5 ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ HubSpot เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การสนับสนุนลูกค้าของคุณ

เผยแพร่แล้ว: 2023-01-18

ในโลกที่มีเดิมพันสูงของเทคโนโลยี B2B ทุกวินาทีมีค่า ลูกค้าของคุณไม่ได้คาดหวังอะไรนอกจากสิ่งที่ดีที่สุด และประสบการณ์การสนับสนุนที่ราบรื่นอาจเป็นความแตกต่างระหว่างลูกค้าที่ภักดีกับการสูญเสียโอกาส

ตลอดการเดินทางของลูกค้า พวกเขามักจะมีส่วนร่วมกับทีมขาย การตลาด การดำเนินงาน และการสนับสนุนลูกค้าของคุณ แต่ละทีมจัดการการโทร อีเมล และแชท เพื่อให้ลูกค้าของคุณมีความสุข แต่ละทีมหรือบุคคลที่โต้ตอบกับลูกค้าจำเป็นต้องมีมุมมองที่สมบูรณ์ของการโต้ตอบกับลูกค้าก่อนหน้านี้ พวกเขาต้องการบริบทเพื่อให้การสนับสนุนที่เป็นรูปธรรมมากขึ้น

มันไม่ง่ายเลย แต่ถ้าฉันบอกคุณว่าคุณสามารถทำให้งานของคุณง่ายขึ้นมากด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม

คุณถามอย่างไร ด้วยการรวม Aircall และ HubSpot

ทำไมเราถึงแนะนำ Aircall? Aircall เป็นโซลูชันโทรศัพท์บนคลาวด์ที่รวมเข้ากับ HubSpot ได้อย่างลงตัว ช่วยให้ทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณมีบริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับการโต้ตอบกับลูกค้า และช่วยยกระดับกลยุทธ์การบริการของคุณ หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม ดูที่หน้า ทำไมต้องใช้ Aircall

ในโพสต์นี้ เราจะพาคุณไปเจาะลึกถึง 5 ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพของ Aircall ซึ่งจะช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการสนับสนุนลูกค้า เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และมอบประสบการณ์การสนับสนุนที่เหนือชั้น

จากการทำงานอัตโนมัติที่ใช้เวลานานไปจนถึงการกำหนดเส้นทางการโทรไปยังสมาชิกในทีมที่เหมาะสม ตัวอย่างเหล่านี้จะให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงซึ่งคุณต้องการเพื่อยกระดับการสนับสนุนลูกค้าของคุณไปอีกขั้น

นี่คือส่วนที่ 2 ใน HubSpot Worflows ของเราโดยใช้การรวม HubSpot ของ Aircall หากต้องการดูเวิร์กโฟลว์การขายที่ทีมของคุณสามารถขโมยได้ โปรดอ่านบล็อกของเรา "ใช้ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ Aircall ทั้ง 5 นี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การขายของคุณ"

เวิร์กโฟลว์ HubSpot ที่จำเป็นโดยใช้ Aircall & HubSpot Integration

สร้างตั๋วอัตโนมัติในช่องทางสนับสนุน

การสร้างตั๋วในช่องทางการสนับสนุนเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งกลุ่ม จัดลำดับความสำคัญ และติดตามคำขอภายใน HubSpot ซึ่งช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย แม้ว่าการโทรติดต่อฝ่ายสนับสนุนมีเป้าหมายเพื่อแก้ไขข้อสงสัยทั้งหมดระหว่างการโทร แต่บางครั้งจำเป็นต้องมีการตรวจสอบเพิ่มเติม ด้วยการผสานรวม Aircall และ HubSpot คุณสามารถกำหนดว่าสายสนับสนุนใดควรเข้าสู่ระบบและประเภทการโทรใดควรเปิดใช้ตั๋วประเภทใดประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ

ในการสร้างตั๋วหลังจากการโทรสนับสนุน ตัวแทนจะต้องติดแท็กการโทรด้วย "สร้างตั๋ว HubSpot" หรือหลักการตั้งชื่อที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณเลือก

สิ่งนี้จะทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติเพื่อสร้างตั๋วในไปป์ไลน์ที่กำหนด

การปรับปรุงกระบวนการนี้ทำให้ทีมสนับสนุนของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การแก้ไขปัญหาของลูกค้าในขณะที่เวิร์กโฟลว์สร้างและจัดระเบียบตั๋ว ด้วยวิธีนี้ ทีมสนับสนุนของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะไม่มีคำขอใดไม่มีใครสังเกตเห็น และปัญหาของลูกค้าทั้งหมดได้รับการติดตามและแก้ไขโดยทันที"

ทำไมต้อง Aircall และ HubSpot?

ใช้หมายเลข Aircall IVR เพื่อเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ของ HubSpot

ประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญในการมอบประสบการณ์การสนับสนุนลูกค้าที่ราบรื่น วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการใช้ฟีเจอร์ Interactive Voice Response (IVR) ของ Aircall เพื่อส่งใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ด้วยการตั้งค่า IVR คุณสามารถเชื่อมโยงหมายเลข Aircall เฉพาะกับเส้นทางนั้น ทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์ใน HubSpot

ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าโทรหาสายสนับสนุนของคุณและกด 2 เพื่อขอใบแจ้งหนี้ หมายเลข Aircall เฉพาะจะถูกสร้างขึ้น สิ่งนี้จะถูกบันทึกไว้ในไทม์ไลน์กิจกรรมของผู้ติดต่อภายใน HubSpot ซึ่งแสดงว่าผู้ติดต่อร้องขอใบแจ้งหนี้

เมื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์แล้ว ขั้นตอนต่อไปจะถูกส่งไปยังอีเมลส่วนบุคคลโดยอัตโนมัติพร้อมลิงก์ไปยังใบแจ้งหนี้ล่าสุดของลูกค้า ทริกเกอร์การลงทะเบียนสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้จะเป็นหมายเลข IVR เพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องถูกส่งไปยังลูกค้าที่ถูกต้อง ฟีเจอร์นี้ช่วยประหยัดเวลาสำหรับทีมสนับสนุนและมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพให้กับลูกค้าของคุณ"

สร้างการจัดตำแหน่งและการมองเห็นข้ามสายงาน

การให้ผู้จัดการบัญชีทราบข้อมูลเมื่อลูกค้าติดต่อฝ่ายสนับสนุนเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการเสนอแพ็คเกจการสนับสนุนที่แตกต่างกัน เพื่อให้แน่ใจว่าเวิร์กโฟลว์นี้มีประสิทธิภาพ องค์กรของคุณควรกำหนดหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละระดับของแพ็คเกจการสนับสนุน

เวิร์กโฟลว์ตามการติดต่อจะถูกเรียกใช้โดยอัตโนมัติเมื่อลูกค้าโทรหาหมายเลขฝ่ายสนับสนุนระดับ 1 หรือระดับ 2 เวิร์กโฟลว์นี้จะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการบัญชีที่เกี่ยวข้อง ด้วยวิธีนี้ ผู้จัดการฝ่ายบัญชีสามารถตรวจสอบและมั่นใจได้ว่าลูกค้าของตนจะได้รับบริการในระดับสูงสุด

การนำเวิร์กโฟลว์นี้ไปใช้ องค์กรของคุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้จัดการบัญชีรับทราบถึงการโต้ตอบกับลูกค้าและสามารถดำเนินการที่จำเป็นเพื่อรักษาระดับการบริการระดับสูงที่คาดหวังจากแพ็คเกจการสนับสนุนระดับต่างๆ

ส่งแบบสำรวจความคิดเห็นโดยอัตโนมัติหลังการสนับสนุน

การรวบรวมคำติชมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ามีการสนับสนุนลูกค้าในระดับสูงและใช้เพื่อปรับปรุงข้อเสนอของคุณ วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการใช้ HubSpot เพื่อส่งแบบสำรวจความคิดเห็นโดยอัตโนมัติเมื่อลูกค้าได้รับประสบการณ์การสนับสนุนเสร็จสิ้นแล้ว

เมื่อตัวแทนแก้ไขข้อซักถามการสนับสนุน พวกเขาจะแท็กการโทรใน HubSpot ด้วยป้ายกำกับ เช่น "ปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว" ซึ่งจะกลายเป็นทริกเกอร์สำหรับเวิร์กโฟลว์ ซึ่งจะส่งแบบสำรวจความคิดเห็นไปยังลูกค้า สามารถส่งแบบสำรวจทางอีเมลหรือลิงก์ไปยังแบบสำรวจออนไลน์

การรวบรวมคำติชมด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับความพึงพอใจของลูกค้า ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และติดตามความคืบหน้าเมื่อเวลาผ่านไป เวิร์กโฟลว์นี้ช่วยให้องค์กรของคุณคงไว้ซึ่งการสนับสนุนระดับสูงและใช้คำติชมของลูกค้าที่ซื่อสัตย์อย่างต่อเนื่องเพื่อปรับปรุงข้อเสนอของคุณ

ใช้บันทึกการโทรเพื่อเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ HubSpot

การใช้การรวม Aircall และ HubSpot เพื่อสร้างทริกเกอร์บันทึกการโทรเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การสนับสนุนลูกค้าของคุณ

ด้วยการตั้งค่าคุณสมบัติเฉพาะในบันทึกการโทร เช่น ข้อความเสียง สายเรียกเข้าที่ไม่ได้รับสาย หรือจุดบกพร่อง คุณสามารถทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์ที่จะส่งอีเมลติดตามผลไปยังลูกค้าโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่มีการทิ้งลูกค้าไว้ข้างหลังและปัญหาของพวกเขาจะได้รับการแก้ไขอย่างทันท่วงที

นอกจากนี้ หากจำเป็นต้องมีการแทรกแซงด้วยตนเอง เวิร์กโฟลว์สามารถเตือนทีมสนับสนุนลูกค้าของคุณให้ติดตามผล คุณลักษณะนี้ยังสามารถทริกเกอร์การดำเนินการเพิ่มเติมตามระยะเวลาของการโทรหรือเครื่องหมายเฉพาะที่ตัวแทนโทรศัพท์ทิ้งไว้ ทำให้กระบวนการสนับสนุนลูกค้าของคุณมีความยืดหยุ่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เวิร์กโฟลว์ Aircall สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การสนับสนุนลูกค้าของคุณ ตั้งแต่การสร้างทริกเกอร์บันทึกการโทรไปจนถึงการสร้างตั๋วโดยอัตโนมัติในไปป์ไลน์การสนับสนุน เวิร์กโฟลว์เหล่านี้สามารถช่วยปรับปรุงกระบวนการของคุณ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และมอบประสบการณ์การสนับสนุนที่เหนือชั้นให้กับลูกค้าของคุณ ด้วยการผสานรวมของ Aircall และ HubSpot คุณสามารถยกระดับการสนับสนุนลูกค้าของคุณไปอีกขั้น

อย่าหยุดเพียงแค่นี้! ในตอนที่ 1 ของชุดนี้ เราได้แชร์ตัวอย่างเพิ่มเติมของเวิร์กโฟลว์ Aircall ซึ่งออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การขายของคุณ