Управление работами и управление проектами: в чем разница и какой из них вам нужен?

Выбор междууправлением работами и управлением проектамиимеет решающее значение для успеха в бизнесе, будь то решение повседневных задач или более крупных проектов. Выбор между ними может быть сложным из-за их уникальных элементов.

Хотя оба нацелены на эффективное выполнение задач, они различаются понаправленности и масштабу .В этом блоге рассматриваются отличительные компоненты управления работами и управления проектами, помогая вамопределить, какие из них лучше соответствуют потребностям вашего бизнеса .

Что такое управление работой?

По своей сути управление работой предполагает стратегическое распределение ресурсов, времени и усилий для достижения заранее определенных целей и задач.

Управление работами содержит несколько ключевых компонентов, таких какпланирование задач, назначение, отслеживание и оценка , которые обычно следуют такому жизненному циклу:

1. Планирование задач : Управление работами начинается с этапа продуманного и стратегического планирования, в котором излагаются текущие задачи, их приоритеты и сроки выполнения.
2. Назначение : после того, как задачи определены, они назначаются соответствующим лицам или командам в зависимости от навыков, доступности и рабочей нагрузки.
3. Отслеживание : постоянный мониторинг хода выполнения задач имеет решающее значение для выявления потенциальных узких мест, обеспечения соблюдения сроков и внесения необходимых корректировок.
4. Оценка : после завершения этап оценки позволяет оценить эффективность процесса, что позволяет улучшить будущие задачи.

Управление работами может применяться практически в любой отрасли, где оптимизация операций является ключом к успеху .Некоторые из наиболее популярных отраслей, отвечающих этому критерию, включают маркетинг и рекламу, информационные технологии (ИТ), здравоохранение и продажи.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это структурированный подход, который обеспечивает бесперебойное выполнение проектов, достижение заранее определенных целей в рамках определенных ограничений .Он включает в себя систематический метод инициации, планирования, выполнения, контроля и закрытия проектов.

Ниже приведены несколькокомпонентов управления проектами :

1. Инициирование : определяются цель, объем и осуществимость проекта, а также излагаются первоначальные цели.
2. Планирование : разрабатывается комплексная дорожная карта с подробным описанием задач, сроков, распределения ресурсов и потенциальных рисков.
3. Исполнение : намеченный план приводится в действие, и задачи проекта выполняются в соответствии с установленным графиком.
4. Контроль : постоянный мониторинг хода реализации проекта позволяет вносить коррективы, обеспечивая соответствие целям.
5. Закрытие : проект официально завершается, и оценивается его успех.Извлеченные уроки способствуют будущим улучшениям.

По сути, управление проектами обеспечивает четкое направление для организаций, реализующих конкретные проекты. Применяя эти шаги, предприятия могут легче управлять проектами, обеспечивая успех и достигая целей с эффективностью и точностью.

Каковы ключевые различия каждого из них?

Понимание различий между управлением работами и управлением проектами имеет решающее значение для оптимизации операций. Каждый из них играет уникальную роль в обеспечении успешного выполнения задач и проектов, но их направленность и применение существенно различаются.

Объем и фокус

Управление работой занимается повседневной деятельностью и задачами, которые способствуют текущей деятельности бизнеса .Он охватывает более широкий спектр рутинных обязанностей и направлен на оптимизацию эффективности регулярных рабочих процессов. Основное внимание уделяетсяподдержанию стабильного и продуктивного темпа работы без обязательной привязки к завершению конкретного проекта.С другой стороны, управление проектами имеет болееузкую направленность .Он занимается планированием, выполнением и завершением конкретных проектов с определенными целями .Управление проектами вступает в игру, когда естьчеткая цель, которую необходимо достичь, и оно включает в себя временное мероприятие с четким началом и концом.

Временные рамки

Управление работами осуществляется на постоянной основе , при этом задачи и обязанности распределяются между обычными бизнес-операциями.У негонет определенной конечной точки , и это постоянные усилия, направленные на то, чтобы колеса организации вращались плавно.Управление проектами, напротив, ограничено во времени. Он имеетопределенный временной интервал , обычно с установленной датой начала и окончания.Проекты имеют конкретные сроки выполнения задач и общего достижения целей проекта.

Цели и результаты

Целями управления работами часто являются постоянное совершенствование, повышение производительности и бесперебойное функционирование повседневных операций .Результаты обычно являются постоянными и способствуют общей эффективности организации. В управлении проектами целиконкретны и измеримы .Основное внимание уделяетсяпредоставлению уникального продукта, услуги или результата в рамках определенных ограничений времени, бюджета и объема .Результаты – это ощутимые результаты, достигнутые к концу проекта.

Понимание этих ключевых различий между управлением работами и управлением проектами имеет важное значение для предприятий, чтобы реализовать правильные стратегии и методологии в зависимости от их целей и характера текущей работы.

Выбор правильного подхода для вашего бизнеса

Итак, как же выбрать правильный подход для вашего бизнеса?

Начните с проведения тщательной оценки требований вашей организации .Учитывайте характер ваших задач и целей, чтобы определить наиболее подходящий подход для вашего бизнеса. Например,Work Management идеально подходит для предприятий, которые занимаются непрерывными и рутинными операциями .Подходит для организаций, стремящихся к постоянному совершенствованию и оптимизации, и оказывается эффективным, когда целью является повышение повседневной производительности и рабочих процессов. С другой стороны,управление проектами лучше всего подходит для предприятий с конкретными, ограниченными по времени проектами или предприятиями .Он процветает в организациях с четко определенными целями и результатами проекта и оказывается эффективным, когда необходимы структурированное планирование и выполнение в течение определенного периода времени.

Затем начнитевзвешивать плюсы и минусы каждого подхода .

Основным преимуществом управления работой является то, что оно поддерживает постоянную эффективность и производительность и хорошо адаптируется к развивающейся и динамичной бизнес-среде .Это способствует развитию культуры постоянного совершенствования и последовательной оптимизации. Однако следует учитывать недостатокструктурированного фокуса, необходимого для достижения конкретных целей проекта .Проблемы могут возникнуть при управлении и определении приоритетов задач с конкурирующими сроками, что потенциально может привести к неэффективности.

Плюсом управления проектами может быть то, что онообеспечивает структурированную основу для планирования и исполнения, гарантируя четкое определение целей и результатов .Он особенно эффективен для управления ресурсами в установленные сроки, способствуя системному подходу к достижению целей. С другой стороны, управление проектамиможет оказаться менее адаптируемым к внезапным изменениям или изменению масштабов проекта .Требуемое для этого тщательное планирование может занять много времени, что потенциально может повлиять на гибкость, необходимую в динамичных бизнес-средах.

Инструменты для освоения работы и управления проектами

Независимо от того, выбираете ли вы для своего бизнеса подход к управлению работами или к управлению проектами, использование готового программного обеспечения и инструментов играет важную роль в поддержании организации .

Когда дело доходит до управления работой , существует множество доступных инструментов:

1. Trello : Trello — это универсальный и удобный инструмент, который использует доски, списки и карточки для организации задач и проектов.Его визуальный интерфейс упрощает совместную работу и отслеживание прогресса.
2. Асана : Асана — это мощный инструмент управления работой, который позволяет командам легко координировать задачи и управлять ими.Он обеспечивает централизованную платформу для общения и сотрудничества, повышая общую производительность.
3. Todoist : Если вы предпочитаете простоту, Todoist — это простой, но эффективный инструмент управления задачами.Это помогает организовывать задачи, устанавливать приоритеты и отслеживать прогресс без ненужных сложностей.
4. Microsoft Planner : интегрированный с пакетом Microsoft 365, Planner упрощает управление работой в знакомой среде Microsoft.Это обеспечивает беспрепятственное сотрудничество и отслеживание задач.

Как и в случае с управлением работами, существует несколько примечательных вариантовпрограммного обеспечения для управления проектами :

1. Nimble : Nimble выделяется не только как надежный инструмент управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), но и как ценный актив для управления проектами.С помощьюрабочих процессов Nimble вы можете автоматизировать повторяющиеся задачи, обеспечивая более плавный рабочий процесс.Кроме того,напоминания о задачах Nimble позволяют вам не сбиться с пути, предоставляя своевременные оповещения о важных этапах проекта.Эта двойная функциональность делает Nimble универсальным инструментом как для управления повседневной работой, так и для контроля задач конкретных проектов, повышая общую эффективность бизнеса.
2. Jira : Jira — это надежный инструмент управления проектами, особенно популярный среди команд разработчиков программного обеспечения.Это облегчает гибкое управление проектами, отслеживание проблем и совместную работу.
3. Wrike : Wrike — это комплексный инструмент управления проектами, который сочетает в себе планирование проекта, совместную работу и отчетность.Его настраиваемые функции удовлетворяют различные потребности управления проектами.
4. Basecamp : Basecamp — это удобный инструмент управления проектами, упрощающий совместную работу.Он предлагает инструменты для управления задачами, общения и обмена файлами, оптимизируя рабочие процессы проекта.
5. Smartsheet : Smartsheet — это адаптируемый инструмент управления проектами, который сочетает в себе знакомые интерфейсы электронных таблиц с мощными функциями управления проектами.Он подходит для широкого спектра типов проектов.

Управление работой и проектами с помощью Nimble

Успешное управление имеет решающее значение для достижения бизнес-задач , будь то решение повседневных задач или более значимых, долгосрочных проектов.В этом блоге мы разъяснилиразличия между управлением работами и управлением проектами , чтобы помочь вам выбрать правильный подход для вашего бизнеса.

Рассмотрите возможность использования гибких инструментов, таких как Nimble , чтобы повысить эффективность в обеих областяхи помочь вам в конечном итогедостичь ваших бизнес-целей.