6 กุญแจสู่การสื่อสารของคณะกรรมการอย่างมีประสิทธิภาพ

การสื่อสารของคณะกรรมการที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กรอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการเกินความคาดหวังของผู้ถือหุ้นและการไม่บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ น่าเสียดายที่คณะกรรมการบริษัทและทีมผู้บริหารส่วนใหญ่ล้มเหลวในการสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจ

การวิจัยโดยบริษัทที่ปรึกษาด้านการจัดการระดับโลก McKinsey & Company เมื่อเร็ว ๆ นี้รายงานว่า 64% ของคณะกรรมการมีผลกระทบในระดับต่ำหรือต่ำกว่าค่าเฉลี่ยต่อการสร้างมูลค่าระยะยาวของบริษัท

อะไรที่ทำให้คณะกรรมการหรือทีมผู้บริหารไม่มีประสิทธิภาพ? กลยุทธ์ที่ผิดพลาดและการวางคนผิดในตำแหน่งผู้บริหารเป็นสาเหตุหลักสองประการ การขาดการสื่อสารที่ชัดเจนและทันเวลาเป็นปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำให้คณะกรรมการไม่มีประสิทธิภาพ

พลังที่แท้จริงของการสื่อสารบนกระดานอย่างมีประสิทธิภาพนั้นแสดงให้เห็นในตัวอย่างล่าสุดจาก Facebook เชอริล แซนด์เบิร์ก ซีโอโอของ Facebook ระบุว่า มาร์ก ซักเคอร์เบิร์ก ซีอีโอเพิ่งปรับปรุงประสิทธิภาพของการประชุมบน Facebook โดยใช้กลยุทธ์การสื่อสารพื้นฐานสองประการ:

1) จัดส่งเอกสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมล่วงหน้า และ 2) กำหนดเป้าหมายเมื่อเริ่มการประชุมแต่ละครั้ง

ข้อเสนอแนะอื่นๆ สำหรับการปรับปรุงการสื่อสารของคณะกรรมการมีอะไรบ้าง? ตรวจสอบหกคำแนะนำเหล่านี้:

1. พัฒนาและสื่อสารกลยุทธ์การสื่อสารของคณะกรรมการที่กำหนดไว้

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าความสำเร็จในระยะยาวจากคณะกรรมการบริษัทเริ่มต้นด้วยการพัฒนากลยุทธ์ที่แข็งแกร่ง ตามด้วยการสื่อสารกลยุทธ์นั้นกับสมาชิกในคณะกรรมการทุกคน

วางกลยุทธ์ที่กำหนดไว้ตั้งแต่ต้นเพื่อให้คณะกรรมการมีแนวทางในการปฏิบัติตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกคณะกรรมการทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ

เมื่อสร้างบอร์ด แม้ว่าการสื่อสารเป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญ แต่การสื่อสารอุปสรรคในปัจจุบันและความพยายามในอดีตในการแก้ปัญหาเหล่านั้นก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ซึ่งจะช่วยให้คณะกรรมการสามารถหลีกเลี่ยงกลยุทธ์ที่ล้าสมัยและล้มเหลวได้

บอร์ดที่มีประสิทธิภาพมักจะคิดกลยุทธ์ใหม่ๆ เพื่อรับมือกับความท้าทายที่เผชิญ จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจกลยุทธ์และสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

2. กำหนดและสื่อสารบทบาท

การกำหนดและสื่อสารบทบาทของสมาชิกคณะกรรมการแต่ละคนถือเป็นส่วนสำคัญในการกำหนดกลยุทธ์ของคณะกรรมการให้ก้าวไปข้างหน้า คณะกรรมการที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องมีผู้นำที่แข็งแกร่ง ซึ่งมักจะเป็น CEO หรือ COO เพื่อให้แน่ใจว่าคณะกรรมการมีทุกสิ่งที่จำเป็นสำหรับโอกาสที่ดีที่สุดในความสำเร็จ

คณะกรรมการยังมีบทบาทอื่นๆ เช่น ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) เลขานุการ และผู้ใต้บังคับบัญชาอื่นๆ ที่อาจอยู่ภายใต้การนำของตำแหน่งดังกล่าว

สื่อสารบทบาทของสมาชิกคณะกรรมการแต่ละคน ตัวอย่างเช่น CFO จัดการเรื่องการเงินส่วนใหญ่ของบริษัท และมีความรู้พิเศษเกี่ยวกับความเป็นไปได้ทางการเงินของกลยุทธ์เฉพาะ

อย่างไรก็ตาม CEO เป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายว่าโครงการจะดำเนินต่อไปหรือไม่ เลขานุการเก็บรายงานการประชุมทั้งหมดและเก็บรักษาเอกสารและบันทึกของบริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคณะกรรมการสามารถเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นในการพัฒนากลยุทธ์ใหม่หรือการตัดสินใจที่สำคัญ

ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกคณะกรรมการทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา สามารถป้องกันความเข้าใจผิดว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบงานเฉพาะ

3. สร้างทีมงานมืออาชีพที่มีทักษะการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม

การสร้างคณะกรรมการหรือทีมผู้บริหารไม่ได้หยุดอยู่แค่ที่ CEO หรือ COO แต่งตั้งบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดสำหรับแต่ละตำแหน่ง พวกเขาต้องตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าแต่ละคนสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นบนกระดานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสื่อสารอย่างรัดกุมและรัดกุม

คณะกรรมการที่มีประสิทธิภาพสูงสุดทำงานภายใต้ความเคารพและการสื่อสารแบบเปิดระหว่างสมาชิกในคณะกรรมการ ซึ่งหมายความว่าบุคคลในคณะกรรมการเคารพความคิดเห็นของเพื่อนสมาชิกในคณะกรรมการและยอมรับการตัดสินใจขั้นสุดท้ายโดย CEO หรือ COO

ซีอีโอและซีโอโอควรมองหาบุคคลที่มีสไตล์การทำงาน รวมถึงรูปแบบการสื่อสารที่ส่งเสริมซึ่งกันและกัน

ความสามารถในการทำงานร่วมกันได้ดีสามารถนำไปสู่ความสามัคคีของคณะกรรมการโดยรวมและยังช่วยให้ประสบความสำเร็จมากขึ้น เนื่องจากคณะกรรมการแบบรวมศูนย์มักจะประสบความสำเร็จมากกว่าคณะกรรมการที่เต็มไปด้วยการต่อสู้แบบประจัญบาน ความไม่ตัดสินใจ และการขาดการสื่อสารที่ชัดเจน

4. เลือกเครื่องมือสื่อสารของบอร์ดที่เหมาะสม

ท้ายที่สุด ช่องทางการสื่อสารนั้นสร้างหรือทำลายประสิทธิภาพของบอร์ดหรือทีมผู้บริหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับบอร์ดที่มีสมาชิกในทีมซึ่งมักจะไม่อยู่ในห้องประชุม

หากไม่มีวิธีการสื่อสารที่รัดกุม กลยุทธ์ของบริษัทมักจะสลายไปเป็นชุดของโอกาสที่พลาดไปและขั้นตอนที่ผิดพลาด

การใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ เช่น TextMagic เป็นวิธีหนึ่งในการป้องกันอุปสรรคในการสื่อสารประเภทนี้ จากกรณีศึกษาของ Loomion AG โซลูชันการส่งข้อความช่วยรับรองการสื่อสารระหว่างสมาชิกในบอร์ดของบอร์ดได้ดีขึ้น ซึ่งช่วยให้จัดการกลยุทธ์ของบอร์ดโดยรวมได้ดียิ่งขึ้น

5. ถามคำถามและอย่าสันนิษฐาน

ซีอีโอและสมาชิกคณะกรรมการที่ดีที่สุดจะถามคำถามซึ่งกันและกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกิดความสับสนระหว่างการสนทนา แม้ว่าบางครั้ง CEO หรือสมาชิกคณะกรรมการคนอื่นๆ ลังเลที่จะถามคำถามสำคัญที่อาจช่วยให้เกิดความกระจ่างขึ้นในสถานการณ์ที่อาจก่อให้เกิดวิกฤตด้านการสื่อสารได้

ซีอีโอและหัวหน้าทีมผู้บริหารที่ถามคำถามถือเป็นความกล้าหาญและเป็นมืออาชีพ ซึ่งจะกระตุ้นให้ผู้อื่นทำเช่นเดียวกัน นอกเหนือจากการทำให้ทุกคนเร่งความเร็วได้รวดเร็วขึ้นแล้ว การถามคำถามยังช่วยเปิดเผยข้อบกพร่องใดๆ ในแผนหรือกลยุทธ์ก่อนที่จะขยายใหญ่เกินไป

6. บันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ และสื่อสารการเปลี่ยนแปลงของผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

เมื่อคณะกรรมการพบ การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ดำเนินการโดยคณะกรรมการในกลยุทธ์ปัจจุบันจำเป็นต้องมีเอกสารและการแจกจ่ายที่เหมาะสม ความล้มเหลวในการทำเช่นนี้มักส่งผลให้เกิดความสับสนเมื่อทุกคนต่างแย่งชิงกันเพื่อจะได้เข้าใจตรงกัน

เครื่องมือต่างๆ เช่น เมทริกซ์ความรับผิดชอบและบันทึกการเปลี่ยนแปลงสามารถช่วยติดตามการเปลี่ยนแปลงที่พูดคุยระหว่างการประชุมหรือผ่านการสื่อสารอื่นๆ เช่น ข้อความ

นอกจากนี้ เอกสารที่ถูกต้องของการเปลี่ยนแปลงในกลยุทธ์ช่วยให้สื่อสารการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับพนักงานของบริษัทได้ง่ายขึ้น บ่อยครั้งที่พนักงานของบริษัทไม่มีความคิดเกี่ยวกับการสนทนาใดๆ ที่จัดขึ้นหลังประตูห้องประชุม

การติดตามการเปลี่ยนแปลงที่พูดคุยกันและการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้กับพนักงานทำให้บริษัทสามารถทำงานเป็นองค์รวมที่เหนียวแน่นมากขึ้น

บอร์ดมักพบว่าการมีโซลูชันที่ใช้งานได้จริงเพื่อให้แน่ใจว่าการสื่อสารของบอร์ดจะราบรื่นระหว่างสมาชิกในทีมต่างๆ วิธีที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้ในการสื่อสารการเปลี่ยนแปลงใดๆ ระหว่างสมาชิกในคณะกรรมการ ไม่ว่าจะในสำนักงานหรืออยู่ข้างนอก ช่วยให้มั่นใจว่าจะประสบความสำเร็จมากขึ้นในขณะที่คณะกรรมการดำเนินตามกลยุทธ์

ด้วยลักษณะที่ลื่นไหลของตลาดในปัจจุบัน บอร์ดที่มีประสิทธิภาพมีความสามารถในการปรับตัวและติดตามข่าวสารล่าสุดได้อย่างรวดเร็วโดยใช้กลยุทธ์และวิธีการสื่อสารที่มีผลกระทบ