Зачем вам нужно руководство по стилю (и как его составить)

Стиль – он у вас есть? Я не имею в виду в смысле моды, хотя меня это тоже интересует. Но конкретно, есть ли в вашей организации руководство по стилю? А вы его используете?

Много лет назад, когда я работал в издательстве журналов, одной из моих первых задач было создание руководства по стилю для публикации. Это не было чем-то, что бросили мне в качестве нового сотрудника; скорее, это был самостоятельный проект. Я вошел в офис и быстро понял, что нечего советовать, когда сталкиваешься с вопросом о переносах, выборе слов или использовании заглавных букв. Я решил исправить это быстро.

Зачем это делать с собой? Потому что без этого мы не выглядели бы профессионалами. Представьте, что вы читаете журнал (на бумаге или в Интернете), и половина заголовков статей пишется с заглавной буквы вот так , а другая половина пишется вот так. Видишь, что я имею в виду? Вы бы задались вопросом, была ли какая-то рифма или причина для разницы, или издатель был просто непрофессиональным.

Что такое руководство по стилю?

Руководство по стилю — это документ, который определяет, ссылается и направляет стиль вашей компании. Думайте об этом как о написанном бренде. Возможно, у вас уже есть книга стилей, в которой представлены цвета вашей компании, логотипы и то, как используются ваши различные марки и изображения — минимальные размеры, зазоры и т. д. Руководство по стилю — для ваших писателей — является его дополнением.

С руководствами по стилю будут консультироваться в основном люди, занимающиеся маркетингом и коммуникациями. Но любой, кто отправляет какое-либо сообщение, включая продавцов, отправляющих электронные письма, должен ознакомиться с ним.

Что входит в руководство по стилю?

Руководство по стилю — это дорожная карта вашего стиля общения. Как правило, руководство по стилю включает в себя все, от того, как вы используете заглавные буквы в названиях своей компании и продукта, до терминологии, используемой в отрасли, и до вашей позиции относительно того, следует ли использовать оксфордскую запятую. Другие соображения: пишете ли вы числа или используете цифры, следует ли включать точки после каждой буквы в аббревиатуре и можно ли использовать сокращения. Вы можете захотеть, чтобы ваши писатели использовали ok, или ok, или ok; руководство по стилю подскажет, какой из них использовать.

Он также может включать примечание о голосе, тоне и индивидуальности вашей компании, чтобы ваши авторы знали, можно ли играть словами или они должны быть серьезными и прямыми. Сообщите им, можно ли использовать сленг и есть ли запрещенные слова или торговые марки.

Руководство не обязательно должно быть томом. Конечно, он может быть длинным и исчерпывающим, охватывающим все сценарии. Но это также может быть и отдельная страница с изложением ключевых моментов.

Пока у вас есть какая- то документация, вы на правильном пути.

Зачем вам это нужно

Я немного упомянул об этом в начале, но есть несколько причин, по которым вам нужно руководство.

Консистенция – это главное. Вы хотите, чтобы все тексты, которые выходят из вашего офиса, укрепляли ваш бренд определенным, продуманным образом. Несоответствия отвлекают читателя и делают вашу компанию немного небрежной.

Руководство по стилю также поможет вам быть профессионалом, гарантируя, что каждое слово, которое вы используете, продумано, взвешено и правильно расставлено. И это облегчает жизнь вашим авторам.

Кому нужно руководство по стилю?

Создание руководства по стилю — это не просто роскошь гигантского корпоративного бизнеса. Это также не является требованием только для создания стартапов. Это то, о чем предприятия любого размера должны подумать и создать. Руководство будет использоваться внутри компании, а также должно быть передано внештатным авторам (ваши редакторы будут вам благодарны).

Создание руководства по стилю

Если у вас нет руководства по стилю, это круто. Вот почему мы говорим об этом. Вы можете начать прямо сейчас.

И чтобы вы не думали, что это займет у вас целую вечность, это не обязательно. Вам не нужно материализовать это из воздуха. Вы можете положиться на некоторые проверенные и надежные ресурсы.

Во-первых, назначьте человека или команду, которые будут владеть гидом. Скорее всего, это кто-то из отдела маркетинга или коммуникаций.

Затем подумайте, каков ваш стиль. Вы случайный или корпоративный? Разговорный или застегнутый? Здесь вы можете немного поэтизироваться — вернуться к индивидуальности вашей компании, заявлению о миссии и корням. Вы также хотите рассмотреть свою клиентуру и то, как они любят, чтобы с ними разговаривали.

Теперь начните детализировать. Подумайте, тяготеете ли вы к одной школе мысли — например, как вы относитесь к точкам с запятой? Предложения, которые начинаются с «и»? Фрагменты?

На этом этапе вы можете обратиться к экспертам — например, к справочнику Associated Press (AP), на который опираются газеты, или к Чикагскому руководству по стилю (CMOS) — чтобы помочь вам установить свою структуру. На самом деле, в случае нехватки ресурсов вы можете указать своим сотрудникам один из этих веб-сайтов и назвать его хорошим. (Однако выберите одно или другое. AP и Чикаго разные.)

Следующим шагом является создание короткого списка слов, относящихся к отрасли и компании. Вещи, которые часто всплывают в ваших сообщениях. Это может включать жаргон, аббревиатуры и отраслевые фразы, которые вам необходимо использовать и правильно расставлять знаки препинания.

Оттуда заполните дополнительные элементы, которые кажутся подходящими для вашей компании. Например, вы можете включить глоссарий любого термина, который может упоминаться в ваших сообщениях. Вы можете добавить правила по цитированию, этике репортажей и другие передовые практики. Или вы можете придерживаться основ и делать их простыми и короткими.

Как усилить свой стиль

Кто-то должен быть офицером полиции, чтобы убедиться, что ваша команда придерживается этого руководства по стилю. я не буду лгать; это не самая интересная часть работы. Но если ваша цель — постоянство в ваших коммуникациях, это необходимо. Важно, чтобы каждый член вашей команды — любой, кто будет писать или общаться — знал голос вашего бренда и придерживался его.

Когда вы впервые выпускаете новое руководство (или обновление), проведите внутреннее обучение, чтобы убедиться, что все знают о правилах стиля. Все новые сотрудники должны прочитать руководство. Для определенных членов команды, которые будут часто использовать это (часто те, кто занимается коммуникациями), вы можете провести опрос.

Ваши редакторы должны хранить копию руководства поблизости и открывать ее — и сверять с ней все содержимое.

Наконец, периодически проверяйте (выборочная проверка, выборочная проверка… посмотрите, сколько вариантов есть?) свою копию и подталкивайте рецидивистов. Да, это может означать неловкий разговор с вашим генеральным директором или новым стажером. Я обнаружил, что игнорирование руководства по стилю не влияет на ранжирование.

Примечание по дизайну

Не все руководства по стилю содержат примечания по дизайну. Многие из них перегружены текстом, битком набиты грамматическими правилами и правилами правописания. Но если вы хотите создать подробное руководство, на которое могут положиться как ваши писатели, так и иллюстраторы, рассмотрите возможность расширения своего руководства, включив в него заметки о дизайне, корпоративных цветах, семействах шрифтов и использовании логотипов.

Где хранить руководство по стилю

В начале моей карьеры печать была еще вещью — собственно, вещью . Это означало, что мы создадим эти руководства по стилю, распечатаем и переплетем несколько копий, а затем спрячем их на общей полке ресурсов, чтобы сотрудники могли обращаться к ним по мере необходимости. Это означало, что они какое-то время простояли без дела и устарели (подробнее об этом через секунду).

Сегодня вы можете создавать эти документы и хранить их на общедоступных сайтах, таких как интрасеть вашей компании или вики-страница. И обновлять их легко, регулярно. (Давайте датируйте свои обновления.)

Как часто нужно обновлять руководство по стилю?

Руководство по стилю — это живой документ, который можно и нужно обновлять. Как часто? Часть меня хочет сказать вам, чтобы вы постоянно обновляли и пересматривали его. Но это сведет с ума вас и ваших сотрудников.

Чтобы сохранить здравомыслие, подумайте о ежегодной глубокой очистке с периодическим обновлением каждые шесть месяцев. Ваш ежегодный осмотр может быть капитальным ремонтом, а может и не быть; иногда вы просто подтверждаете ранее сделанный выбор. Это дает немного передышки, чтобы позволить людям обработать любые изменения и привыкнуть к ним без бесконечного пересмотра правил.

Примеры руководства по стилю

Я многому учусь на примерах, поэтому в заключение я поделюсь некоторыми из лучших. Эти примеры могут вдохновить вас на то, что следует включить (или не включить) в собственное руководство:

• The Economist – здесь мне особенно нравится вводный текст. Он закладывает основу того, что грядет, — обрисовывает в общих чертах принципы стиля, которых придерживается издание. Далее следует алфавитный глоссарий терминов.
• Элементы стиля. Мне потребовалось почти до конца этого поста, чтобы упомянуть эту классику Странка и Уайта, но я не забыл. Уильям Странк написал ее в 1918 году, а Э. Б. Уайт переработал и обновил ее в 1959 году. Эта книга, которую используют легионы журналистов и специалистов по английскому языку, авторов книг, журнальных переписчиков и веб-копирайтеров, возможно, является дедушкой руководств по стилю.
• У New York Times есть свой собственный набор правил, например, практика сочетания титулов вежливости с фамилиями (пример: мистер О'Нил). Иногда это может показаться устаревшим, но это определенно их стиль. Вы узнаете статью в Times , когда читаете ее.

Обратите внимание, что не все руководства по стилю стильные. Гораздо важнее продиктовать правила и сохранить их в текстовом файле, чем сделать руководство красивым. Но если у вас есть время и ресурсы, вы можете сделать свое руководство по стилю чем-то, над чем люди действительно захотят поразмышлять. Вот несколько примеров красивых руководств, сочетающих в себе слова и дизайн.