Что такое техническое письмо? Определение и примеры

Легко воспринимать хорошее техническое письмо как должное. Когда все сделано правильно, благодаря техническим коммуникациям сложные инструменты кажутся простыми в использовании и обслуживании. Но этот полированный шпон — результат высокого мастерства и тяжелой работы.

Что такое техническое письмо? Читайте определение и примеры.

Чем занимается технический писатель?

Техническое письмо, также называемое технической коммуникацией, четко и понятно передает информацию о технологиях. Некоторые технические тексты предназначены для специализированной аудитории и используют отраслевую терминологию высокого уровня. Некоторые документы адресованы широкой аудитории, сводя сложную информацию к минимуму.

Такой вид письма является важным инструментом коммуникации во многих отраслях, от разработки программного обеспечения до производства. Он присутствует во всех аспектах деятельности компании, от бизнес-планов до управления проектами.

Типы технического письма

Технологические компании и производители продуктов создают множество типов документов. Некоторые из них, такие как руководства пользователя и краткие руководства, знакомы широкой публике. Другие виды технического письма, такие как тематические исследования и официальные документы, вообще не кажутся техническими — и это делает их ценными.

Ниже вы найдете введение в наиболее распространенные категории контента, а также примеры технического письма, которые помогут вам их представить.

Документация по продукту

Документация по продукту, также называемая технической документацией, — это то, что большинство людей представляют, когда представляют себе техническую документацию. Он объясняет, как продукт работает и/или как его использовать — две совершенно разные цели для технического писателя.

Руководства по продуктам

Руководство по продукту, иногда называемое руководством пользователя или владельцем, представляет собой исчерпывающий обзор технического продукта. Хорошо написанный документ — это единственный документ, необходимый пользователю для ежедневной работы с продуктом.

Если вы владелец автомобиля, у вас, вероятно, есть пример руководства по эксплуатации в бардачке. В руководствах по эксплуатации автомобилей описывается каждый компонент, к которому должен получить доступ водитель, от шин до сигнальной системы бортовой диагностики (OBD). Они также включают инструкции по техническому обслуживанию в домашних условиях, например, по проверке давления в шинах:

1. Снимите колпачок вентиля шины.
   2. Прижмите наконечник манометра к вентилю шины.
   3. Считайте давление по шкале манометра.
   4. Если давление в шинах не соответствует рекомендуемому уровню, отрегулируйте давление. Если вы добавили слишком много воздуха, нажмите на центр клапана, чтобы сдуть воздух.
   5. После завершения измерения и регулировки давления в шинах смочите вентиль мыльной водой и проверьте, нет ли утечек.
   6. Установите на место колпачок вентиля шины.1

Руководства по эксплуатации автомобилей предназначены для потребителей. Таким образом, они используют повседневный язык и нетехнические диаграммы. Руководство по продукту, предназначенное для промышленного пользователя, выглядело бы совсем по-другому.

В то время как потребительское руководство не должно содержать профессионального жаргона, промышленное руководство может использовать терминологию, понятную профессионалу:

Подсоедините выхлопную линию к системе очистки сточных вод с достаточной пропускной способностью, если это требуется технологическим процессом. Насосы DRYVAC будут отключены из-за избыточного давления, если система очистки от загрязнений слишком мала.2

Пользователи этого промышленного вакуумного насоса понимают терминологию. Не надо определений.

Руководства пользователя

Люди часто спорят о разнице между руководством и руководством, даже в индустрии технических коммуникаций. По общему мнению, руководство — это более широкий термин, охватывающий любую учебную документацию, предназначенную для пользователя.

Самое главное, руководство пользователя не должно быть длинным подробным техническим документом. Это может быть обучающее видео, посвященное определенной функции, или вставка с пояснениями к кнопкам на ваших новых часах.

Одним из примеров является краткое руководство, которое вы найдете в розничной упаковке большинства бытовой электроники. Сегодня многие краткие руководства изобилуют иллюстрациями и содержат только текст, если это необходимо. Другие содержат основные инструкции наряду с иллюстрациями, как в этом руководстве для Ninja Coffee Bar:

• Поверните резервуар для воды против часовой стрелки и снимите его, чтобы его было легче наполнить.
• Налейте свежую фильтрованную воду до линии графина, отмеченной снаружи резервуара для воды. Auto-iQ точно знает, какой объем воды нужно набрать для выбранного размера и заваривания. Перед тем, как заваривать, всегда проверяйте, чтобы Резервуар для воды был наполнен выше отметки минимального заполнения для желаемого объема.
• Поверните резервуар для воды по часовой стрелке, чтобы зафиксировать его на месте.3

Обратите внимание, что в руководстве не объясняется, как отремонтировать резервуар или что делать, если ваша кофеварка не работает. Для этого вам понадобится полное руководство по продукту.

Документация API

Документация по интерфейсу прикладного программирования (API) находится повсюду в современном гиперподключенном мире.

API — это набор функций и инструкций, которые позволяют одной программе взаимодействовать с другой. API стоит за опцией «оплатить с помощью PayPal» в вашем любимом интернет-магазине. Он поддерживает функцию «Войти через Facebook», которая упрощает вход в различные приложения.

Чтобы API работали, разработчики должны включить эти взаимодействия в свой код. Документация по API помогает разработчику пройти через этот процесс. Он также содержит советы по устранению неполадок, информацию о дизайне взаимодействия с пользователем и инструкции по решению проблем пользователей.

Поскольку документация по API предназначена для разработчиков и программистов, она носит технический характер. Авторы API должны иметь опыт работы с программным обеспечением или программированием.

Документация процесса

Документация процесса представляет собой набор подробных пошаговых инструкций по выполнению задачи. Она отличается от документации по продукту, в которой описано, как использовать или исправить технический элемент. Вместо этого документация процесса описывает рабочие процедуры. Вот несколько примеров.

Документы стандартных операционных процедур

Стандартные операционные процедуры (СОП) определяют ожидания организации в отношении конкретного процесса. Их также можно назвать стандартными рабочими инструкциями, бизнес-стандартами или программными документами.

Документация по СОП представлена ​​в нескольких формах, в том числе:

• Контрольные списки операций
• Иллюстрированные инструкции
• Блок-схемы
• Видео по сценарию

Чем более техническим является процесс, тем более подробным будет документ СОП. Рассмотрим этот документ, в котором описаны процедуры безопасности для токарного станка в механическом цехе университета:

Перед запуском токарного станка убедитесь, что в шпинделе установлен центр чашки [так в оригинале]; хвост, приклад и упоры надежно зажимаются; и есть надлежащий зазор для вращающегося запаса. 4

Подобные документы требуют глубоких знаний процедуры. Автор может получить эти знания из непосредственного отраслевого опыта, взаимодействия с экспертами в предметной области или практического времени с продуктом.

Схема бизнес-процесса

Этот тип документации процесса может быть менее техническим, хотя могут потребоваться технические знания в зависимости от того, что задействовано.

Например, запуск программного обеспечения может создать документацию по процессу для организации процесса разработки. В документе будет изложено, что происходит на каждом этапе, от планирования до выпуска.

Графики тестирования — это распространенный тип документации процесса для разработчиков программного обеспечения. Они создают пошаговый план тестирования программного обеспечения, включая ответственных за каждый этап и необходимое оборудование.

Поскольку это внутренние документы, они, как правило, носят технический характер, как в этом примере прототипа регистрации курса:

Цель сборки архитектурного прототипа заключалась в проверке осуществимости [так в оригинале] и производительности выбранной архитектуры. Крайне важно протестировать все интерфейсы системы и подсистемы, а также производительность системы на этом раннем этапе. Тестирование функциональности и возможностей системы на прототипе проводиться не будет.5

План также включает описания задач, контрольные даты и список результатов.

Продажи и маркетинговый контент

Компании зависят от технических писателей, которые помогают продавать их продукты. Разработчики понимают детали функций и возможностей продукта. Команды по продажам и маркетингу должны сообщать об этих функциях в заманчивой форме.

Технические писатели могут восполнить этот пробел. Они могут взять сложную техническую документацию по продукту, включая подробные спецификации, и сделать ее актуальной для потенциального покупателя. Для этого требуется знание передового опыта продаж и понимание задействованных технологий.

Более короткие маркетинговые активы, такие как описания продуктов, обычно являются прерогативой копирайтера. Но когда содержание более глубокое и требует более подробного описания функций продукта, для этой работы требуется технический писатель.

Белые бумаги

Белые книги – это подробные отчеты или технические статьи о наиболее распространенных проблемах отрасли. Они образовательны и убедительны, обычно сосредотачиваясь на продуктах компании как на проверенном решении проблемы.

Предприятия выпускают официальные документы, чтобы продемонстрировать опыт и передовые идеи. Белая книга должна быть тщательно проработана и содержать ценную информацию, включая факты и статистические данные, выходящие за рамки очевидного.

Большинство читателей белой книги знакомы с рассматриваемой отраслью. Они ожидают, что материал предложит им новое понимание проблемы и пойдет глубже, чем обычная онлайн-статья.

Квалифицированные технические писатели могут предложить такую ​​глубину, сохраняя при этом читабельность и интересность статьи. Техническая документация насыщена фактами, но все равно должна привлекать читателя связным повествованием. Например, в этом техническом документе объясняются преимущества новой технологии, позволяющей эффективно устранять неполадки в программном обеспечении:

Поскольку зонды написаны на C или Java, вы можете написать зонды для выполнения любых задач, которые могут выполнять эти языки, включая вызов функций в вашем собственном приложении, вызов функций в сторонних приложениях или общих приложениях — даже для проверки и изменения регистров компьютера. Это означает, что вы можете проверять или изменять содержимое буферов, получать и устанавливать свойства, вызывать исключения или ошибки, собирать статистику по времени, запускать потоки и процессы и т. д. 6

Написание белой книги, подобной этой, требует технических знаний и умения кратко излагать эти знания. Даже технические специалисты лучше взаимодействуют с историей, чем со списком технических спецификаций. Хороший технический документ позволяет достичь этого.

Тематические исследования

Тематические исследования демонстрируют, как продукт компании решает проблему или удовлетворяет потребность. Они рассказывают историю пути клиента от начала до конца, начиная с болевой точки, которая привела его к порогу компании-спонсора. Структура охватывает:

• Описание проблемы
• Другие решения, которые пробовал клиент, и почему они не сработали
• Что привело клиента в компанию-спонсора
• Как компания подошла к проблеме
• Измеримые результаты
• Почему решение сработало

Тематические исследования ориентированы на потенциальных клиентов с похожими проблемами. Хорошо написанное тематическое исследование помогает читателю понять, какую пользу он может извлечь из продуктов или услуг компании.

Как и официальные документы, тематические исследования нуждаются в авторах, которые понимают отрасль, проблему и решение. Писатель должен понимать процесс и уметь определять важные моменты, как в этом примере:

Одновременно с переносом приложений DPS спроектировала и развернула облачную среду Azure для размещения клиентского домена, серверов печати и файловых серверов. Хотя это решение было в Azure, DPS по-прежнему проектировал его, чтобы включить соответствующие решения для резервного копирования и аварийного восстановления. Переход в облако Azure также прошел гладко, поскольку среда Azure создавалась и тестировалась, пока сотрудники использовали свою локальную систему7.

Этот высокотехнологичный контент кратко и содержательно демонстрирует ценность услуги. Читатель отходит в сторону, доверяя опыту компании-спонсора и ее способности решить свою проблему.

Предложения и запросы предложений

Когда у компании есть предстоящий проект, процесс предложения помогает ей найти подходящего партнера. Компания, управляющая проектом, выпустит запрос предложений (RFP), в котором описывается проект и его объем. В этом примере подрядчику требуется провести оценку рисков безопасности информационных систем:

Ожидается, что оценка будет проводиться ежегодно, при этом первоначальная оценка будет охватывать весь ГосПБП (18 контрольных групп). Эта первоначальная оценка будет использовать тестирование на проникновение, проведенное в первом квартале 2020 года. Последующие ежегодные оценки будут включать в себя определенный подмножество контрольных групп, содержащихся в SSP, чтобы позволить провести полную оценку контрольной группы в течение 3-летнего периода. Тестирование на проникновение будет проводиться ежегодно в рамках текущих оценок. Это предпочтительный подход, когда в заявке поставщика указывается предлагаемое решение8.

Аудитория RFP хорошо осведомлена, поэтому документ может быть очень техническим. Если читатель чувствует, что имеет право подать заявку, он отвечает на RFP подробными предложениями. Успешные предложения включают в себя:

• Планы удовлетворения потребностей запрашивающей стороны
• Преимущества выбора поставщика
• Перечень предлагаемых услуг и соответствующие расходы

Предложение является убедительным документом. Ему необходимо завоевать доверие потенциального клиента и представить компанию-предложение как лучший выбор.

Часто технической компании необходимо предложить свои услуги клиенту из другой отрасли. Предложение должно демонстрировать компетентность, не пугая и не вводя в заблуждение читателя. Технический писатель обладает уникальной квалификацией для решения этой сложной задачи.

Исследования и отчеты

Технические писатели также работают с академическими исследователями в таких областях, как наука, инженерия и медицина. Эти профессионалы являются экспертами в своих областях, но могут не уметь делиться своими знаниями.

Технические писатели являются экспертами в синтезе сложного материала высокого уровня. Они читают результаты исследований и используют то, что они узнали, для создания четкого информативного контента. Этот контент может появляться в академических журналах или быть ориентирован на более широкую целевую аудиторию.

Например, колледжи и университеты часто сообщают об основных исследованиях преподавателей или студентов. Технические писатели могут описать эту работу так, чтобы ее поняли читатели, не являющиеся техническими специалистами, не «отупляя» ее и не теряя влияния впечатляющих открытий. Вот один из примеров нового роботизированного захвата из Массачусетского технологического института:

Захват состоит из двух гибких ребристых пальцев, которые соответствуют форме объекта, с которым они соприкасаются. Сами пальцы собраны из гибких пластиковых материалов, изготовленных на 3D-принтере, что довольно стандартно в этой области. Однако пальцы, обычно используемые в мягких роботизированных захватах, имеют поддерживающие поперечные распорки, проходящие по всей длине их внутренней части, тогда как Лю и Адельсон сделали внутреннюю часть полой, чтобы освободить место для своей камеры и других сенсорных компонентов.9

Писатели также могут помочь технологическим компаниям рассказать о своей работе бизнес-аудитории. Технические писатели могут сообщать об этой работе таким образом, чтобы получать финансирование и держать проекты в поле зрения руководства.

Важность качественного технического письма

Технические писатели незаменимы в современном гиперсвязном мире. Они учат людей пользоваться их любимой электроникой и делают машины пригодными для использования по назначению.

Для бизнеса технические писатели являются важными посредниками между разработчиками и аудиторией. Благодаря их навыкам технического письма продукты оказываются в руках пользователей и повышают удобство использования каждого продукта, делая его более ценным для потребителей и компании. Обратите внимание на следующие важные преимущества:

Надежный успех пользователя

Качественная документация помогает пользователям достигать своих целей, уменьшая путаницу и необходимость обращаться за помощью. Вместо того, чтобы тратить время на выяснение того, как что-то работает, пользователь может выполнить свою задачу быстро и точно. Пользователи чувствуют себя более успешными, что улучшает репутацию продукта и повышает его конкурентоспособность.

Менее затратная техническая поддержка

Когда пользователи могут работать с продуктом самостоятельно, они тратят меньше времени на телефонные разговоры с производителем или разработчиком. Это экономит деньги с обеих сторон. Пользователь выполняет работу быстрее, а компания тратит меньше средств на поддержку на устранение неполадок. Вместо этого эти деньги могут быть направлены на внедрение новых функций или продвижение успеха клиентов.

Более надежные записи о безопасности

Документация по продукту часто включает рекомендации по безопасности и предупреждения. Они помогают специалистам на производстве и складах безопасно управлять сложным оборудованием, снижая вероятность травм. Когда эти предупреждения о безопасности эффективны, они сокращают количество дорогостоящих судебных исков и компенсационных выплат работникам.

Предупреждения о безопасности также помогают потребительским компаниям избежать судебных исков и негативных отзывов в прессе. Вот один из примеров предупреждения потребителей из руководства по эксплуатации RAV4 Prime 2021 года:

Включите электрические стеклоподъемники, люк или панорамный люк после проверки, чтобы убедиться, что ни одна из частей тела пассажира не защемится окном, люком или панорамным люком. Также не позволяйте детям пользоваться механическим ключом. Дети и другие пассажиры могут быть защемлены стеклоподъемником, люком или панорамным люком.10

Подобные предупреждения защищают семьи.

Большая аудитория и лучшие продажи

Вы знаете, что ваш продукт может изменить жизнь пользователей. Технические писатели доносят это сообщение с максимальным эффектом, помогая вам привлечь больше клиентов.

Реализованы новые идеи

Инвесторы и руководители не финансируют технические спецификации. Они финансируют преимущества для пользователей, которые вдохновляют на покупки. Технические писатели могут описывать проекты таким образом, чтобы это нашло отклик у нетехнической аудитории, помогая разработчикам получить финансирование.

Сложная технология упрощена

Каким бы ни был проект, технические писатели раскрывают тайну технологии. Они просматривают спецификации и отчеты, извлекая информацию, которая важна для покупателей и спонсоров. Передавая эту информацию понятным для читателей способом, технические писатели делают продукты более доступными и укрепляют связи с клиентами.

Поиск лучших технических писателей

Опытный технический писатель на вес золота, но его не всегда легко найти. Компании могут часами изучать резюме на штатные должности или просматривать портфолио фрилансеров. Лучше потратить это время на продвижение инновационных продуктов или продажи.

Не тратьте ни минуты на поиск идеального писателя. Compose.ly предлагает предварительно проверенных технических писателей, специально подобранных для вашего проекта, чтобы вы могли подобрать наилучший вариант без стресса. Вы получаете высококачественный контент без проблем с логистикой, чтобы вы могли сосредоточиться на своем бизнесе.