เคล็ดลับการบริหารเวลา 5 ข้อเพื่อช่วยให้ทีมของคุณหลุดพ้นจากกับดักมัลติทาสกิ้ง

ลึกลงไปข้างใน ทุกคนรู้ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นกับดัก ไม่ใช่แฮ็กประสิทธิภาพการทำงานขั้นสูงสุดเท่าที่คุณจะเปลี่ยนความสนใจจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งอย่างรวดเร็วและไปมา รู้สึกเหมือนคุณทำงานเสร็จมากมายเมื่อคุณทำงานช้าลงจริงๆ การสลับบริบทอย่างรวดเร็วระหว่างงานต่างๆ ส่งผลต่อผลลัพธ์ โดยการศึกษาแสดงให้เห็นว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันช่วยลดเวลาในการผลิตได้ถึง 40%!

แม้รู้ว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะทำให้การโฟกัสของคุณหายไป แต่ก็สามารถดึงดูดให้ทำอย่างนั้นได้—อาจจะมากกว่านั้นถ้าคุณทำงานจากที่บ้าน เมื่อคุณทำงานไม่ทันตามกำหนดของโครงการ หรือกำลังเตรียมตัวสำหรับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ไม่นานหลังจากนั้น คุณจะจบลงด้วยผลลัพธ์ที่ต่ำกว่ามาตรฐาน พนักงานที่เครียด และการสูญเสียประสิทธิภาพการทำงาน

แล้วทีมของคุณจะหนีจากกับดักมัลติทาสกิ้งได้อย่างไร? คำตอบ: การจัดการเวลาที่ดีขึ้น

เหตุใดการบริหารเวลาจึงมีความสำคัญ

เพียงเพราะเวลามีจำกัดและงานไม่ใช่ ในโลกของการแข่งขันในปัจจุบัน ความกดดันในการทำสิ่งต่าง ๆ ในตอนนี้นั้นไม่หยุดยั้ง มีอุปสรรคมากมาย และเรามีเวลาเพียงหลายชั่วโมงในหนึ่งวัน ไม่ว่าคุณจะเป็น CEO ผู้จัดการ หรือแม้แต่ผู้มีส่วนร่วมส่วนบุคคล การรู้วิธีจัดการเวลาของคุณให้ดีขึ้นเป็นทักษะที่ประเมินค่าไม่ได้ซึ่งจะจ่ายเงินปันผลมากมาย

ความจริงก็คือ เราคุยกันได้ทั้งวันว่าทำไมการบริหารเวลาจึงสำคัญ ต่อไปนี้คือสถิติที่น่ากลัวห้าประการเพื่อแสดงให้เห็นว่าเหตุใดจึงมีความจำเป็นในชั่วโมงนี้:

• การ ประชุม: ผู้จัดการใช้เวลาสูงสุด 12 ชั่วโมงในการประชุมในแต่ละสัปดาห์ พนักงานใช้เวลาประมาณ 9 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเตรียมตัวและเข้าร่วมการประชุม ( AskCody )
• อีเมล: เจ้าหน้าที่สารสนเทศใช้เวลาเฉลี่ย 3-4 ชั่วโมงต่อวันในการเช็คอีเมล ( Adobe )
• สิ่งรบกวนสมาธิ: โดยเฉลี่ยแล้ว เราใช้เวลาประมาณ 25 นาทีในการกลับไปทำงานหลังจากที่เราฟุ้งซ่าน ( Gallup )
• การ หยุดชะงัก: 71% ของพนักงานรายงานการหยุดชะงักบ่อยครั้งเมื่อพวกเขากำลังทำงาน มีเพียง 29% เท่านั้นที่บอกว่าพวกเขาสามารถปิดกั้นทุกอย่างในขณะที่ทำงาน ( Forbes )
• ผลผลิต: เราใช้เวลาทำงานเพียง 60% หรือน้อยกว่าอย่างมีประสิทธิผล ( Atlassian )

กลยุทธ์การจัดการเวลาสามารถช่วยให้ทีมของคุณทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในแต่ละวัน ก้าวข้ามกับดักมัลติทาสกิ้ง สิ่งนี้ไม่เพียงช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน แต่ยังช่วยลดความเครียดและความวิตกกังวลจากการทำงานอีกด้วย

วิธีปรับปรุงการบริหารเวลาสำหรับทีมของคุณ

การปรับปรุงการจัดการเวลาสำหรับทีมของคุณเกี่ยวข้องกับการผสมผสานนิสัยใหม่ๆ เข้ากับกิจวัตรประจำวันของพนักงาน ในขณะที่เรียนรู้รายการซักเสื้อผ้าเกี่ยวกับนิสัยที่ไม่ดี ทั้งส่วนตัว และ ในองค์กร การนำเครื่องมือที่เหมาะสมมาใช้ในการจัดการเวลาและโครงการถือเป็นการเริ่มต้นที่ดี ดังนั้น การสนับสนุนให้พนักงานของคุณสร้างสิ่งที่ต้องทำและจัดลำดับความสำคัญของงาน จัดสรรเวลาสำหรับงานที่มุ่งเน้น ใช้วันที่ไม่มีการประชุม จำกัดการรบกวน ก้าวตัวเอง ฯลฯ อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับนิสัยส่วนใหญ่ การฝึกทักษะการบริหารเวลาต้องใช้เวลา ดีเวลาและความพยายาม การเล่นสำนวนทั้งหมดตั้งใจ

ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการจัดการเวลาที่มีประสิทธิภาพ 5 ข้อเพื่อแชร์กับทีมของคุณตอนนี้:

1. จัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญทุกวัน
2. ปิดอินบ็อกซ์ได้เลย ไม่ต้องซีเรียส
3. ใส่ปฏิทินของคุณให้ทำงาน
4. จองการประชุมสั้นๆ เน้นย้ำ
5. ทำงานออฟไลน์เมื่อทำได้

จัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญทุกวัน

เริ่มต้นด้วยการให้พนักงานของคุณระบุสิ่งที่พวกเขาต้องทำให้สำเร็จในวันนี้ แบ่งรายการนั้นออกเป็นระดับงานและประเมินว่างานใดที่ต้องจัดการก่อน (และอะไรที่รอได้) จัดทำคู่มือนี้ว่าทีมของคุณใช้เวลาและความสนใจอย่างไร

กำหนดเส้นตายที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาเพื่อให้งานแต่ละงานสำเร็จ มีความทะเยอทะยานกับไทม์ไลน์ของคุณแต่อย่าไร้เหตุผล—นั่นเป็นเพียงการถามหาความเครียดทางจิตใจ สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ให้สมาชิกในทีมแต่ละคน ทำงานที่เสร็จสิ้นแล้วออกจากรายการ เพื่อให้มีแรงจูงใจตลอดวันทำงาน

ทำให้การจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรเริ่มต้นของวันหรือช่วงปิดวันของคุณ เพื่อให้คุณสามารถบันทึกสิ่งที่ทีมของคุณทำสำเร็จในแต่ละวัน และย้ายงานที่ยังไม่เสร็จไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำของวันถัดไป สุดท้าย อย่าลังเลที่จะจัดลำดับความสำคัญสิ่งที่ต้องทำใหม่ตามข้อมูลใหม่และข้อกำหนดทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: เครื่องมือที่ต้องทำร่วมกันของ Flock ช่วยให้ทีมของคุณจัดการสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดในรายการเดียว กำหนดบทบาทและกำหนดเวลาที่ทุกคนสามารถดูและเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา

ปิดกล่องจดหมายของคุณ - ไม่ อย่างจริงจัง

บางสิ่งในชีวิตอาจทำให้ความสนใจของเราสะดุดได้ เช่น การแจ้งเตือน "คุณมีอีเมล" ที่น่ารำคาญ ซึ่งเรียกการตอบสนองที่แทบจะเป็นพาฟโลเวียนในมนุษย์เพื่อตรวจสอบอีเมล จำสถิติที่น่ากลัวทั้งห้านี้ได้ไหม? เราใช้เวลาในการดูอีเมลในแต่ละวันมากกว่างานของเรา และการหยุดชะงักทุกครั้งจะกินความสนใจของเราไปเกือบครึ่งชั่วโมง ความจริงก็คือ อีเมลสามารถรอได้ โดยเฉพาะเมื่อคุณมีสมาธิกับงาน ได้รับการออกแบบมาให้เป็นแบบอะซิงโครนัสและคุณจะได้รับบริการที่ดีขึ้นโดยใช้การแชทเป็นทีม โทรศัพท์ หรือวิดีโอคอลสำหรับการสนทนาแบบเรียลไทม์

จัดสรรช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงในแต่ละวันเพื่อตรวจสอบและตอบกลับอีเมล ใช้ กฎสองนาที ของ David Allen : หากสามารถตอบอีเมลได้ภายในสองนาที ให้ตอบกลับทันทีแทนที่จะตั้งค่าไว้ จัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณเพื่อติดตามงานที่ดีขึ้นและรอติดตามผล และใช้เวลากับอีเมลน้อยลง ปิดโปรแกรมรับส่งเมลเมื่อคุณทำเสร็จ แล้ว และอย่าพยายามตอบกลับการแจ้งเตือนทางอีเมลใหม่ทันที ถ้ามันยากเกินไป ให้ลองปิดข้อความ Push และปิดเสียงโทรศัพท์เมื่อคุณกำลังทำงาน

ใส่ปฏิทินของคุณให้ทำงาน

ใช้ปฏิทินของคุณเพื่อจองเวลา ไม่ใช่แค่การประชุม กำหนดเวลาช่วง 30-60 นาทีบนปฏิทินของคุณเพื่อแบ่งกลุ่มวันทำงานของคุณและให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาทำงานที่สำคัญ วิธีนี้ช่วยให้เพื่อนร่วมทีมรู้ว่าคุณกำลังยุ่งอยู่ ซึ่งช่วยลดการขัดจังหวะระหว่างงานที่มุ่งเน้นได้อย่างมาก ระวังอย่าหักโหมจนเกินไป มิฉะนั้นพวกเขาจะรู้สึกว่าคุณไม่ว่างตลอดเวลา

บริการปฏิทินสมัยใหม่ เช่น Google ปฏิทินทำงานได้ในอุปกรณ์ต่างๆ คุณจึงสามารถกำหนดเวลาได้แม้ในขณะเดินทาง และจะซิงค์กับเวิร์กสเตชันของคุณโดยอัตโนมัติ รวม Google ปฏิทินใน Flock เพื่อดูกิจกรรมทั้งหมดของคุณในที่เดียวและกำหนดเวลาใหม่ได้โดยตรงจากการแชทหรือช่องที่แชร์ คุณลักษณะอีกอย่างหนึ่งที่ประเมินค่าต่ำแต่มีประสิทธิภาพคือความสามารถในการสร้างปฏิทินที่ทับซ้อนกันสำหรับการนัดหมายส่วนตัวและที่ทำงาน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจองตัวเองซ้ำสอง หากเป็นไปได้ ให้จองการประชุมแบบตัวต่อตัว เพื่อให้คุณมีเวลาที่เหลือของวันทำงานโดยไม่หยุดชะงัก

จองการประชุมสั้นๆ เน้นย้ำ

จัดลำดับความสำคัญของเวลาเพื่อนร่วมงานของคุณ การประชุมที่ยาวนานซึ่งนอกเรื่องจะเป็นการถ่วงเวลาสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน และทุกคนก็ตกงานตามสิ่งที่ต้องทำของตน โปรดจำไว้ว่าการสนทนาแบบสัมผัสและความคิดเห็นด้านอื่นๆ สามารถทำได้แบบอะซิงโครนัสผ่านอีเมลหรือเครื่องมือแชท เช่น Flock เมื่อกำหนดเวลาการประชุม ให้จองเวลาน้อยกว่าที่คุณคิด เวลาประชุมเพิ่มเติมจะกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมยืดเวลาออกไป ในทางกลับกัน การสร้างความรู้สึกเร่งด่วนสามารถช่วยให้ทุกคนตรงประเด็นได้ การประชุมหนึ่งชั่วโมงนั้น? โกนหนวดออก 15 นาทีแล้วดูว่าจะเป็นยังไง ดี? บีบให้เป็น 30 นาที! เวลาในการประชุมน้อยลงเท่ากับมีเวลามากขึ้นในการทำงานให้สำเร็จ

ทำงานออฟไลน์เมื่อทำได้

การโทรศัพท์ การแจ้งเตือนทางอีเมล ข้อความแชท การกล่าวถึงในโซเชียล และการแจ้งเตือนแอป—เราทำงานในโลกที่มีสิ่งรบกวนสมาธิอย่างไม่สิ้นสุด แม้แต่การหยุดชะงักที่น้อยที่สุด ทำซ้ำบ่อยครั้งเพียงพอ อาจทำให้คุณต้องเสียเวลาในการผลิตเป็นจำนวนมาก นี่คือเหตุผลที่การทำงานแบบออฟไลน์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจำกัดสิ่งรบกวนสมาธิและมุ่งความสนใจไปที่งานที่มีลำดับความสำคัญสูง

ส่งเสริมให้ทีมของคุณแจ้งเวลาที่ "ว่างทางอิเล็กทรอนิกส์" ให้กันและกัน โดยขอให้พวกเขาโทรหรือส่งข้อความหากมีเหตุฉุกเฉินในช่วงเวลาออฟไลน์ นอกจากนี้ยังสนับสนุนให้ใช้ฟังก์ชันห้ามรบกวนของ Flock เป็นประจำ ซึ่งจะตั้งค่าสถานะเมื่อผู้ใช้ไม่พร้อมใช้งานและกำหนดกรอบเวลาว่าจะกลับมาเมื่อใด ซึ่งช่วยให้ทุกคนในทีมทราบเมื่อพวกเขาสามารถคาดหวังการตอบสนองที่รวดเร็วและเรียลไทม์จากเพื่อนร่วมงาน และเมื่อใดที่พวกเขาไม่ควร