Как заставить работать 8-часовой рабочий день

За последние 10 лет мы видели статьи и рассказы экспертов о том, какое будущее у внештатных рабочих графиков. Что работа, которую мы выполняем, меняется, и особенно работники умственного труда не видят никакой пользы в 8-часовом рабочем дне, который был изобретен для фабричных рабочих. Однако все еще есть работники, которые не могут придерживаться хваленого 3-4-часового рабочего дня. Структура, которая идет с 9 до 5, на самом деле работает для огромного количества людей.

Сегодня мы здесь, чтобы пролить более позитивный свет на работу с 9 до 5, почему она работает лучше для некоторых (в том числе и для меня) и как вы можете составить свой собственный 8-часовой график рабочего дня, который принесет столько же баланса и свобода как гибкая.

Почему гибкий график работы так популярен

Хотя есть преданные как в лагере с 9 до 5, так и в лагере с гибким графиком, последний обычно кажется более привлекательным. И правильно:

• Вы можете составить свой собственный график;
• Вам не нужно форсировать производительность в течение 8 часов подряд;
• Рабочий день кажется короче;
• Вы чувствуете себя хозяином своего времени.

И хотя все это правда, это не означает, что традиционные часы работы — это древность, которая больше не работает. Гибкость расписания дает больше свободы тем, кто умеет умело управлять своим временем. В то время как «с 9 до 5» подходит тем, кому нужны четкие границы между работой и жизнью, и они не могут полностью полагаться на самомотивацию.

В защиту «с 9 до 5»

Конечно, мы здесь не для того, чтобы играть в адвокатов дьявола. Для некоторых людей традиционная рабочая модель просто не работает, и это совершенно нормально. Мы здесь, чтобы представить случай для тех, кто считает, что «с 9 до 5» работает для них лучше, чем гибкий график.

Вот основные плюсы классического 8-часового графика работы:

1. Фокус легче поддерживать
2. Ваши границы четче
3. Люди точно знают, когда с вами связаться
4. Меньше сверхурочных
5. Ваш баланс между работой и личной жизнью стал лучше

Теперь. давайте углубимся в детали каждого из них.

1. Фокусировку легче поддерживать

Лично мне трудно работать 3 часа, затем сделать перерыв на час или два, выполнить поручения, а затем снова погрузиться в очередной 3-часовой блок работы за столом. Когда я попытался работать фрилансером с более гибким графиком, у меня сразу же возникли воспоминания о том времени, когда я был учителем.

Мое дневное обучение состояло из 5 часов фактического обучения, перемежающихся обязательными «перерывами», пока у студентов были другие занятия. В таких случаях я заполнял свое время оценкой тестов, помощью в административной работе или написанием планов уроков.

Что обычно происходило, так это то, что я выполнял 25% оценочных тестов, когда я должен был идти в класс и «переключаться» в режим обучения. Это означало сосредоточиться на задаче совершенно другого типа и убедиться, что я не спотыкаюсь, пытаясь попасть в зону. И после этих 45 минут я вернулся в учительскую, в голове у меня гудело от детских вопросов, примеров из учебников и впечатлений, и я снова пытался сосредоточиться на оценивании работ. Это сильно замедлило бы меня, и я бы в конечном итоге принес свою работу домой.

Короче говоря, я переключал контексты, как только попадал в зону. И с каждой новой задачей мне нужно было какое-то время, чтобы сосредоточиться, ведь они были такими разными по своей природе.

Для меня было бы намного лучше, если бы я мог посещать все занятия подряд, с перерывом на обед, а затем иметь возможность выполнять другую работу или идти домой.

Как 8-часовой рабочий день помогает переключаться между контекстами

С таким большим временным «блоком», если можно так выразиться, вы знаете, что у вас есть все это время, чтобы закончить задачи на день. Вы не ожидаете момента, когда вам придется прекратить работу, чтобы пойти в банк, купить продукты или приготовить обед. А после того, как вы закончите дела, возвращение в «рабочий режим» потребует некоторой переориентации, что, по сути, будет стоить вам времени.

Примечание. Переключение контекста с одного вида работы на другой иногда неизбежно, например, необходимость платить по счетам в рабочее время из-за часов работы банка. Однако гибкий график подразумевает, что ваше рабочее окружение будет меняться с каждой новой задачей в течение дня. И попасть в зону для каждой отдельной задачи означает, что в начале каждой новой задачи вы тратите некоторое время, пытаясь сосредоточиться на совершенно новом контексте.

2. Ваши границы четче

Работая по обычному графику в офисе, мы чувствуем себя более расслабленными и с нетерпением ждем, когда часы пробьют конец рабочего дня. И если вы относитесь к тому типу людей, которым трудно уйти с работы вовремя, то более жесткий график работы — меньшее из двух зол.

Мы знаем, что рабочее время закончилось, и наш мозг начинает переключаться в режим «личной жизни». Если нет необходимости в сверхурочной работе, остальная часть дня свободна для других занятий.

При гибком графике работы у вас никогда не бывает «свободного времени». Обычно человек занимался своими делами большую часть дня, чтобы соответствовать уровню своей энергии. Что само по себе хорошо для продуктивности, но на самом деле стирает грань между рабочим временем и временем отдыха. Вы никогда не сможете полностью расслабиться.

3. Люди точно знают, когда с вами связаться

Если ваши рабочие часы распределены в течение дня, а ваше расписание меняется ежедневно, то изменится и ваша доступность для других людей. Это может стать проблемой, если вы сообщите друзьям и семье, когда они не могут связаться с вами, чтобы вы могли работать без перерывов.

Может быть, вы будете свободны 2 часа утром в понедельник, потом во вторник, час утром, и 2 днем, потом еще час вечером, например. Вам понадобится какой-то способ информировать клиентов, друзей и семью еженедельно, что требует больше усилий и планирования.

Итак, если внешние отвлекающие факторы представляют для вас особенно большую проблему, то 8-часовой рабочий день будет работать лучше. Вы можете просто установить свой статус «Нет на месте», отключить уведомления на телефоне, поставить табличку на дверь и т. д., пока не закончите работу. Доступность будет очевидна для всех вокруг вас.

4. Меньше сверхурочных

Теперь мы упомянули, как переключение контекста приводит к некоторой потере времени. Обычно нам требуется 20 минут, чтобы войти в зону с конкретной задачей. И чем больше раз мы переключаемся, тем больше времени требуется, чтобы перефокусироваться.

Все это потерянное время накапливается в конце дня, что может привести к тому, что вы отстанете от работы. Или из-за нестрогого графика сверхурочная работа кажется менее утомительной. Достаточно скоро вы обнаружите, что работаете до поздней ночи.

5. Ваш баланс между работой и личной жизнью стал лучше

Теперь глобальный баланс между работой и личной жизнью представляет собой набор множества различных факторов. Но здесь мы обратимся к времени прекращения работы. Естественно, когда меньше сверхурочных и ваши границы четче, баланс между работой и личной жизнью поддерживать легче.

• При 8-часовом рабочем дне у вас есть четкое ограничение по времени;
• Не нужно быть начеку в течение дня, ожидая следующего блока рабочего времени;
• Меньше шансов, что другие дела «влезут» в ваше рабочее время (например, поход в продуктовый магазин займет больше времени, чем вы планировали, и это сместит весь ваш график);

С рабочими часами в течение дня нет никаких реальных границ. Вы можете заняться своими делами после ужина, или отдохнуть с семьей, или после спортзала. Мероприятия, обычно предназначенные для досуга. Разбивая рабочее время, вы также прерываете время отдыха, и они переплетаются, как бы вы ни старались их сбалансировать.

Лично мне трудно проводить свое утро медленно и размеренно, готовя кофе и завтрак и, скажем, ведя дневник, когда просыпаюсь. Мне нравится начинать свою работу в течение 15 минут после пробуждения (поскольку я работаю удаленно), поэтому я могу закончить все к 15:00.

Ощущение, что часы бьют 3:01, и я знаю, что рабочий день закончился… нет ничего лучше.

Итак, давайте обсудим, как можно сделать 8-часовой рабочий день суетой продуктивной, а не утомительной.

Как составить функциональный 8-часовой график

В этом разделе мы рассмотрим шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать продуктивный график, охватывающий 8 рабочих часов подряд.

Найдите оптимальное время работы

Если у вас есть возможность, выберите, когда у вас будет 8-часовой рабочий день — утром или днем.

Мы работаем с разными уровнями энергии. Я предпочитаю начинать работу в 7 утра и заканчивать в 15:00, потому что ближе к вечеру моя концентрация значительно снижается. В то же время у меня есть коллеги, которые лучше работают в поздние часы, так как у них есть время отдохнуть в течение дня и закончить другие дела.

Определите своих пожирателей времени и устраните их

Справляться со всеми отвлекающими факторами, которые встречаются на вашем пути, будет легче, если вы знаете, что вас беспокоит больше всего.

Часто ли вы получаете телефонные звонки, сообщения в чате или другие уведомления по телефону или в приложении? Виновны ли вы в том, что прокрастинируете через YouTube или Instagram? Связаны ли отвлекающие факторы с работой или с личными делами?

То, как вы справитесь с прерыванием, будет зависеть от:

• его тип (рабочий или личный);
• Как долго это вас отвлекает;
• Сколько времени вам потребуется, чтобы восстановить концентрацию после этого;
• Если это что-то, с чем можно справиться с помощью приложения (например, приложение для блокировки телефона для фокусировки).

В любом из этих случаев вам сначала нужно провести день, регулярно работая, делать пометки, когда вы отвлекаетесь, и анализировать свои выводы в конце. Это один из лучших способов правильно определить пожирателей времени.

Ведите табель учета рабочего времени или табель учета рабочего времени

Большая часть поддержания здорового рабочего дня с 9 до 5 — это ответственность. В этом случае вы хотите быть ответственным прежде всего перед собой.

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами 8-часового рабочего дня, вам нужно знать, когда ваш день начинается и когда он заканчивается. Это единственный способ сохранить здоровый баланс между работой и личной жизнью. Это можно сделать двумя способами: вести табель учета рабочего времени или вести табель учета рабочего времени.

Ведение табельного учета

Таймкарты — это более общий способ отслеживания вашего времени. Вы просто регистрируете, когда начинается ваше рабочее время, и снова регистрируете, когда оно заканчивается. Просто как тот.

Вся остальная часть вашего расписания может быть обработана в приложении календаря, списке дел, платформе управления проектами и т. д. Таким образом, карта учета рабочего времени может выглядеть так:

Тайм-карта предназначена для записи начала и окончания вашего 8-часового рабочего дня, а также количества сверхурочных часов, которые у вас есть. Все это используется для расчета того, сколько вы зарабатываете в неделю. Clockify также имеет калькулятор, встроенный в его браузерную версию, что делает этот процесс еще менее хлопотным. Не требуется отдельная загрузка программного обеспечения.

Ведение табеля учета рабочего времени

Однако, если вам нужно более четкое представление о вашем расписании, то я не могу рекомендовать достаточно подробное расписание. Самым удобным вариантом было бы вести цифровой табель учета рабочего времени, потому что это простота использования, возможность автозаполнения, создания шаблонов и, как правило, просто экономия времени.

Например, Clockify позволяет составить 8-часовой рабочий график несколькими способами.

• Если вы делаете это непосредственно из самого приложения, вы можете составить расписание на основе того, сколько вы работаете над каждым проектом каждый день. Это замечательно, если ваши проекты длятся дольше недели или около того, и вам не нужен строгий почасовой график.

• Если вам нужна более подробная структура, вы можете выбрать интеграцию Clockify с календарем Google (или использовать встроенный в приложение вид календаря). Записывание задач в Календаре Google делает ваше расписание точным, а цветные блоки дают вам немедленное представление о том, как проходит ваш день — например, какие задачи повторяются или когда вы делаете перерывы.

На изображении выше вы можете видеть, что, несмотря на 8-часовой график, задачи достаточно разнообразны, чтобы гарантировать продуктивный день с разумным переключением контекста.

В качестве бонуса, с помощью таймера Clockify в календаре вы можете точно рассчитать время для каждой задачи в календаре.

Таким образом, карты учета рабочего времени и табели учета рабочего времени абсолютно необходимы для обеспечения самоотчетности и продуктивной работы. Когда вы знаете, как тратятся ваши часы, это облегчает будущие решения по расписанию.

Эта интеграция Clockify для Календаря Google лучше всего подходит для тех, кто привязан к своим наборам приложений Google. Он использует Zapier и работает без проблем, независимо от того, полагаетесь ли вы на мобильное устройство, настольный компьютер или браузер.

• И последнее, но не менее важное: некоторым из нас нравится возвращаться к «старым способам» ручки и бумаги. Так что, конечно, вы можете пропустить всю шумиху и просто заполнить физический календарь, сидя за своим столом, или сделать календарь-журнал самостоятельно.

Самый простой способ начать отслеживать свое время с помощью физического расписания — это найти готовые шаблоны (если только создание собственного не приносит вам удовольствия!). Существует множество отличных источников на выбор, и мы даже зашли так далеко, чтобы создать несколько собственных шаблонов табелей учета рабочего времени, в зависимости от того, какой график вам нужен:

• Ежемесячно;
• раз в две недели;
• Еженедельно;
• Повседневная;
• Почасово.

Все расписания можно загрузить и распечатать в формате Word, Excel, Google Docs, Sheets и .pdf.

Заведите привычку отслеживать свое время

Чтобы 8-часовой рабочий день функционировал и был настолько сбалансированным, насколько вам нужно, вы должны серьезно относиться к отслеживанию времени.

Делая заметки, когда и как вы отвлекаетесь (о чем мы уже говорили), когда у вас часы пик и когда вы используете перерывы, вы накапливаете данные, необходимые для оптимизации вашего рабочего процесса.

Когда вы смотрите на цифры объективно и особенно относитесь к ним как к аналитику (не чувствуя вины и не ругая себя за ошибки), вы можете проследить закономерности, причины и следствия определенного поведения. Внезапно вы научитесь лучше оценивать, в какое время лучше всего делать перерывы на обед, в какое время вы жаждете социальных сетей и т. д. Это похоже на то, как ученый раскрывает весь потенциал своего превосходного ИИ… за исключением того, что в этом случае вы оба.

Относитесь к себе как к ученому и части тонко настроенной современной машины, которую необходимо отбалансировать. Отслеживание времени лежит в основе раскрытия его секретов.

Наслаждайтесь перерывами без сожаления

То, что у вас 8-часовой график, не означает, что вы не можете наслаждаться несколькими перерывами. Однако стоит отметить, что вы не можете провести обеденный перерыв за просмотром всего фильма. Тогда это станет гибким графиком.

При 8-часовом рабочем дне (или любом более длительном блоке работы) рекомендуется делать 5-минутный перерыв через каждые 25 минут работы или 10-минутный через каждые 50 минут (так называемый метод Помидора).

Конечно, это не универсальный подход. Как и в случае с этим графиком, суть в том, чтобы найти то, что вам подходит. Попробуйте несколько разных методов работы/перерыва и посмотрите, какой из них поддерживает вашу продуктивность, но также оставляет место для отдыха и перезагрузки. Вот некоторые из этих вариантов (с направляющими!):

• Съешь эту лягушку!
• Начало работы с техникой Помидора
• Матрица Эйзенхауэра
• 18 самых эффективных техник тайм-менеджмента

Как только вы найдете идеальную технику тайм-менеджмента, вы сможете с большей уверенностью заниматься графиком.

Не заставляйте себя заполнить каждый момент этих 8 часов

Отмечайте дни, когда вы заканчиваете работу менее чем за 8 часов. И постарайтесь не поддаваться искушению начать новую задачу или изменить свое расписание, чтобы втиснуть еще одно связанное с работой занятие. Крайне важно знать, когда прекращать работу, и 8-часовой график — отличное место, чтобы попрактиковаться в этом.

Поскольку гибкий график стирает грань между работой и свободным временем, традиционный график заставляет вас закончить все, что вы можете, раньше. Таким образом, вы с нетерпением ждете, когда у вас будет больше времени для себя. Как сказал канадский профессор психологии Джордан Петерсон в интервью о токсичной продуктивности,

«Вы ищете улучшения, но вы ищете устойчивого улучшения. И поэтому, если вы слишком напрягаетесь, вы разрушаете устойчивость во времени».

Таким образом, включив работу с 9 до 5, вы хотите получить надежность и устойчивость, которые она может обеспечить — у вас будет достаточно времени, чтобы сделать все, если вы хорошо спланируете. Чтобы повысить свою производительность в этой структуре, вам нужно принять структуру, но также получать удовольствие от свободного времени, когда вы заканчиваете раньше.

Вывод

Тот факт, что мы движемся к менее строгому графику работы, не означает, что он полностью выйдет из моды. Работа с 9 до 5 может привнести структуру, надежность, ожидание и дисциплину, в которых некоторые люди очень нуждаются и ищут в своей жизни. Не всем подходит время от времени работать в течение дня, и это совершенно нормально. Нам нужно нормализовать выбор 8-часового рабочего дня, потому что это дает определенные преимущества. Как и во многих других вопросах, касающихся производительности труда, все зависит от личных предпочтений.