6 สคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติที่สำคัญและเคล็ดลับในการสร้างมัน

การดำเนินธุรกิจขนาดเล็กหมายถึงการจัดการงานนับไม่ถ้วน การจัดการสายโทรศัพท์มักรู้สึกเหมือนเป็นการต่อสู้ที่พ่ายแพ้ สายที่ไม่ได้รับ เวลารอที่น่าหงุดหงิด และการสอบถามซ้ำๆ อาจกินเวลาอันมีค่าของคุณ และทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าถูกละเลย

แต่มีโซลูชันที่ราคาไม่แพง มีประสิทธิภาพ และน่าพึงพอใจอย่างน่าประหลาดใจ: การต่อสายตรงอัตโนมัติ และองค์ประกอบสำคัญประการหนึ่งในการปรับใช้การต่อสายตรงอัตโนมัติให้ประสบความสำเร็จคือสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติที่ทำหน้าที่เป็นพนักงานต้อนรับเสมือนของคุณ เพื่อนำทางผู้โทรไปยังจุดหมายปลายทางที่ต้องการ

คู่มือนี้จะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับสคริปต์การต่อสายอัตโนมัติพร้อมตัวอย่างเพื่อสร้างสคริปต์ที่สมบูรณ์แบบซึ่งยกระดับการสนับสนุนทางเทคนิคของคุณ ปรับปรุง ระบบโทรศัพท์ธุรกิจ ของคุณด้วยการกำหนดเส้นทางการโทรและตัวเลือกการโทรกลับที่มีประสิทธิภาพ และปรับปรุงการบริการลูกค้าของคุณ

สคริปต์การเข้าร่วมอัตโนมัติคืออะไร?

การต่อสายตรงอัตโนมัติคือระบบตอบรับโทรศัพท์อัตโนมัติที่กำหนดเส้นทางสายเรียกเข้า และจัดเตรียมเมนูและตัวเลือกที่บันทึกไว้ล่วงหน้าให้กับผู้โทร สคริปต์การต่อสายอัตโนมัติจะควบคุมตรรกะและโฟลว์ของระบบการต่อสายตรงอัตโนมัติ

สคริปต์เหล่านี้จะกำหนดว่าคำทักทายและตัวเลือกเมนูใดที่ผู้โทรจะได้ยิน และตำแหน่งที่เลือกเมนูต่างๆ ที่จะกำหนดเส้นทางการโทร

สคริปต์การต่อสายอัตโนมัติที่ออกแบบมาอย่างดีมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ราบรื่นและลดภาระงานสำหรับศูนย์บริการทางโทรศัพท์และทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณ

การต่อสายตรงอัตโนมัติสามารถทำได้ง่ายๆ เหมือนกับการบันทึกข้อความเสียงที่แจ้งลูกค้าด้วยข้อความแจ้งที่เฉพาะเจาะจง

ดังนั้นเมื่อเราอ้างถึงสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติ เราหมายถึงข้อความแจ้งและข้อมูลที่พนักงานต้อนรับเสมือนของคุณจะพูดกับใครก็ตามที่โทรเข้ามาเพื่อเข้าถึงไดเรกทอรีของบริษัทของคุณหรือติดต่อตัวแทนรายถัดไปที่พร้อมให้บริการ

สิ่งที่จะรวมไว้ในสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติ

สคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติที่ดีสามารถสร้างความประทับใจแรกที่ดีให้กับบ้านได้

นี่คือสิ่งที่คุณควรรวมไว้:

กล่าวทักทายและแนะนำตัว

เริ่มต้นด้วยคำทักทายที่เป็นมิตรและระบุชื่อบริษัทของคุณอย่างชัดเจน

ตัวอย่าง: “ขอบคุณที่โทรหา [ชื่อบริษัท]”

️ เวลาทำการและวันหยุดนักขัตฤกษ์

แจ้งให้ผู้โทรทราบเวลาทำการปกติของคุณ รวมถึงการเปลี่ยนแปลงหรือการปิดให้บริการในวันหยุดที่กำลังจะเกิดขึ้น

ตัวอย่าง: “เวลาทำการของเราคือ วันจันทร์ถึงวันศุกร์ เวลา 9.00 น. ถึง 17.00 น. ตามเวลาตะวันออก”

หากอยู่นอกเวลาทำการ ให้เสนอทางเลือกอื่น เช่น ฝากข้อความ เยี่ยมชมเว็บไซต์ หรือโทรกลับในวันทำการถัดไป

ตัวเลือกเมนู

ทำให้เมนูหลักกระชับและจำกัดตัวเลือกไว้ที่ 4-5 หมวดหมู่ที่จำเป็น

ระบุแต่ละตัวเลือกและปุ่มที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจนเพื่อกดและจัดลำดับความสำคัญของตัวเลือกตามความถี่ในการใช้งานและความเร่งด่วน

ตัวอย่าง: “สอบถามข้อมูลการขาย กด 1 หากต้องการติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้า กด 2 หากต้องการติดต่อแผนกใดแผนกหนึ่ง โปรดพูดชื่อหรือหมายเลขต่อ หรือกด 0 เพื่อพูดคุยกับตัวแทนฝ่ายสนับสนุนรายถัดไป”

คำแนะนำ

อธิบายวิธีโต้ตอบกับเมนูไม่ว่าจะเป็นการกดปุ่มหรือคำสั่งพูด

ตัวอย่าง: “กรุณากรอกหมายเลขที่เกี่ยวข้องหรือพูดชื่อที่ต้องการไปยังแผนกที่ถูกต้อง”

️ ตัวเลือกล้น

ระบุตัวเลือกสำรองสำหรับผู้โทรที่ไม่เลือกตัวเลือกเมนูหรือประสบปัญหา เสนอที่จะเชื่อมต่อพวกเขากับตัวแทนสด ฝากข้อความไว้ในกล่องจดหมายเสียงทั่วไป หรือเยี่ยมชมเว็บไซต์เพื่อดูคำถามที่พบบ่อย

ตัวอย่าง: “หากคุณไม่พบคำตอบที่ต้องการ กรุณากด 0 เพื่อพูดคุยกับตัวแทนหรือพูดว่า 'โอเปอเรเตอร์'”

ตัวอย่างสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติ

หากคุณประสบปัญหาในการเขียนสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติ ตัวอย่างเหล่านี้ควรให้แรงบันดาลใจมากมายแก่คุณในการเริ่มต้น:

1. คำทักทายการต่อสายตรงอัตโนมัติขั้นพื้นฐาน

ขอบคุณที่โทรมา [ชื่อบริษัท] เวลาทำการของเราคือ [เวลาทำการของรัฐ]

หากต้องการเข้าถึงแผนกใดแผนกหนึ่ง โปรดกดหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:

• ฝ่ายขาย กด 1
• ฝ่ายเรียกเก็บเงิน กด 2
• ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า กด 3
• สอบถามรายละเอียดอื่นๆ กรุณากด 4
• ฝากข้อความกด 5
• หากต้องการทำซ้ำข้อความนี้ ให้กด *”

2. ข้อความการต่อสายตรงอัตโนมัตินอกเวลาทำการ

"สวัสดี! คุณได้ติดต่อ [ชื่อบริษัท] นอกเวลาทำการปกติของเรา

เราเปิดทำการ [เวลาทำการของรัฐ] กรุณาฝากข้อความเสียงพร้อมชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และข้อความสั้นๆ หลังเสียงสัญญาณ แล้วเราจะโทรกลับในวันทำการถัดไป

หากต้องการฝากข้อความเสียง ให้กด 0 หรืออยู่ในสายต่อไป”

3. ข้อความวันหยุดและโปรโมชั่นพิเศษ

ลองเพิ่มคำทักทายช่วงวันหยุดหรือข้อความโปรโมชันพิเศษเพื่อเน้นผลิตภัณฑ์ใหม่ การอัปเดตราคา หรือข้อเสนอที่มีระยะเวลาจำกัด

ตัวอย่างเช่น: “สุขสันต์วันหยุดจาก [ชื่อบริษัท]! สำนักงานของเราปิดทำการในวันที่ [date] เนื่องใน [วันหยุด] กรุณากด 1 เพื่อฝากข้อความเสียงหรือโทรกลับหลังวันหยุดปิดสำหรับตัวแทนรายถัดไป”

หรือไฮไลท์โปรโมชั่นพิเศษ: “ยินดีต้อนรับสู่ [ชื่อบริษัท]! เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะเสนอส่วนลด 20% สำหรับการสมัครรับข้อมูลทั้งหมดสำหรับลูกค้าใหม่ในเดือนนี้เท่านั้น หากต้องการพูดคุยกับตัวแทนฝ่ายขายเกี่ยวกับข้อเสนอที่มีระยะเวลาจำกัดนี้ โปรดกด 0 หรือพูดว่า 'ตัวแทน'”

4. คำทักทายหลายภาษา

สวัสดี! Gracias por llamar a [ชื่อบริษัท]. สำหรับภาษาอังกฤษ กด 1 Para Espanol, oprima el 2.

5. คำทักทายเฉพาะแผนก

“สวัสดีและยินดีต้อนรับสู่แผนก [ชื่อแผนก] ของ [Company Name]

• สำหรับ [บริการของแผนก] กรุณากด 1
• หากคุณเป็นลูกค้าปัจจุบัน กด 2
• หากต้องการพูดคุยกับตัวแทน [แผนก] โปรด 3.

หากคุณกำลังโทรมาเกี่ยวกับ [ปัญหาเฉพาะ] โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเราที่ [ที่อยู่เว็บไซต์] เพื่อขอความช่วยเหลือทันที

ขอบคุณสำหรับการโทรของคุณ มีวันที่ดี”

ตัวอย่าง: “ยินดีต้อนรับสู่แผนกขายของ Nextiva สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของเรา โปรดกด 1 หากคุณเป็นลูกค้าปัจจุบัน กด 2 หากต้องการพูดคุยกับตัวแทนฝ่ายขาย โปรดกด 3 หากมีข้อสงสัยอื่นๆ โปรดเยี่ยมชมเว็บไซต์ของเราที่ nextiva.com เพื่อขอความช่วยเหลือในทันที”

6. เทมเพลตสำหรับการทักทายข้อความเสียงแบบกำหนดเอง

ลองใช้เทมเพลตต่อไปนี้เพื่อสร้างคำทักทายวอยซ์เมลแบบกำหนดเอง:

คำทักทายข้อความเสียงมาตรฐาน: “คุณมาถึงกล่องข้อความเสียงของ [ชื่อ] แล้ว กรุณาฝากชื่อ เบอร์ และข้อความสั้นๆ หลังเสียงสัญญาณ แล้วผมจะโทรกลับโดยเร็วที่สุด หากต้องการฝากข้อความเสียง ให้กด 0 หรือเพียงรอเสียงสัญญาณ ขอบคุณ."

คำทักทายเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงาน: “คุณถึง [ชื่อ] แล้ว ฉันจะออกจากออฟฟิศตั้งแต่ [วันที่เริ่มต้น] ถึง [วันที่สิ้นสุด] โดยไม่มีการเข้าถึงข้อความเสียง สำหรับการร้องขอเร่งด่วน โปรดติดต่อ [ผู้ติดต่อสำรอง]”

คำทักทาย ของศูนย์บริการ : “ขอขอบคุณที่โทรหาศูนย์บริการลูกค้าของ [บริษัท] เนื่องจากมีปริมาณการโทรจำนวนมาก โปรดฝากข้อความเสียงพร้อมชื่อ รายละเอียดบัญชี และปัญหาของคุณ จากนั้นตัวแทนจะโทรกลับหาคุณภายในหนึ่งวันทำการ หากต้องการฝากข้อความกด 0 ทันที”

เคล็ดลับสำหรับสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติที่สวยงาม

สคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติช่วยปรับปรุงระบบโทรศัพท์ของคุณและ ปรับปรุงการบริการลูกค้า เฉพาะในกรณีที่ทำถูกต้องเท่านั้น

เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเขียนสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติมีดังนี้

ความชัดเจนและรัดกุม

ใช้คำทักทายที่สั้นและไพเราะ: ไม่มีใครอยากฟังคำทักทายที่ยาวและยาวเหยียด ตั้งเป้าหมายให้คำทักทายเริ่มต้นของคุณไม่เกิน 15 วินาที และให้แต่ละตัวเลือกเมนูสั้นและตรงประเด็น

ใช้ภาษาที่ชัดเจนและกระชับ: หลีกเลี่ยงศัพท์เฉพาะและคำศัพท์ทางเทคนิคที่ผู้โทรอาจไม่เข้าใจ ใช้ภาษาอังกฤษธรรมดาและระบุตัวเลือกเมนูให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

องค์กรและการไหล

จัดลำดับความสำคัญของตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุด: ใส่ตัวเลือกที่ผู้โทรมักจะใช้ไว้ที่จุดเริ่มต้นของเมนู สิ่งนี้จะช่วยประหยัดเวลาและความยุ่งยาก

ใช้ลำดับเชิงตรรกะ: จัด กลุ่มตัวเลือกที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมนูนั้นง่ายต่อการปฏิบัติตาม ตัวอย่างเช่น คุณอาจจัดกลุ่มการขาย การสนับสนุน และการเรียกเก็บเงินไว้ภายใต้ตัวเลือก "การบริการลูกค้า"

เสนอเส้นทางหลบหนี: ให้ทางเลือกแก่ผู้โทรในการพูดคุยกับเจ้าหน้าที่รับสายสดหรือฝากข้อความเสียงไว้เสมอ นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้โทรที่ไม่สามารถหาตัวเลือกที่ต้องการหรือต้องการพูดคุยกับมนุษย์มากกว่า

ความเป็นมืออาชีพและความเป็นมิตร

ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพ: ระบบต่อสายตรงอัตโนมัติของคุณควรฟังดูเป็นมิตรและช่วยเหลือดี แต่ก็ควรเป็นมืออาชีพด้วย หลีกเลี่ยงการใช้คำสแลงหรือภาษาที่ไม่เป็นทางการจนเกินไป

บันทึกด้วยเสียงคุณภาพสูง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการบันทึกของคุณชัดเจนและเข้าใจง่าย ไม่มีใครอยากฟังการบันทึกที่สะดุดหรืออู้อี้

อัปเดตอยู่เสมอ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติของคุณเป็นข้อมูลล่าสุดเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในธุรกิจของคุณ เช่น ส่วนขยายใหม่หรือชื่อแผนก

เทคโนโลยีและการทดสอบ

บันทึกอย่างมืออาชีพ: ลงทุนในความสามารถด้านเสียงระดับมืออาชีพ หรือฝึกฝนการใช้ถ้อยคำและจังหวะที่ชัดเจนในการบันทึกของคุณ

ยอมรับเทคโนโลยี: ใช้คุณสมบัติการตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ ( IVR) เพื่อรวบรวมข้อมูลผู้โทรก่อนที่จะกำหนดเส้นทาง ช่วยให้ทุกคนประหยัดเวลา

ทดสอบและปรับแต่ง: ทดสอบสคริปต์ของคุณกับผู้โทรจริงเป็นประจำ และทำการปรับเปลี่ยนตามคำติชมของพวกเขา จำไว้ว่ามันไม่เคยฝังหิน!

การปรับปรุงปกติ

ตรวจสอบสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติเป็นระยะๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคำแนะนำและตัวเลือกต่างๆ เป็นปัจจุบัน ข้อมูลที่ล้าสมัยฟังดูไม่เป็นมืออาชีพ

เมื่อปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะสามารถสร้างสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผู้โทรไปยังแผนกที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ การสละเวลาเพื่อสร้างสคริปต์อย่างไตร่ตรองจะให้ผลตอบแทนที่ดีผ่านการบริการลูกค้าที่ดีขึ้น

ประโยชน์ของการเข้าร่วมอัตโนมัติ

การใช้ระบบตอบรับอัตโนมัติมีข้อดีมากมายที่ช่วยประหยัดเงินของบริษัทในขณะเดียวกันก็ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าด้วย

ด้วยเสียงเตือนที่ปรับแต่งได้และตัวเลือกในการเชื่อมต่อผู้โทรกับแผนกหรือบริการที่ร้องขอโดยตรง ผู้เข้าร่วมอัตโนมัติจะปรับปรุงการกำหนดเส้นทางการโทร

บริษัทต่างๆ รายงานการลดต้นทุนที่เห็นได้ชัดเจนหลังจากบูรณาการระบบการดูแลอัตโนมัติ เนื่องจากจำเป็นต้องใช้ทรัพยากรพนักงานน้อยลงในการควบคุมและจัดการสายเรียกเข้า

ในขณะเดียวกัน ลูกค้าจะได้เพลิดเพลินกับการขยายเวลาให้บริการนอกเวลาทำการปกติและการบริการตนเองที่รวดเร็วยิ่งขึ้นสำหรับคำขอทั่วไป เช่น การตรวจสอบยอดคงเหลือหรือสถานะคำสั่งซื้อ

ระบบการตอบรับอัตโนมัติแสดงให้เห็นว่าเทคโนโลยีเมนูโทรศัพท์อัจฉริยะจ่ายเงินปันผลให้กับทั้งธุรกิจและผู้บริโภคผ่านการจัดการการโทรและการเข้าถึงบริการที่ได้รับการปรับปรุงอย่างไร

โดยสรุป การต่อสายตรงอัตโนมัติ:

• ประหยัดเงินโดยไม่ต้องเสียสละการบริการลูกค้า การต่อสายตรงอัตโนมัติมีแผนกต้อนรับแบบมืออาชีพโดยมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อยในการจ้างพนักงาน
• สื่อถึงภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่สวยงามและมีชื่อเสียง การต่อสายตรงอัตโนมัติทำให้ธุรกิจขนาดเล็กดูมั่นคงขึ้นด้วย การกำหนดเส้นทางการโทร ที่ซับซ้อน
• กรองการโทร เพื่อจับคู่ผู้โทรกับแผนกที่ถูกต้อง
• จัดลำดับความสำคัญของการโทรเข้าที่มีมูลค่าสูงได้ดีขึ้น
• ปรับปรุงการบริการลูกค้า การต่อสายตรงอัตโนมัติจะรับสายทุกสายทันทีและกำหนดเส้นทางผู้โทรอย่างสุภาพโดยใช้เทคโนโลยีตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ นี้จะช่วยป้องกันความยุ่งยากจากสายที่ไม่ได้รับ
• ช่วยให้พนักงานประหยัดเวลา จากการกำหนดเส้นทางการโทรด้วยตนเอง โดยให้บริการลูกค้ามากกว่าการรับสายซ้ำๆ

วิธีการหาผู้ดูแลรถยนต์ราคาไม่แพง

การสร้างสคริปต์การต่อสายตรงอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการควบคุมการโทรและการฉายภาพระดับมืออาชีพ ระบบเมนูโทรศัพท์ที่เหมาะสมช่วยแนะนำลูกค้าไปยังแผนกที่ถูกต้องได้อย่างราบรื่น ในขณะเดียวกันก็ช่วยประหยัดเวลาของพนักงานในการตอบคำถามพื้นฐาน

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าทุกโซลูชันจะถูกสร้างขึ้นมาเท่ากัน

เพื่อให้ได้ฟีเจอร์ที่มีประสิทธิภาพโดยไม่ทำลายงบประมาณ ธุรกิจที่มีความคิดก้าวหน้าหันมาใช้ บริการโทรศัพท์ VoIP เช่น Nextiva Nextiva นำเสนอเทคโนโลยีการต่อสายตรงอัตโนมัติและการกำหนดเส้นทางการโทรที่ซับซ้อนผ่านระบบบนคลาวด์ที่ใช้งานง่าย ซึ่งออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโตโดยคำนึงถึงต้นทุน

ด้วย Nextiva คุณสามารถสร้างเมนูการต่อสายอัตโนมัติแบบกำหนดเอง เสียงที่บันทึกไว้อย่างมืออาชีพ ส่วนขยาย ตารางเวลา ไดเร็กทอรีการโทรตามชื่อ และอื่นๆ ได้ในไม่กี่นาทีโดยไม่ต้องมีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิค

ฟังก์ชันการทำงานแบบไดนามิกจะปรับขนาดตามความต้องการทางธุรกิจ ในขณะที่การกำหนดราคาที่โปร่งใสจะปรับขนาดตามงบประมาณของคุณเพียง $18.95 ต่อเดือนในการเริ่มต้น

ในตลาดระบบโทรศัพท์ธุรกิจที่มีผู้คนหนาแน่น การตั้งค่าที่ไร้ความเครียด ความสามารถระดับสูงสุด การสนับสนุนลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน และบริการที่ปรับขนาดได้ของ Nextiva ทำให้ Nextiva เป็นผู้ให้บริการดูแลระบบอัตโนมัติชั้นนำสำหรับบริษัทที่เชี่ยวชาญทุกขนาด