8 กลยุทธ์การบริหารเวลาเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

บทความ นี้เป็นแขกโพสต์โดย Freya Laskowski ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินส่วนบุคคลและผู้ก่อตั้ง CollectingCents

หากคุณค้นหา "ผู้ผัดวันประกันพรุ่งที่มีชื่อเสียง" ใน Google คุณจะพบว่า Leonardo da Vinci มีความสามารถพิเศษมากกว่างานศิลปะ นั่นคือการถูกเบี่ยงเบนความสนใจได้ง่ายและปล่อยให้โปรเจ็กต์ที่ยังไม่เสร็จเสร็จ

แค่ถามโมนาลิซ่าว่าเขาใช้เวลานานแค่ไหนในการทำให้เสร็จ (คำแนะนำ: คำตอบคือ 16 ปี!)

หากบุคคลที่ได้รับความเคารพนับถือมากที่สุดในโลกคนหนึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญเรื่องการผัดวันประกันพรุ่ง คุณก็ยังห่างไกลจากสาเหตุที่สูญหาย

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะกำลังดิ้นรนซักผ้าให้เสร็จหรืองานใหญ่ที่สุดของคุณจะครบกำหนดในหนึ่งสัปดาห์ ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์การจัดการเวลา 8 ประการที่จะช่วยให้คุณพลิกสถานการณ์ได้อย่างแน่นอน

สารบัญ

1. จัดลำดับความสำคัญงานที่มีความสำคัญด้านเวลาและมีมูลค่าสูง
2. กำหนดเส้นตายเล็กๆ น้อยๆ
3. ติดตามเวลาที่คุณใช้ในการทำงาน
4. นำเทคนิคการผลิตไปใช้
5. ทำงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสูงสุดของคุณ
6. จำกัดสิ่งรบกวนสมาธิ
7. มอบหมายและจ้างบุคคลภายนอกให้มากที่สุด
8. กั้นเวลาสำหรับงานประเภทต่างๆ

1. จัดลำดับความสำคัญงานที่มีความสำคัญด้านเวลาและมีมูลค่าสูง

บางครั้ง เราหลอกตัวเองให้คิดว่าเรามีประสิทธิผลเพราะมีหลายสิ่งที่เราได้ทำเครื่องหมายออกจากรายการสิ่งที่ต้องทำของเรา แต่ในความเป็นจริง ปริมาณของงานที่เสร็จสมบูรณ์ไม่มีความหมายอะไรเลย แต่เป็นคุณภาพที่เราควรให้ความสำคัญ

คุณภาพของงานของคุณสามารถกำหนดได้สองวิธี: งานเหล่านี้มีความอ่อนไหวต่อเวลาเพียงใด และมีมูลค่าสูงเพียงใด

หากคุณต้องการมีประสิทธิผลและเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาให้ดี ให้จัดลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำให้เสร็จเร็วที่สุด (คำนึงถึงเวลา) หรืองานที่จะช่วยให้คุณก้าวหน้ามากที่สุด (มีมูลค่าสูง)

เช่น การเตรียมตัวประชุม ในวันถัดไปควรมาก่อนเช็คอีเมล หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การมุ่งเน้นไปที่ลูกค้าที่มีอยู่แล้วควรมาก่อนความพยายามในการสร้างโอกาสในการขาย

อีกตัวอย่างที่ดี หากคุณเป็นที่ปรึกษา การเตรียมการสำหรับการให้คำปรึกษาที่กำลังจะเกิดขึ้นและการค้นคว้าเกี่ยวกับบริษัทที่คุณกำลังปรึกษาด้วยนั้นสำคัญกว่าการสร้างการมองเห็นบริษัทของคุณ

ข้อดีอีกประการหนึ่งของการกำจัดงานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดออกไปก่อนก็คือ คุณจะบรรเทาความเครียดในกระบวนการนี้ได้ ลองคิดดู: งานใดที่ทำให้คุณวิตกกังวลมากที่สุดและยากที่สุดที่จะเสร็จ? โดยปกติแล้ว คำตอบคือหนึ่ง (หรือมากกว่า) ของโครงการประเภทนี้

โดยการจัดการสิ่งเหล่านี้ก่อน คุณสามารถดำเนินวันของคุณได้อย่างสบายใจที่เกิดจากการรู้ว่าคุณได้ทำเรื่องยากๆ สำเร็จแล้ว

แต่ในความเป็นจริงแล้ว งานเร่งด่วนหรืองานที่มีผลกระทบไม่จำเป็นต้องท้าทายเท่าที่เรามักจะทำ การบริหารเวลาไม่ใช่แค่การจัดลำดับความสำคัญของรายการสิ่งที่ต้องทำ แต่ยังหาวิธีทำให้เรื่องยุ่งยากน้อยลงอีกด้วย

2. กำหนดกำหนดเวลาสั้นๆ

งานของคุณส่วนใหญ่ (หากไม่ใช่ทั้งหมด) มีกำหนดเวลา และหากไม่ใช่กำหนดเวลาอย่างเป็นทางการ ก็เป็นกำหนดเวลาที่คุณกำหนดไว้เอง

ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการมีลูกค้าเป้าหมายใหม่ 100 รายที่พร้อมสำหรับการเข้าถึงภายในวันศุกร์ ล้างกล่องจดหมายของคุณภายใน 16.00 น. และโทรติดต่อฝ่ายขายให้เสร็จห้ารายการภายในวันนั้น

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะทำงานเหล่านั้นเสร็จตามกำหนดเวลา คุณจะต้องทำงานให้เสร็จทีละน้อยตลอดทั้งสัปดาห์และเดือน

ในตัวอย่างการสร้างลูกค้าเป้าหมาย คุณสามารถเพิ่มลูกค้าเป้าหมายได้ 20 รายทุกวันตลอดทั้งสัปดาห์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายภายในวันศุกร์ หากต้องการล้างกล่องจดหมายภายใน 16.00 น. คุณอาจตรวจสอบอีเมลเป็นเวลา 10 นาทีทุกๆ 3-4 ชั่วโมง สำหรับการโทรเพื่อการขาย คุณอาจต้องการ กำหนดเวลาการโทรแต่ละครั้งในช่วงเวลาเฉพาะภายในปฏิทินของ คุณ กำหนดเวลาเล็กๆ น้อยๆ เหล่านี้จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในที่สุด

เหล่านี้คือตัวอย่างกำหนดเวลาสั้นๆ ที่สามารถกำหนดในระยะเวลาอันยาวนานหรืออาจกำหนดไว้หลายรอบในหนึ่งวันได้

ช่วยประหยัดเวลาและพลังงานให้กับงานที่ไม่เปลืองแรง และที่ดีไปกว่านั้น เมื่อคุณสร้างนิสัยการกำหนดเวลาสั้นๆ ให้เป็นนิสัย คุณจะเลิกนิสัยการผัดวันประกันพรุ่งด้วย

3. ติดตามเวลาที่คุณใช้ในการทำงาน

การรู้ว่าคุณใช้เวลากับงานมากน้อยเพียงใดนั้นมีประโยชน์หลายประการ เช่น:

• มีความคิดที่ดีขึ้นว่าคุณสามารถทำงานได้มากเพียงใดต่อชั่วโมง (และค่าบริการของคุณคิดเท่าไร)
• ค้นหาวิธีใหม่ๆ ในการลดสิ่งรบกวนสมาธิและเร็วขึ้น
• วางแผนวันของคุณด้วยแนวคิดที่สมจริงว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้าง
• รู้ว่าคุณต้องใช้เวลาเท่าไรในการทำงานเฉพาะอย่าง

เราทุกคนต่างมีวันที่รายการสิ่งที่ต้องทำดูสมจริงและทำได้ง่ายด้วยซ้ำ แต่ครึ่งทางของวัน เราพบว่าเราประเมินเวลาที่ใช้ในการทำทุกอย่างให้เสร็จสิ้นต่ำเกินไป

โชคดีที่สิ่งนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ง่ายๆ โดยการติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับงานต่างๆ

สิ่งที่คุณเคยคิดว่าจะใช้เวลาไม่นานแต่กลับใช้เวลานานมาก? สำหรับฉัน นี่เป็นการสรุปและค้นคว้าบทความในบล็อก

ฉันเคยร่างและเริ่มเขียนในวันเดียวกัน แต่หลังจากที่รู้ว่าต้องใช้เวลานานแค่ไหนในการเตรียมบทความ ฉันจึงเริ่มแยกโครงร่างและงานวิจัยออกจากงานเขียนจริง การแยกงานเหล่านี้ช่วยให้ฉันประหยัดเวลาได้ประมาณหนึ่งชั่วโมงต่อโพสต์ในวันที่เขียน

หรือ สมมติว่าคุณพบว่าคุณใช้เวลามากกว่าที่คุณต้องการ ตอบ อีเมล หลังจากการค้นพบนี้ คุณสามารถลงทุนใน ระบบตอบรับอัตโนมัติทางอีเมลฟรี ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณคงไม่ได้ทำหากไม่ได้ติดตามเวลา

เคล็ดลับนี้อาจเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดจากทั้งหมด และเริ่มนำไปใช้ได้ง่าย

มี เครื่องมือติดตามเวลา ว่างมากมาย เช่น Toggl และ Clockify —ที่ให้คุณสร้าง “งาน” แยกกันและบันทึกเวลาแยกกัน สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการดูว่าคุณจัดสรรชั่วโมงของคุณอย่างไรตลอดทั้งวัน

4. นำเทคนิคการเพิ่มผลผลิตไปใช้

ต้องขอบคุณวิทยาศาสตร์และการวิจัยมากมาย เราจึงมีเทคนิคการเพิ่มผลผลิตมากมายสำหรับเรา และฉันแน่ใจว่าคุณเคยได้ยินเรื่องนี้มาบ้างแล้ว

นี่คือห้าประการที่คุณสามารถเริ่มใช้งานได้ทันที:

เทคนิคโพโมโดโร

บางทีเทคนิคที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดในรายการนี้ เทคนิค Pomodoro เกี่ยวข้องกับการตั้งเวลา—โดยปกติคือ 25 นาที—แล้วรีเซ็ตเป็นห้านาทีเมื่อดังขึ้น

ในช่วง 25 นาทีแรก คุณทำงานชิ้นเดียว และพยายามก้าวหน้าให้มากที่สุด จากนั้น เมื่อนาฬิกาจับเวลาดังขึ้น คุณจะมีเวลาพักห้าถึงสิบนาทีก่อนที่จะเริ่มเซสชั่น 25 นาทีถัดไป

ทำซ้ำขั้นตอนนี้จนกว่างานจะเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม หากงานของคุณต้องมีเซสชัน Pomodoro หลายเซสชัน ขอแนะนำให้คุณเริ่มพัก 15-20 นาทีหลังจากเซสชันที่สี่

งานลึก

“การทำงานเชิงลึก” เป็นเรื่องเกี่ยวกับสภาพจิตใจมากกว่าการแฮ็กประสิทธิภาพการทำงาน เมื่อคุณอยู่ในสภาวะทำงานหนัก คุณจะมุ่งความสนใจไปที่งานเดียว 100% เป็นระยะเวลานาน (เช่น หนึ่งถึงสามชั่วโมง) ในขณะเดียวกันก็กำจัดสิ่งรบกวนสมาธิทั้งหมดออกไป

โดยส่วนตัวแล้วการทำงานเชิงลึกเป็นแฮ็คที่ฉันชอบเพราะมันทำให้ฉันมีความก้าวหน้าอย่างมากในสิ่งที่รู้สึกเหมือนแค่หนึ่งชั่วโมง (แต่นานกว่าสองหรือสามเท่า)

ศาสตราจารย์ด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัยจอร์จทาวน์ชื่อแคล นิวพอร์ตเป็นผู้บัญญัติศัพท์คำนี้ขึ้นมาเป็นครั้งแรก เขายังเขียนหนังสือทั้งเล่มเกี่ยวกับเรื่องนี้ด้วย

เพื่อให้ได้รับประโยชน์สูงสุดจากเซสชันการทำงานเชิงลึกของคุณ ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้:

• ล้างสภาพแวดล้อมของคุณให้ปราศจากความยุ่งเหยิง
• เลือกงานของคุณก่อนที่จะตั้งเวลา
• กำจัดสิ่งรบกวนสมาธิที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมด (เช่น โทรศัพท์มือถือของคุณ)

สุดท้าย หากต้องการเข้าสู่สถานะการทำงานเชิงลึก—ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า “สถานะโฟลว์” ให้พิจารณาดำเนินการต่อไปนี้:

• ดื่มกาแฟหนึ่งแก้ว (หรือคาเฟอีน)
• ดูสิ่งที่สร้างแรงบันดาลใจหรือสร้างแรงบันดาลใจ
• ฟังเพลงที่ปลุกเร้าคุณ
• นั่งสมาธิ
• อาบน้ำเย็น

หลักการพาเรโต

หลักการพาเรโตสร้างขึ้นโดยนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี วิลเฟรโด ปาเรโต ซึ่งเป็นแนวคิดที่ว่า 20% ของการกระทำมีส่วนรับผิดชอบต่อ 80% ของผลลัพธ์ แนวคิดนี้ถูกนำไปใช้กับหลากหลายสาขา ตั้งแต่การขายไปจนถึงการเรียนรู้ภาษา

แต่เมื่อพูดถึงประสิทธิภาพการทำงานและการบริหารเวลา หลักการของ Pareto จะให้กรอบการทำงานสำหรับการระบุงานที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับคุณในทันที

มีหกขั้นตอนหลักในการใช้แนวคิดนี้เพื่อการบริหารเวลา:

• ระบุปัญหาที่คุณกำลังเผชิญหรืองานที่คุณต้องทำให้เสร็จ
• ค้นหาสาเหตุของปัญหา (ทำไมคุณถึงใช้เวลานานมากในการทำให้เสร็จ? ทำไมคุณต้องทำให้เสร็จ?)
• ให้คะแนนแต่ละข้อตั้งแต่ 1-10 (10 สำคัญ 1 สำคัญน้อยที่สุด)
• วางงาน/ปัญหาที่มีสาเหตุเดียวกันไว้เป็นกลุ่ม
• รวมคะแนนของแต่ละกลุ่ม
• เริ่มทำงานในกลุ่มที่มีคะแนนสูงสุด

แอพเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

แม้ว่าจะไม่จำเป็นต้องเป็นเทคนิค แต่แอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานคุณภาพสูงจำนวนนับไม่ถ้วนก็ใช้วิธีการข้างต้น (และวิธีทางวิทยาศาสตร์อื่นๆ)

หากคุณเป็นแฟนของ Pomodoro Technique คุณสามารถใช้ Pomo Done ได้ มันยังเชื่อมต่อกับ เครื่องมือการจัดการโครงการ อื่นๆ เช่น Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack และอื่นๆ อีกมากมาย

หรือหากคุณกำลังมองหารายการสิ่งที่ต้องทำแบบดิจิทัล Smart Tasks มีอินเทอร์เฟซที่ราบรื่นและสวยงามซึ่งช่วยให้คุณสามารถสร้าง ใส่รหัสสี และทำงานให้เสร็จสิ้นได้

5. ทำงานในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสูงสุดของคุณ

หากคุณรู้อยู่แล้วว่าช่วงเวลาใดของวันที่คุณมีประสิทธิผลมากที่สุด ก็สมเหตุสมผลแล้วที่จะทำงานที่มีความต้องการมากที่สุดให้สำเร็จ

แต่ถ้าคุณยังไม่ทราบเวลาเหล่านั้นล่ะ?

หากคุณกำลังติดตามเวลา ตามที่เราได้พูดถึงไปแล้วในเคล็ดลับ #3 นี่ไม่น่าจะเป็นปัญหาในระยะยาว

จดบันทึกเมื่อคุณรู้สึกว่าเวลาผ่านไปอย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้คุณค้นพบช่วงเวลาที่เกิดประสิทธิผลสูงสุดและโอกาสที่สมบูรณ์แบบสำหรับเซสชันการทำงานเชิงลึก

สิ่งอื่นที่คุณสามารถทำได้คือเปรียบเทียบว่าคุณทำงานเดิมเสร็จในเวลาต่างๆ ของวันได้เร็วแค่ไหน ตัวอย่างเช่น หากปกติคุณทำงานเกี่ยวกับ SEO ในช่วงบ่าย ให้ลองทำในช่วงเช้าในอีก 2-3 วันข้างหน้า มีความแตกต่างหรือไม่?

6. จำกัดสิ่งรบกวนสมาธิ

สิ่งรบกวนสมาธิอาจเป็นอุปสรรคที่ใหญ่ที่สุดต่อประสิทธิภาพการทำงาน เป็นไปได้ว่าคุณกำลังหยิบโทรศัพท์ เปลี่ยนแท็บ เช็คอีเมล และดูนาฬิกามากกว่าที่คุณคิด

ในความเป็นจริง สิ่งรบกวนสมาธิเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และอยู่รอบตัวเราเสมอ และต้องใช้เวลาในการทำลายนิสัยการให้ อย่างไรก็ตาม หากคุณเตรียมตัวเองให้พร้อมสำหรับความสำเร็จแล้ว การกำจัดมันออกไปเพียงงานที่มีความสำคัญด้านเวลาและมีมูลค่าสูงเท่านั้นที่สามารถทำได้

เคล็ดลับบางประการในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานในอุดมคติและปราศจากสิ่งรบกวน:

• วางโทรศัพท์ของคุณไว้ในโหมดห้ามรบกวนและอยู่ในที่ที่ไกลเกินเอื้อม
• เปิดหรือถอดนาฬิกาของคุณ
• ตั้งค่าตัวบล็อกป๊อปอัปหรือ ส่วนขยาย Chrome ที่เป็นประโยชน์ บนแล็ปท็อปของคุณ
• บอกคนอื่นๆ ในบ้านของคุณหรือใครก็ตามที่อาจพยายามติดต่อคุณว่าคุณจะไม่สามารถใช้งานได้เป็นระยะเวลาหนึ่ง
  

7. มอบหมายและจ้างบุคคลภายนอกให้มากที่สุด

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากระยะไกลหรือมีงานในสำนักงานเก้าถึงห้าโมงเย็น คุณก็น่าจะมีงานผู้ดูแลระบบจำนวนที่ไม่น่าสนใจ เช่น การตรวจสอบอีเมล การจัดกำหนดการการประชุม และการตอบรับโทรศัพท์

งานเหล่านี้ใช้เวลามากกว่าที่เราคิด และเชื่อฉันเถอะเมื่อฉันบอกว่าคุณจะขอบคุณตัวเองที่มอบหมายหรือจ้างบุคคลภายนอกในสิ่งที่คุณทำได้

งานที่จ้างจากภายนอกไม่จำเป็นต้องมีวัตถุประสงค์เพื่อผู้ดูแลระบบเท่านั้น โดยอาจเป็นงานอะไรก็ได้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งหลักของคุณ

ตัวอย่างเช่น การลงทุนกับ ไวยากรณ์ จะช่วยให้คุณใช้เวลาในการพิสูจน์อักษรและแก้ไขน้อยลง ขณะเดียวกันก็ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นเมื่อสื่อสารออนไลน์

คุณสามารถกำหนดเวลาการ ประชุม ล่วงหน้าได้โดยใช้ซอฟต์แวร์เช่น CalendarHero CalendarHero ช่วยให้พนักงานกำหนดเวลาได้อัตโนมัติ บล็อคเวลาในปฏิทิน ตั้งระบบเตือนการประชุม และลดการประสานงานทางอีเมลกลับไปกลับมา มันช่วยคุณประหยัดเวลาโดยช่วยให้คุณจัดเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญ

ตัวเลือกมีไม่จำกัด และคุณสามารถค้นหาได้ฟรีหรือมีราคาสูง แต่ไม่ว่าจะลงทุนยังไงก็คุ้มค่า