วิธีอัปเกรดการสื่อสารทางธุรกิจของคุณด้วยการรับส่งข้อความเสียง

การส่งข้อความเสียงมักถูกมองข้ามเป็นวิธีการสื่อสารทางธุรกิจ แม้ว่าจะมีข้อดีหลายประการ: คุณสามารถสื่อสารตามจังหวะของคุณเอง ในลักษณะที่แสดงออก โดยไม่ต้องอยู่ที่สำนักงาน

ธุรกิจสามารถสร้างข้อความเสียงและส่งไปยังกลุ่มลูกค้าหรือพนักงานได้อย่างรวดเร็ว เป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการติดต่อกับทีมของคุณและสื่อสารกับลูกค้าของคุณ

นี่คือวิธีการทำงานของข้อความเสียงและวิธีที่คุณสามารถส่งข้อความที่ดึงดูดผู้ชมของคุณได้ทันที

การส่งข้อความเสียงทำงานอย่างไร

ข้อความเสียง (เรียกอีกอย่างว่าข้อความเสียง) เป็นข้อความเสียงสั้น ๆ ที่บันทึกไว้ซึ่งคุณสามารถส่งไปยังผู้รับหนึ่งรายหรือหลายราย

ด้วยการส่งข้อความเสียง คุณสามารถส่งข้อความเสียงที่บันทึกไว้และเสียงอื่นๆ ไปยังโทรศัพท์ของผู้รับได้ ข้อความจะถูกส่งเป็นการโทรและจะปล่อยเป็นข้อความเสียงอัตโนมัติหากไม่มีผู้รับสาย

วิธีส่งข้อความเสียง

ในการส่งการบันทึกเสียงในข้อความโดยใช้ โทรศัพท์ที่ใช้ Android ให้ทำตามขั้นตอนนี้:

• ไปที่ 'ข้อความ' และเลือกผู้รับของคุณ
• คลิกไอคอน "การบันทึก" ค้างไว้ (ที่ด้านล่างขวาของหน้าจอ) ขณะบันทึกข้อความของคุณ
• คลิกไอคอนลูกศร (ที่ด้านล่างขวาด้วย) เพื่อส่งไฟล์เสียงของคุณ

หากคุณกำลังใช้ โทรศัพท์ที่ทำงานบน IOS นี่คือขั้นตอน:

• แตะปุ่ม 'บันทึกเสียง' ค้างไว้เพื่อบันทึกข้อความเสียงของคุณ
• แตะปุ่ม "เล่นข้อความ" เพื่อฟังข้อความของคุณก่อนส่ง
• แตะปุ่ม "ส่งเสียง" เพื่อส่งข้อความหรือปุ่ม "ลบการบันทึกเสียง" เพื่อลบ

ข้อความเสียงหายไปก่อนที่จะถูกอ่านหรือไม่?

iPhone จะลบข้อความเสียงโดยอัตโนมัติหลังจากคุณฟังสองนาที เว้นแต่คุณจะคลิก Keep เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ให้ไปที่การตั้งค่า > ข้อความ > หมดอายุ (ด้านล่างข้อความเสียง) จากนั้นคลิก "ไม่เลย" ข้อความเสียงที่บันทึกไว้จะถูกเก็บไว้ในแอพ Messages สำหรับ iOS 12 และในแอพ Voice Memos สำหรับเวอร์ชั่นก่อนหน้า

เคล็ดลับการส่งข้อความเสียง

การสร้างข้อความเสียงที่ดึงดูดผู้คนและสร้างการตอบกลับนั้นไม่ยากอย่างที่คุณคิด สิ่งที่คุณต้องทำคือปฏิบัติตามกฎง่ายๆ 4 ข้อเหล่านี้:

1. หลีกเลี่ยงศัพท์แสง

ศัพท์เฉพาะและศัพท์เทคนิคที่ผู้รับของคุณอาจไม่เข้าใจจะทำให้เกิดความสับสนเท่านั้น ผู้รับควรเข้าใจอย่างรวดเร็วว่าข้อความของคุณเกี่ยวกับอะไร เพื่อให้สามารถตอบกลับได้ทันที

2. ทำให้มันง่าย

ให้ข้อความของคุณสั้นและตรงประเด็น เป็นผลให้พวกเขาจะชัดเจนและจดจำได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยป้องกันไม่ให้คุณพูดเร็วเกินไป

3. การฝึกฝนทำให้สมบูรณ์แบบ

ต่างจากข้อความเสียง คุณสามารถบันทึกข้อความเสียงได้หลายครั้งเท่าที่ต้องการ ดังนั้นให้ใช้เวลาในการแก้ไขให้ถูกต้อง คุณสามารถจ้างนักพากย์เพื่อบันทึกข้อความเสียงของคุณได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการส่งข้อความทางธุรกิจในภาษาที่คุณไม่คุ้นเคย

4. ระบุขั้นตอนต่อไปที่ชัดเจน

ในตอนท้ายของข้อความ ผู้รับควรรู้ว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไรต่อไป คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ชัดเจนคือสิ่งที่กระตุ้นการตอบสนองจากผู้ชมของคุณ ดังนั้นอย่าลืมรวมไว้ในทุกการสื่อสาร

วิธีส่งข้อความเสียงด้วย TextMagic

การใช้ TextMagic เพื่อส่งข้อความเสียงเป็นเรื่องง่ายและสามารถทำได้ในไม่กี่ขั้นตอน

ข้อดีอีกประการของการส่งข้อความเสียงคือสามารถกำหนดเวลาได้ คุณสามารถติดต่อได้หลายคนในเวลาที่คุณเลือก

ข้อความเป็นคำพูด

ด้วยข้อความแปลงข้อความเป็นคำพูด คุณจะส่งข้อความที่จะถูกประมวลผลโดยโปรแกรมแปลงข้อความเป็นคำพูดและแปลงเป็นไฟล์เสียง ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถส่งข้อความเสียงด่วนได้แม้ในเวลาที่คุณไม่สามารถบันทึกได้

• เลือก 'เขียน' จากเมนูหลัก
• เลือก 'ข้อความเป็นคำพูด'

• ป้อนผู้รับในกล่องข้อความ หรือไปที่รายชื่อ/รายชื่อซึ่งจะเปิดหน้าต่างป๊อปอัป
• ตรวจสอบหมายเลขหรือรายการที่คุณต้องการส่งเสียงไป และยืนยันโดยคลิกที่ 'เพิ่ม x ผู้ติดต่อ/รายการ' ซึ่งจะนำคุณกลับไปที่หน้าจอหลักด้วย
• เลือกหมายเลขที่คุณต้องการส่งข้อความ
• พิมพ์ข้อความของคุณลงในกล่องข้อความ นอกจากนี้ คุณสามารถปรับแต่งข้อความโดยใช้ฟิลด์แบบกำหนดเองได้
• คลิก 'ดูตัวอย่าง' เพื่อฟังข้อความของคุณ

• คลิก 'ส่ง' เพื่อส่งข้อความของคุณทันที หรือ 'กำหนดเวลาข้อความ' เพื่อส่งข้อความในภายหลัง ในเวลาที่คุณเลือก
• TextMagic มีเครื่องมือแปลงข้อความเป็นคำพูดฟรี: คุณสามารถส่งข้อความเพื่อแปลงเป็นไฟล์เสียงได้ หากคุณต้องการตอบกลับข้อความมากกว่าหนึ่งข้อความพร้อมกัน นี่คือเครื่องมือที่คุณควรใช้

ออกอากาศด้วยเสียง

การแพร่ภาพด้วยเสียงช่วยให้คุณอัปโหลดไฟล์เสียงได้นานถึง 90 วินาที จากนั้นคุณสามารถส่งเป็นข้อความเสียงไปยังผู้รับได้

• เลือก 'เขียน' จากเมนูหลัก
• เลือก 'การแพร่ภาพด้วยเสียง'

• ป้อนผู้รับในกล่องข้อความ หรือไปที่รายชื่อ/รายชื่อซึ่งจะเปิดหน้าต่างป๊อปอัป
• ตรวจสอบหมายเลขหรือรายการที่คุณต้องการส่งเสียงไป และยืนยันโดยคลิกที่ 'เพิ่ม x ผู้ติดต่อ/รายการ' ซึ่งจะนำคุณกลับไปที่หน้าจอหลักด้วย
• เลือกหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณต้องการส่งข้อความ
• คลิก 'เลือกเสียง' และป๊อปอัปใหม่จะปรากฏขึ้น ซึ่งคุณสามารถเลือก 'อัปโหลดเสียงใหม่' เพื่อรับไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ หรือหากคุณมีไฟล์เสียงอยู่ในบัญชี TextMagic แล้ว ไฟล์เหล่านี้จะปรากฏด้านล่าง และคุณสามารถ ตรวจสอบรายการที่คุณต้องการส่ง

• เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ 'ใช้การบันทึก' ซึ่งจะนำคุณกลับไปที่หน้าต่างหลัก
• คลิก 'ส่ง' หรือ 'กำหนดเวลาข้อความ'

การส่งข้อความเสียงเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ

การส่งข้อความเสียงมีประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจ สามารถใช้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารกับพนักงานและลูกค้า และยังเป็นเครื่องมือทางการตลาดอีกด้วย

พูดคุยกับทีมงานของคุณ

สมาชิกในทีมที่ยุ่งอยู่กับการเดินทางอาจไม่มีเวลาหยุดและพิมพ์ข้อความ สามารถบันทึกและส่งข้อความได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะโทรเข้ามา ช่วยประหยัดเวลา — สำหรับพนักงานภาคสนามและในสำนักงาน สมาชิกในทีมที่ไม่มีเวลาอ่านข้อความหรืออีเมลสามารถฟังข้อความได้ ไม่จำเป็นต้องมองที่หน้าจอโทรศัพท์ของพวกเขา

เนื่องจากข้อความเสียงถูกส่งเป็นการโทร จึงมีประโยชน์เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการให้พนักงานได้ยินข้อความในทันที

ตัวอย่างเช่น ร้านเสื้อผ้า Bob's Stores ตัดสินใจปิดร้าน 35 แห่งในช่วงที่เกิดพายุเฮอริเคนแซนดี้ และจำเป็นต้องส่งการแจ้งเตือน ด้วยการออกอากาศด้วยเสียง พวกเขาสามารถแจ้งเตือนพนักงานกว่า 200 คนได้ในเวลาไม่กี่นาที

ข้อความเสียงยังทำให้คุณสามารถสื่อสารกับสมาชิกในทีมในเขตเวลาอื่นเป็นการส่วนตัวมากขึ้น

สำหรับทีมที่อยู่ห่างไกล การสื่อสารด้วยข้อความและข้อความโต้ตอบแบบทันทีเท่านั้นที่จะไม่มีตัวตน การส่งข้อความเสียงสามารถเพิ่มความเป็นมนุษย์มากขึ้นเมื่อคุณไม่สามารถออนไลน์ได้ทั้งหมดในเวลาเดียวกัน

เชื่อมต่อกับลูกค้า

การส่งข้อความเสียงสามารถปรับปรุงการสื่อสารของคุณกับลูกค้า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งข้อความเสียงเพื่อแจ้งความคืบหน้าของโครงการ การแจ้งเตือนการนัดหมาย หรือการยืนยันการจอง

การส่งข้อความเสียงหรือข้อความเป็นคำพูดจะเพิ่มโอกาสที่ลูกค้าของคุณจะได้รับการเตือนและการแจ้งเตือน ซึ่งจะทำให้บริการของคุณง่ายขึ้นสำหรับลูกค้า

นอกจากการช่วยให้ลูกค้าของคุณจดจำการนัดหมายแล้ว ยังช่วยป้องกันการสูญเสียผลกำไรเนื่องจากการพลาดการจอง

ตัวอย่างเช่น ทันตแพทย์เสียเงินเฉลี่ย 31,500 เหรียญต่อปีจากการนัดหมายที่ไม่ได้รับ ด้วยเหตุนี้ RevenueWell จึงใช้การแพร่ภาพด้วยเสียงเพื่อส่งการแจ้งเตือนการนัดหมายส่วนบุคคล 80,000 รายการต่อเดือน

ข้อความเสียงช่วยให้การโต้ตอบกับลูกค้าเป็นประจำมีความเป็นส่วนตัวมากกว่าอีเมลหรือข้อความ นอกจากนี้ยังแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าคุณให้การดูแลในระดับพิเศษ

แปลงลีดเพิ่มเติม

การส่งข้อความเสียงเป็นวิธีที่มีส่วนร่วมมากที่สุดในการส่งการสื่อสารทางการตลาดไปยังลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อของคุณ คุณสามารถติดต่อพวกเขาในเขตเวลาใดก็ได้ด้วยข้อความที่กำหนดเวลาไว้

ด้วยการสร้างและปรับแต่งไฟล์เสียงในทุกขั้นตอนของการโต้ตอบกับลูกค้าเป้าหมาย ข้อความเสียงช่วยให้ผู้ติดต่อติดตามผลสอดคล้องกันมากขึ้น

หากคุณสามารถตอบกลับลูกค้าเป้าหมายได้ภายในหนึ่งนาทีหลังจากได้รับคำขอข้อมูล คุณก็มีแนวโน้มที่จะได้รับการขายมากขึ้น อย่างไรก็ตาม มีธุรกิจเพียง 7% เท่านั้นที่ตอบกลับภายในห้านาที ข้อความเสียงอัตโนมัติช่วยให้ตอบสนองต่อลูกค้าเป้าหมายได้ในทันที ด้วยเหตุนี้ ทีมขายของคุณจะได้รับ Conversion เพิ่มขึ้นจากลีดที่มีอยู่

นอกจากการตอบกลับที่รวดเร็วขึ้นแล้ว การส่งข้อความเสียงยังช่วยให้มั่นใจว่าเจ้าหน้าที่ที่ถ่ายทอดสดของคุณสามารถใช้เวลามากขึ้นในการพูดคุยกับลีดที่ผ่านการรับรองและรอน้อยลงสำหรับลีดเพื่อรับโทรศัพท์

พร้อมที่จะเริ่มต้นใช้งานข้อความเสียงแล้วหรือยัง

การส่งข้อความเสียงทำงานเร็วกว่าการพิมพ์มากและเป็นประโยชน์กับทุกธุรกิจ โดยเฉพาะธุรกิจระหว่างประเทศที่พนักงานสื่อสารกันมากกว่าหนึ่งภาษา ไม่มีการพิมพ์ผิด ช่วยประหยัดเวลา และสามารถเปิดข้อความในเวลาที่สะดวกที่สุดสำหรับผู้รับ