6 เคล็ดลับการบริหารผลิตภาพและเวลาสำหรับผู้ประกอบการ

คุณรู้จักคุณลักษณะที่ใหญ่ที่สุดของ ผู้ประกอบการ และ เจ้าของธุรกิจ ที่ประสบความสำเร็จหรือไม่ ?

พวกเขารักษาเวลาอย่างไร้ความปราณีและมุ่งความสนใจไปที่เป้าหมายในขณะที่ ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน และ ทำสิ่งต่างๆ ให้ สำเร็จ

แต่การดำเนินธุรกิจหมายความว่าคุณไม่สามารถหลีกหนีจากงานธุรการและ งานที่ซ้ำซาก ในแต่ละวัน ได้ อย่างสมบูรณ์ นอกจากนี้ การโทรเข้ามา อย่างต่อเนื่อง การอัปเดต โซเชียลมีเดีย และ การ แจ้งเตือน ของสมาร์ทโฟน และการบรรลุประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดสามารถรู้สึกเหมือนเป็นความฝันอันห่างไกล

แต่มันก็เป็นไปไม่ได้

ในบทความนี้ เราจะแบ่งปัน เทคนิคการบริหารเวลา ที่ใช้ได้จริงและ บรรลุผลได้ สำหรับ ผู้ประกอบการที่มีงานยุ่ง เพื่อช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดโดยไม่สูญเสียการควบคุมการดำเนินงานในแต่ละวัน

ความสำคัญของทักษะการบริหารเวลาสำหรับเจ้าของ SMB

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB) คุณสวมหมวกหลายใบ คุณน่าจะเป็น CEO, ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด, ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า และอื่นๆ อีกมากมาย

ไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจเลยที่ เจ้าของ สตาร์ทอัพ โดยเฉลี่ย จะทำงานประมาณ 50–70 ชั่วโมงต่อ สัปดาห์

การทำงานเป็นเวลานานมักเป็นส่วนหนึ่งของ การเป็นผู้ประกอบการ ในระยะเริ่มต้น แต่สิ่งสำคัญคือต้องตระหนักว่าคุณมีพลังทางร่างกายและจิตใจที่จำกัด และการดับเพลิงในแต่ละวันอาจรู้สึกเหมือนเป็นงาน แต่เพียงแต่จะเปลืองพลังงานและเบี่ยงเบนความสนใจของคุณจากงานเชิงกลยุทธ์ที่สำคัญที่สุด

มันไม่ยั่งยืน ส่งผลให้เกิด ความเหนื่อยหน่าย และทำลาย ความสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงาน ของ คุณ

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องจัดลำดับความสำคัญความต้องการของคุณเพื่อที่คุณจะได้ใช้เวลาทำงาน "ใน" ธุรกิจของคุณ กำหนดทิศทางเชิงกลยุทธ์ สร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้น และค้นหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการมอบหมาย ดำเนินการอัตโนมัติ หรือกำจัดงานที่เหลือเพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจของคุณ ทำงานได้อย่างราบรื่น

เคล็ดลับการบริหารเวลาเชิงปฏิบัติสำหรับผู้ประกอบการที่มีงานยุ่ง

คุณไม่สามารถปรับปรุงสิ่งที่คุณไม่ได้วัดได้ ก่อนที่จะใช้ประโยชน์จาก กลยุทธ์การบริหารเวลา คุณต้องตรวจสอบกิจวัตรประจำวันของคุณอย่างรอบคอบ และค้นหาว่าคุณใช้เวลาอยู่ที่ไหน

คุณสามารถทำได้โดยใช้ แอป ติดตามเวลา หรือเพียงแสดงรายการ ทุก สิ่งที่คุณทำในสเปรดชีตเมื่อ สิ้นสุดวัน ข้อมูลมูลค่าหนึ่งสัปดาห์ควรจะเพียงพอที่จะแสดงแนวโน้มของคุณและช่วยคุณระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

เมื่อคุณมีข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้แล้ว ให้ใช้เทคนิคต่อไปนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตของคุณ

1. ใช้ Eisenhower Matrix เพื่อจัดลำดับความสำคัญของงาน

Eisenhower Matrix เป็นหนึ่งในเครื่องมือยอดนิยมสำหรับ การจัดลำดับความสำคัญ ของงานและจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

นี่คือวิธีการทำงาน

จัดการงานทั้งหมดของคุณและจัดระเบียบให้เป็นสี่ส่วน

เร่งด่วนและสำคัญ

งานเหล่านี้เป็นงานทางธุรกิจที่สำคัญที่สุดที่ต้องได้รับการดำเนินการจากคุณทันที เช่น ปัญหาของลูกค้าที่สำคัญ แคมเปญการขายที่มีเวลาจำกัด หรือกำหนดเวลาสิ้นสุดของโครงการ จัดลำดับความสำคัญเหนือสิ่งอื่นใด

สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน

งานเหล่านี้เป็นงานสำคัญที่มักจะส่งผลต่อสุขภาพธุรกิจของคุณในระยะยาว ไม่ว่าจะเป็นการประชุมการวางแผนประจำปี การเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ และการลงทุนในซอฟต์แวร์ที่ดีขึ้น ทางที่ดีควรกำหนดเวลาให้เหมาะสมแทนที่จะเลื่อนออกไปอย่างไม่มีกำหนด

เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

งานเหล่านี้เป็นงานด้านการปฏิบัติงานและการบริหารทักษะต่ำซึ่งมีความสำคัญต่อการปฏิบัติงานในแต่ละวันของคุณ แต่ สามารถมอบหมายได้อย่าง ง่ายดาย

ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

สิ่งเหล่านี้เป็นตัวฆ่าเวลา เช่น การเลื่อนดู โซเชียลมีเดีย การประชุมที่ไร้ประโยชน์ หรือระเบียบแบบลำดับชั้นที่คุณควรกำจัดออกไปจากชีวิตของคุณ

ครั้งถัดไปที่คุณสร้าง รายการสิ่งที่ต้องทำ เมื่อ เริ่มต้น วันทำงาน ให้ เรียกใช้ผ่านเมทริกซ์นี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้จัดลำดับความสำคัญ ของงานที่สำคัญที่สุด และมอบหมาย กำหนดเวลา หรือกำจัดส่วนที่เหลือ

2. เอาชนะสิ่งรบกวนสมาธิโดยใช้เทคนิค Pomodoro

เราไม่สามารถตัดการเชื่อมต่อจาก โซเชียลมีเดีย อีเมล หรือการโต้ตอบในที่ทำงานได้ อย่างสมบูรณ์ แต่เราสามารถจัดระเบียบสิ่งรบกวนสมาธิเหล่านี้ได้เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านั้นจะไม่ส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของเรา

นี่คือจุดที่ เทคนิค Pomodoro มีประสิทธิภาพมาก

เทคนิค Pomodoro เป็น กลยุทธ์การจัดการเวลา ที่แบ่งงานออกเป็นช่วงเวลาที่เน้นโดยคั่นด้วยการพักระยะสั้น

ประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

• ช่วงเวลา: แต่ละช่วงการทำงานเรียกว่า Pomodoro และโดยทั่วไปจะใช้เวลา 25 นาที
• พัก: พักระยะสั้น (ปกติ 5 นาที) ตามแต่ละ Pomodoro
• ชุด: หลังจากสี่ Pomodoros จะมีช่วงพักนานกว่า 20–30 นาที

ใช้ช่วงพักเพื่อผ่อนคลาย เลื่อนดูโซ เชียลมีเดีย หรือทำอะไรก็ตามที่มักจะทำให้คุณเสียสมาธิจากการทำงาน แต่ยังคงมีสมาธิอย่างเต็มที่ในช่วงเวลาทำงาน

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่ยากและรวดเร็วที่นี่ คุณสามารถเปลี่ยนระยะเวลาของช่วงเวลาและการพักเพื่อให้เหมาะกับสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณ

3. เพิ่มเวลาโดยใช้ระบบอัตโนมัติ

การทำให้กระบวนการทางธุรกิจและ เวิร์กโฟลว์ เป็นอัตโนมัติ เป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและมีประสิทธิผลมากขึ้น นี่คือที่ที่เครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) เช่น Act! อาจเป็นซอฟต์แวร์ การจัดการเวลา ที่มีประสิทธิภาพ สำหรับธุรกิจของคุณ

คุณสามารถใช้ CRM เพื่อทำให้ การตลาดผ่านอีเมล การสร้างลูกค้าเป้าหมาย และ เวิร์กโฟลว์ การจัดการลูกค้า เป็น ไปโดยอัตโนมัติ แทนที่จะป้อนข้อมูลลูกค้าด้วยตนเองลงในสเปรดชีตต่างๆ และใช้เวลาทุกวันในการค้นหาข้อมูลที่ถูกต้อง ให้ใช้ Act! เพื่อจัดระเบียบทุกอย่างในแดชบอร์ดข้อมูลลูกค้า

โดยจะให้ ข้อมูลเชิงลึกแก่คุณ และช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นในการตัดสินใจทางธุรกิจโดยอิงตามข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า แทนที่จะต้องจัดการสเปรดชีต

4. ลดการประชุมด้วยการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส

การประชุมทำให้เกิดการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงานมากกว่า 37 พันล้านดอลลาร์ ทุกปี

มีอะไรแย่กว่านั้น? มืออาชีพ 55 เปอร์เซ็นต์รู้สึกว่าการประชุมส่วนใหญ่อาจเกิดขึ้นผ่านทางอีเมล

วิธีแก้ปัญหาง่ายๆ? ใช้เครื่องมือสื่อสารแบบอะซิงโครนัส เช่น อีเมล การบันทึกหน้าจอ ข้อความเสียง และ เครื่องมือ การจัดการโครงการ เพื่อทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและ ประหยัด เวลา กำหนดเวลาการประชุมเมื่อไม่มีตัวเลือกที่ดีกว่าเท่านั้น

5. สร้างแหล่งความรู้ให้กับทีมของคุณ

คุณเป็น เจ้าของธุรกิจ ดังนั้นโดยธรรมชาติแล้ว คุณจะรู้ดีเกี่ยวกับธุรกิจของคุณมากที่สุด และคุณต้องการให้พนักงานดำเนินการแทนคุณอย่างไร

ทำไมไม่แปลงข้อมูลนี้ให้เป็นแหล่งความรู้ด้วยการบันทึกวิดีโอ บทความ คำแนะนำ และขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ที่พนักงานของคุณสามารถใช้ทุกครั้งที่ต้องการคำแนะนำ วิธีนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้หลายพันชั่วโมงและลดการพึ่งพาทีมของคุณ

6. เรียนรู้ที่จะปฏิเสธ (บ่อยครั้ง)

การปฏิเสธสิ่งใดก็ตามที่ไม่สอดคล้องกับเป้าหมายหรือวิสัยทัศน์ของคุณถือเป็นพลังพิเศษที่ เจ้าของธุรกิจ ทุกคน ต้องการ

Steve Jobs มีชื่อเสียงจากการทำเช่นนั้นที่ Apple แต่ยัง ใช้ได้กับ ธุรกิจขนาดเล็ก ด้วย เพราะบางครั้งทีม นักลงทุน หรือหุ้นส่วนธุรกิจของคุณอาจพยายามดึงคุณเข้าสู่งานที่ไม่คุ้มค่ากับเวลาของคุณ

เรียนรู้ที่จะพูดไม่บ่อยกว่าใช่ แล้วคุณจะมีประสิทธิผลมากกว่าคู่แข่งของคุณมาก

สร้างนิสัยและกิจวัตรประจำวันเพื่อให้ทำงานได้มากขึ้น

ท้ายที่สุดแล้ว ประสิทธิภาพการทำงานของคุณในฐานะ ผู้ประกอบ การขึ้นอยู่กับการสร้างกิจวัตรประจำวันที่มีประสิทธิผลซึ่งจะขับเคลื่อนวันของคุณ

การมีกิจวัตรประจำวันหมายถึงความไม่แน่นอน สิ่งรบกวนสมาธิ และความประหลาดใจน้อยลง ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายระยะยาวและใช้เวลาทำงาน "กับ" ธุรกิจของคุณได้มากขึ้น

แน่นอนว่าคุณยังคงต้องดำดิ่งลงไปในการปฏิบัติงานเป็นครั้งคราว

แต่นั่นคือจุดที่ การจัดลำดับความสำคัญ การมอบหมาย และที่สำคัญที่สุด การทำให้งานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณ จัดการเวลาได้อย่างมี ประสิทธิภาพ

หากต้องการเริ่มต้นทำงานอัตโนมัติและเพิ่มเวลาว่าง ให้ Act! ทดลอง ใช้ฟรี 14 วัน