การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส: ทำงานให้เสร็จมากขึ้น & หลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่าย

เมื่อคู่แข่งทะยานขึ้นราวกับจรวดและเติบโตเร็วกว่าคุณ คุณจะต้องค้นหาคำตอบ พวกเขาได้รับเงินทุนเพิ่มขึ้นหรือชนะบัญชีที่เข้าใจยากหรือไม่? คุณสามารถพลิกก้อนหินจำนวนมากเพื่อค้นหาจิ้งหรีด

คำตอบนั้นง่ายกว่ามาก พวกเขาเชี่ยวชาญศิลปะและวิทยาศาสตร์ของ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ช่วยให้บริษัทต่างๆ ลดเวลาที่เสียไปและทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น

การสื่อสารทางธุรกิจสร้างหรือทำลายทุกบริษัท น้อยเกินไป และโครงการหยุดชะงักและตกราง แต่ มากเกินไป และคุณเบี่ยงเบนความสนใจของทีมจากการก้าวหน้าอย่างแท้จริง

การให้ทีมของคุณสามารถทำงาน ได้โดยไม่ต้อง คาดหวังการตอบสนองในทันทีจะปลดล็อกประสิทธิภาพระดับใหม่ทั้งหมด

สตาร์ทอัพอย่าง GitLab และ Asana รับมือกับรุ่นใหญ่โดยใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อให้ทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

มาเจาะลึกถึงประโยชน์ ข้อจำกัด และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อปรับปรุงวิธีการทำงานของทีมแบบกระจาย

• การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?
• ข้อจำกัดของการสื่อสารตามเวลาจริง
• ประโยชน์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส
• ทำให้ async และ sync ทำงานได้ดีขึ้น
• การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่สมดุล
• คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เป็นวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยไม่ต้องคาดหวังผลตอบรับแบบเรียลไทม์ ช่วยลดจุดตรวจสดต่างๆ โดยให้ความสำคัญกับคำขอเริ่มต้นมากขึ้น

รูปแบบการสื่อสารนี้ช่วยลดการอัปเดตสถานะแบบเห็นหน้าโดยไม่ขัดขวางเอาต์พุต ด้วยเหตุนี้ จึงเป็นประโยชน์สำหรับผู้ปฏิบัติงานนอกสถานที่ซึ่งทำงานอย่างลึกซึ้งตามจังหวะของตนเอง

ตัวอย่างของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสรวมถึงการส่งอีเมลถึงรองประธานฝ่ายขายเพื่ออัปเดตการคาดการณ์ของไตรมาสนี้หรือเสนอความคิดเห็นเกี่ยวกับเอกสารที่แชร์ ไม่มีการคาดหวังให้ผู้รับตอบกลับทันที พวกเขาสามารถอ่านและตอบกลับเมื่อเหมาะสำหรับพวกเขาแทน

เนื่องจากบริษัทต่างๆ เปิดรับการทำงานทางไกลในหลายเขตเวลา ความสนใจในอะซิงโครนัสจึงเพิ่มขึ้น การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยเพิ่มผลผลิตและขวัญกำลังใจ จึงไม่น่าแปลกใจที่บริษัทที่เติบโตเร็วที่สุดจะนำมาใช้

การสื่อสารแบบซิงโครนั ส หรือที่เรียกว่าการสื่อสารตามเวลาจริง เกี่ยวข้องกับการมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมทีมและคาดหวังการตอบสนองในทันที ตัวอย่างเช่น หากคุณอยู่ในการประชุมและถามคำถามกับสมาชิกในทีมและต้องการคำตอบในตอนนี้ ซิงโครนัสไม่ได้หมายถึงตัวต่อตัวเท่านั้น พบได้ในช่อง Slack, แฮงเอาท์วิดีโอ และสแตนด์อัพรายสัปดาห์

บนพื้นผิว เสียง async และ sync เป็นเหมือนความแตกต่างที่เรียบง่าย

อีเมลมักไม่ต้องการคำตอบในทันที แต่การสนทนาแบบตัวต่อตัวก็ยังจำเป็น ความคาดหวังเหล่านี้ไม่เป็นรูปธรรม และด้วย การสื่อสารโทรคมนาคม ของทีมมากขึ้น บรรทัดนั้นจึงเบลอกว่าที่เคย

ตัวอย่างเช่น การแชทและการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีสามารถเป็นได้ทั้งแบบเรียลไทม์และแบบอะซิงโครนัส เช่นเดียวกับอีเมล: ถามใครก็ตามที่ได้รับข้อความจากผู้จัดการในช่วงดึก ไม่อาจต้านทานได้ที่จะเลื่อนการตอบกลับออกไปจนกว่าจะถึงวันทำงานถัดไป

ความลับไม่ใช่เทคโนโลยี แต่เป็นวัฒนธรรมและความคาดหวังของบริษัทคุณ

ขออภัย มีบริษัทจำนวนมากเกินไปที่ไม่ได้กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนหรือให้คำแนะนำ และนี่คือจุดที่ผู้คนหงุดหงิด ข้ามสัญญาณ และประสิทธิภาพการทำงานต้องหยุดชะงัก

จากการสำรวจ สถานะการสื่อสารทางธุรกิจของ เรา มากกว่าครึ่งหนึ่งของธุรกิจต้องเผชิญกับวิกฤตทุกเดือนหรือนานกว่านั้นเนื่องจากปัญหาด้านการสื่อสาร

แต่แตกต่างจากการใช้เครื่องมือการจัดการโครงการใหม่ วัฒนธรรมบริษัทเปลี่ยนแปลงได้ยากกว่า

ที่เกี่ยวข้อง: การสื่อสารในทีมเสมือน: มันคืออะไร ความท้าทายอันดับต้น ๆ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ข้อจำกัดของการสื่อสารตามเวลาจริง

คุณน่าจะฝึกการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสอยู่แล้วในสองสามวิธี อย่างไรก็ตาม ค่าเริ่มต้นคือการจัดการกับปัญหาและคำขอที่เกิดขึ้น

การระบาดใหญ่ได้เปลี่ยนแปลงอนาคตของการทำงานไปอย่างมาก แต่ไม่จำเป็นต้องดีขึ้นเสมอไป ทีมที่อยู่ห่างไกลหลายคนอ้างว่าพวกเขาอยู่ในการประชุมไม่รู้จบ ดัชนีแนวโน้มการทำงานโดย Microsoft เปิดเผย ว่า 62% ของการโทรและการประชุมไม่ได้กำหนดเวลาไว้ สถิตินี้รวบรวมจากกว่า 31,000 บริษัท

พนักงานส่วนใหญ่ใช้เวลา 80% ของวันในการประชุม ทางโทรศัพท์ และตอบกลับอีเมล ตาม HBR แต่ถ้าทีมของคุณพร้อมเสมอ พวกเขาจะโฟกัสที่งานอย่างลึกซึ้งได้อย่างไร

ความจริงก็คือพวกเขาไม่สามารถ

การใช้การสื่อสารแบบซิงโครนัสเป็นการขโมยโฟกัสของทีม นอกจากนี้ยังส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณในหลายประการ:

• ให้รางวัลอยู่เหนือประสิทธิภาพการทำงาน เมื่อเวลาตอบสนองที่รวดเร็วคือสิ่งที่คาดหวัง ทีมของคุณจะจัดลำดับความสำคัญของการมีอยู่แทนการทำงานของพวกเขา การศึกษาโดยไม่เปิดเผยชื่อของ พนักงานออฟฟิศ 50,000 คน พบว่าคนส่วนใหญ่ตรวจสอบอีเมลหรือแอพแชทของพวกเขาทุก ๆ หกนาทีหรือน้อยกว่า!
• เพิ่มความเครียดที่ไม่จำเป็นซึ่งผลักดันการหมุนเวียน การพร้อมตลอดเวลาทำให้เกิดความเครียดที่คาดไม่ถึง ซึ่งเป็นสภาวะวิตกกังวลอย่างต่อเนื่อง คนทำงานที่มีความเครียดสูงมีโอกาสเลิกจ้างมากกว่าถึงสามเท่า
• ข้อมูลที่ดำเนินการได้ของไซโล เมื่อบริบทของการตัดสินใจเกิดขึ้นระหว่างการประชุมสดเท่านั้น การตัดสินใจนั้นจะได้รับสิทธิพิเศษ แทนที่จะรู้ว่าจะหาคำตอบได้จากที่ใด ทีมกระจายของคุณจะถามคำถามเดียวกันและไม่สามารถดำเนินการตามขั้นตอนของตนเองได้
• จำกัดการไหลของทีมของคุณ 'โฟลว์' คือสภาวะของการโฟกัสที่ลึกซึ่งมาจากช่วงเวลาต่อเนื่องที่ยาวนานเท่านั้น ในการศึกษา 10 ปี McKinsey พบว่าคนงานที่ไหลเข้ามี ประสิทธิผลมากกว่าคนงานที่ถูกขัดจังหวะเป็นประจำถึงห้าเท่า
• ทำให้ต่างคนต่างอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างกัน การสื่อสารแบบซิงโครนัสต้องการให้ทุกคนปรากฏตัวพร้อมกัน หากทีมของคุณทำงานข้ามเขตเวลา แสดงว่ามีเพียงบางส่วนเท่านั้นที่สามารถเข้าร่วมได้ นอกจากนี้ยังจำกัดสมาชิกในทีมไม่ให้จัดการเวลาของตนเอง

ประโยชน์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

ในทางกลับกัน การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสทำให้ทีมของคุณมีอิสระในการทำงานตามตารางเวลาที่เหมาะสมที่สุด

วัฒนธรรมของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมีข้อดีที่น่าสังเกตหลายประการ:

1. ระงับการหยุดชะงักเพื่อผลผลิตที่สูงขึ้น ผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ เช่น วิศวกร นักออกแบบ และนักเขียน จำเป็นต้องมีวงจรการทำงานที่ลึกซึ้งเป็นเวลานานเพื่อทำงานให้ดีที่สุด
2. ผลลัพธ์สถานที่เหนือการตอบสนอง แทนที่จะประเมินทีมของคุณสำหรับเวลาตอบสนอง ให้วัดผล แม้แต่ในหัวข้อที่ซับซ้อน แอพอย่าง Loom ทำให้ง่ายต่อการบันทึก screencast สั้น ๆ
3. เน้นการคิดเชิงกลยุทธ์ ความเร็วของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยเพิ่มพื้นที่ในการคิดอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับคำตอบของคุณ ซึ่งหมายความว่ามีการสนทนากลับไปกลับมาน้อยลงและได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้น คำตอบอาจใช้เหตุผลและครุ่นคิดมากกว่า เมื่อเทียบกับการไม่รู้ข้อมูลและเฉพาะกิจ
4. กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน ไม่ต้องมานั่งรอคำตอบหรืออารมณ์เสียเมื่อเพื่อนร่วมทีมไม่ติดต่อกลับทันที ทุกคนรู้ว่าควรคาดหวังการตอบสนองเมื่อใดและสามารถทำงานต่อไปได้จนถึงวันนั้น
5. ปลูกฝังวัฒนธรรมการแบ่งปันความรู้ การตัดสินใจจากการประชุมจะกลายเป็นข้อมูลอัปเดตทั่วทั้งบริษัท แทนที่จะเปิดให้เฉพาะผู้เข้าร่วมประชุมเท่านั้น การปรับปรุงนี้ช่วยเร่งความเร็วจุดตรวจในโครงการต่างๆ เทมเพลตช่วยลดการคาดเดาในการรวบรวมประเด็นสำคัญจากการประชุม
6. ทำให้สนามเด็กเล่นสำหรับพนักงานระยะไกลและในสำนักงาน คุณจะได้รับข้อมูลที่ครอบคลุมมากขึ้นจากพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ซึ่งถูกกีดกันจาก สิทธิพิเศษของสำนักงาน นอกจากนี้ยังช่วยลดโอกาสที่ความคิดที่ไม่ได้วางแผนจะเติบโตในสำนักงาน
7. บังคับให้คุณวางแผนการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อสมาชิกในทีมว่างในช่วงเวลาที่กำหนด จะบังคับให้คุณวางแผนล่วงหน้าเพิ่มเติม ล่วงหน้าเพียงไม่กี่นาทีจะช่วยประหยัดเวลาในการประชุมในภายหลัง

ทำให้การสื่อสารแบบซิงค์และแบบอะซิงโครนัสทำงานได้ดีขึ้น

ในขณะที่การสื่อสารแบบซิงโครนัสเป็นการบุกรุก อะซิงโครนัสจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถควบคุมได้ว่าจะตอบสนองเมื่อใด

บางทีมไม่สามารถพึ่งพาการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพียงอย่างเดียวได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อฝ่ายขายหรือฝ่ายสนับสนุนลูกค้าจัดการกับสายเรียกเข้า ในทำนองเดียวกัน มีบางสถานการณ์ที่คุณต้องฟังความคิดเห็นมากมายและแสดงการตัดสินใจต่อกลุ่ม

ทีมที่ดีที่สุดเข้าใจดีว่า รูปแบบการสื่อสารทั้งสองมีความสำคัญ ต่อประสิทธิภาพการทำงานสูงสุด และการวิจัยก็สนับสนุนเรื่องนี้เช่นกัน

นักวิจัยของฮาร์วาร์ด ตั้งข้อสังเกต ว่าทีมที่ทำงานร่วมกันแบบ 'ระเบิด' นั้นมีประสิทธิภาพมากกว่า สร้างสรรค์แนวคิดที่ไม่เหมือนใครและสร้างสรรค์ได้ดีกว่า และใช้เวลาน้อยลงในการแก้ปัญหาที่ซับซ้อน ตัวอย่างของการทำงานร่วมกันนี้คือการสื่อสารแบบเรียลไทม์ในช่วงเวลาสั้นๆ ตามด้วยเวลาที่ห่างกันออกไป

การสร้างกลยุทธ์การสื่อสารที่สมดุล

กลยุทธ์การสื่อสารที่ยั่งยืนสร้างสมดุลระหว่างเวลาสำหรับการทำงานและการทำงานร่วมกัน

แต่การเลิกเรียนรู้นิสัยการสื่อสารครั้งก่อนของคุณต้องใช้เวลาและความทุ่มเท คุณไม่เพียงต้องการเครื่องมือที่เหมาะสมเท่านั้น แต่ยังต้องการความคาดหวังที่ชัดเจนและขั้นตอนการทำงานใหม่อีกด้วย นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับพนักงานที่อยู่ห่างไกล แม้ว่าทุกคนจะได้รับประโยชน์จากการสื่อสารที่สมดุล

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถเปลี่ยนจากวัฒนธรรมแห่งความโกลาหลไปเป็นการผสมผสานอย่างลงตัวของการซิงค์และอะซิงโครนัส:

1) ตรวจสอบ 'กอง' ของการสื่อสารของคุณ

ธุรกิจใช้เครื่องมือสื่อสารมากกว่าที่เคย ตั้งแต่ระบบโทรศัพท์เสมือนไปจนถึงการแชทและ การประชุมทางวิดีโอ แต่น่าเสียดายที่การสื่อสารผ่านช่องทางต่างๆ มากมายทำให้เกิดความสับสน

การเปลี่ยนไปใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสโดยการตรวจสอบ เครื่องมือสื่อสาร ทั้งหมดของคุณก่อน ซึ่งรวมถึง:

• โทรศัพท์
• แชท
• อีเมล
• SMS/ข้อความ
• การประชุมทางวิดีโอ
• การจัดการโครงการ
• เอกสารความร่วมมือ
• การแชร์ไฟล์

สำหรับแต่ละแชนเนลเหล่านี้ ให้จดว่าทีมของคุณปฏิบัติต่อพวกเขาอย่างไร

พวกเขาใช้การแชทเป็นส่วนใหญ่ในการสนทนาแบบเรียลไทม์หรือไม่ หากไม่รอ พวกเขาจะรอคำตอบนานเท่าใดจึงจะติดตามหรือหงุดหงิดใจ?

รับความเข้าใจอย่างถ่องแท้เกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติในการสื่อสารในปัจจุบันของทีมคุณ เพื่อให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพได้

ที่เกี่ยวข้อง: วิธีสร้างและดำเนินการตามแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจของบริษัทของคุณ

2) สร้างปิรามิดแห่งการตอบสนอง

ขั้นต่อไป วางแผนว่าคุณต้องการให้ทีมของคุณใช้ช่องทางการสื่อสารแต่ละช่องทางอย่างไร

คิดว่านี่เป็น แผนการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น ในโลกไอที พวกเขาใช้ runbooks เพื่อจัดการกับสถานการณ์เช่นเซิร์ฟเวอร์ล่ม

สำหรับปัญหาอื่นๆ รันบุ๊กของคุณจะสรุปว่าเมื่อใดควรใช้เครื่องมือแต่ละอย่าง เวลาตอบสนองที่คาดไว้ และรูปแบบในการใช้งาน สามสไตล์เหล่านี้คือ:

• ซิงโครนัส: สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องเร่งด่วนและต้องเกิดขึ้นด้วยตนเองหรือใช้เครื่องมือแบบเรียลไทม์ (เช่น การแชทหรือการประชุมทางวิดีโอ)
• อะซิงโครนัส: สิ่งเหล่านี้ไม่ต้องการการตอบสนองในทันที อย่างไรก็ตาม คุณได้กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนสำหรับเวลาตอบสนอง แต่ละคนตอบในเวลาของตนเอง
• กึ่งอะซิงโครนัส: มีบางสถานการณ์ที่คุณควรผสมผสานทั้งสองสไตล์เข้าด้วยกันได้ดีที่สุด ก่อนให้ทุกคนเข้าร่วมการประชุมสด โปรดระบุบริบทผ่านอีเมล เชิญพวกเขาเข้าร่วมการประชุมด้วยชุดผลลัพธ์ที่ต้องการ ด้วยวิธีนี้ ทุกคนจะได้ใช้ความเร็วและสามารถมีส่วนร่วมที่มีความหมายได้ ต่อจากนั้น ให้หมุนเวียนการตัดสินใจในบทสรุป

การดูการสื่อสารทั้งหมดของบริษัทคุณในที่เดียวช่วยให้เกิดการสนทนาในแบบเรียลไทม์เพียงไม่กี่ครั้ง

สิ่งที่ต้องใช้วิธีการแบบเรียลไทม์ เช่น เหตุฉุกเฉิน การสร้างทีม หรือการตัดสินใจที่ซับซ้อน ควรคิดเป็น 10% ของเวลาของทีมคุณเท่านั้น

ที่เกี่ยวข้อง: เทมเพลตแผนการสื่อสารเพื่อการส่งข้อความและการวางแผนที่ดีขึ้น

3) พัฒนาวัฒนธรรมของ async-first

ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะเชื่อมช่องว่างระหว่างการมีส่วนร่วมในวันนี้กับเวิร์กโฟลว์ในอุดมคติของคุณ

คุณจะเพิ่มความชัดเจนให้กับเวลาตอบสนองหรือเปลี่ยนนิสัยเพื่อเปิดรับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสได้จากที่ใด

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะใช้การแชทเป็นเครื่องมือแบบซิงโครนัส ให้บริบทเพิ่มเติมกับข้อความเพื่อให้สามารถตอบกลับได้โดยไม่ต้องมีตัวตนของคุณ

แทนที่จะใช้เครื่องมือแยกกัน เช่น Slack, Trello และ Zoom Nextiva นำทุกคนมารวมกันด้วยการแชท การประชุมทางวิดีโอในที่เดียว

นอกจากการใช้แพลตฟอร์มที่เหมาะสมแล้ว เราได้รวบรวมวิธีการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว:

• มอบหมายราวกับว่าคุณกำลังจะไปพักผ่อน ตัวอย่างเช่น การประชุมใดบ้างที่สามารถเปลี่ยนเป็นอีเมลหรือเอกสารที่แชร์ได้ ขอให้ทีมของคุณทำเช่นเดียวกันและสร้างรายการทางเลือกสำหรับสถานการณ์สด มีเส้นทางเฉพาะเจาะจงที่ผู้คนสามารถติดตามได้ในขณะที่คุณไม่อยู่หรือไม่?
• สื่อสารแผนโครงการมากเกินไป หลีกเลี่ยงความคลุมเครือในทุกกรณี แต่ละข้อความควรกำหนดความคาดหวัง ระบุไทม์ไลน์ที่ชัดเจน และแบ่งปันลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลเพื่อลดการสนทนาไปมา คาดการณ์ช่องว่างความรู้และจัดการกับพวกเขาก่อนที่จะดำเนินโครงการ
• ขอ 'สรุป' ของการตัดสินใจใด ๆ ที่ทำ ทำให้เป็นแนวทางปฏิบัติในการจัดทำเอกสารและแบ่งปันผลการสนทนา จัดเก็บสิ่งเหล่านี้ไว้ในพื้นที่ทำงานเสมือนที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ กำหนดเจ้าของให้กับแต่ละรายการในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ
• ตั้งค่า 'เวลาทำการ' สำหรับความพร้อมใช้งานสด ช่วงเวลาบล็อกเวลาในวันที่พวกเขาต้องการพร้อมใช้งานในแชท มิเช่นนั้น ให้กำหนดเวลาที่เหมาะสมในการตอบกลับแต่ละช่องและปล่อยให้พวกเขาออกจากระบบหรือปิดการแจ้งเตือน

ที่เกี่ยวข้อง: Cloud Telephony คืออะไรและทำงานอย่างไร

4) รู้ว่าเมื่อใดควรใช้การสื่อสารแบบซิงโครนัสดีที่สุด

ด้วยการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมใดๆ ก็ตาม มีโอกาสไม่ใช่ทุกคนที่จะเข้าร่วม

การสนทนาแบบเรียลไทม์มีความสำคัญต่อการระดมความคิด การสร้างสายสัมพันธ์ และการจัดการกับหัวข้อที่ละเอียดอ่อน

แม้ว่าเป้าหมายของคุณคือการลดความถี่ให้น้อยที่สุด มีสี่สถานการณ์ที่ต้องการการโต้ตอบแบบเรียลไทม์และซิงโครนัส:

• ตัวต่อตัว: การสนทนาระหว่างผู้จัดการและรายงานของพวกเขาช่วยให้พนักงานสามารถดำเนินการตามแผนได้ แทนที่จะอภิปรายอย่างไร้จุดหมาย ให้ ถามคำถามแบบตัวต่อตัวสองสามข้อ
• การ สร้างสายสัมพันธ์: แม้จะมีประโยชน์ของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส แต่ก็ขาดอิทธิพลของการชี้นำทางวาจาและอวัจนภาษาและการเฉลิมฉลองความสำเร็จ
• กำหนดการของโครงการ: ดำเนินการตามแผนเมื่อคุณต้องการให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณให้ความรู้แก่ทีมขายของคุณก่อน เปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่
• เมื่อต้องตัดสินใจอย่างเร่งด่วนหรือมีความเสี่ยงสูง: เมื่อการตอบสนองมีความสำคัญ คุณจะต้องหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาด การสนทนาแบบเรียลไทม์ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน (แต่อย่าลืมจัดทำเอกสารและแชร์เป็นการภายในตามความเหมาะสม)

กฎง่ายๆ ในการปฏิบัติตามคือการประชุมแบบเรียลไทม์จำเป็นสำหรับหัวข้อที่ขึ้นอยู่กับการตอบสนองทางอารมณ์ มิฉะนั้น ให้สร้างความเป็นอิสระในเวิร์กโฟลว์ของทีม

5) นำการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสให้กับลูกค้าของคุณ

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงานของคุณ แต่คุณยังสามารถใช้เพื่อเสริม ประสบการณ์ของลูกค้าได้ อีกด้วย

จุดติดต่อลูกค้าที่พบบ่อยที่สุดคือการโทรศัพท์และการแชทสด สิ่งเหล่านี้เป็นแบบซิงโครนัสและเรียลไทม์ และต้องการให้คุณจัดหาพนักงานตามความต้องการของลูกค้า

Gartner พบ ว่ามีลูกค้าเพียง 13% เท่านั้นที่สามารถแก้ไขข้อกังวลได้อย่างเต็มที่ผ่านบริการตนเอง ส่วนที่เหลือ? พวกเขาลงจอดบนเว็บไซต์ของคุณและต้องการความช่วยเหลือในการติดต่อสด ความไร้ประสิทธิภาพนี้มีราคาแพง — มากกว่า 8.01 ดอลลาร์ต่อการโต้ตอบสด เทียบกับ 0.10 ดอลลาร์

ต่อไปนี้เป็นวิธีปฏิบัติในการทำงานแบบอะซิงโครนัสสำหรับลูกค้า

• ทำให้การนำทางและเอกสารช่วยเหลือของคุณง่ายขึ้น เว็บไซต์หลายแห่งมีการนำทางที่รกซึ่งทำให้ยากต่อการขอความช่วยเหลือ นอกจากนี้ เอกสารความช่วยเหลือควรใช้งานง่ายมาก หลีกเลี่ยงศัพท์แสงและความซับซ้อน ฟังการสนทนาของคอล เซ็นเตอร์ขาเข้า ของคุณเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้คำฟุ่มเฟือยและระดับทักษะ
• ปรับทรัพยากรบริการตนเองให้เหมาะสมสำหรับการค้นหา การค้นหาเป็นจุดสัมผัสแรกสำหรับผู้คน ดังนั้นจึงควรจัดทำเอกสารประกอบอย่างละเอียดที่เสิร์ชเอ็นจิ้นแสดงต่อผู้ใช้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสนับสนุนสามารถเข้าถึงได้ ใช้คำถามที่พบบ่อย รวมวิดีโอและรูปภาพ ตรวจสอบประสิทธิภาพไซต์ของคุณเพื่อให้โหลดหน้าเว็บได้ภายในเวลาไม่ถึงสองวินาที
• นำเสนอโซลูชั่นลูกค้าอัตโนมัติ โซลูชันเช่นแชทบ็อตและ IVR สามารถช่วยให้คุณเปลี่ยนปริมาณความช่วยเหลือแบบสดและช่วยเหลือผู้คนได้ โซลูชันศูนย์การติดต่อ ในปัจจุบันตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้นในปัจจุบันและอนุรักษ์ทรัพยากรของคุณ
• ปรับใช้การส่งข้อความเชิงรุกกับโปรแกรมควบคุมการโทรที่รู้จัก เมื่อคุณทราบปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อลูกค้าจำนวนมาก ให้ส่งข้อความง่ายๆ เกี่ยวกับปัญหานั้น ซึ่งรวมถึงการอัปเดตเว็บไซต์ของคุณ การเพิ่มข้อความไปยังระบบโทรศัพท์ของคุณ และการแก้ไขบทความสนับสนุน อย่างไรก็ตาม อีเมลจำนวนมากอาจทำให้ลูกค้าตกใจมากกว่าช่วย ดังนั้นโปรดเลือกอย่างชาญฉลาด

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเริ่มต้นที่ตัวคุณ

ไม่ใช่ทุกคนที่จะใช้รูปแบบใหม่ของการสื่อสารทางธุรกิจในทันทีจนกว่าคุณจะทำ

ให้เน้นที่ความก้าวหน้า ไม่ใช่ความสมบูรณ์แบบ ค้นหาวิธีเล็กๆ ในการแนะนำการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับเวิร์กโฟลว์ของทีมของคุณทุกวัน

ต่อต้านการกระตุ้นให้มีการฮัดเดิลแชททุกวัน ให้เขียนความคิด จุดข้อมูลในเอกสารที่แชร์และขอความคิดเห็นแทน

การกระทำของคุณมีความสำคัญ การศึกษาแนะนำว่าผู้นำของบริษัทก่อให้เกิด ผลกระทบ ที่สำคัญกับทีมของคุณ หากคุณส่งข้อความตลอดเวลา คาดหวังการตอบกลับทันที และไม่เคารพขอบเขต ทีมของคุณก็เช่นกัน

การสื่อสารในทีมที่เชี่ยวชาญต้องใช้ความคิดที่ถูกต้อง

มีผู้คนมากมายที่อยากจะบอกคุณว่าการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออนาคตของการทำงาน แต่ในความเป็นจริง มันเป็นเพียงรูปแบบการทำงานอื่นๆ ที่คุณต้องการ ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าจะใช้ให้ดีที่สุดเมื่อใดและอย่างไร

แพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์ ที่มีคุณลักษณะหลากหลายช่วยลดความไม่แน่นอนของการสื่อสารแบบซิงโครนัส ด้วยคำแนะนำที่กล่าวมาข้างต้น คุณสามารถใช้มันได้อย่างเต็มที่

คุณจ้างทีมของคุณเพื่อทำงาน ไม่ใช่เพื่อเป็นคนส่งอีเมลเต็มเวลา คนคุย และผู้เข้าร่วมประชุม ใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อให้มีเวลาและพื้นที่ที่จำเป็นในการทำงานให้ดีที่สุด

ที่เกี่ยวข้อง: ผู้นำควรหยุดกังวลเกี่ยวกับอนาคตของธุรกิจ — นี่คือเหตุผล

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

อะไรคือความแตกต่างระหว่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและซิงโครนัส?

ความแตกต่างหลักระหว่างการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสและการซิงค์คือความเร็วในการโต้ตอบ ซิงโครนัสเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์แต่ต้องการ "ค่าใช้จ่าย" มากขึ้นในการแสดงความคิดและความคาดหวัง ในทางกลับกัน Asynchronous นำเสนอแนวคิดที่สมบูรณ์โดยไม่ต้องมีการโต้ตอบแบบสด

ตัวอย่างของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสคืออะไร?

ตัวอย่างของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ได้แก่ เอกสารอ้างอิง วิดีโอที่บันทึกไว้ และการทำงานร่วมกันในเอกสาร หากผู้คนมีส่วนร่วมตามจังหวะของตนเองโดยไม่กระทบต่อผู้อื่น นั่นคือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส ในทางกลับกัน ฟังก์ชันต่างๆ เช่น การประชุมทางวิดีโอ แชทสด และอีเมลไปมานั้นใช้การสื่อสารแบบซิงโครนัส

เครื่องมือใดให้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นกระบวนการหรือความคิดที่สามารถทำให้ง่ายขึ้นด้วยซอฟต์แวร์ เมื่อคุณให้ความสำคัญกับข้อกำหนดและบริบทในการสื่อสารครั้งแรก คุณจะต้องนำหลักการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสมาใช้

เครื่องมือต่อไปนี้ให้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส:

• อาสนะ
• Google Docs
• เครื่องทอผ้า
• Nextiva
• CloudApp
• Dropbox
• บรรจบกัน

ภายในเครื่องมือสื่อสารข้างต้น ให้พึ่งพาคุณลักษณะที่ไม่ต้องการการโต้ตอบแบบสด

อะไรคือข้อเสียของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส?

มีข้อเสียบางประการของการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่คุณควรรู้

1. ไม่คุ้นเคย — Async อาจไม่คุ้นเคยกับการแชทและการมีส่วนร่วมแบบเรียลไทม์จากเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาหลายคนที่คุ้นเคยกับการแชทแบบเรียลไทม์
2. การจัดการการเปลี่ยนแปลง — Async ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในคำขอเริ่มต้น การเปลี่ยนแปลงนี้หมายถึงการรวบรวมข้อมูลล่วงหน้ามากขึ้น
3. ความเร็ว — เนื่องจากมีการโต้ตอบแบบสดน้อยลง จึงมีโอกาสน้อยลงในการปรับเทียบและรับข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์

เพื่อรับมือกับข้อเสียเหล่านี้ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องจับคู่เครื่องมือ async กับ โซลูชันการสื่อสารแบบรวมศูนย์