Кому вы доверите выбор вашей следующей церковной базы данных?

Готовы ли вы выбрать свою следующую церковную базу данных?

Вы могли бы использовать эту систему в течение следующих семи-десяти лет. Ваша система баз данных — это электронная основа всей вашей церкви, которая отслеживает членов, волонтеров, пожертвования и многое другое.

«Выбор правильного метода отбора для вашей культуры невозможно переоценить. Хорошая подгонка может обеспечить захватывающий и плодотворный опыт перехода с высоким уровнем внедрения», — говорит Тави Аллан, главный операционный директор Think Ministry.

Но «случайный подход может привести к тому, что (ваша команда) почувствует обиду и разочарование, а затем станет отстраненным пользователем. Потраченное время на выбор процесса, который объединит вашу команду, когда он закончится, того стоит».

Как правило, мы видим, что церкви используют один из нескольких подходов к выбору своей следующей системы баз данных:

• Один человек в одиночку управляет всем процессом исследований и отбора.
• Собирается внутренняя команда, чтобы привнести различные точки зрения в процесс принятия решений.
• Для принятия обоснованного решения привлекается внешний консультант.

Хотя каждый из вышеперечисленных подходов может работать, у них есть определенные преимущества и недостатки, которые мы рассмотрим ниже.

Но независимо от того, кому будет поручено выбрать вашу следующую систему церковной базы данных, обязательно составьте письменные критерии, которые охватывают ваши критические потребности, системы, которые необходимо заменить, существующие системы, которые вы хотите интегрировать в вашу новую систему, и текущие проблемы. точки.

1. Подход одного человека

Вы идете, вы

Когда один человек выбирает систему церковной базы данных, это более распространенный подход, чем вы думаете.

Когда я стал администратором церкви с 15 сотрудниками и еженедельной посещаемостью 1500 прихожан, я предпринял сольный проект, чтобы выбрать нашу новую ЧМС. У меня было благословение пастора, и я выбрал систему, с которой у меня уже был некоторый опыт. Я считаю, что большинство основателей церквей поступают именно так.

Плюсы

1. Скорость. Один человек может своевременно разобраться с вариантами, встречами и демонстрациями программного обеспечения.
2. Простота. При сопоставлении различных вариантов церковной базы данных друг с другом необходимо усвоить множество деталей. Поддерживать команду в курсе всех этих деталей может быть сложно.
3. Решительность. Если один человек отвечает за решение, есть только одно мнение и точка зрения, которыми нужно управлять.

Минусы

1. Ответственность. Если вы провалите это решение, сделав необдуманный выбор, вам придется принять все последствия и обвинить в ошибке.
2. Отсутствие перспективы. Если вы принимаете это решение самостоятельно, вы можете не знать, какие потребности есть у каждого конкретного отдела.
3. Предвзятость. У вас больше шансов, что ваша личная предвзятость повлияет на окончательный выбор. Например, вы можете придавать несоразмерное значение таким факторам, как низкая стоимость, узнаваемость бренда или нишевые функции, такие как круглосуточная поддержка в чате.

Рекомендация: используйте индивидуальный подход только в том случае, если у вас нет другого выбора из-за нехватки времени или персонала. Разработайте набор требований и параметров для принятия этого решения. Поделитесь этими критериями со своей командой до начала процесса отбора и до того, как будет выбран финалист. Позвольте заинтересованным сторонам просмотреть ведущего кандидата до того, как будет сделан окончательный выбор.

Если ваша церковь посещает в среднем более 500 человек в неделю, полностью избегайте этого подхода. При таком размере в вашей церкви неизбежно найдутся люди, способные помочь вам в этом исследовательском проекте. Скорее всего, у вас есть члены команды, которые должны формировать решение, и им может быть выгодно иметь право вето, чтобы избежать дорогостоящей ошибки.

2. Командный подход

Командная работа воплощает мечту в реальность

Мы обнаружили, что сбор команды для выбора вашего следующего ChMS является наиболее распространенным подходом, используемым большими церквями. Это имеет смысл по очевидным причинам: система должна удовлетворять потребности сотрудников и волонтеров в различных ролях, включая группу бухгалтеров, техническую группу, команду по обслуживанию объектов, передовые министерства и министерства с особыми интересами, такими как дети и члены. уход, и это лишь некоторые из них.

Так разве не имеет смысла иметь несколько таких разных команд, представленных в процессе отбора?

Плюсы

1. Большая перспектива. Чем больше мнений будет использовано в процессе отбора, тем выше будет решение, которое удовлетворит потребности более широкого круга ваших сотрудников.
2. Купить в. Если заинтересованные стороны чувствуют, что их вклад ценится и учитывается в процессе принятия решений, они с большей вероятностью согласятся, как только выбор будет сделан.
3. Более плавная реализация. После участия в исследованиях, демонстрациях и процессе выбора у вашей группы выбора должно быть все необходимое, чтобы превратиться в команду внедрения после того, как будет сделан выбор.

Минусы

1. Достижение консенсуса. Согласование наиболее важных критериев, не говоря уже о принятии окончательного решения, потребует больше усилий и сотрудничества, чем подход одного человека.
2. Ведомственная предвзятость. Необходимо позаботиться о том, чтобы голос одного отдела (например, ведущих пасторов) не стал чрезмерно влиятельным в процессе принятия решений.
3. Рассредоточение личного состава. Связывание нескольких людей на длительном этапе исследования может повлиять на другие приоритеты.

Рекомендация: в большинстве случаев следует использовать именно этот подход, но пусть ваша команда по отбору будет как можно меньше, но при этом она будет представлять весь персонал. Обязательно держите остальных сотрудников в курсе событий. Не пренебрегайте внутренними продажами, необходимыми после определения кандидата и до подписания контракта.

Обратитесь к этой полезной инфографике, которая иллюстрирует, как такая команда может работать вместе.

Выбор нового ЧМС

3. Консультативный подход

«Если бы вы могли, не могли бы вы провести нас через типичный для вас день?»

Правильный консультант может привнести опыт и структуру в это важное решение. Мы не так часто встречаемся с таким подходом, но он всегда положительно влияет на объективность процесса. Консультант должен принести четко определенный набор вопросов для вашей команды, чтобы определить ключевые критерии, необходимые для вашей новой системы. .

Они помогут вам расставить приоритеты по критериям и оценить системы-кандидаты. Вы можете ожидать, что поставщики, которые работают с вашим консультантом, принесут на презентацию свою лучшую игру, зная, что они работают с экспертом, и даже могут попросить своего инженера по продажам провести демонстрацию программного обеспечения.

Плюсы

1. Конкретный срок. Хороший консультант должен быть в состоянии дать вам окончательный график для принятия окончательного решения.
2. Профессионализм. Вы можете ожидать, что хороший консультант сделает такие вещи, как отправка профессионального запроса предложений (RFP) потенциальным поставщикам.
3. Уверенность. Хотя консультация с консультантом может стоить больше, чем принятие решения самостоятельно, вы будете уверены, что вы использовали эксперта, чтобы найти правильную систему церковной базы данных для вашей церкви.

Минусы

1. Расходы. Вам придется заплатить консультанту за их услуги.
2. Невидимая предвзятость. Консультант может привнести в процесс выбора свои предубеждения, например, дружеские отношения с конкретными поставщиками.
3. Сфера. Выбрав маршрут консультанта, вы можете исключить некоторых мелких поставщиков, у которых нет отдела предложений для ответа на запросы предложений.

Рекомендация: если вы можете позволить себе нанять опытного консультанта, этот подход превосходен. Компания или физическое лицо, которого вы нанимаете, должны иметь современное представление о рынке и наилучших доступных вариантах. Их знания о различных поставщиках и системах могут помочь вам избежать выбора систем, основываясь исключительно на том, что ваша команда думала о нескольких взаимодействиях с продавцом.

Мы видели несколько запросов предложений от нескольких хорошо зарекомендовавших себя групп, которые предлагают эту услугу, включая бизнес-услуги министерства и активные партнеры министерства.

Осознанный выбор – хороший выбор

Независимо от того, решите ли вы в конечном итоге оставить это важное решение одному человеку, внутреннему комитету или стороннему консультанту, предварительное установление ожиданий является ключом к выбору системы церковной базы данных, которая будет хорошо служить вашей церкви долгие годы.

Для более глубокого изучения процесса выбора системы управления церковью см. «Процесс выбора веб-системы управления церковью: тематическое исследование» Уоллиса С. Меттса-младшего, доктора философии .

Эти статьи также могут оказаться полезными в процессе принятия решений:

• Руководство по ценам на программное обеспечение для управления церковью
• Интеллектуальное руководство по покупке программного обеспечения для управления церковью
• Вопросы, которые следует задать перед покупкой программного обеспечения для управления церковью
• Когда деноминация имеет значение? Выбор правильного решения ChMS для вашей церкви
• Сравнение 5 крупнейших поставщиков программного обеспечения для управления церковью