Как написать письмо с предложением для любого варианта использования [+ Шаблоны]
Опубликовано: 2023-03-09Что такое письмо-предложение?
Письмо с предложением предназначено для того, чтобы побудить получателя прочитать ваше предложение полностью. Он может быть формальным или неформальным и обычно включает формулировку проблемы, цели, предлагаемое решение и следующие шаги. Он также может включать подробную информацию о бюджете проекта или графике.
Сопроводительные письма отправляются вместе со всеми типами предложений, в том числе:
Предложения по продажам
Бизнес-планы
Соглашения о деловом партнерстве
Ответы на запрос предложений
Предложения по продлению проекта или услуги
Внутреннее сотрудничество и проектные предложения
Грантовые предложения
Предложения по исследованиям
Спонсорские предложения
Зачем нужно письмо-предложение
Вот важные причины, почему не стоит пропускать письмо:
Установите тон . Ваше письмо с предложением подготовит почву для предложения. Он может указывать на результаты, которые получит потенциальный клиент, или может охватывать требования RFP, которые были выполнены.
Обеспечьте контекст — письмо с предложением содержит контекст того, почему предложение было отправлено. Это полезно независимо от того, было ли предложение запрошено или нет, потому что вы даете читателю причину, по которой он находится в его почтовом ящике.
Выделите ключевые области предложения . Вы можете использовать письмо, чтобы раскрыть любую деталь, которую вы хотите, будь то отзыв, средний результат клиента, продвижение по низкой цене, рыночные возможности или что-то еще, что больше всего взволновает вашего читателя.
Поощряйте получателя прочитать предложение полностью . В конце концов, отличное письмо с предложением должно послужить отправной точкой. Это дает достаточно информации, чтобы убедить читателя уделить вам все свое внимание и просмотреть все предложение.
5 шагов для написания письма с предложением
Используйте эти 5 простых шагов, чтобы составить идеальное сопроводительное письмо к предложению.
Для достижения наилучших результатов вы должны написать свое предложение до того, как напишете письмо. Таким образом, вы уже изучили потенциальный проект, клиента или бизнес-идею.
1. Знайте свои цели
Прежде чем начать писать, сделайте шаг назад и подумайте, чего вы пытаетесь достичь. Вы пытаетесь привлечь внимание потенциального клиента, который, как вы знаете, будет трудно продать? Вам нужно показать читателю, что вы придерживаетесь строгих правил, изложенных в правительственном запросе предложений? Или вы просто сообщаете человеку, что предложение готово для рассмотрения?
Зная свои цели, вы сможете принимать правильные решения на шагах 2, 3 и 4 ниже.
2. Определите формат и уровень формальности
Далее важно выбрать правильный формат и стиль письма.
В этом цифровом мире письменные или печатные письма с предложениями очень старомодны. Вам лучше использовать программное обеспечение для предложений, которое позволяет хранить шаблоны электронной почты, шаблоны предложений, настраивать вещи по мере необходимости, автоматически уведомлять и напоминать получателям о необходимости подписать ваше предложение, отслеживать просмотры и многое другое.
Что касается стиля, обязательно пишите голосом своего бренда. Формальность вашего стиля письма также должна соответствовать вашей отрасли и ожиданиям получателя.
В большинстве бизнес-сценариев, чем длиннее, сложнее и формальнее ваше предложение, тем длиннее, сложнее и формальнее будет ваше письмо с предложением .
3. Начните с шаблона или примера
Следующий шаг — найти шаблон или образец письма, который поможет вам в процессе написания. Это особенно полезно, если вы впервые отправляете письмо с предложением и не знаете, что именно включить.
Ниже этих шагов вы найдете 3 шаблона писем с предложениями для разных вариантов использования и пример письма для каждого.
Конечно, вы также можете перейти к изображениям Google и найти точный тип письма с предложением, которое вы пишете, чтобы найти множество примеров.
4. Создайте письмо
Теперь пришло время писать!
Большинство писем с предложениями должны затрагивать все эти пункты (по порядку):
Приветствие для получателя
Выражение благодарности или волнения за то, что поделились предложением
Проблема и цели клиента или проекта
Ваше предлагаемое решение и ключевые детали
Почему ваша компания может помочь
Следующие шаги
Ваша подпись
Когда вы пишете, старайтесь соответствовать выбранному вами стилю и тону, но вы всегда можете довести его до совершенства во время редактирования.
5. Проверьте перед отправкой
Письмо с предложением — это ваше первое впечатление. Сделайте это правильно, и есть большая вероятность, что получатель прочитает ваше предложение. Ошибетесь, и они могут даже никогда не открыть ваше предложение. Вот почему не следует торопиться. Откорректируйте письмо с предложением 2–3 раза и в разные дни, если позволяют сроки.
Теперь дело за шаблонами и примерами писем с предложениями!
Шаблон письма с предложением № 1 (торговое предложение)
Несмотря на то, что существует множество различных типов предложений, коммерческие предложения, вероятно, являются наиболее распространенным типом. Менеджеры по работе с клиентами или руководители отправляют предложения потенциальным клиентам и клиентам, чтобы предлагать услуги, программное обеспечение и другие решения. Используйте этот шаблон, чтобы составить идеальное письмо, которое будет сопровождать ваше предложение.
Шаблон №1
[Ваше имя и фамилия]
[Название компании или организации]
[Дата]
[Имя получателя]
[Компания получателя]
[Привет или дорогой (имя получателя)]
[Используйте первое предложение, чтобы поделиться своей благодарностью и/или волнением за возможность представить предложение.]
[Определите основную проблему и цели потенциального клиента в одном-трех предложениях.]
[Опишите предлагаемое вами решение и почему вы выбрали этот подход в одном-трех предложениях.]
[Используйте одно предложение, чтобы уточнить цену предлагаемого решения, или, если вы предпочитаете не указывать цену в письме, вместо этого укажите конкретные результаты или сроки.]
[В одном-двух предложениях опишите, почему ваша компания лучше всего подходит для внедрения решения или как вы выполняли подобные проекты.]
[Сообщите потенциальному клиенту о следующих шагах, таких как чтение и подписание предложения.]
[Ваша подпись и подпись]
Пример №1
Джейн Доу
Первоклассное программное обеспечение
Привет, Алекс,
Спасибо за возможность поделиться этим предложением с вами.
Ваша небольшая, но мощная маркетинговая команда изо всех сил пытается быстро выпускать контент, учитывая их ограниченные возможности. Вещи слишком долго застревают в колонке обзора, а классическое программное обеспечение для управления проектами означает, что ваша команда постоянно ищет активы, копирует и вставляет контент и не соблюдает сроки кампании.
Ace Software может помочь вам в достижении целей вашей кампании и значительном повышении производительности вашей команды.
Я рекомендую нашу подписку Premium и надстройку для реализации Platinum.
Единовременная плата за установку в размере 5 000 долларов США и ежегодная плата в размере 4 000 долларов США позволят вашей команде создавать и выпускать контент быстрее, как если бы вы наняли двух ассистентов по маркетингу.
Компания Ace Software помогла 320 командам, занимающимся контентом, обеспечить среднюю рентабельность инвестиций в размере 600%.
Пожалуйста, прочтите предложение и подпишитесь, когда будете готовы. Или, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы о том, что включено.
С нетерпением ждем сотрудничества с вами!
Джейн Доу
Делопроизводитель
Первоклассное программное обеспечение
Шаблон письма-предложения №2 (Цитата проекта)
При подаче предложения или расценки на крупный проект вам, вероятно, потребуется более формальный подход к письму с предложением. Этот шаблон и пример идеальны, если вы отвечаете на запрос предложений от государственного учреждения или другой организации.
Шаблон №2
[Ваше имя и фамилия]
[Название компании или организации]
[Дата]
[Имя получателя]
[Компания получателя]
[Привет или дорогой (имя и фамилия получателя)]
[В первом абзаце поясните, почему вы представляете предложение и кому. Обычно вы упоминаете организацию, разославшую запрос предложений, а также название, тему или номер запроса предложений.]
[Опишите основное содержание и требования RFP в трех-пяти предложениях.]
[Опишите объем услуг, указанных в вашем предложении, в трех-пяти предложениях.]
[Предложите предлагаемую цену проекта и сроки в одном-двух предложениях.]
[Уточните, к кому получатель должен обращаться с вопросами или просьбами о пересмотре предложения.]
[Ваша подпись и подпись]
Пример #2
Джейн Доу
Эйс Строительство
13 июля 2023 г.
Алекс Росс, старший инженер-строитель
Куда угодно, Калифорния
Уважаемый г-н Алекс Росс,
Спасибо за возможность представить это предложение. Ace Construction отвечает на RFP на строительство детской площадки и парка для Sunny Park по запросу City of Anywhere, Калифорния.
Запрос предложений Sunny Park запрашивает заявки от подрядчиков, имеющих опыт строительства парков, проектирования и строительства детских площадок, благоустройства и озеленения. RFP требует активной лицензии CSLB и соответствия выделенному бюджету.
Наше предложение полностью соответствует всем аспектам RFP Sunny Park. Мы предлагаем строительство трех затененных площадок для пикника, двух игровых площадок для детей разного возраста (от 12 месяцев до 4 лет и от 5 до 12 лет), игрового поля для различных неформальных семейных видов спорта, ландшафтного дизайна из местных материалов и озеленение с использованием засухоустойчивых растений.
Ориентировочная стоимость проекта для всего проектирования и строительства, изложенного в нашем предложении, составляет 900 000 долларов США, и мы рассчитываем реализовать завершенный проект в три этапа, чтобы новые функции парка стали доступны для общественного пользования как можно скорее.
Если у вас есть какие-либо вопросы по содержанию этого предложения, пожалуйста, свяжитесь со мной напрямую.
Спасибо за внимание,
Джейн Доу
Менеджер по бизнес-операциям, Ace Construction
(555) 555-1234
Шаблон письма-предложения №3 (Деловое партнерство)
Когда вы пишете письмо с предложением о деловом партнерстве, уровень формальности будет во многом зависеть от человека или организации, к которым вы обращаетесь, и от того, насколько хорошо вы их знаете. Будь то формальный или неформальный, следующий шаблон поможет вам охватить ваши основы.
Имейте в виду, что этот шаблон можно легко изменить, чтобы он соответствовал внутренним проектным предложениям и бизнес-планам.
Шаблон №3
[Ваше имя и фамилия]
[Название компании или организации]
[Дата]
[Имя получателя]
[Компания получателя]
[Привет или дорогой (имя и фамилия получателя)]
[Начните свое письмо с предложением, описав одним предложением, почему вы в восторге от возможности работать с другим человеком или почему, по вашему мнению, он будет заинтересован в этой возможности.]
[Опишите рыночные возможности, целевую аудиторию и анализ конкурентных пробелов в двух-четырех предложениях.]
[Опишите, как ваша компания будет бороться за победу, в двух-четырех предложениях.]
[Опишите тип партнерства, которое вы предлагаете, одним предложением (полное товарищество, коммандитное товарищество и т. д.)]
[Уточните следующие шаги, которые вы хотели бы, чтобы получатель сделал, например, прочитал и подписал предложение или запланировал звонок с вами, чтобы обсудить любые вопросы.]
[Ваша подпись и подпись]
Пример №3
Джейн Доу
Первоклассный стартап
Привет, Алекс,
Я так рад отправить вам это предложение о деловом партнерстве, потому что я знаю, что эта отрасль вам по душе. Я верю, что с вашим опытом и моей аудиторией мы сможем добиться больших результатов вместе.
Рынок веганских замороженных продуктов, предназначенных для прямого потребления, полон дорогих продуктов, которые стоят от 8 до 11 долларов за порцию и в обзорах постоянно описываются как «не сытные». Неудивительно: 400 калорий для ужина недостаточно.
Основываясь на своем исследовании, я считаю, что мы можем удовлетворить потребности (и желудки) занятых веганов, предоставив продукты быстрого приготовления с вариантами рецептов, которые можно легко комбинировать со свежими ингредиентами под рукой. Это уменьшит размеры упаковки, стоимость и стоимость доставки, а потребителям будет проще адаптировать рецепты к своим вкусам и типичным размерам порций.
Я предлагаю полное партнерство, в котором мы вкладываем равное количество времени и денег, а также поровну делим потенциальные прибыли или убытки.
Пожалуйста, просмотрите это предложение полностью, и давайте запланируем время на следующей неделе, чтобы обсудить все детали.
Лучший,
Джейн Доу
Пишите, используя свой уникальный фирменный стиль и соответствующую формальность. Попросите получателя прочитать предложение и уточните следующие шаги, которые вы хотите, чтобы он предпринял. Сделайте все правильно, и вы закроете это предложение в кратчайшие сроки.