คู่มือดันนิ่ง

ดันนิ่งช่วยให้ธุรกิจต่างๆ เริ่มเรียกเก็บเงินและกู้คืนรายได้ที่สูญเสียไป

วิธีจัดการกับการติดตามหนี้สามารถมีอิทธิพลต่อการดำเนินการและความสัมพันธ์ที่ราบรื่นหลังจากนั้น

ด้วยการทำความเข้าใจเกี่ยวกับการติดตามหนี้ให้ดียิ่งขึ้น คุณสามารถนำแนวทางปฏิบัติและกลยุทธ์ที่จะส่งผลในเชิงบวกต่อธุรกิจของคุณในระยะยาวได้มากที่สุด

ดันนิ่งคืออะไร?

ดันนิ่งเป็นกระบวนการ สื่อสารและการโต้ตอบที่ใช้สำหรับการติดตามลูกหนี้ที่ค้างชำระ (เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ)

ในช่วงเริ่มต้นมักจะเกี่ยวข้องกับอีเมลหรือการแจ้งเตือนทางโทรศัพท์อย่างสุภาพ ระยะหลังอาจต้องมีการเรียกร้องโดยตรงหรือการดำเนินคดีทางกฎหมาย

ใบสั่งและรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเฉพาะของกรณี – รวมถึงจำนวนเงินที่ค้างชำระและลักษณะของการโต้ตอบกับลูกค้า เป็นต้น

อาจจำเป็นต้องใช้ดันนิ่งด้วยเหตุผลหลายประการ ลูกค้าอาจไม่สามารถชำระเงินได้ในขณะนั้น เกิดข้อผิดพลาดในการทำธุรกรรมหรืออาจลืมไป

ทำไมถึงเรียกว่า 'ดันนิ่ง'?

คำว่า ' dun ' มีต้นกำเนิดในอังกฤษในศตวรรษที่ 17 ซึ่งหมายถึง ' การเรียกร้องการชำระหนี้ '

เรื่องราวที่ไม่มีหลักฐานอาจบ่งชี้ว่าอาจมาจากชื่อปลัดอำเภอที่กระตือรือร้นชื่อ Joe Dun

Merriam-Webster ยังระบุว่าเป็นกริยาที่มีความหมายว่า 'to plague, pester' คำใบ้ที่ชัดเจนของการเชื่อมโยงเชิงลบของต้นกำเนิด...

กระบวนการติดตามหนี้ทำงานอย่างไร

กระบวนการติดตามหนี้หมายถึงขั้นตอนเฉพาะและลำดับขั้นตอนที่ใช้ในการสื่อสารกับลูกค้าที่ค้างชำระ

ซึ่งอาจดำเนิน การภายใน โดยแผนกที่เกี่ยวข้อง (เช่น ทีมบัญชีลูกหนี้) หรือโดย หน่วยงาน ภายนอกที่เชี่ยวชาญ

เนื่องจากแต่ละอุตสาหกรรม ลูกค้า และสถานการณ์แตกต่างกัน กระบวนการติดตามหนี้จึงไม่น่าจะเหมือนกันสำหรับทุกธุรกิจ

ขั้นตอนที่ชัดเจนอาจแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ ตัวอย่างเช่น การเยี่ยมชมสถานที่ตั้งของธุรกิจอาจถูกจัดประเภทตามกฎหมายว่าเป็นการล่วงละเมิดในประเทศหนึ่งแต่ไม่ใช่ในอีกประเทศหนึ่ง

อย่างไรก็ตาม หลักการทั่วไปข้อหนึ่งมีแนวโน้มที่จะเป็นสากล: แต่ละขั้นตอนของกระบวนการติดตามหนี้มีแนวโน้มว่าจะแสดงการเพิ่มขึ้นของความจำเป็นเร่งด่วนในการชำระคืน

ตัวอย่างดันนิ่ง

ลองนำสิ่งนี้ไปใช้ในทางปฏิบัติ

ลูกค้า A และ ลูกค้า B ต่างก็มีใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระและค้างชำระ ลูกค้า A ไม่ตอบสนองต่อคำขอชำระเงินทางอีเมลเริ่มต้น อย่างไรก็ตาม ลูกค้า B ขออภัยหลังจากการติดต่อสื่อสารและขอเวลาเพิ่ม

ในแต่ละสถานการณ์ การติดตามอีเมลติดตามหนี้ในขั้นต้นจะมีแนวโน้มแตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด ความแตกต่างนี้อาจอยู่ในโทนเสียงและอาจอยู่ในระดับปานกลาง ลูกค้า A อาจถูกเรียกเพื่อตรวจสอบว่าได้รับอีเมลหรือไม่ ลูกค้า B อาจต้องการเพียงอีเมลติดตามผลยืนยันเท่านั้น

อีเมลดันนิ่งคืออะไร?

อีเมลติดตามหนี้เป็นเพียงอีเมลที่ส่งโดยเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการติดตามหนี้ อีเมลเป็นวิธีการติดตามหนี้ที่ใช้บ่อยที่สุดในช่วงต้นของกระบวนการ

เนื่องจากเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดและง่ายที่สุดในการส่งผ่านข้อมูลที่บันทึกไว้เกี่ยวกับคอลเล็กชันที่เกี่ยวข้องอย่างชัดเจน

ระดับดันนิ่งหมายถึงอะไร?

'ระดับการติดตามหนี้' เป็นวลีที่ใช้โดยโซลูชันซอฟต์แวร์ CRM บางตัวเพื่ออธิบายข้อความที่ใช้ในการติดตามการติดตามหนี้แบบอัตโนมัติ

ยิ่งระดับการติดตามสูงเท่าไร สถานการณ์ก็จะยิ่งรุนแรงขึ้นเท่านั้น สิ่งนี้สะท้อนอยู่ในน้ำเสียงของจดหมายโต้ตอบ

การกำหนดและปรับแต่งระดับเหล่านี้ขึ้นอยู่กับแหล่งที่มาของข้อมูลที่มีให้กับธุรกิจ ในช่วงต้น สัญชาตญาณอาจนำไปสู่การตัดสินใจ ภายหลัง ประเภทของการขยายงานที่สามารถชักชวนให้จ่ายเงินได้ดีที่สุดควรมีความชัดเจน

ค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้คืออะไร?

ค่าธรรมเนียมการติดตามหนี้ (หรือ การเรียกเก็บเงินค้าง ชำระ ) คือค่าธรรมเนียมหรือค่าปรับที่ธุรกิจอาจนำไปใช้กับบัญชีลูกค้าในบางขั้นตอนของการเลื่อนระดับการติดตามหนี้

ต้องมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนในเงื่อนไขการชำระเงิน – และการสื่อสารอื่นๆ ในอุดมคติ – ในช่วงต้นของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

กลยุทธ์ดันนิ่ง

กลยุทธ์การติดตามผลที่ดีต้องมีความสมดุลระหว่าง ความสุภาพพอที่จะรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และ ความแน่วแน่และแน่วแน่มากพอที่จะผลักดันให้พวกเขาจ่ายเงินเร็ว ขึ้น

การตัดสินแบบอัตนัยอาจมีบทบาทในหลายขั้นตอนของกระบวนการและในแต่ละกรณี ธุรกิจขนาดใหญ่มักใช้กระบวนการติดตามหนี้อัตโนมัติ สิ่งนี้ต้องการการรับส่งข้อความตั้งแต่เริ่มแรก

การให้ประโยชน์ของข้อสงสัยควรเป็นแนวทางปฏิบัติมาตรฐานโดยเฉพาะอย่างยิ่งในระยะเริ่มต้น

หากการสื่อสารในขั้นต้นล้มเหลวในการเรียกชำระเงินหรือแม้แต่การตอบกลับ ขั้นตอนต่อไปอาจเกี่ยวข้องกับการใช้ หน่วยงานเรียกเก็บเงินภายนอก เพื่อยกระดับกระบวนการ

นี่เป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์แบบสองคมในตัวเอง ซึ่งอาจเพิ่มโอกาสในการชำระหนี้ แต่ยังรวมถึงการตัดสัมพันธ์กับลูกค้าด้วย

เกิดอะไรขึ้นถ้าดันนิ่งไม่ทำงาน?

ดันนิ่งมักจะไม่ประสบความสำเร็จ เมื่อเป็นแล้วต้องทำอย่างไรต่อไป? ด้านล่างนี้คือสามตัวเลือกที่เป็นไปได้

1. ตัดขาดทุน

คุณอาจเลือกที่จะริบการชำระเงินแทนการส่งต่อหนี้นอกระบบในระยะแรก

อาจเป็นเพราะอุตสาหกรรมหรือเฉพาะกลุ่มของคุณมีตลาดเป้าหมายที่ค่อนข้างเล็ก ซึ่งคุณไม่ต้องการเสี่ยงต่อความเสียหายด้านชื่อเสียงที่อาจเกิดขึ้น (จากตัวเลือกที่ 3) หรือเพียงเพราะการชำระเงินที่ค้างชำระนั้นไม่คุ้มกับทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการ

2. เจรจาเงื่อนไขการชำระเงินใหม่

ลูกค้าอาจไม่ตอบกลับการติดตามหนี้ของคุณเนื่องจากไม่แน่ใจว่าพวกเขาจะจ่ายเงินคืนให้คุณอย่างไร

บางทีพวกเขาอาจมีปัญหากับกระแสเงินสดและกำลังพิจารณาแนวทางแก้ไข เช่น การจัดหาเงินทุนของลูกหนี้และแฟคตอริ่งใบแจ้งหนี้

สำหรับยอดค้างชำระในปัจจุบัน การเสนอเพื่อเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินใหม่อาจทำให้ลูกค้าของคุณมีพื้นที่เพียงพอ นี่อาจเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณในการกู้คืนเงินที่ค้างชำระ และเพิ่มโอกาสที่ความสัมพันธ์ในการทำงานของคุณจะกลับมา

เพื่อให้มั่นใจว่าปัญหาทางการเงินเช่นนี้จะไม่เกิดขึ้นกับลูกค้าของคุณในอนาคต คุณสามารถพิจารณาเสนอวงเงินสินเชื่อทางการค้าให้กับลูกค้าได้ ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาจัดการกระแสเงินสดได้ ในระยะยาว การทำเช่นนี้อาจเพิ่มปริมาณการขายของคุณกับพวกเขา และสร้างสถานการณ์ที่เป็นประโยชน์ทั้งสองฝ่าย

3. การดำเนินการทางกฎหมาย

การดำเนินการทางกฎหมายเป็นทางเลือกสุดท้ายที่ในที่สุดจะเห็นเงินของคุณกู้คืน ความคุ้มค่าหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับสองปัจจัย: ค่าใช้จ่ายทางกฎหมาย (ในแง่ของเงินและทรัพยากร – รวมถึงเวลา) และความเสี่ยงด้านชื่อเสียง

บทสรุป

ดันนิ่งเป็นการเริ่มต้นและกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรวบรวม ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดคือสามารถกู้คืนรายได้ที่สูญเสียไปพร้อมกับรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า

ครอบคลุมแนวทางต่างๆ ให้กับลูกค้า อย่างน้อยบางคนอาจทำให้การสื่อสารทำได้ยาก การรับข้อความและกลยุทธ์ที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จสูงสุดในด้านนี้

กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินของคุณให้ชัดเจนและรวมค่าใช้จ่ายที่ค้างชำระที่คุณอาจใช้ กระบวนการติดตามหนี้อัตโนมัติมีประโยชน์มาก แต่บางครั้งควรใช้สัญชาตญาณของมนุษย์เพื่อจัดการกับการชำระเงินล่าช้าเป็นรายกรณี

หากการติดตามหนี้ล้มเหลว การตัดขาดทุน การเจรจาเงื่อนไขการชำระเงินใหม่ หรือแม้แต่การดำเนินการทางกฎหมายเป็นตัวเลือกสุดท้ายที่ใช้งานได้จริง แต่ด้วยเงื่อนไขการชำระเงินเริ่มต้นและกลยุทธ์การติดตามหนี้ที่ถูกต้อง โอกาสของสถานการณ์นี้จะลดลงอย่างมาก