7 เทมเพลตงบประมาณกิจกรรมเพื่อวางแผนการเงินของคุณ

ฉันเคยพูดไปแล้ว และฉันจะพูดอีกครั้ง: ฉันเกลียดสเปรดชีต และฉันเกลียดการจัดทำงบประมาณ สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็น ดังที่เราทุกคนทราบ ดังนั้นเมื่อถึงเวลาที่ฉันจะต้องตั้งงบประมาณ ฉันจึงใช้เทมเพลตและแอปอย่าง Wally เพื่อช่วยวางแผนค่าใช้จ่ายของฉัน

หากคุณเป็นนักวางแผนกิจกรรมที่ต้องการลดความซับซ้อนของกระบวนการจัดทำงบประมาณ คุณต้องมีเทมเพลตงบประมาณเหตุการณ์ เทมเพลตเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้วางแผนกิจกรรมที่ไม่สามารถซื้อซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณที่ซับซ้อนได้และต้องการโซลูชันอื่น

ฉันได้รวบรวมรายการเทมเพลตงบประมาณงานเจ็ดแบบ (ผสมผสานระหว่างสเปรดชีต Excel และตัวเลือกการพิมพ์) ที่จะช่วยให้คุณวางแผนค่าใช้จ่ายสำหรับกิจกรรมของคุณได้มากที่สุด—ถ้าไม่ใช่ทั้งหมด—สำหรับกิจกรรมของคุณ

หากเทมเพลตเหล่านี้ไม่ตรงกับสิ่งที่คุณกำลังมองหา ก็ไม่ต้องกลัว: ฉันจะแก้ไขสิ่งต่างๆ ด้วยคำแนะนำฉบับย่อเพื่อสร้างเทมเพลตงบประมาณงานกิจกรรมของคุณเอง

เทมเพลตจะแสดงตามลำดับตัวอักษร

เทมเพลต Excel

เทมเพลตเหล่านี้เหมาะที่สุดสำหรับผู้วางแผนกิจกรรมที่ไม่เพียงแต่ต้องการวางแผนค่าใช้จ่ายของกิจกรรม แต่ยังต้องการแสดงภาพค่าใช้จ่ายเหล่านั้นโดยใช้เครื่องมือสเปรดชีต Excel เทมเพลต Excel ให้ผู้ใช้มีความยืดหยุ่นมากกว่างบประมาณที่พิมพ์ได้ ทำให้เหมาะสำหรับงานที่ซับซ้อนซึ่งมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวได้หลายส่วน

• เทมเพลตอย่างเป็นทางการของ Microsoft Office 1
• เทมเพลตอย่างเป็นทางการของ Microsoft Office 2
• สมุดงานงบประมาณเหตุการณ์ Smartsheet และแผ่นงานการวางแผนการประชุม
• Tidyform งบประมาณเหตุการณ์และเทมเพลตแผนภูมิ

เทมเพลตที่พิมพ์ได้

สำหรับนักวางแผนที่ชอบทำงานบนกระดาษ เทมเพลตเหล่านี้คือสิ่งที่คุณต้องการ เหมาะสำหรับงานขนาดเล็กที่ไม่มีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวมากเกินไป และครอบคลุมค่าใช้จ่ายพื้นฐาน เช่น สถานที่ ของตกแต่ง และพนักงาน

• FreebieFindingMom Event Budget Worksheet
• คู่มือการวางแผนงบประมาณเหตุการณ์
• Template.net เทมเพลตงบประมาณเหตุการณ์ที่พิมพ์ได้

สร้างเทมเพลตงบประมาณกิจกรรมของคุณเอง

แม้ว่าเทมเพลตทั้งเจ็ดนี้จะครอบคลุมพื้นฐานส่วนใหญ่ แต่ก็ไม่ได้ครอบคลุมทุกฐาน หากเทมเพลตที่แสดงรายการเหล่านี้ไม่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการ คุณสามารถสร้างเทมเพลตงบประมาณเหตุการณ์ของคุณเองตั้งแต่ต้นในรูปแบบใดก็ได้ที่คุณต้องการ

Eventbrite มีคำแนะนำอย่างละเอียดที่จะแนะนำคุณผ่านแต่ละขั้นตอนของการออกแบบงบประมาณงานกิจกรรมของคุณเอง ฉันได้สรุปขั้นตอนของพวกเขาไว้ด้านล่าง และขยายกระบวนการเพิ่มเติมโดยใส่คำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรมองหาเมื่อสร้างงบประมาณกิจกรรมของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดสิ่งที่คุณกำลังจัดทำงบประมาณ

แม้ว่างานอีเวนต์ส่วนใหญ่จะมีค่าใช้จ่ายที่ใกล้เคียงกัน เช่น ค่าสถานที่หรือระบบการลงทะเบียนแขก ค่าใช้จ่ายอื่นๆ เช่น ความปลอดภัยของโดรนและฟีเจอร์ทันสมัยอื่นๆ นั้นแตกต่างกันไปในแต่ละงาน ประโยชน์ของการสร้างงบประมาณของคุณเองคือความสามารถในการจัดระเบียบต้นทุนเฉพาะในแบบที่คุณต้องการ

ค่าใช้จ่ายใดที่คุณควรคำนึงถึงเมื่อสร้างเทมเพลตงบประมาณงานกิจกรรมของคุณ

• สถานที่และการตกแต่ง
• จัดเลี้ยง
• พนักงาน
• การตลาดงานอีเวนต์
• ค่าเดินทาง
• เครื่องเสียง/ภาพ
• ความบันเทิง
• ค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ด

ขั้นตอนที่ 2: ระบุต้นทุนที่แท้จริงของคุณ

งบประมาณของคุณจำเป็นต้องมีพื้นฐานค่าใช้จ่ายที่จำเป็น เช่น สถานที่ ซึ่งมาก่อนจะเพิ่มสิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติม ข้อมูลพื้นฐานประกอบด้วยหมวดหมู่กว้างๆ ซึ่งแต่ละหมวดหมู่นั้นมีค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล

นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

สถานที่:

• ห้องเช่า
• เงินประกัน
• ที่จอดรถ

เอ/วี:

• โปรเจ็คเตอร์
• อินเตอร์เน็ต/Wi-Fi
• ลำโพง
• ไมโครโฟน
• กล้อง

จัดเลี้ยง:

• บาร์เทนเดอร์
• เซิร์ฟเวอร์
• อาหาร
• เครื่องดื่ม

การตลาด:

• ซอฟต์แวร์การตลาดโซเชียลมีเดีย
• สื่อสิ่งพิมพ์และงานออกแบบ
• ซอฟต์แวร์การจัดการการลงทะเบียน

ความบันเทิง:

• นักดนตรี/ดีเจ
• ค่าวิทยากร
• ค่าที่อยู่อาศัยและค่าขนส่งที่เกี่ยวข้อง

เบ็ดเตล็ด:

• ตกแต่งสถานที่
• ที่นั่ง
• พนักงานจัดงานเพิ่มเติม
• ภาษีและค่าธรรมเนียม

Eventbrite แนะนำให้กำหนดรหัสสีสำหรับค่าใช้จ่ายของคุณ ติดป้ายค่าใช้จ่ายสถานที่เป็นสีแดง ค่าใช้จ่ายทางการตลาดเป็นสีน้ำเงิน ค่าเดินทางเป็นสีเขียว และอื่นๆ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบการเงินและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดาย

ขั้นตอนที่ 3: วางแผนรายได้ที่คาดการณ์ไว้ของคุณ

เมื่อคุณคำนวณค่าใช้จ่ายแล้ว ก็ถึงเวลาประมาณการรายได้ของคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการงานกิจกรรมส่วนใหญ่สามารถติดตามการขายตั๋ว ในขณะที่ซอฟต์แวร์อื่นๆ ติดตามแหล่งที่มาของรายได้เพิ่มเติม เช่น ผู้ขาย ผู้สนับสนุน และรายได้การบริจาค หากนี่ไม่ใช่งานแรกของคุณในลักษณะนี้ ให้ย้อนกลับไปและอ้างอิงผลรวมของรายได้และสเปรดชีตก่อนหน้าเพื่อช่วยสร้างค่าประมาณของคุณ

เมื่อประมาณการรายได้ของคุณ ให้มองหา:

• ต้นทุนต่อผู้เข้าร่วมเทียบกับค่าใช้จ่ายต่อดอลลาร์การลงทะเบียนที่ได้รับ
• แนวโน้มค่าใช้จ่ายของผู้เข้าร่วมประชุมและต้นทุนต่อการลงทะเบียนที่สัมพันธ์กัน (เพิ่มขึ้นหรือลดลงหรือไม่)
• โอกาสในการจัดงาน รวมถึงเทคโนโลยีใหม่ที่สร้างต้นทุนใหม่พร้อมทั้งนำรายได้ใหม่มาด้วย (เช่น เทคโนโลยี RFID)
• เหตุการณ์ที่คล้ายคลึงกันและความสามารถในการทำกำไร

ขั้นตอนที่ 4: วางแผนสำหรับตัวแปรที่ไม่รู้จัก

ในงบประมาณใดๆ คุณต้องการสร้างบัฟเฟอร์สำหรับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นขณะวางแผนกิจกรรมของคุณ ดีกว่าใช้จ่ายเกินงบประมาณและเหลือเงินเกินไว้ดีกว่าติดอยู่แดงก่อนที่คุณจะรวบรวมรายได้ใด ๆ

สำหรับเคล็ดลับในการรักษาค่าใช้จ่ายภายในงบประมาณที่คุณตั้งไว้เพื่อสร้างบัฟเฟอร์ โปรดดูวิดีโอนี้จาก Event Planning Blueprint TV:

ขั้นตอนที่ 5: นำทุกอย่างมารวมกัน

เมื่อคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการแล้ว ก็ถึงเวลารวมงบประมาณงานกิจกรรมของคุณ

สำหรับผู้ใช้ Excel ต่อไปนี้คือบทแนะนำสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีสร้างงบประมาณสเปรดชีตอย่างง่ายซึ่งคุณสามารถเสียบข้อมูลทั้งหมดของคุณเข้าไปได้:

สำหรับผู้ที่ชอบปากกาและกระดาษ ให้ใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งข้างต้นเป็นแรงบันดาลใจ และเพิ่มตัวแปรและส่วนที่จำเป็นและไม่ซ้ำใครเพื่อสร้างงบประมาณที่ครอบคลุมและกำหนดเองได้อย่างเต็มที่

แหล่งข้อมูลการจัดการเหตุการณ์อื่นๆ

แทนที่จะตอบสนองความต้องการของคุณ บางทีเทมเพลตเหล่านี้อาจทำให้คุณรู้ว่าคุณต้องการระบบซอฟต์แวร์การจัดทำงบประมาณเพื่อช่วยวางแผนค่าใช้จ่ายของคุณ ตรวจสอบไดเรกทอรีซอฟต์แวร์การจัดทำงบประมาณของ Capterra และอย่าลืมใช้เครื่องมือการกรองที่มีประสิทธิภาพเพื่อช่วยคุณค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอย่างแท้จริง

บล็อกการจัดการกิจกรรมของ Capterra เต็มไปด้วยแหล่งข้อมูลและคำแนะนำที่จะช่วยคุณดึงงานกิจกรรมที่สมบูรณ์แบบ นี่คือบางส่วนที่จะช่วยให้คุณเริ่มต้น:

• 3 บทเรียนการจัดการงานอีเวนต์จาก 'The Disaster Artist'
• 5 ตัวชี้วัดที่จะกำหนด ROI ของกิจกรรมของคุณ
• เทมเพลตโปรแกรมกิจกรรมฟรีหรือราคาไม่แพงสำหรับกิจกรรมในราคาประหยัด
• 4 แอพมือถือสำหรับกิจกรรมเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม