Зачем нужен творческий рабочий процесс

Мы все были там. Мы заканчиваем нашу часть проекта и отправляем ее по цепочке для проверки следующим в очереди. Они вместе со своим начальством находят больше неправильного, чем правильного, и это возвращается с множеством запросов на изменение.

Эта ужасная история и так достаточно сложна. Какими бы профессиональными и опытными мы ни были, все равно трудно разорвать нашу работу в клочья. Еще сложнее, когда этот цикл обратной связи никогда не заканчивается — когда ничто никогда не бывает достаточно хорошим, никто никогда не дает окончательного утверждения, и это бесконечный цикл пересмотров.

Возможно, еще страшнее подобный сценарий: вы, ваш босс и команда в восторге от направления проекта и готовы выпустить его в мир, но в одиннадцатый час вы узнаете, что кто-то из совершенно другого, но тем не менее важного Департамент должен подписать его. И, конечно же, они хотят все изменить. Вы ослеплены.

Случались ли когда-нибудь с вами какие-либо из этих ситуаций? Я искренне надеюсь, что нет. Но реальность такова, что вы, вероятно, столкнетесь с ними в какой-то момент своей творческой или маркетинговой карьеры. В наши дни на наших кухнях много пресловутых поваров. Каждый имеет свое мнение и хочет им поделиться, и они не всегда организованы в отношении того, когда и где они предоставляют обратную связь.

Здесь может пригодиться организация творческого рабочего процесса.

Ключевые правила

Прежде чем я углублюсь в детали, позвольте мне изложить несколько мыслей:

Во-первых, здесь нет универсального средства для всех. Каждая организация и команда разные.

Во-вторых, несмотря на все ваши усилия, направленные на то, чтобы наладить процесс и добиться одобрения всех участников, дела (и люди) будут идти не по плану. Они узурпируют процесс, прыгнут вверх по цепочке или опоздают с обратной связью.

Вы не можете ожидать, что процесс творческого рабочего процесса будет идеальным и будет использоваться идеально. Но наличие базовой структуры — это, по крайней мере, отправная точка.

Что такое творческий рабочий процесс?

По своей сути, творческий рабочий процесс — это процесс, посредством которого ваша организация или команда создает, утверждает и подписывает вещи. Это включает в себя определение того, кто за что отвечает и когда в вашей организации. Это документ, который показывает иерархию и/или поток движения, от концепции до изменений и окончательной доработки. «Творческий рабочий процесс» также можно назвать «творческими операциями» или «управлением рабочим процессом». Это может относиться к цифровым или печатным СМИ, а также к искусству или словам.

Зачем нужен творческий рабочий процесс?

Короткий ответ — сэкономить время, деньги и головную боль.

Те гипотетические сценарии, которые я описал в начале, приносят разочарование и много дополнительной работы. В лучшем случае вы столкнетесь со сценарием, подобным тому, что я описал — чрезмерный ввод и редактирование, чтобы выяснить, чьи комментарии имеют приоритет над остальными. В худшем случае это может парализовать вас и ваш проект и лишить вас возможности выпуска.

Я родом из печатной журналистики. В этой области есть реальные последствия того, что вы не успеете вовремя. Моя постоянная борьба заключалась в том, чтобы доставить наш журнал в типографию к сроку. Мы договорились о дате прибытия наших файлов – запланированное время в прессе, которое было зарезервировано только для нас. Наши материалы должны были быть там вовремя. Если мы пропускали нашу дату, кто-то другой прыгал вперед и попадал в прессу раньше нас. Конечно, была возможность платить типографии за срочность, что мы иногда и делали, но бюджет не позволял делать это каждый месяц. И в дополнение к нарушению сроков печати были и другие последствия, такие как расстроенные читатели, жалующиеся на то, что они получили июньский журнал в августе, или обманутые рекламодатели, чья срочная реклама показывалась так поздно, что считалась спорной.

Это правда, что в современном цифровом веб-мире легче пропустить сроки и при этом оставаться в порядке. Облачные технологии позволяют нам обновлять наши веб-сайты и рекламу практически в любое время и из любого места. Но есть еще последствия — например, кому-то приходится работать допоздна и делать эти обновления. Это чертовски сводит с ума просеивать, казалось бы, бесконечные раунды правок, пытаясь примирить, какие из них принадлежат кому и какие из них самые важные. Это то, что заставляет креативный отдел рвать на себе волосы или увольняться.

Я не говорю, что процесс управления рабочим процессом решит все эти проблемы, но он, безусловно, может помочь упростить ваши операции и сформировать ожидания для всех участников. И это важное начало.

Когда вам нужен творческий рабочий процесс?

Как минимум, я рекомендую вам создать систему рабочего процесса для крупных проектов, таких как редизайн веб-сайта, выпуск новых продуктов и мероприятия. Но больше возможностей для вас, если вы также можете создать мини-процесс для небольших результатов, таких как электронные письма клиентам и сообщения в социальных сетях.

Точно так же, как при планировании редакционного календаря, наличие четкого рабочего процесса поможет вам согласовать и уложиться в сроки. Этот план может помочь вам сосредоточиться на задаче и снизить риск того, что люди будут спотыкаться друг о друга, чтобы делать одно и то же. Если все сделано правильно, это также должно помочь вам сохранить контроль над различными версиями контента. Все эти преимущества могут помочь вашей команде сэкономить время и, возможно, даже деньги.

Как настроить творческий рабочий процесс для вашей организации

Я поклонник практического обучения, так что теперь давайте пройдемся по одному упражнению. Возьмите блокнот и ручку, и давайте приступим к наброску элементов творческого рабочего процесса для вашей организации.

• Шаг первый: наметьте иерархию вашей команды
  Кому из вашей команды нужно проверить? У кого финал-финал сигнофф? Есть ли другие команды или члены команды, которым нужно присоединиться? Это все важные детали, которые нужно определить. Запишите имена ключевых людей и команд, которые должны внести свой вклад. Поставьте звездочку рядом с последним рецензентом. И обратите внимание, что это действительно должен быть один человек. Утверждение комитетом не допускается. Это только вызовет у вас больше головной боли.
• Шаг второй: точно оцените характер вашей организации
  Это немного более субъективно. Но как работает ваша команда? Как, правда?

По правде говоря, каждый человек и команда работают по-своему. Чтобы настроить рабочий процесс, который действительно будет работать, вам нужно тщательно изучить, как работает ваша команда, а затем следовать этой модели. Вы хотите построить круглое отверстие для круглого штифта, а не вводить другую геометрию, которая просто не будет работать. Вы хотите убедиться, что этот новый слой для операций будет работать и хорошо вписываться — и, следовательно, будет использоваться.

Итак, подумайте о своей команде. Вы состоите из группы отдельных участников и интровертов? Или ваша команда сплоченная и большая поклонница общения лицом к лицу? Сделайте эти заметки.

• Шаг третий: Определите, где будут проводиться обзоры, как и когда
  Сделайте шаг назад и посмотрите, что вы обнаружили. Как вы думаете, ваша команда справится лучше с личными встречами или индивидуальными заданиями? Будьте честны – дело не в том, чего вы хотите, а в том, что лучше для команды. Например, если вы все интроверты, вы, вероятно, не захотите лично планировать общий обзор команды, чтобы люди могли поделиться своим мнением — иначе вы окажетесь в комнате молчаливых людей с каменными лицами, которые напишите вам позже со своими мыслями. … Точно так же, если ваша команда гораздо более практична и сотрудничает — из тех, кто ничего не сделает, если они не находятся в комнате с кем-то, кто просит их оставить отзыв прямо СЕЙЧАС — тогда лучше не отправлять электронное письмо с просьбой им выполнить проверку в свободное время. Потому что давайте будем реалистами: этого просто не произойдет. Запишите лучший способ собрать отзыв, например, по электронной почте или на собрании с участием всех.

Кроме того, определите, какие инструменты вы будете использовать. Например, предпочитаете ли вы делать заметки в цифровом виде, например, через файл, опубликованный в сервисе, таком как Dropbox или SharePoint? Или ваши рецензенты отправят свои отзывы по электронной почте? Должны ли они распечатать его и «поправить» вашу работу, а затем положить файлы на ваш стол? Если вы встречаетесь лично, кто отвечает за запись всех отзывов на доске или в блокноте?

Кроме того, подтвердите, в какое время и дату должны быть рассмотрены. Уточните, что вы подразумеваете под «закрытием рабочего дня» или «концом дня»; это 6 вечера, например, или полночь?

Еще одно ключевое решение: будут ли ограничения на количество комментариев, которые может оставить каждый человек?

Я не могу ответить вам на все эти вопросы. Но я хочу поднять их, чтобы вы могли оценить, что вам нужно определить. Важно быть подробным и конкретным в своих ожиданиях.

Соберите все вместе: создайте свой рабочий процесс

Когда у вас есть все эти части, пришло время собрать воедино рабочий процесс.

Начните с карандаша или доски, так как, скорее всего, все изменится. Начните определять различные части: кто создает контент, кто отвечает за первоначальную проверку и в какой день, кто вносит изменения и к какому сроку, кто входит в группу второй проверки, кто вносит окончательные изменения и кто является вашим окончательным -окончательное подписывающее лицо.

Создав понравившийся черновик, вставьте его в блок-схему. Вы можете использовать инструмент визуализации, такой как Visio или PowerPoint, чтобы проиллюстрировать поток и иерархию, или даже составить элементарный список в Word.

Получить командный выкуп

Поздравляю! Вы хорошо на вашем пути. Но есть еще один шаг, прежде чем вы сможете развернуть это и начать использовать: вам нужно поделиться рабочим процессом со своей командой, чтобы убедиться, что они понимают и согласны с условиями и процессом. Запросите их отзывы (иронично, правда?) и внесите необходимые коррективы. Вы можете пропустить этот шаг, но если вы это сделаете, весьма вероятно, что ваша тяжелая работа останется неиспользованной и будет проигнорирована. Как мы уже отмечали, людям нравится взвешиваться.

Бонусные советы

• Ограничьте количество оценок, чтобы не пересматривать и не пересматривать бесконечно. Никто не любит чувствовать себя хомяком в колесе! Постарайтесь ограничиться двумя раундами пересмотра — максимум тремя.
• Установите соглашение об именах для исправленных файлов, чтобы избежать путаницы и перезаписи работы. Например, добавляйте файлы с простыми именами, такими как «v1» или дата, а также инициалы рецензента.
• Если вы действительно хотите проявить фантазию, вы можете превратить свой рабочий процесс в элементы календаря и напоминания.

Я не могу обещать, что творческий рабочий процесс избавит вас от правок в одиннадцатый час и уменьшит весь ваш стресс от ревизий, но он должен, по крайней мере, установить некоторый порядок и границы вокруг процесса.

Я хотел бы услышать от вас: как вы справляетесь с несколькими раундами изменений?