Что такое «открытый счет»?

Термины « открытые счета » и « закрытые счета » часто используются в бизнесе и бухгалтерском учете.

Но какие именно? Почему они важны? И какие типы открытых счетов существуют?

На статус счетов-фактур влияет множество факторов. Объясним, в чем отличия и как вы можете на них повлиять.

Определение открытого счета

Открытый счет-фактура (также известный как неоплаченный счет-фактура ) — это просто счет-фактура, выставленная продавцом/поставщиком, но еще не оплаченная (или полностью оплаченная) покупателем/клиентом.

Счет считается закрытым после того, как он полностью обработан и оплачен.

Оплата счетов может оставаться открытой по ряду причин, как хороших, так и плохих. Мы обсудим некоторые из них ниже.

Но сначала давайте поближе познакомимся с инвойсами.

Что такое счета-фактуры?

На самом базовом уровне счет- фактура (иногда называемый счетом или вкладкой ) представляет собой документ, в котором подробно описываются затраты и условия оплаты проданных услуг или продуктов.

Он отправляется продавцом /услугой/поставщиком покупателю /пользователю услуги и содержит информацию обеих сторон. В нем также указывается, когда и где должна быть произведена оплата. Это условия оплаты.

Само слово «счет-фактура» родом из середины шестнадцатого века. « Инвой », который произошел от французского слова « посланник », которое использовалось для обозначения « отправлять ».

В современном английском языке счет-фактура технически представляет собой «счет- фактуру продажи » для продавца и «счет- фактуру покупателя » для покупателя.

Почему счета-фактуры важны

Счета-фактуры не только детализируют покупки и обеспечивают бесперебойную работу транзакций, но также предоставляют детали, используемые для уплаты налогов или разрешения коммерческих споров.

Мониторинг ваших счетов-фактур — большая часть вашей (или вашего бухгалтерского отдела) работы с дебиторской задолженностью .

Плохо организованный процесс выставления счетов негативно повлияет на ваш денежный поток и приведет к тому, что вы потеряете неоплаченные счета.

То, как вы выставляете счета, также важно.

Например, отправка сводных счетов может помочь вам облегчить жизнь бухгалтерии ваших клиентов. В конечном итоге это может способствовать лояльности клиентов и своевременности платежей.

Улучшите процесс обработки счетов с помощью автоматизации

Обработка счета-фактуры включает несколько этапов, включая процессы утверждения, платежи, напоминания (отправка напоминаний об открытых счетах-фактурах) и счета-фактуры кредит-ноты (примечания, которые обозначают изменения, внесенные в значения счетов-фактур).

Вы можете сэкономить себе (или своему отделу кредиторской задолженности) много работы, автоматизировав многие из этих шагов.

5 причин для открытого счета

Существует множество причин, по которым компании могут иметь открытые счета-фактуры. Ниже приведены пять наиболее распространенных из них.

1. Частичная оплата

Частичная оплата счетов может быть преднамеренной или случайной.

Например, многие компании работают над проектами, где не требуют ни единого платежа за услугу или заказ.

Вместо этого они просят часть оплаты заранее, а оставшуюся часть по завершении проекта.

Такого рода транзакция может происходить по ряду причин. Это особенно ценно, когда компания оказывает услуги в течение длительного периода времени: тогда обе компании будут знать, что поощрение отменяется, если вся оплата предшествует выполнению работы.

Это также может быть связано с тем, что окончательную общую стоимость проекта может быть трудно оценить на ранней стадии сотрудничества, или конкретные услуги, которые будут предоставлены позже, зависят от начальных результатов.

2. Ошибка в счете-фактуре

Может быть проблема с некоторой информацией в вашем счете, такой как номер счета, позиции, банковские реквизиты, даже указанная дата и т. д.

В большинстве случаев бухгалтерия вашего клиента просто уведомит вас об ошибке, которую вы потом сможете исправить и вернуть.

Во многих случаях это приведет к задержке отправки платежей.

3. Оспариваемое соглашение

В других ситуациях открытый счет-фактура может возникнуть, потому что клиент недоволен оказанными услугами или даже оспаривает сохранение делового соглашения.

В этом сценарии бухгалтерии может быть дано указание оплатить только общую сумму. Или, возможно, между предприятиями возникло недопонимание, и продавец пообещал скидку на окончательный баланс.

В некоторых ситуациях поставщик может уже ожидать и соглашаться с суммой задолженности по счету. В других случаях им может потребоваться предпринять шаги для разрешения спора.

4. Время обработки бухгалтерией

Каждая компания отличается. Бухгалтерии компании, с которой вы работаете, может потребоваться больше времени для обработки и перевода средств, чем другим.

Это может оставить вас с открытым счетом дольше, чем вы ожидали. Как поставщик, единственный реальный способ справиться с этим — связаться с вашим клиентом и отследить ваш счет.

Напоминания или автоматические напоминания — это один из методов отслеживания кредиторской задолженности. Вы также можете попросить клиента уведомить вас, когда ваш открытый счет станет закрытым.

5. Время обработки платежа

В отличие от прямой оплаты наличными, доставка платежей за покупки в электронном виде требует времени.

Продолжительность каждого платежа зависит от поставщика услуг по обработке платежей и выплачиваемой суммы.

В большинстве случаев банковские переводы осуществляются мгновенно.

Однако банки могут задерживать некоторые транзакции, особенно если они совершаются на значительную или относительно необычную сумму для этой компании. Это просто часть должной осмотрительности банков и не повод для беспокойства.

Время, необходимое для обработки платежа, также увеличивается, если это международный платеж.

Вывод

Открытые счета встречаются чаще, чем вы думаете.

Сами счета-фактуры технически всегда являются открытыми или закрытыми счетами-фактурами. Вы даже можете намеренно назначить открытый счет учетной записи клиента, чтобы обеспечить гибкость платежей и получить преимущество перед конкурентами.

Однако на практике открытые счета обычно являются результатом проблем с процессом оплаты или соглашением о частичной оплате.

Они могут возникать по разным причинам, включая ошибки, споры или проблемы с обработкой платежей.

Улучшение передовых методов обработки счетов — это один из способов снизить вероятность нежелательных открытых счетов, как и автоматизация.

Овладев контролем над открытыми счетами, вы сможете улучшить денежный поток своего бизнеса. В долгосрочной перспективе это залог успеха и роста вашего бизнеса.