๆ เช่น การค้นหาข้อมูลโครงการ (แบบแก้ไข แผ่นตัดวัสดุ และข้อมูลอื่นๆ) .

สำหรับบริษัทก่อสร้างขนาดกลางโดยเฉลี่ย ความเสียหายอยู่ที่ประมาณกว่า 2 พันล้านดอลลาร์ต่อปี

โชคดีที่มีโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการการก่อสร้างที่มีฟังก์ชันพิเศษเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสารของคุณ เราได้รวบรวมรายงานนี้เกี่ยวกับเครื่องมือการจัดการการก่อสร้าง 5 รายการที่ได้รับคะแนนสูงจากผู้ใช้ Capterra

ประโยชน์หลักของการใช้ซอฟต์แวร์ในการจัดการเอกสารโครงการก่อสร้างมีดังนี้

• ปรับปรุงการตรวจสอบย้อนกลับ: จัดระเบียบเอกสารที่เกี่ยวข้องในตำแหน่งศูนย์กลางเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย
• ปรับปรุงความถูกต้องของเอกสาร: ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
• หลีกเลี่ยงปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด: รักษาที่เก็บข้อตกลงสัญญา ใบอนุญาต และใบรับรองที่อัปเดตและค้นหาได้
• ปรับปรุงการทำงานร่วมกันในทีม: อนุญาตให้ทีมจัดทำเอกสารและแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ในการเลือกรายงานนี้ เครื่องมือจะต้องมีการให้คะแนนโดยรวมที่สูงกว่าค่าเฉลี่ย (อย่างน้อย 4.5 จาก 5) และนำเสนอฟังก์ชันการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้อง

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการคัดเลือกของเราที่นี่

5 เครื่องมือซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารโครงการก่อสร้าง (แสดงตามตัวอักษร)

1. ผู้มอบหมาย

คะแนนความง่ายในการใช้งาน: 5.0/5 คะแนนการบริการลูกค้า: 5.0/5 คะแนนโดยรวม: 5.0/5

Assignar นำเสนอคุณสมบัติการจัดการเอกสารที่ช่วยให้ธุรกิจจัดเก็บและติดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด เช่น การรับรองและใบอนุญาต ในตำแหน่งเดียว เครื่องมือจะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับการรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่กำลังจะหมดอายุหรือหมดอายุแล้ว

เมื่อคุณอาจต้องการ: ค่าใช้จ่ายในการไม่ปฏิบัติตามมาตรฐาน OSHA สามารถดำเนินการคุณได้อย่างน้อย 5,000 ดอลลาร์ต่อการละเมิด และ OSHA ไม่ใช่ธุรกิจก่อสร้างหน่วยงานกำกับดูแลเพียงแห่งเดียวที่ต้องปฏิบัติตาม ในอุตสาหกรรมที่มีการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบบ่อยครั้ง การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เปลี่ยนแปลงอยู่เสมอถือเป็นความท้าทายหลัก

Assignar สามารถช่วยคุณรักษาที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง เช่น ใบอนุญาต ประสบการณ์ และใบรับรองพนักงาน/ผู้รับเหมาช่วง เครื่องมือนี้ยังแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับการหมดอายุของการรับรอง เพื่อช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานของคุณปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและมาตรฐานความปลอดภัย

การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน Assignar ( ที่มา )

2. CoConstruct

คะแนนความง่ายในการใช้งาน: 4.5/5 คะแนนการบริการลูกค้า: 5.0/5 คะแนนโดยรวม: 4.5/5

CoConstruct ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณสร้าง ติดตาม และจัดระเบียบเอกสารที่จำเป็นต่อการจัดการการเงินของโครงการ ซึ่งรวมถึงเอกสารทางการเงินที่ชัดเจน เช่น งบประมาณโครงการและใบแจ้งหนี้ แต่ยังรวมถึงใบบันทึกเวลา ซึ่งได้ขยายเวลาการใช้งานในกระบวนการทางการเงิน

เมื่อคุณอาจต้องการ: เมื่อธุรกิจก่อสร้างของคุณเติบโตขึ้น ในที่สุด คุณจะต้องมีเครื่องมือการบัญชีเฉพาะอุตสาหกรรมเพื่อรวมศูนย์และปรับปรุงกระบวนการและเอกสารทางการเงินของโครงการของคุณ อย่างไรก็ตาม ณ จุดนี้ ความต้องการด้านบัญชีของธุรกิจของคุณอาจง่ายพอที่จะพบกับเครื่องมือที่มีเทมเพลตสำหรับการสร้าง จัดการ และติดตามเอกสารทางการเงินอย่างรวดเร็ว เช่น CoConstruct

เทมเพลตการติดตามงบประมาณของเครื่องมือช่วยให้ผู้ใช้ติดตามและเปรียบเทียบการประมาณการเบื้องต้นกับต้นทุนโครงการจริง ในทำนองเดียวกัน เทมเพลตแผ่นเวลาช่วยให้ผู้ใช้บันทึกเวลาที่พนักงานใช้ไปกับงาน ซึ่งช่วยให้พวกเขาสร้างรายงานชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เพื่อส่งไปยังลูกค้าในท้ายที่สุด

ติดตามเวลาที่ใช้ในโครงการใน CoConstruct ( ที่มา )

3. Dashpivot

คะแนนความง่ายในการใช้งาน: 5.0/5 คะแนนการบริการลูกค้า: 4.5/5 คะแนนโดยรวม: 5.0/5

Dashpivot เป็นเครื่องมือจัดการโครงการก่อสร้างที่มีฟีเจอร์สำหรับการรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลสถานที่ปฏิบัติงาน แบบฟอร์มดิจิทัลรองรับการอัปโหลดไฟล์ภาพถ่ายและวิดีโอ ดังนั้นทีมงานในสถานที่จึงสามารถรวบรวม อัปโหลด และรักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้ในตำแหน่งศูนย์กลาง

เมื่อคุณอาจต้องการ: การจัดการข้อมูลไซต์งานด้วยตนเองไม่เพียงแต่ใช้เวลานาน แต่ยังทำให้คุณมีความอ่อนไหวต่อข้อผิดพลาดในการรวบรวมข้อมูลมากขึ้น

ตัวอย่างเช่น เจ้าหน้าที่ภาคสนามที่บันทึกคำสั่งการเปลี่ยนแปลงอาจไม่ระบุชุดการแก้ไขที่ลูกค้าร้องขอ จากการสำรวจที่จัดทำโดย TrackVia ซึ่งสำรวจความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญด้านการก่อสร้างและวิศวกรรมมากกว่า 500 คน ผู้จัดการ 65% เชื่อว่ากระบวนการทำงานด้วยตนเองทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและต้องพลาดคำสั่งงานอย่างน้อยในบางครั้ง

ในการบันทึกข้อมูลไซต์งานก่อสร้างได้แม่นยำยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้เครื่องมือ เช่น Dashpivot ซึ่งช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มดิจิทัล/แบบสำรวจที่ทำหน้าที่เป็นเทมเพลตมาตรฐานสำหรับพนักงานของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างเทมเพลต "คำสั่งเปลี่ยนแปลง" เพื่อให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ภาคสนามของคุณจะไม่ละทิ้งข้อมูลที่จำเป็นใดๆ เมื่อบันทึกคำสั่งเปลี่ยนแปลง

การสร้างแบบฟอร์มดิจิทัลด้วย Dashpivot ( Source )

4. ประมาณการ Rocket

คะแนนความง่ายในการใช้งาน: 4.5/5 คะแนนการบริการลูกค้า: 5.0/5 คะแนนโดยรวม: 5.0/5

Estimate Rocket ช่วยให้ผู้รับเหมาสร้างเอกสารที่สำคัญสำหรับการจัดการโครงการ เช่น การประมาณการต้นทุนโครงการและข้อเสนอประมูล เครื่องมือนี้มีเทมเพลตในตัวที่ช่วยให้ผู้รับเหมาออกแบบเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพและลดข้อผิดพลาดเมื่อทำการคำนวณต้นทุน

เมื่อคุณอาจต้องการ: ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้รับเหมาประเภทใด คุณจะต้องสร้างและจัดการเอกสาร เช่น ข้อเสนอประมูลและประมาณการการก่อสร้างอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ รายงานการประมาณราคาที่สร้างขึ้นอย่างเร่งรีบอาจมีข้อผิดพลาดในการคำนวณ การทำซ้ำหรือการละเว้นข้อมูล และข้อผิดพลาดในการประเมินอื่นๆ ที่อาจทำให้คุณเสียสัญญา

Estimate Rocket นำเสนอเทมเพลตที่สามารถช่วยคุณคำนวณการประมาณต้นทุนในขณะที่หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล คุณสามารถเพิ่มปริมาณของวัสดุและขนาดที่ต้องการได้ และต้นทุนของแรงงานและวัสดุจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ

การสร้างรายงานการประเมินต้นทุนด้วย Estimate Rocket ( ที่มา )

5. จ๊อบนิมบัส

คะแนนความง่ายในการใช้งาน: 4.5/5 คะแนนการบริการลูกค้า: 4.5/5 คะแนนโดยรวม: 4.5/5

JobNimbus เป็นโซลูชันการจัดการการก่อสร้างที่ช่วยให้ผู้รับเหมาสร้างห้องสมุดส่วนกลางของเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด (รวมถึงสัญญาทางกฎหมายและพันธบัตร) คุณสมบัติการจัดการเอกสารเพิ่มเติมรวมถึงการแชร์ไฟล์และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อคุณอาจต้องการ: การสร้างและเก็บรักษาบันทึกข้อตกลงสัญญาที่เป็นปัจจุบันถือเป็นงานที่สำคัญสำหรับธุรกิจรับเหมาก่อสร้างทุกประเภท

นี่คือจุดที่เครื่องมือเช่น JobNimbus สามารถช่วยได้ ด้วยเครื่องมือนี้ คุณสามารถสร้างที่เก็บส่วนกลางเพื่อติดตามเอกสารทั้งหมดที่แชร์และรับจากลูกค้า ผู้รับเหมาช่วง หรือผู้ขายรายใดรายหนึ่ง

คุณยังสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่ออนุมัติสัญญา ทำให้กระบวนการจัดการสัญญารวดเร็วขึ้นและมีหลักฐานครบถ้วน

ติดตามสถานะเอกสารสัญญาใน JobNimbus ( ที่มา )

บทสรุปและขั้นตอนต่อไป

แม้ว่าเครื่องมือทั้งห้าที่กล่าวถึงข้างต้นจะได้รับคะแนนสูงจากผู้ใช้ใน Capterra แต่ก็อาจไม่จำเป็นต้องตอบสนองทุกความต้องการทางธุรกิจของคุณ

หากต้องการดูโซลูชันเพิ่มเติม โปรดไปที่หน้าหมวดหมู่ซอฟต์แวร์การจัดการการก่อสร้างของเรา ที่นั่น คุณสามารถใช้ตัวกรองที่กำหนดเองเพื่อคัดเลือกผลิตภัณฑ์ตามพารามิเตอร์ต่างๆ เช่น จำนวนผู้ใช้ที่รองรับ โมเดลราคา และตัวเลือกการปรับใช้

ระเบียบวิธี

เพื่อให้ได้รับการคัดเลือก ผลิตภัณฑ์ต้องเป็นไปตามเกณฑ์ต่อไปนี้:

• ผลิตภัณฑ์ต้องมีความสามารถในการจัดการเอกสารดังต่อไปนี้:
  • การจัดเก็บและจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ในตำแหน่งศูนย์กลาง
  • จับภาพเอกสารด้วยความสามารถในการสแกนและอัปโหลดเอกสาร
  • ค้นหาข้อความแบบเต็มเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและเรียกเอกสาร
• ผลิตภัณฑ์จำเป็นต้องมีบทวิจารณ์จากผู้ใช้อย่างน้อย 20 รายการเกี่ยวกับ Capterra (เผยแพร่ในช่วงสองปีที่ผ่านมา)
• ผลิตภัณฑ์ต้องมีคะแนน "แนวโน้มที่จะแนะนำ" สูง (คะแนนเฉลี่ยที่แนะนำอย่างน้อย 9 ใน 10 ใน Capterra)