7 เหตุผลที่ควรออกจากสเปรดชีต Excel สำหรับการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์

นับตั้งแต่เปิดตัวในปี 2528 Microsoft Excel เป็นโซลูชันที่องค์กรธุรกิจใช้ในการจัดการและจัดระเบียบสเปรดชีตผลิตภัณฑ์ของตน แต่เพียงเพราะบางสิ่งได้ดำเนินไปในทางใดทางหนึ่งมาเป็นเวลานาน ไม่ได้หมายความว่าจะต้องดำเนินต่อไป ประเพณีบางอย่างอาจเป็นอันตรายได้

ข้อมูลผลิตภัณฑ์มีความซับซ้อนและยาวนานด้วยคุณสมบัติที่หลากหลาย ไม่เพียงแต่รวมคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงสินทรัพย์ดิจิทัลอื่นๆ อีกมากมาย เช่น รูปภาพและวิดีโอ การจัดเก็บสิ่งเหล่านี้ในสเปรดชีตอาจทำให้รูปแบบผิดพลาดได้ มีสินทรัพย์ดิจิทัลบางอย่างที่คุณไม่สามารถจัดเก็บไว้ในสเปรดชีตได้ แต่นี่ไม่ใช่ทั้งหมด สเปรดชีตเป็นสิ่งที่ไม่ต้องดำเนินการใดๆ สำหรับคุณในการจัดการร้านค้าอีคอมเมิร์ซและข้อมูลผลิตภัณฑ์ด้วยเหตุผลอื่นๆ

ฉันมาที่นี่เพื่อเน้นถึงปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากการใช้สเปรดชีต Excel และเหตุใดจึงถึงเวลาที่คุณจะเปลี่ยนไปใช้โซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น คือ: พิม.

1. สเปรดชีตมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์

ข้อมูลเป็นหนึ่งในสินทรัพย์ที่แข็งแกร่งที่สุดของธุรกิจที่ต้องอาศัยการตัดสินใจด้านคุณภาพและการสร้างแนวทาง แต่ถ้าข้อมูลไม่ครบถ้วนหรือถูกต้องล่ะ? คุณเดาได้เลย: การตัดสินใจที่ผิดพลาดที่จะนำพาธุรกิจไปในทิศทางที่ผิด

มีรายงานว่า 88% ของสเปรดชีตมีข้อผิดพลาด เมื่อแต่ละคนภายในองค์กรเปลี่ยนแปลงไฟล์ โอกาสในการปนเปื้อนจะเพิ่มขึ้น ข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ ในกระบวนการนี้ส่งผลให้สเปรดชีตมีข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและไม่สอดคล้องกัน ข้อผิดพลาดเหล่านี้พบทางเข้าสู่สเปรดชีตเนื่องจาก Excel ไม่มีวิธีแจ้งให้ผู้ใช้ทราบเมื่อพวกเขาป้อนแอตทริบิวต์ของผลิตภัณฑ์ที่อาจไม่ถูกต้อง หรือหากพวกเขาข้ามเซลล์โดยไม่ได้ตั้งใจ เท่าที่จะทำได้ในโซลูชันการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ นอกจากนี้ เนื่องจากการติดตามข้อมูลทำได้ยาก พนักงานจึงอาจเกียจคร้านและป้อนคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์โดยไม่ต้องตรวจสอบรายการก่อนหน้าซ้ำอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่เกิดซ้ำ

หากคุณอยู่ในอุตสาหกรรมอีคอมเมิร์ซมานานพอ คุณจะเข้าใจถึงผลกระทบที่ข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกันอาจมีต่อความพึงพอใจของลูกค้า มันแค่ขับไล่พวกเขาออกไปจากแบรนด์ของคุณ แล้วการใช้เวลาหลายชั่วโมงกับการทำงานหนักในการดูแลสเปรดชีตนั้นมีประโยชน์อย่างไรเมื่อพวกเขาสร้างผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์และผลักดันยอดขายออกไป

ดังนั้น เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น จำเป็นต้องย้ายออกจากสเปรดชีตผลิตภัณฑ์ไปสู่ระบบการจัดการข้อมูลที่ช่วยให้คุณสามารถติดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ทั้งหมดได้โดยไม่มีข้อผิดพลาด ระบบดังกล่าวจะแจ้งให้ผู้ใช้ทราบทันทีเกี่ยวกับคุณลักษณะของผลิตภัณฑ์ที่ขาดหายไปและรายการที่ซ้ำกัน และรับประกันความสอดคล้องระหว่างช่องทางทั้งหมด

2. ไม่อนุญาตให้มีการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม

สาเหตุหลักที่ทำให้สเปรดชีตเสี่ยงต่อข้อผิดพลาดก็คือไม่อนุญาตให้มีการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม เนื่องจากการซิงโครไนซ์สเปรดชีตไม่สามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับพวกเขาโดยพนักงานมากกว่าหนึ่งคนพร้อมกันนั้นรวมอยู่ในไฟล์พร้อมกัน พวกเขาจึงกลายเป็นไซโล

ไฟล์ Excel แต่ละไฟล์ได้รับการออกแบบให้อัปเดตโดย Excel ครั้งละหนึ่งอินสแตนซ์ ไม่มีสถาปัตยกรรมเดียวกันกับฐานข้อมูลขององค์กรหรือระบบการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อรองรับผู้ใช้หลายราย

แม้จะมีโซลูชันการประมวลผลแบบคลาวด์ แต่ก็ยังยากที่จะแชร์สเปรดชีตระหว่างสมาชิกในทีมและแผนกอื่นๆ ภายในองค์กร Google ชีตเป็นหนึ่งในโซลูชันระบบคลาวด์ที่เป็นไปได้ซึ่งอนุญาตให้แชร์แบบเรียลไทม์ แต่สามารถละเมิดนโยบายความปลอดภัยของบริษัท และทำให้ข้อมูลรั่วไหลหรือสูญหายได้

ซึ่งแตกต่างจากวิธีการทำงานของโซลูชันการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ เช่น Apimio พนักงานหลายคนสามารถอัปเดตโซลูชันดังกล่าวแบบเรียลไทม์ โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้บันทึกจากแหล่งต่างๆ ซอฟต์แวร์ PIM ช่วยให้ทำงานร่วมกันได้ นำไปสู่การไหลของข้อมูลอย่างราบรื่นในทุกแผนกและทุกช่องทาง นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาได้มาก ซึ่งไม่เหมือนกับในสเปรดชีตที่คุณต้องรอให้พนักงานคนหนึ่งทำการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานให้เสร็จเพื่อส่งต่อให้พนักงานคนต่อไป และวัฏจักรที่ไร้ประสิทธิภาพนี้ดำเนินไปอย่างไม่สิ้นสุด

3. ไม่มีความรับผิดชอบเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงไม่สามารถติดตามได้

ตอนนี้ใครก็ตามที่มีสิทธิ์เข้าถึงสเปรดชีตผลิตภัณฑ์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ หากคุณให้สิทธิ์การเข้าถึงสเปรดชีตแก่พนักงาน 5 คน ไม่มีทางติดตามว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงอะไรในไฟล์เหล่านั้น หากมีกรณีที่ข้อมูลสำคัญสูญหายหรือเปลี่ยนแปลง คุณจะต้องใช้เวลาพอสมควรในการพยายามค้นหาว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องนี้ จากนั้นคุณจะใช้เวลาเพิ่มเติมในการกู้คืนข้อมูลนั้น

ซึ่งไม่เหมือนกับโซลูชันอัตโนมัติ เช่น PIM ที่บันทึกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับระบบ คุณสามารถกำหนดค่าเพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงของสินค้า ผลิตภัณฑ์ และเอนทิตีอื่นๆ ด้วยข้อมูลนี้ คุณสามารถสร้างการดำเนินการทั้งหมดที่เกิดขึ้นกับเอนทิตีที่กำหนดค่าไว้ใหม่ได้ สิ่งนี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการของระบบ/ข้อมูลเพื่อกู้คืนในกรณีที่สูญหายหรือเกิดกิจกรรมที่เป็นอันตรายบางอย่างในระบบ PIM

4. ขาดความปลอดภัย

โดยทั่วไปแล้ว สเปรดชีตจะไม่ปลอดภัยและมีความเสี่ยงมากขึ้นสำหรับข้อมูลเสียหายหรือการจัดการข้อมูลผิดพลาด ไฟล์ที่มีข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนอาจไม่ปลอดภัยจากแฮกเกอร์ คุณสามารถใช้รหัสผ่านป้องกันไฟล์สเปรดชีตผลิตภัณฑ์ได้ อย่างไรก็ตาม ไฟล์สเปรดชีตผลิตภัณฑ์อาจยังไม่เพียงพอสำหรับธุรกิจ เมื่อมีคนเข้าถึงข้อมูลสเปรดชีตแล้ว จะไม่สามารถจำกัดสิ่งที่พวกเขาทำกับข้อมูลนั้นได้

ซอฟต์แวร์รวบรวมข้อมูลประเภทอื่นจึงอาจเป็นตัวเลือกที่ทำงานได้ดีกว่า ตัวอย่างเช่น Apimio มีการป้องกันในตัวที่ปกป้องความสมบูรณ์ของข้อมูล เฉพาะผู้ผลิตเท่านั้นที่มีอิสระในการเปลี่ยนแปลงข้อมูลผลิตภัณฑ์ คุณสามารถจัดสรรงานที่แตกต่างกันให้กับพนักงานที่แตกต่างกันบนพอร์ทัล โดยจำกัดการเข้าถึง ในสเปรดชีต การดำเนินการนี้เป็นไปไม่ได้เนื่องจากคุณไม่สามารถจำกัดการเข้าถึงบางเซลล์ได้

ในทำนองเดียวกัน ผู้ใช้อาจจัดเรียงคอลัมน์ข้อมูลและอาจทำให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเช่นชื่อและนามสกุลไม่ตรงกันโดยไม่รู้ตัว ในทางตรงกันข้าม ฐานข้อมูลจะเก็บทุกส่วนของเร็กคอร์ดให้เป็นหนึ่งเดียว ดังนั้นจึงรับประกันความสมบูรณ์ของข้อมูลที่ดีขึ้น

ระบบ PIM เหมาะสำหรับการขายแบบ Omnichannel ดังนั้น ในกระบวนการกระจายข้อมูลผ่านช่องทางการขายหลายช่องทาง ความสมบูรณ์ของข้อมูลจะไม่เสียหาย ไม่มีการทุจริตหรือสูญหายของข้อมูล

5. ไม่สนับสนุนการตัดสินใจแบบเรียลไทม์

สเปรดชีตไม่สามารถสนับสนุนการตัดสินใจแบบเรียลไทม์ได้เนื่องจากข้อมูลที่ล้าสมัยและไม่ถูกต้อง ใช้เวลานานในการรวบรวมข้อมูลล่าสุดจากผู้ใช้หลายรายและสรุปข้อมูล

สเปรดชีตให้ข้อมูลดิบทั้งหมดในครั้งเดียว ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากที่จะตีความว่าข้อมูลใดมีความสำคัญและไม่สำคัญ บางทีตัวเลือกเดียวในสเปรดชีตคือการกดปุ่ม "จัดเรียง" ซึ่งไม่ได้ช่วยค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหาเสมอไป ด้วยระบบอื่นๆ ที่มีอยู่ การจัดลำดับความสำคัญของข้อมูลผ่านเครื่องมือการแสดงภาพจะเป็นไปได้ เครื่องมือเหล่านี้สามารถเน้นส่วนสำคัญของชุดข้อมูลหรือผลลัพธ์ ซึ่งแตกต่างจากสเปรดชีต

สเปรดชีตผลิตภัณฑ์ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อเก็บข้อมูลในอดีต บ่อยครั้งในระหว่างการดำเนินการลดขนาดเพื่อให้จัดการได้ง่ายขึ้น อาจมีบางคนลบข้อมูลประวัติโดยไม่ได้ตั้งใจ แม้ว่าคุณจะเก็บเวอร์ชันต่างๆ ไว้ แต่ก็เป็นเรื่องยากสำหรับผู้มีอำนาจตัดสินใจในการเปรียบเทียบไฟล์และระบุแนวโน้มภายในข้อมูลของพวกเขา

ระบบการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์สร้างขึ้นเพื่อรองรับการวิเคราะห์ข้อมูล ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บในที่เดียว องค์กรสามารถอ่านแนวโน้มของผู้บริโภคและตัดสินใจทางธุรกิจที่มีคุณภาพ ซอฟต์แวร์แดชบอร์ดที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณสร้างเฟรมเวิร์กแผนภูมิได้ ในขณะเดียวกันก็ให้โอกาสคุณปรับแต่งได้มากมาย

สเปรดชีตมักจะไม่มีบริบท เป็นเรื่องยากที่จะเชื่อมโยงชุดข้อมูลต่างๆ เข้าด้วยกันใน Excel เพื่อดูว่ามีความสัมพันธ์กันอย่างไร ในทางกลับกัน แดชบอร์ดสามารถมีชั้นข้อมูลที่แตกต่างกันและผสมผสานแหล่งข้อมูลต่างๆ เข้าด้วยกันได้อย่างลงตัว คุณเริ่มต้นด้วยมุมมองระดับสูงของตัวชี้วัดของคุณ และเพิ่มในการเจาะลึกเพื่อแสดงข้อมูลที่ขับเคลื่อนตัวเลขเหล่านั้นด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

6. ไม่เหมาะสำหรับการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM)

คุณเคยลองจัดเก็บภาพในสเปรดชีตหรือไม่? มันทำให้คุณต้องกำหมัดด้วยความหงุดหงิดเพราะมันแทบจะเป็นไปไม่ได้เลย PDF, วิดีโอ, รูปภาพ และเนื้อหาดิจิทัลอื่นๆ เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจอีคอมเมิร์ซ เนื่องจากจะทำให้ผลิตภัณฑ์ของคุณมีชีวิตชีวา คุณลักษณะของผลิตภัณฑ์พื้นฐานจะไม่ดึงดูดผู้ซื้อ

สินทรัพย์ดิจิทัลมักถูกเผยแพร่ในแผนกต่างๆ โดยมีพนักงานต่างกัน การมีตำแหน่งศูนย์กลางที่จัดเก็บข้อมูลทั้งหมดนี้ไว้กับข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่เหลือของคุณทำให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในองค์กรสามารถเข้าถึงและเข้าถึงได้ง่าย เพื่อให้สามารถส่งข้อมูลไปยังช่องทางการขายได้ทุกเมื่อ

PIM มีความสามารถ DAM ไม่จำกัดเพื่อให้ไฟล์และเนื้อหามัลติมีเดียทั้งหมดปลอดภัยและเป็นปัจจุบัน คุณสามารถจัดการรูปภาพ วิดีโอ กราฟิก และไฟล์ได้ในที่เดียว โดยเชื่อมโยงกับผลิตภัณฑ์ของคุณโดยตรง การมีข้อมูลผลิตภัณฑ์และสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณในที่เก็บส่วนกลางช่วยให้ทีมการตลาดสามารถผลักดันเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ของตนได้อย่างง่ายดายตามความจำเป็น นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถสร้างเนื้อหาที่เหมาะสมยิ่งขึ้นเนื่องจากไม่มีไฟล์สูญหาย ทีมไม่ต้องเสียเวลามากในการพยายามค้นหาสิ่งเหล่านี้

ด้วยเครื่องมือการจัดการข้อมูลผลิตภัณฑ์ เช่น Apimio การเผยแพร่เนื้อหาดิจิทัลของคุณไปยังช่องทางที่ถูกต้อง ในเวลาที่เหมาะสม และในรูปแบบที่เหมาะสม จะเป็นไปโดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องเครียดกับการเพิ่มประสิทธิภาพส่วนหน้าของผู้ใช้ เนื่องจากระบบจะทำเพื่อคุณ

อ่านอีกครั้ง: ทำความเข้าใจความแตกต่างพื้นฐานระหว่างระบบ DAM และ PIM

7. ไม่มีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

Excel ไม่มีคุณสมบัติการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ ดังนั้น เมื่อคุณเริ่มใส่ข้อมูลผลิตภัณฑ์ลงในแผ่นงาน Excel คุณควรเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับการสำรองข้อมูลด้วยตนเองด้วยเช่นกัน นอกจากนี้ หากเคยมีอินสแตนซ์ที่คุณลืมสำรองข้อมูล ข้อมูลนั้นจะหายไปนอกหน้าต่าง ไม่พบที่ไหนเลย การสูญเสียข้อมูลถือเป็นความเสี่ยงอย่างมากสำหรับธุรกิจใดๆ ส่งผลให้ข้อมูลผลิตภัณฑ์ไม่สมบูรณ์ในที่สาธารณะ และการวิเคราะห์ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องในอนาคต เนื่องจากข้อมูลจำนวนมหาศาลไม่ได้สะท้อนอยู่ในชีต

อย่างไรก็ตาม PIM ทุกตัวมีคุณสมบัติการสำรองข้อมูลอัตโนมัติที่ทำให้การสำรองฐานข้อมูลบ่อยครั้ง โดยอัตโนมัติ และจัดเก็บไว้ในตำแหน่งเสมือนต่างๆ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับการสูญหายของข้อมูล เนื่องจากทุกอย่างจะปลอดภัย คุณสามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา ทุกที่ตามที่เห็นสมควร คิดถึงเวลาและความพยายามที่ทีมของคุณจะประหยัดได้เมื่อคุณต้องสำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องทำงานด้วยตนเอง เราชอบที่จะได้ยินมัน!

สรุปแล้ว

ด้วยระบบ PIM ที่มีประสิทธิภาพ บริษัทต่างๆ ควรหยุดพึ่งพาสเปรดชีต Excel ที่ล้าสมัยซึ่งสร้างข้อมูลผลิตภัณฑ์ที่ไม่ถูกต้องและไม่สอดคล้องกัน ขณะนี้เครื่องมืออย่าง Apimio อยู่ในตลาดเพื่อช่วยให้บริษัทอีคอมเมิร์ซปรับปรุงการดำเนินงาน เข้าถึงข้อมูลผลิตภัณฑ์คุณภาพสูงสุดพร้อมรับประกันความปลอดภัยของข้อมูลและความสมบูรณ์