11 รายการที่สำคัญที่สุดที่ควรรวมไว้เมื่อร่างสัญญาตัวแทนของคุณ

สัญญาตัวแทนของคุณกันกระสุนหรือไม่? คุณใช้สัญญาเลยหรือไม่?

หากเอเจนซีของคุณใช้สัญญาที่ไม่ครอบคลุมทุกสิ่งที่พวกเขาต้องการ หรือแย่กว่านั้นคือคุณไม่ได้ใช้สัญญาเลย คุณกำลังทำให้เอเจนซีทั้งหมดของคุณตกอยู่ในความเสี่ยง

สัญญาตัวแทนการตลาดเป็นมากกว่าเอกสารที่คุณส่งให้ลูกค้าแล้วเก็บเป็นไฟล์ แต่ละส่วนมีความสำคัญต่อการครอบคลุมธุรกิจของคุณในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด และสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่ดีอาจทำให้คุณต้องเจออะไรมากมาย ตั้งแต่งานพิเศษไปจนถึงคดีความ

มาดูกันว่าเหตุใดคุณจึงควรใช้สัญญาและรายละเอียดของสัญญาลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

เหตุใดเอเจนซี่จึงจำเป็นต้องทำสัญญากับลูกค้าเสมอ

ไม่ว่าคุณจะนำเสนอลูกค้าใหม่ได้ดีเพียงใดและพวกเขาสนใจเพียงใด คุณควรเจรจาสัญญาที่ยุติธรรมสำหรับทั้งสองฝ่ายก่อนเริ่มงาน

การไม่มีสัญญาที่รัดกุมและไม่มีที่ว่างสำหรับงานเพิ่มเติมให้สอดแนมถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับเอเจนซีของคุณ หากสัญญาของคุณมีช่องโหว่และไม่ชัดเจนเกี่ยวกับบริการที่มีให้ ลูกค้าสามารถเรียกร้องงานที่นอกขอบเขตของคุณได้อย่างถูกกฎหมาย

แน่นอนว่าสิ่งนี้อาจนำไปสู่การสูญเสียรายได้สำหรับเอเจนซีของคุณ ยิ่งคุณใช้เวลาทำงานในโครงการมากเท่าไหร่ ROI ของคุณก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น

สถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุดคือหากคุณทำสัญญาที่ไม่ถูกต้องและลงเอยด้วยการฟ้องร้องกับลูกค้า พวกมันสามารถยืดเยื้อได้นานเป็นเดือนเป็นปี และไม่มีใครอยากให้เมฆดำทะมึนปกคลุมบริษัทของคุณ

คำแนะนำที่ดีที่สุดเมื่อเตรียมรับลูกค้ารายใหม่? เตรียมพร้อมสำหรับสิ่งที่เลวร้ายที่สุด หวังว่าจะดีที่สุด วิธีที่ง่ายที่สุดในการเตรียมพร้อมเสมอโดยไม่ต้องเสียเวลาเขียนสัญญามากเกินไปคือการมีเทมเพลตที่สามารถแก้ไขได้ แม้ว่าโครงร่างเทมเพลตจะเหมือนกัน แต่คุณสามารถปรับแต่งสำหรับลูกค้าแต่ละรายได้:

การเปลี่ยนเทมเพลตหมายความว่าคุณสามารถปรับแต่งข้อกำหนดของขอบเขตและระยะเวลาของงานได้ และยังครอบคลุมเอเจนซีของคุณด้วย

เมื่อคุณส่งมอบสัญญาให้กับลูกค้าของคุณ คุณจะรู้ว่าเมื่อพวกเขาลงนาม ความคาดหวัง ค่าใช้จ่าย ขอบเขต และลำดับเวลาทั้งหมดได้รับการสะกดอย่างชัดเจน ไม่มีเซอร์ไพรส์หรือสูญเสียรายได้และข้อตกลงที่ทำให้ทั้งสองฝ่ายมีความสุข

11 รายการที่จะรวมไว้ในข้อตกลงสัญญาของคุณ

ข้อตกลงทางการตลาดส่วนใหญ่ของคุณกับลูกค้าจะมุ่งเน้นไปที่ข้อผูกพันทางกฎหมายและสิ่งที่รวมอยู่ในขอบเขตของคุณ แม้ว่าเทมเพลตส่วนใหญ่จะใช้งานได้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่คุณควรปรึกษากับทีมกฎหมายของคุณเสมอหากคุณต้องการตรวจสอบประโยคหรือข้อความในสัญญาอีกครั้ง

ต่อไปนี้เป็น 11 สิ่งที่ต้องมีสำหรับสัญญาลูกค้า

1. ชื่อและที่อยู่ของหน่วยงานและลูกค้า

นี่เป็นส่วนแรกของสัญญาของคุณ และควรอยู่ด้านบนสุด เนื่องจากจะแสดงอย่างชัดเจนว่าใครจะเข้าร่วมในข้อตกลง:

ต้องอ้างอิงชื่อทางการค้าตามกฎหมายทั้งของคุณและลูกค้าของคุณ (ไม่มีชื่อเล่น) ใต้ชื่อการค้า คุณต้องระบุที่อยู่ซึ่งจดทะเบียนธุรกิจแต่ละแห่งอย่างถูกต้องตามกฎหมาย นี่เป็นสิ่งสำคัญเพราะหากความสัมพันธ์ดำเนินไปในแนวราบ คุณจะติดต่อพวกเขาได้ง่ายขึ้นหากคุณจำเป็นต้องดำเนินการทางกฎหมาย ตรวจสอบรายละเอียดเหล่านี้อีกครั้งกับลูกค้าของคุณก่อนที่จะมีใครลงนามในเส้นประ

2. สรุประยะเวลาของสัญญา

ลูกค้าของคุณต้องการให้คุณเริ่มงานเมื่อใด และงานจะสิ้นสุดเมื่อใด

สิ่งสำคัญคือต้องไม่เพียงแค่มีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบทสรุปของงานด้วย คุณต้องกำหนดอย่างชัดเจนว่าสัญญาจะสิ้นสุดเมื่อคุณทำงานเสร็จ ไม่ช้า เมื่องานเสร็จสิ้น คุณควรส่งมอบงานทั้งหมดเพื่อแลกกับการชำระเงินงวดสุดท้าย

เขียนไว้ในสัญญาของคุณว่าผลงานขั้นสุดท้ายจะออกเมื่อได้รับเงินงวดสุดท้ายแล้ว ด้วยวิธีนี้จะไม่มีความสับสนทั้งสองฝ่าย

3. ทำให้ขอบเขตงานของคุณกันกระสุนได้

ขอบเขตงานของคุณคือที่เดียวที่สามารถนำคุณไปสู่ปัญหาได้ทุกประเภทหากคุณไม่ระวัง

หากคุณไม่ระบุจำนวนการแก้ไขที่ไคลเอนต์อนุญาตในโครงการหนึ่งๆ หรือคุณไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนว่าการจัดการเว็บไซต์หมายถึงอะไร (เช่น) ไม่ต้องแปลกใจหากเอเจนซี่ของคุณต้องทำงานพิเศษมากมาย สำหรับลูกค้า… ฟรี

ควรเน้นขอบเขตในหน้าแรกสุดและต้องมีรายละเอียดมากกว่านี้:

แต่ควรเป็นเหมือนภาคผนวกภายในสัญญา เป้าหมายหลักคือต้องเจาะจงมากเกี่ยวกับบริการที่รวมอยู่ในราคาที่ลูกค้าของคุณจ่าย

อย่างน้อยที่สุด คุณต้องการระบุ:

• สิ่งที่คุณและลูกค้าของคุณตกลงกันไว้
• บริการที่คุณจะมอบให้
• สิ่งที่ส่งมอบที่จับต้องได้สำหรับบริการ
• สิ่งที่คุณต้องการจากลูกค้า
• คุณจะอนุญาตให้แก้ไขได้กี่ครั้ง

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังออกแบบเว็บไซต์ของลูกค้าและไม่ได้จำกัดจำนวนการแก้ไข คุณอาจต้องเสียเวลาหลายเดือนในการเปลี่ยนจานสีและกล่องข้อความ

อย่าเป็นหน่วยงานนั้น กำหนดขอบเขตของคุณให้ละเอียดที่สุดเท่าที่จะทำได้ และใช้เวลามากเท่าที่คุณต้องการ ดูว่าเทมเพลตนี้มีรายละเอียดอย่างไร:

ขอบเขตของงานที่ส่งมอบแบบปลายเปิดอาจกลายเป็นศัตรูของคุณเมื่อคุณเริ่มทำงาน ศัตรูที่หน่วยงานของคุณไม่สามารถจ่ายได้

4. กำหนดเวลาการชำระเงินที่ชัดเจน

ไม่มีใครชอบตอกกลับลูกค้าสำหรับการชำระเงินล่าช้าหรือใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ มันน่าหงุดหงิดและอาจส่งผลต่อความสัมพันธ์กับลูกค้าของคุณ

วิธีที่ดีที่สุดในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้คือการมีกำหนดการชำระเงินที่ชัดเจนตั้งแต่ช่วงที่คุณเริ่มทำงานกับลูกค้า ส่วนนี้ของสัญญาของคุณต้องระบุจำนวนเงินทั้งหมดที่คุณจะได้รับชำระ วิธีการที่พวกเขาจะชำระเงิน และถ้าการชำระเงินสามารถขอคืนได้:

หากคุณเรียกเก็บเงินลูกค้าแบบยึดตามระยะเวลา คุณสามารถกำหนด เงื่อนไขการชำระเงินเป็นรายเดือนได้ แต่ถ้าคุณทำงานตามโปรเจกต์ คุณสามารถเลือกแผนการชำระเงินแบบ 50/50 โดยคุณจะได้รับเงินครึ่งหนึ่งของโปรเจ็กต์ทั้งหมดล่วงหน้า (คิดเป็นเงินมัดจำ) และรับอีกครึ่งหนึ่งเมื่องานทั้งหมดเสร็จสิ้น .

หรือคุณสามารถ เรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณเป็นเหตุการณ์สำคัญ หากคุณกำลังสร้างเว็บไซต์ คุณสามารถเลือกที่จะเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณเมื่อเหตุการณ์สำคัญเสร็จสิ้น (หน้าแรก ร้านค้าออนไลน์ บล็อก ฯลฯ) นี่เป็นวิธีที่ดีในการทำให้เงินไหลเข้าหากโครงการจะใช้เวลาสองถึงสามเดือนกว่าจะเสร็จ

5. อย่าเป็นคนขี้งกกับการชำระเงินล่าช้า

มันน่าอึดอัดใจเมื่อมีคนมาทวงหนี้คุณ แต่สุดท้าย ธุรกิจก็คือธุรกิจ

ทำให้ชัดเจนตั้งแต่วินาทีที่คุณทำข้อตกลงกับลูกค้าว่าถ้าพวกเขาชำระใบแจ้งหนี้ของคุณล่าช้า จะมีค่าปรับ หากคุณได้ส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่คุณมีแบบรายเดือนและพวกเขาจ่ายเงินช้าไปสิบวัน สิ่งนี้จะส่งผลต่อกระแสเงินสดของหน่วยงานของคุณ อย่าคิดซ้ำสองเกี่ยวกับการรวมค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าในสัญญาของคุณ

ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้าอาจเป็นตัวเลขที่กำหนดเป็นดอลลาร์หรือเป็นเปอร์เซ็นต์ของใบแจ้งหนี้:

เป็นวิธีที่อ่อนโยนในการสนับสนุนให้ลูกค้าชำระเงินตรงเวลา และหากพวกเขามาสายครั้งหนึ่ง คุณสามารถใช้ดุลยพินิจของคุณและโบกมือเรียกค่าธรรมเนียมได้หากต้องการ แต่ถ้ามันกลายเป็นเหตุการณ์ปกติ คุณควรบังคับใช้ค่าธรรมเนียม

6. หากลูกค้าต้องการเพิ่มงาน ให้เขียนเงื่อนไขของคุณลงไป

หรือที่เรียกกันทั่วไปว่า “การคืบคลานของขอบเขต” สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อลูกค้าขอให้คุณทำงานเพิ่มเติมเล็กน้อยที่นี่ และเพิ่มเติมเล็กน้อยที่นั่น ดูเหมือนจะไม่มากเมื่อมันเกิดขึ้นครั้งแรก แต่ก่อนที่คุณจะรู้ ลูกค้าจะให้คุณทำงานนอกขอบเขตของคุณ ได้ฟรี

หลีกเลี่ยงสิ่งนี้ด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมด ซื่อสัตย์เมื่อลูกค้ามาหาคุณเพื่อของานพิเศษ คุณสามารถตกลงที่จะดำเนินการต่อได้ แต่คุณควรให้ใบเสนอราคาใหม่แก่พวกเขาในเวลาเดียวกัน

การระบุคำของานเพิ่มเติมในสัญญาของคุณถือเป็นข้อบังคับ วางไว้ด้านล่างขอบเขตของคุณและเขียนว่าคำของานเพิ่มเติมทั้งหมดที่อยู่นอกขอบเขตจะได้รับการเสนอราคาในอัตราและข้อตกลงแยกต่างหาก

7. เมื่อคุณต้องการเลิกกับลูกค้าของคุณ

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลบอกเลิกหรือมีเรื่องไม่สบายใจทางโทรศัพท์ ให้อ่านข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญาเพื่อดูว่าคุณต้องทำงานร่วมกันนานแค่ไหน หรือถ้าคุณสามารถทำผิดข้อตกลงทางกฎหมายได้เลย

เขียนข้อความบอกเลิกลงในสัญญาที่จะใช้ได้กับทั้งสองฝ่าย เนื่องจากเงื่อนไขในการยุติข้อตกลงจะเหมือนกันสำหรับคุณทั้งคู่:

อย่าลืมรวม:

• คุณหรือลูกค้าต้องแจ้งล่วงหน้ามากน้อยเพียงใด
• จำเป็นต้องแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษรเหมือนอีเมลหรือไม่?
• คุณจะจัดการกับงานค้างกับลูกค้าของคุณอย่างไร?

8. สรุปสิ่งที่จะเกิดขึ้นกับการละเมิดสัญญา

หากคุณหรือลูกค้าของคุณไม่สามารถอยู่ได้จนกว่าการต่อรองจะสิ้นสุดลง แสดงว่าคุณผิดสัญญา

ในส่วนนี้ของสัญญาตัวแทน คุณต้องหนักแน่นและระบุว่าการผิดสัญญาอาจส่งผลให้เลิกกันทันที โดยไม่มีการคืนเงินให้กับลูกค้าของคุณ

อาจดูรุนแรง แต่ถ้าคุณได้ทำข้อตกลงกับลูกค้า และพวกเขากำลังหาซื้อเอเจนซี่อื่นที่อยู่ข้างหลังคุณ นั่นอาจเป็นการละเมิดสัญญาครั้งใหญ่ คุณต้องเลิกรากันโดยเร็วและตัดสัมพันธ์ทันที

เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น ให้ระบุข้อสัญญาที่ละเมิดในข้อตกลงของคุณซึ่งระบุว่าลูกค้าของคุณไม่สามารถทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่นที่ทำงานเดียวกันกับคุณในขณะที่สัญญาของคุณยังทำงานอยู่ หรือถ้าจะทำก็ต้องบอกเลิกสัญญาคุณก่อน ด้วยวิธีนี้ เอเจนซีของคุณจะไม่ถูกทอดทิ้งให้อยู่ในภาวะเย็นชา

9. ใครจะเป็นเจ้าของอะไร? ทำให้ชัดเจน.

คุณกำลังสร้างผลงาน ลูกค้าของคุณจ่ายสำหรับมัน แต่ใครเป็นเจ้าของมัน?

ลิขสิทธิ์เป็นข้อกำหนดสำคัญที่ต้องรวมไว้ในสัญญาการตลาดของคุณ ดังนั้นจึงไม่เกิดความสับสนว่าใครเป็นเจ้าของสิ่งใด

แต่ลิขสิทธิ์มีความหมายมากกว่านั้น แม้ว่าคุณจะส่งมอบงานขั้นสุดท้ายให้กับลูกค้าของคุณ อาจมีกระบวนการเฉพาะที่เอเจนซี่ของคุณใช้ในการสร้างงาน (ทรัพย์สินทางปัญญา) และคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าต้องการเก็บไว้หรือส่งมอบในราคาตามสัญญาของคุณ

เอเจนซี่จำนวนมาก "ปล่อย" งานให้กับลูกค้า และถ้าลูกค้าไม่อ่านสัญญาอย่างละเอียด พวกเขาอาจไม่รู้เรื่องนี้เลย ส่วนนี้อาจต้องใช้การเจรจากับลูกค้าของคุณ แต่ในระยะยาว คุณจะดีใจที่ได้พูดคุยอย่างละเอียด

10. มีมาตราการรักษาความลับเพื่อปกป้องหน่วยงานของคุณ

ข้อความนี้ไม่เพียงแต่ปกป้องเอเจนซีของคุณ แต่ยังรวมถึงลูกค้าของคุณด้วย ควรระบุสิ่งที่คุณไม่ต้องการให้พูดถึงในที่สาธารณะโดยไม่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน

รายการทั่วไปที่จะใส่ในส่วนการรักษาความลับคือ:

• อัตราของหน่วยงานของคุณ
• กระบวนการที่คุณใช้เพื่อสร้างผลิตภัณฑ์
• การแลกเปลี่ยนอีเมลระหว่างเอเจนซีและลูกค้าของคุณ

นี่คือตัวอย่าง:

ในทางกลับกัน คุณจะไม่สามารถพูดคุยเกี่ยวกับการดำเนินงานของลูกค้าของคุณได้อย่างถูกกฎหมาย รวมถึงข่าวสารเกี่ยวกับบริษัทของพวกเขาหรืออีเมลที่ยังไม่ได้เผยแพร่ ประโยคนี้เป็นวิธีการที่ทั้งสองฝ่ายจะแสดงให้เห็นว่าคุณได้ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน

11. รวมมาตราการชดใช้ค่าเสียหาย

นี่คือสถานการณ์ ลูกค้าของคุณได้รับผลกระทบทางการเงินซึ่งเป็นผลโดยตรงจากงานที่หน่วยงานของคุณทำ มันไม่ดี แต่มันเกิดขึ้น แต่ถ้าคุณไม่ได้ระบุมาตราการชดใช้ค่าเสียหายไว้ในสัญญา หน่วยงานของคุณอาจประสบปัญหาใหญ่

ความแตกต่างระหว่างการที่คุณต้องชดเชยลูกค้าหรือการออกจากงาน:

ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจเลยที่ข้อกำหนดการชดใช้ค่าเสียหายจะซับซ้อนและควรได้รับการตรวจสอบโดยทีมกฎหมายเพื่อให้แน่ใจว่าหน่วยงานของคุณได้รับการคุ้มครองอย่างเต็มที่

วิธีส่งมอบสัญญาตัวแทนนักฆ่าให้กับลูกค้าของคุณ

ด้วยรายการข้างต้น ขั้นตอนต่อไปคือการเตรียมสัญญา

ประการแรก สัญญาต้องดูถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ใช่ลูกค้ารายเดียวที่จะมอบเงิน 20,000 เหรียญให้กับเอเจนซี่โฆษณาหากคุณใช้เวลาห้านาทีในการพิมพ์ นอกจากนี้ยังต้องมีโลโก้ของเอเจนซี่ รูปแบบที่ถูกต้อง และไม่พิมพ์ผิดหากคุณต้องการปิดดีล

PandaDoc เป็นเครื่องมือฟรีที่ใช้งานง่ายซึ่งคุณสามารถดาวน์โหลดหน้าปกที่โดดเด่นสำหรับสัญญาตัวแทนการตลาดของคุณ:

แต่นอกเหนือจากการทำให้สัญญาของคุณดูใหม่และเงางามแล้ว ให้นึกถึงลูกค้าของคุณเมื่อเขียนโครงการด้วย

หากคุณได้รับการว่าจ้างให้ทำงานออกแบบใบปลิวมูลค่า 100 ดอลลาร์ คุณอาจไม่จำเป็นต้องส่งเอกสาร 100 หน้าที่ไม่สามารถเอาชนะได้ในห้องพิจารณาคดีใดๆ การดำเนินการนี้ไม่เพียงแต่เป็นการข่มขู่ลูกค้าเท่านั้น แต่ยังอาจทำให้กระบวนการเริ่มต้นโครงการล่าช้า เนื่องจากลูกค้าจะต้องตรวจทานทั้ง 100 หน้าอย่างครบถ้วน

ในทางกลับกัน หากคุณได้รับการว่าจ้างสำหรับโปรเจกต์ราคาสูง (เช่น การออกแบบเว็บไซต์ใหม่) คุณจะต้องรวมทุกสิ่งที่เรากล่าวถึงข้างต้นและทำสัญญาให้รัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ความช่วยเหลือเกี่ยวกับถ้อยคำในสัญญาของคุณ

ดังที่ได้กล่าวไปแล้ว คุณ ควร เรียกใช้เทมเพลตสัญญาผ่านทนายความเสมอ ก่อนที่คุณจะเริ่มใช้เทมเพลตนั้นเพื่อลงนามกับลูกค้า แต่ถ้าคุณไม่มีงบประมาณในการสร้างสัญญาตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถใช้เทมเพลตออนไลน์แทนได้

เครื่องมือเช่น Docracy สามารถให้เทมเพลตง่าย ๆ แก่คุณ ซึ่งคุณเพียงแค่เติมลงในช่องว่าง:

PandaDoc ยังให้บริการเอเจนซี่การตลาดด้วยเทมเพลตฟรี นอกจากนี้ เทมเพลตยังเต็มไปด้วยเคล็ดลับจาก PandaDoc เพื่อช่วยให้คุณกรอกสัญญาได้อย่างถูกต้องหากคุณติดขัด:

ขอความช่วยเหลือทางกฎหมายเสมอก่อนที่จะใช้สัญญา

สัญญาตัวแทนอาจมีความซับซ้อน มีข้อกำหนดมากมายให้เพิ่มเพื่อให้ครอบคลุมเอเจนซีของคุณในกรณีที่ข้อตกลงตกลงไป หรือเพื่อหยุดไม่ให้คุณทำงานพิเศษเพราะช่องโหว่

ที่กล่าวว่าควรปรึกษาทนายความเสมอก่อนที่จะใช้ข้อตกลงทางธุรกิจ ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถชี้ให้เห็นว่ามีรายละเอียดสำคัญที่คุณมองข้ามไปหรือไม่ และข้อใดไม่ได้เขียนออกมาอย่างถูกต้อง

เงินพิเศษที่ใช้ในทางกฎหมายสามารถจ่ายสำหรับตัวเองในระยะยาว

แม้ว่าสัญญาจะเป็นส่วนสำคัญของเอเจนซีที่ประสบความสำเร็จ แต่ก็เป็นเพียงส่วนหนึ่งของจิ๊กซอว์ในการหาลูกค้าใหม่ ลงทะเบียนสำหรับการสาธิต Instapage Enterprise วันนี้