8 สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในระบบการออกใบแจ้งหนี้ของตัวแทน

คุณรู้หรือไม่ว่าเกือบครึ่งหนึ่งของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดชำระล่าช้า? ผู้นำธุรกิจยังรายงานด้วยว่าวิธีปฏิบัติในการชำระเงินของลูกค้าแย่ลงในปีที่ผ่านมา (Atradius) หลายคนหวังว่าเหตุการณ์นี้จะกลับมาในเร็วๆ นี้ ผู้นำเอเจนซี่เช่นคุณกำลังคิดหาวิธีเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเงินจนกว่าจะเป็นเช่นนั้น ท้ายที่สุดแล้ว การได้รับเงินตรงเวลาเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณต้องการขยายธุรกิจของคุณ การมีระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่ดีเป็นกุญแจสำคัญในการบรรลุเป้าหมายนั้น

ระบบอัตโนมัติจะทำให้เอเจนซี่ของคุณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นได้อย่างไร ดาวน์โหลด “การตลาดแบบเอเจนซี่ผ่านระบบอัตโนมัติ” เพื่อดูคำตอบ

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ 8 ประการนี้สามารถช่วยให้คุณปรับปรุงระบบการเรียกเก็บเงินของคุณ และทำให้ลูกค้าของคุณชำระเงินตรงเวลาได้ง่ายยิ่งขึ้น

#1. ควร: ตั้งความคาดหวังที่ชัดเจนเกี่ยวกับการชำระเงิน

ไม่ว่าคุณจะใช้แพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้แบบใด คุณควรมีนโยบายการชำระเงินที่ชัดเจนเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณขจัดความคาดหวังของลูกค้าเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินก่อนที่คุณจะเริ่มทำงาน หากคุณได้กำหนดนโยบายการชำระเงินมาระยะหนึ่งแล้ว การกลับมาทบทวนและทำการเปลี่ยนแปลงตามความจำเป็นก็ไม่ใช่เรื่องเสียหายอะไร เมื่อเอเจนซี่ ฐานลูกค้า และรายได้ประจำรายเดือนของคุณเติบโตขึ้น

ลูกค้าบางรายอาจต้องการการเรียกเก็บเงินรายเดือน คนอื่นอาจอยากให้คุณออกใบแจ้งหนี้ให้กับงานใหญ่ที่คุณทำอยู่เมื่อคุณจัดการทุกอย่างเสร็จแล้ว หากคุณทำงานหนักให้กับลูกค้า คุณจะต้องมีนโยบายที่ชัดเจนในการเรียกเก็บเงินจากลูกค้า พวกเขาได้รับใบเรียกเก็บเงินหนึ่งใบหรือใบเรียกเก็บเงินสำหรับแต่ละบริการ ผลิตภัณฑ์ หรือโครงการที่คุณกำลังดำเนินการอยู่หรือไม่ เมื่อคุณรับลูกค้ามากขึ้น คุณอาจตระหนักว่าคุณจำเป็นต้องสร้างนโยบายการเรียกเก็บเงินหลายรายการสำหรับบัญชีและโครงการประเภทต่างๆ

ลองตรวจสอบเงื่อนไขการชำระเงินและนโยบายการล่าช้าเพื่อดูว่าคุณสามารถเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่จะช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลาได้หรือไม่ หากลูกค้าของคุณชำระเงินล่าช้าอยู่เสมอ คุณสามารถเสนอทางเลือกให้พวกเขาแบ่งการชำระเงินได้หรือไม่ จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อลูกค้ามาสาย? การมีนโยบายที่ชัดเจนและการสื่อสารกับลูกค้าสามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการเรียกเก็บเงินได้

#2. ควร: ใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินอัตโนมัติ

ตอนนี้คุณได้แฮชนโยบายการเรียกเก็บเงินของคุณแล้ว ถึงเวลาที่จะให้พวกเขาทำงานร่วมกับระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่คุณเลือก

ระบบควรจะสามารถช่วยให้คุณดำเนินการออกใบแจ้งหนี้ส่วนที่น่าเบื่อกว่านี้ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจรวมถึงการสร้างและส่งใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงินที่เกิดขึ้นเป็นประจำ

ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณใช้สามารถปรับปรุงกระบวนการนี้ได้ ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินอาจดึงข้อมูลจากการตลาดหรือการขายเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ได้

ยิ่งไปกว่านั้น แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินที่เหมาะสมควรช่วยให้ลูกค้าของคุณชำระเงินตรงเวลาได้ง่ายขึ้น พวกเขาสามารถดูใบแจ้งหนี้แล้วชำระเงินด้วยวิธีที่ต้องการได้จากแดชบอร์ดเดียวกัน

#3. อย่า: มีระบบการเรียกเก็บเงินแยกต่างหากสำหรับบริการที่แตกต่างกัน

การรวมบัญชีเป็นชื่อของเกมเมื่อพูดถึงระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินที่เหมาะสมช่วยให้ทีมบัญชีของคุณชำระค่าใช้จ่ายของตัวแทนได้ง่ายขึ้น แพลตฟอร์มนี้ยังช่วยลดจำนวนผู้ขายที่คุณจ่ายได้อีกด้วย นั่นหมายถึงบิลเดียวในที่เดียว ไม่ใช่บิลหลายสิบใบในหลายแพลตฟอร์ม

นอกจากนี้ยังใช้ได้ผลสำหรับคุณและลูกค้าของคุณเมื่อถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้ด้วย การมีใบเรียกเก็บเงินทั้งหมดอยู่ในสถานที่ส่วนกลางทำให้ลูกค้าของคุณสามารถค้นหาและชำระเงินได้ง่าย ระบบการออกใบแจ้งหนี้พร้อมแพลตฟอร์มการชำระเงินแบบรวมช่วยให้การชำระเงินตรงเวลาง่ายยิ่งขึ้น

การมีใบเรียกเก็บเงินแยกกันสำหรับแต่ละบริการหรือการที่แผนกต่างๆ ส่งใบแจ้งหนี้ของตนเอง จะทำให้ทีมของคุณมีงานมากขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถสร้างความสับสนให้กับลูกค้าได้อีกด้วย พวกเขาอาจคิดว่าได้ชำระบิลไปแล้วหนึ่งใบ แต่กลับรู้ว่าเป็นของโครงการหรือบริการอื่น

ทำให้ทุกคนง่ายขึ้นโดยรวบรวมทุกอย่างไว้ด้วยกันภายใต้แบนเนอร์เดียว

#4. ทำ: ส่งการแจ้งเตือนและใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติ

ระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณควรสามารถส่งการแจ้งเตือนและใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติได้ ใบเสร็จรับเงินช่วยให้ทั้งทีมของคุณและลูกค้าติดตามสิ่งที่พวกเขาได้ชำระเงินไปแล้ว การดำเนินการอัตโนมัติจะทำให้ลูกค้าได้รับใบเสร็จเร็วขึ้น และช่วยให้ทีมมีเวลามากขึ้น

การแจ้งเตือนอัตโนมัติมีความสำคัญในโลกที่เกือบครึ่งหนึ่งของใบแจ้งหนี้ทั้งหมดชำระล่าช้า บางครั้ง ความต้องการของลูกค้าทั้งหมดเป็นเพียงการสะกิดใจ โดยลูกค้า 21 เปอร์เซ็นต์ชำระใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระหลังจากการแจ้งเตือนครั้งแรก (Moula) อย่างไรก็ตาม หากลูกค้าของคุณชำระเงินล่าช้าเกือบครึ่งหนึ่ง การส่งการแจ้งเตือนเหล่านั้นจะส่งผลเสียอย่างมากต่อเวลาของทีมบัญชีของคุณ

ระบบการออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าใบแจ้งหนี้และการแจ้งเตือนของคุณจะออกตรงเวลา เพื่อให้คุณสามารถรับเงินได้เร็วขึ้น ทีมของคุณมีเวลามากขึ้นหากไม่จำเป็นต้องส่งการแจ้งเตือนล่าช้าให้กับลูกค้าของคุณครึ่งหนึ่ง

#5. อย่า: ลืมรายละเอียด

มารมักจะอยู่ในรายละเอียด คุณอาจอย่าลืมเพิ่มข้อมูลการเรียกเก็บเงินของลูกค้าลงในใบเรียกเก็บเงิน แต่อย่าลืมเพิ่มรายละเอียดของคุณเองด้วย ระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณควรทำให้การดำเนินการนี้ง่ายและสะดวก

แพลตฟอร์มที่เหมาะสมสามารถช่วยได้โดยการนำเสนอเทมเพลต นอกจากนี้ยังอาจเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่คุณใช้ในเอเจนซี่ของคุณอยู่แล้ว ตัวอย่างคือ CRM การขายของคุณ ซึ่งแพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินสามารถนำมาใช้เพื่อให้แน่ใจว่ารายละเอียดของลูกค้าถูกต้อง

การได้รับรายละเอียดที่ถูกต้องก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันเมื่อเป็นเรื่องของการวางบิล แพลตฟอร์มที่เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การตลาดและส่วนอื่นๆ ของไปป์ไลน์ของคุณสามารถเพิ่มรายละเอียดที่เหมาะสมสำหรับการซื้อของลูกค้าได้

#6. ทำ: ทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย

การรวมบัญชีเป็นวิธีหนึ่งในการทำให้ลูกค้าของคุณชำระค่าใช้จ่ายได้ง่าย การตรวจสอบให้แน่ใจว่าระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการชำระเงินของคุณเป็นอีกเรื่องหนึ่ง

ด้วยวิธีนี้ ลูกค้าจะต้องลงชื่อเข้าใช้แดชบอร์ดเดียวเพื่อดูและชำระค่าใช้จ่าย หากพวกเขาสามารถชำระเงินด้วยวิธีที่ต้องการได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง พวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะจ่ายเงินเร็วกว่านี้ คุณอาจเลือกที่จะเสนอการชำระเงินบางส่วนหรือส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนด (FitSmallBusiness)

นั่นหมายถึงการชำระเงินล่าช้าน้อยลง เพื่อเป็นโบนัสเพิ่มเติม ทีมของคุณจะใช้เวลาน้อยลงในการติดตามใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ

#7. อย่า: ดูถูกพลังของการออกแบบ

ใบแจ้งหนี้ที่ออกแบบอย่างมืออาชีพสามารถสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าของคุณได้ นอกจากนี้ยังสามารถเน้นรายละเอียดที่สำคัญ เช่น จำนวนเงินที่ต้องชำระ และวันครบกำหนดชำระได้อีกด้วย เมื่อรายละเอียดเหล่านั้นโดดเด่น ลูกค้าของคุณก็มีแนวโน้มที่จะชำระเงินเร็วกว่านี้

การออกแบบก็มีความสำคัญเช่นกันเพราะมันแสดงถึงแบรนด์ของคุณ แบรนด์ที่แพร่หลายเป็นสิ่งสำคัญ แม้แต่ในแผนกการเรียกเก็บเงินก็ตาม มันทำให้คุณดูเป็นมืออาชีพ และยังช่วยให้ลูกค้าจดจำคุณได้ หากคุณทำให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย พวกเขาก็จะคิดว่าการทำงานกับคุณนั้นง่ายเพียงใด

#8. ควร: ใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่ช่วยให้คุณขายต่อยอดได้

ข้อดีอีกประการหนึ่งของการใช้ระบบการออกใบแจ้งหนี้ที่เชื่อมต่อกับการตลาด การขาย และส่วนอื่นๆ ของไปป์ไลน์ของคุณก็คือ สามารถช่วยให้คุณขายได้มากขึ้น ช่วยให้ลูกค้าของคุณสามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์ลงในตะกร้าได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณยังสามารถช่วยคุณให้คำแนะนำแก่ลูกค้าได้ การใช้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่ลูกค้ารายอื่นซื้อ แพลตฟอร์มสามารถแนะนำวิธีแก้ปัญหาได้ ในทางกลับกัน นั่นทำให้การขายต่อเนื่องและการขายต่อยอดง่ายขึ้นสำหรับทีมขายตัวแทนของคุณ เมื่อพวกเขาบรรลุข้อตกลง แผนกการเรียกเก็บเงินของคุณสามารถเพิ่มรายการใหม่ลงในใบเรียกเก็บเงินที่เกิดซ้ำได้อย่างง่ายดาย

อัปเกรดวิธีการรับเงินของคุณ

ทดสอบสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำเหล่านี้ภายในระบบการออกใบแจ้งหนี้ของคุณ และใช้เวลาน้อยลงในการไล่ตามลูกค้าเพื่อหาใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ

จะเกิดอะไรขึ้นหากแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้ที่คุณใช้ไม่มีเครื่องมือที่คุณต้องการ เช่น การเรียกเก็บเงินรวมหรือระบบอัตโนมัติ อาจถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยน

แพลตฟอร์มการเรียกเก็บเงินที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลา ในทางกลับกัน คุณจะมีพื้นที่ว่างจากทรัพยากรที่มีค่าที่สุดของคุณมากขึ้น เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การขยายธุรกิจของคุณได้