Как разбить свой рабочий день (с шаблонами)

Процесс создания рабочего графика совершенствуется с каждым днем. Потому что хорошая разбивка рабочего дня продвигает вас вперед, а еще лучше — оставляет ощущение завершенного дня. Это краткое, но приятное руководство предназначено для того, чтобы представить другой способ разбивки вашего дня, задач и приоритетов, а также показать, как сосредоточение внимания на вещах, отличных от сроков, дает лучшие результаты.

Определите ежедневные приоритеты

Не каждая задача является самой важной.

Перед началом каждого дня составляйте список дел и находите самые важные из них. Обычно это от 1 до 3 задач, и вы можете легко их идентифицировать:

• Другие люди зависят от того, что вы выполняете свою часть, чтобы они могли выполнять свою;
• Они срочные или имеют быстро приближающийся крайний срок;
• Они влияют на вашу карьеру в долгосрочной перспективе.

Чтобы проиллюстрировать это и все последующие аспекты вашего рабочего дня, мы на мгновение взглянем на мой график и на то, как я пытаюсь узнать о своих рабочих привычках и постепенно улучшать их каждый день.

Вот пример того, как может выглядеть мой список приоритетов на среду:

Приходит новый сотрудник, и я наставляю его. Это хорошо и для меня, и для их карьеры, так что большая часть моей энергии должна быть направлена ​​на эту задачу. Есть также работа, которую я не успел закончить накануне, и хотя крайний срок не раньше понедельника, я могу попытаться закончить ее сегодня. Наконец, есть презентация, которой я действительно хочу произвести впечатление. Остальное — обычная работа, которую я могу взять на себя.

Зачем мне нужен список приоритетов?

На примере видно, как точное определение наиболее важных для вас задач устраняет «белый шум» другой работы.

Вы точно знаете, на что тратите больше всего энергии, что, в свою очередь, помогает вам не тратить время впустую и не отвлекаться на другие вещи. Этот список является жизненно важным первым шагом в каждой хорошей разбивке рабочего дня.

Нарисуйте раздел перед работой

В качестве следующего шага определите, какие связанные с работой вещи вы делаете, чтобы подготовиться к этому дню.

Вы пишете список дел?

Вы пересматриваете свои цели на неделю?

Или вы связываетесь с коллегами?

Может быть, вы готовите себе кофе и проверяете электронную почту.

У всех нас есть разные ритуалы, повышающие продуктивность, и они даже могут меняться изо дня в день. И если у вас нет ритуала, сейчас самое время его найти. Вот еще один взгляд на мой распорядок дня:

Источник: шаблон разбивки рабочего дня Clockify.

Как видно из таблицы выше, каждый день может начинаться с разных занятий. А к среде я готовлюсь ко второму приоритетному заданию — оставшейся работе — просматривая то, что я пропустил, и то, как это закончить.

Зачем нужен раздел «до работы»?

Легкий утренний рабочий ритуал — отличный способ начать свой день. Вместо того, чтобы начинать сначала с самых сложных задач, вы экономите энергию на чем-то легком и морально готовитесь к предстоящим задачам.

Нарисуйте во время работы раздел

Следующий большой кусок в вашей разбивке — это сама работа. Более сложные задачи или мясо с картошкой, если хотите.

Существует множество ресурсов, посвященных разбиению больших задач на более мелкие части и их планированию, поэтому мы не будем здесь вдаваться в подробности. Тем не менее, важно упомянуть о них.

Ты сможешь:

1. Используйте таймбоксинг, чтобы составить почасовой план своего дня;
2. Используйте матрицу Эйзенхауэра для расстановки приоритетов;
3. Метод «Get Things Done» не даст вам чувствовать себя перегруженным.

Однако я хотел бы сосредоточиться на том, чтобы разбить этот кусок работы на два сегмента: до обеденного перерыва и после него.

Если вы читали другие наши статьи о продуктивности, то могли заметить, как мы упоминаем об управлении уровнем энергии в течение дня. И важно понимать, как меняется ваша энергия после того, как вы хорошо пообедали на работе. Прежде всего, спросите себя:

• Как вы себя чувствуете за полчаса-час до обеда?
• Чувствуете ли вы себя бодрым после обеда?
• Вы чувствуете сонливость?
• Через какое время после обеда вы начинаете чувствовать, что ваше внимание падает (или повышается)?
• Возникает ли у вас тяга к сладкому и как она на вас влияет?

Еда играет большую роль в энергетических американских горках организма, и мы обычно не обращаем на это внимания. Тем более, что мы дома или на улице, или нам не нужно слишком много внимания. Однако на работе это может стать помехой.

Зачем мне раздел «до и после еды»?

Разделение рабочего графика на до и после обеда может помочь в нескольких вещах.

Во-первых, это может показать, как разные приемы пищи влияют на ваше внимание. Более тяжелые заставят вас уснуть, а легкие помогут вам сохранять бдительность. Таким образом, вы можете, например, заметить, что у вас важная встреча в четверг в 3 часа дня, и решить съесть рыбу и салат вместо стейка и картофеля, если последнее обычно вызывает у вас желание вздремнуть после этого.

Во-вторых, вы начнете принимать более эффективные решения по планированию. Перенос задач в зависимости от вашего уровня энергии — менее продуманная тактика, но она доказала свою эффективность на практике.

В-третьих, это заставляет вас не пренебрегать едой как жизненно важной частью вашего дня. Обычно мы настолько завалены работой, что сдвигаем время приема пищи до тех пор, пока не станет слишком поздно, или полностью пропускаем его. Это может привести к тому, что вы проголодаетесь и решите быстро перекусить, просто чтобы отогнать голод. Более того, вы будете менее терпеливы и больше расстроены, если у вас не будет надлежащего перерыва во время еды. Что, в свою очередь, мешает вашей работе.

Вот пример из моего расписания:

В этом разделе я решил продолжить свое утро оставшейся работой, пока она еще свежа в моей памяти. Встреча перед обеденным перерывом была запланирована, как раз вовремя, чтобы свернуть. Во время обеда возникла срочная проблема, но я отложил ее до обеда, чтобы быть уверенным, что подойду к ней обновленной. Обучение нового сотрудника произошло после моего кофе, так как я заметил, что кофеин сводит на нет сонливость после обеда.

Теперь вам может быть интересно, возможно ли достичь такого рода расчетливого мышления. Ответ — да, но с большим трудом, методом проб и ошибок. Давайте посмотрим, как это сделать.

Как следить за уровнем энергии

Достичь такого рода организации... интуиции, если можно так выразиться, не невозможно. Важно помнить, что научиться слушать свое тело и улавливать свое поведение и привычки — это то, чем вы должны активно заниматься в течение дня.

В тот момент, когда вы заметите изменение концентрации внимания или уровня энергии, отметьте это, будь то на стикере или в приложении для записи голоса. Сначала это может показаться непрофессиональным, что это что-то неподходящее для рабочей среды, но смотрите на это как на инвестиции. Чем больше информации вы получите, тем лучше вы будете планировать свои задачи на день.

Кроме того, найдите время, чтобы изучить здоровые рецепты повышения производительности мозга. Это может стать отличным дополнительным экспериментом.

Обратите внимание на то, что вас отвлекает

Точно так же уделяйте особое внимание самым (не)распространенным отвлекающим факторам.

Они могут сорвать весь ваш день и привести к откладыванию определенных задач или полному забвению о них. Если у вас есть определенные проблемы с определением того, что является вашим пожирателем времени, вы можете использовать ту же тактику, что и с уровнями энергии.

Когда вы делаете разбивку своего рабочего дня, постарайтесь поймать себя на том моменте, когда вы начинаете просматривать социальные сети дольше 5 минут, каждый раз, когда вы соглашаетесь помочь коллеге, не думая о своей рабочей нагрузке, или каждую импровизированную встречу, созванную вашим коллегой. менеджер.

Выше приведен пример двух отвлекающих факторов в течение двух отдельных дней. Обобщив и проанализировав их, как в нашей таблице, вы получите необходимую информацию о том, на что тратится большая часть вашего времени. Итак, вы можете начать работать над решениями или способами избежать упомянутых отвлекающих факторов.

Мы часто не задумываемся о том, почему и когда мы отвлекаемся. Но использование такого метода может значительно улучшить ваше отношение к отвлекающим факторам и увеличить ваши успехи в их устранении.

Иногда просто установить блокировщик веб-сайтов недостаточно.

Включить время восстановления рабочего дня

Перезарядка рабочего дня — это переход между работой и свободным временем. Он включает в себя задачи, которые мы любим называть «ритуалами конца рабочего дня». Точно так же, как у вас есть утренние ритуалы, чтобы повысить готовность к дню, у вас должны быть и некоторые, чтобы расслабиться в конце дня.

Обычно мы заканчиваем нашу последнюю задачу дня, выключаем компьютер и начинаем думать, что делать дальше (если у нас нет таких дел, как посуда, еда, встречи с детьми, встречи и т. д.). И даже с последним переход настолько внезапный, что нашему мозгу требуется довольно много времени, чтобы отключить «режим работы».

Зачем мне нужен кулдаун рабочего дня?

Один мой близкий друг однажды сказал, что раньше он 40 минут шел домой пешком вместо того, чтобы ездить на велосипеде, потому что ему нужно было уйти от разочарования дня. Потому что, если бы он пришел домой раньше, то просто привнес бы это в свою личную жизнь, и это «испортило бы» все остальное свободное от работы время.

Точно так же вам нужно несколько минутных задач в конце дня, чтобы ваш мозг начал успокаиваться. Давайте посмотрим на те, что ниже:

Изображения выше являются частью моего расписания, показывающего задачи в конце рабочего дня — написание сводки дня (справа) и составление черновика списка дел на следующий день. Они до боли просты, но очень эффективны для того, чтобы дать вам ощущение завершенности. Рабочий день позади, а теперь пора отдохнуть.

Шаблон разбивки рабочего дня Clockify

Выдержки из расписания, которые мы здесь использовали, взяты из шаблона, который вы можете найти в нашем блоге.

Это не просто расписание, а расписание, в котором основное внимание уделяется разбивке вашего дня, чтобы дать вам наиболее полезную информацию о вашем рабочем процессе.

Если вы хотите попробовать это сами, вы можете скачать шаблоны в формате PDF по следующим ссылкам:

Скачать шаблон разбивки рабочего дня можно здесь.

Загрузите шаблон списка приоритетов здесь.

Загрузите шаблон разбивки по отвлекающим факторам рабочего дня здесь.