Корпоративное сотрудничество: системы для внедрения и инструменты для использования

Сообщения и электронные письма без ответа. Грозные сроки. Бесконечные уведомления. Дни отставания, которое нужно наверстать.

Современная рабочая среда, безусловно, поощряет мастерство, упорный труд, настойчивость и уникальный вклад. Он опирается на командную работу, креативность и постоянную активность ради совместной работы над совершенно новыми, уникальными решениями.

Но, как оказалось, десятки приложений, инструментов и платформ на нескольких устройствах приводят к выгоранию менеджеров и их команд, причем больше всего страдают крупные распределенные компании.

Другими словами, вы хотите продолжать делать свою работу как можно лучше, но тонете в слишком большом количестве разрозненных инструментов для совместной работы. Решение есть: корпоративный подход к совместной работе, который позволяет вам управлять проектами, обмениваться информацией, сотрудничать в режиме реального времени и одновременно создавать комфортную рабочую среду.

Это руководство познакомит вас с корпоративными системами совместной работы, платформами и наиболее эффективными способами их внедрения в вашей компании.

Что такое корпоративное сотрудничество?

Корпоративная совместная работа — это система для общения, совместной работы, управления проектами и обмена информацией между сотрудниками крупных компаний, независимо от их местонахождения.

Это то, что позволяет командам легко работать вместе для достижения желаемых целей и результатов без барьеров, разрозненности и бюрократической волокиты. Это ускоряет работу.

Например, вместо того, чтобы коллеги звонили или писали друг другу по электронной почте, чтобы определить график проекта, они могут воспользоваться инструментом управления проектом, чтобы обсудить и установить сроки и основные этапы. И вместо того, чтобы доставлять документ вручную или по электронной почте, товарищи по команде могут использовать систему обмена файлами, чтобы сделать это более эффективно.

Корпоративное сотрудничество оптимизирует ваши бизнес-процессы, встраивая их в ваш технологический стек — и это работает для всех типов крупных организаций, включая современные рабочие места, которые хотят максимально эффективно использовать гибридную или удаленную работу.

К преимуществам корпоративного сотрудничества относятся:

• Улучшенный обмен информацией и передача знаний. Обмен знаниями, включая детали проекта, данные о клиентах и ​​правильные версии файлов, работает бесперебойно, поскольку существует система, которая легко передает информацию от одного человека к другому.
• Улучшенная командная работа и управление проектами. Любая работа, которую необходимо выполнить, имеет четкие результаты, сроки, зависимости и ожидания, поэтому члены команды могут не только проводить мозговой штурм вместе, но и усиливать работу друг друга (а не мешать ей).
• Повышение производительности и эффективности. Нет лучшего способа повысить производительность , чем сделать документы, описания проектов, обсуждения между командами и богатый контекст всегда доступными. Таким образом, каждый сможет выполнять свою работу максимально эффективно и быстро.
• Повышение вовлеченности и морального духа сотрудников. Неудивительно, что когда люди получают правильные системы и условия для поддержки их эффективной и результативной работы, они становятся счастливее на работе и чувствуют мотивацию продолжать показывать себя с лучшей стороны.

Какие системы составляют корпоративную совместную работу?

Превосходное сотрудничество в крупных компаниях зависит от гораздо большего, чем просто внедрение корпоративного программного обеспечения для совместной работы и завершение работы. Вот системы, которые вы захотите установить:

Четкие правила общения

Наличие четких протоколов о том, как и когда использовать определенные каналы связи , является основой корпоративной системы совместной работы. Он устанавливает четкие ожидания и предотвращает недопонимание, задержки, путаницу и разочарование.

Что требует телефонного или видеозвонка? Что лучше для быстрого общения в Slack, чем для длинного электронного письма? Руководства по коммуникациям фактически представляют собой инструкции для каждого внутреннего канала коммуникации, которые включают:

• Методы связи — такие как текстовые сообщения, аудио и виртуальные встречи .
• Варианты использования — например, ежедневные проверки или чаты, связанные с проектом.
• Ожидаемое время ответа — например, к концу дня или в течение 48 часов.
• Уровни срочности — или то, что может подождать, и то, что имеет немедленный эффект.

Вот пример рекомендаций, которые упрощают общение и определяют четкие ограничения для каждого канала:

Межведомственное сотрудничество

Настоящее корпоративное сотрудничество происходит в большем масштабе, чем просто внутри каждой команды. Фактически, его самым сильным преимуществом является способность разрушать разрозненность. Таким образом, каждый сможет работать над достижением общих целей компании, а не только над изолированными командными целями.

Межведомственное сотрудничество — это сочетание инициативы, навыков, творчества и исключительного решения проблем. Совместные проекты делают компанию в целом больше, чем сумму ее частей. Именно так команды объединяют свои усилия для достижения результатов, которых они не смогли бы достичь в одиночку.

Например, в маркетинговой кампании могут участвовать команда платной рекламы, команда контента и команда дизайнеров. Вместо того, чтобы каждый взял первоначальное задание и работал с ним самостоятельно, лучший подход — способствовать сотрудничеству посредством проверок, обновлений о ходе работы, вкладов и общих этапов.

Вместо повторения, когда все завершат свою работу, есть место для ранней итерации — и лучшего конечного результата.

Регулярные циклы обратной связи

Ни в одной компании коммуникационная система не является идеальной с самого начала, а в такой крупной компании, как ваша, задача еще сложнее.

Вот почему стоит создать повторяющиеся, постоянно действующие циклы обратной связи, которые позволяют сотрудникам делиться своими мыслями и опытом посредством общения и сотрудничества. Цель состоит в том, чтобы узнать, где они сталкиваются с узкими местами и препятствиями, которые мешают им работать эффективно и выполнять свою работу наилучшим образом.

Доступ к регулярной обратной связи также повысит вовлеченность и удовлетворенность сотрудников, будет способствовать их развитию и росту, а также будет способствовать развитию культуры инноваций, идей и инклюзивности.

Вот некоторые способы внедрения циклов обратной связи в вашу систему совместной работы:

• Опросы — как всегда открытые, так и для конкретных случаев и периодов использования.
• Ратуши — онлайн и/или лично
• Ящики для предложений — онлайн и/или в офисе
• Регулярные встречи один на один — между менеджерами и членами их команды.

Культура «открытых дверей»

В дополнение к регулярному циклу обратной связи создайте максимальное ощущение прозрачности, поощряя сотрудников всех уровней поднимать проблемы или идеи, связанные с коммуникацией.

Это означает, что каждый менеджер и лидер готовы выслушать проблемы и спорные моменты, когда дело доходит до общения и сотрудничества.

Вы не только уменьшите и предотвратите разочарование из-за пробелов в общении, но также укрепите доверие, укрепите командную работу, проявите прозрачность и выработаете чувство взаимного уважения. Это способствует достижению большего блага всех сотрудников и компании в целом.

Признание лидеров сотрудничества

Независимо от того, являетесь ли вы новичком в корпоративной совместной работе или ищете способы улучшения после месяцев или лет ее внедрения, одно можно сказать наверняка: не может быть сотрудничества в масштабах всей компании без людей на местах, которые выступают в качестве поборников и пропагандистов сотрудничества.

Когда сотрудник способствует эффективному, упорядоченному общению и командной работе, вы должны это подчеркнуть и вознаградить.

Это покажет другим членам команды, а также другим отделам, как эти усилия по сотрудничеству способствуют достижению конечной цели. Мало того: это также побудит других делать то же самое для своих команд и тех команд, с которыми они часто работают.

15 корпоративных платформ для совместной работы, которые стоит изучить

Готовы оценить корпоративные инструменты и приложения для совместной работы? Вот основные типы платформ, о которых следует помнить, и функциональные возможности, которые вам понадобятся.

Платформы для обмена документами и совместной работы

Если вам когда-либо приходилось выяснять, какая версия файла является самой последней (а кто нет?), вы уже знаете преимущества платформы для обмена документами.

Благодаря этому вы будете знать, что на чьем-то локальном диске не хранятся случайно обновленные файлы — все они находятся в одном и том же месте и доступны любому заинтересованному лицу для доступа к самой последней версии файла в любое время. Платформы для обмена файлами также являются платформами для совместной работы, а это означает, что вы все можете работать над одним и тем же документом и отслеживать изменения в режиме реального времени, не игнорируя тяжелую работу других.

При выборе платформы для обмена документами и совместной работы учитывайте следующее:

• Google Workspace , пожалуй, самая известная платформа для обмена файлами для бизнеса и частных лиц, которую легко внедрить и внедрить. Его самым сильным преимуществом является простота навигации и совместной работы в его подпродуктах, таких как Google Drive и Google Docs.
• Dropbox Business — это облачное хранилище, которое позволяет вам безопасно обмениваться файлами, синхронизировать их и совместно работать над ними, включая компьютеры, мобильные устройства и любой веб-браузер. Dropbox отлично подходит для всех типов форматов, включая редактирование PDF-файлов и видео.
• OneDrive для бизнеса — еще одна известная платформа для обмена файлами и совместной работы. Его бизнес-версия обеспечивает углубленный контроль версий и разрешений и интегрируется с решениями для внутренней связи.

Платформы для общения и сотрудничества

Где на самом деле происходит ваше общение в реальном времени — обмен мгновенными сообщениями, видеоконференции и звонки, а также общение в социальных сетях?

Если оставить все на волю случая, некоторые сотрудники предпочтут SMS и Facetime, а другие могут предпочесть текстовые сообщения WhatsApp и видеозвонки.

Эффективное сотрудничество зависит от инструментов коммуникации, которые по умолчанию используют все. Здесь они могут быть уверены, что всегда найдут нужного человека или найдут ответ на свой вопрос. Вместо того, чтобы тратить время и энергию на поиск и выбор правильного варианта, люди могут сразу перейти к командному сотрудничеству.

Вот лучшие варианты платформ для общения и сотрудничества:

• Nextiva — это подключенная коммуникационная платформа, объединяющая команды. Он сразу же работает с каждым устройством, которое вы используете для работы, и позволяет вам звонить, отправлять текстовые сообщения, проводить видеоконференции, групповой чат и обмениваться файлами. Он создан для удаленных, гибридных и офисных команд, которым необходимы мощные и простые в использовании функции.
• Slack — это онлайн-инструмент для совместной работы для удаленных команд. Вы можете использовать его для общения посредством текстовых сообщений, видео и голосовых вызовов, а также групповых чатов. Обмен файлами и интеграция включены.
• Microsoft Teams — это приложение Microsoft для совместной работы в команде. Он объединяет чат на рабочем месте с собраниями, хранилищем файлов и сторонними интеграциями и предназначен как для внутреннего, так и для внешнего общения.

Инструменты управления проектами

Независимо от размера вашего бизнеса, управление задачами — это то, как все делается. И для этого вам нужен инструмент, который позволит вам определять проекты и их сроки , разбивать их на задачи, следить за сроками, назначать и делегировать задачи, а также управлять зависимостями между ними.

Убедитесь, что выбранный вами инструмент позволяет настраивать информационные панели и представления, такие как календари или доски Канбан, а также легко добавлять файлы, комментарии и контекст для конкретного проекта.

Рассмотрим эти инструменты управления проектами:

• Asana — это универсальное, удобное и готовое к использованию программное обеспечение для управления проектами. Это позволяет легко не только создавать проекты и устанавливать сроки, но также настраивать автоматизацию и настраиваемые правила, чтобы уменьшить утомительную, повторяющуюся работу.
• Monday.com — это инструмент управления проектами для крупных организаций, которым необходимы профессиональные функции. Он предлагает расширенные функции отслеживания времени и совместной работы, а также премиум-интеграцию, расширенные отчеты и анализ производительности.
• ClickUp — это платформа управления проектами, ориентированная на безопасность. Соответствие требованиям HIPAA и GDPR означает, что вы можете отслеживать проекты, включающие конфиденциальные данные, между командами и местоположениями, не опасаясь компрометации.

Корпоративные поисковые системы

Программное обеспечение корпоративного поиска позволяет найти именно ту информацию, когда она вам нужна. Его можно хранить в базах данных, документах, веб-сайтах, приложениях, вашей интрасети и т. д.

В целях повышения производительности процесс поиска и получение правильных результатов поиска должны происходить плавно и за считанные секунды, что делает вашу корпоративную поисковую систему основным строительным блоком совместной работы и эффективной работы.

Вот некоторые из лучших вариантов для корпоративных поисковых систем:

• Glean — это динамичное корпоративное поисковое решение на базе искусственного интеллекта. Он использует сигналы контекста, поведения и языка для предоставления наиболее релевантных и персонализированных результатов, гордясь простотой интеграции в ваши системы.
• Guru — это система для поиска информации в любом приложении, которое вы используете. Он также может находить пробелы в знаниях и даже дублировать знания для упрощения управления информацией. Guru объединяет корпоративный ИИ-поиск, интрасеть и корпоративный вики на одной платформе.
• AlphaSense — это платформа анализа рынка для крупных компаний и финансовых учреждений. Его решение на базе искусственного интеллекта индексирует и выполняет поиск в общедоступном и частном контенте, что помогает вам принимать решения.

Интранет

Ваша интранет — это собственная библиотека информации и ресурсов вашей компании. Он включает в себя учебные ресурсы, рабочие процессы и процессы компании, обновления и объявления, политики, организационную структуру, каталог сотрудников и многое другое.

Хорошо управляемая интранет дает каждому сотруднику ясность и точку отсчета. Это помогает сотрудникам преуспеть в своей работе. Трудно представить компанию, которой не нужна интранет, но она нужна тем, кто работает в разных местах, часовых поясах, сменах и стилях работы.

Чтобы создать доступный центр знаний и ресурсов компании, вы можете использовать любое из следующих средств:

• Confluence — это интранет-портал для обмена знаниями. Он поставляется с шаблонами для различных вариантов использования и элементами управления конфиденциальностью, которые обеспечивают безопасность ваших данных. Вы можете интегрировать Confluence с тысячами сторонних приложений.
• Blink — это интранет-решение для сотрудников, работающих на переднем крае. Он удобен для пользователя и отвечает конкретным потребностям и проблемам рядовых и ключевых сотрудников, а контент, разговоры и контакты доступны одним касанием. Идеально подходит для мобильных сотрудников.
• Simpplr — это программное решение для социальной интрасети. Это современный инструмент для корпоративных организаций, которые хотят улучшить взаимодействие и общение сотрудников, его часто называют «Instagram для рабочего места».

Как унифицированные коммуникации улучшают совместную работу предприятий

Стратегия корпоративного сотрудничества многоуровневая и представляет собой довольно сложную задачу.

Но есть решение, которое идеально соответствует сложностям коммуникации между десятками локаций и сотнями или тысячами сотрудников: унифицированные коммуникации.

Унифицированные коммуникации — и, как следствие, унифицированные коммуникации как услуга ( UCaaS ) — объединяют интернет-телефонию с общением в реальном времени и совместной работой в полнофункциональную коммуникационную платформу.

Благодаря этому сотрудники могут делать все: от реализации внутренних проектов до предоставления фантастической поддержки клиентам на единой платформе, независимо от того, где они работают.

Преимущества для предприятий

По другую сторону от внедрения унифицированных коммуникаций вас ждут пять основных преимуществ.

Оптимизированное общение

Подумайте об этом изнурительном сценарии:

Вы обращаетесь к коллеге через Slack, чтобы задать ему вопрос о проблеме, с которой вы столкнулись. Они отвечают вам в WhatsApp, когда едут на встречу, и просят вас отправить электронное письмо по поводу файла, с которым у вас возникли проблемы. После того, как вы это сделаете, они позвонят вам на рабочий телефон, чтобы обсудить возможные решения.

Проходит неделя, а вы бегаете кругами, пытаясь найти хоть что-то похожее на полноценный разговор о возникшей у вас проблеме.

Есть лучший способ: платформа унифицированных коммуникаций, которая сочетает в себе чат, голосовую связь, видео и обмен файлами, чтобы вы могли мгновенно получить полную информацию о любой задаче, проекте или проблеме, над которой вы работали.

Улучшенное сотрудничество

Когда вы разрушаете разрозненность коммуникаций и объединяете проекты, файлы и сообщения на единой платформе, вы также устраняете препятствия для командной работы и прогресса.

Вместо повторения: «Можете ли вы напомнить мне, где найти этот документ?» или «Над чем ты снова работаешь на этой неделе?» регистрации вы освободите умственные способности сотрудников для взаимодействия в реальном времени, внесения вклада и прогресса.

Повышенная производительность

Внимание сотрудников очень ценно. Недавнее исследование показало, что переключение между приложениями и вкладками, или переключение контекста, обходится работникам примерно в четыре часа в неделю, или около 9% их годового рабочего времени.

Чем больше ваша компания, тем дороже становятся эти потери. Сократите время, затрачиваемое на поиск нужной информации, нужного человека или всего контекста, унифицировав свой набор инструментов для общения и совместной работы.

Повышенная доступность

Управлять доступом сотрудников к нужным системам сложно, даже если вы все находитесь в одном месте. Добавьте к этому удаленную работу или сотрудников, которые часто путешествуют, и вы обязательно заработаете пару головных болей — еженедельно.

Унифицированные коммуникации обеспечивают легкий доступ и управление разрешениями для сотрудников независимо от того, в каком месте они находятся и с какого устройства работают. Благодаря UCaaS даже их смартфон превращается в мощный инструмент для любой работы.

Снижение затрат

Большинство решений UCaaS заменяют несколько платных бизнес-приложений. Подумайте о цене, которую вы платите каждый квартал или год за командный чат, управление проектами, службу поддержки и деловые телефоны.

Консолидируйте свои коммуникационные платформы с помощью упрощенных цен на UCaaS — обычно за пользователя в месяц, с практическими уровнями и вариантами обновления/понижения, доступными в каждом платежном цикле.

Ключевая особенность

Вот функции UCaaS , которые делают это направление идеальным для совместной работы вашего предприятия:

• Единый интерфейс: больше не нужно переключаться между десятком инструментов рабочего стола, мобильными приложениями и вкладками браузера. Заходите в единую платформу и панель управления каждый день, чтобы удовлетворить все свои потребности в общении и совместной работе.
• Управление присутствием: интересно, находится ли человек в сети? Какой у них часовой пояс? А как насчет их рабочего времени или возможности видеозвонка для решения сложной проблемы? UCaaS позволяет вам просматривать доступность ваших коллег для любого типа связи, который вам нужен в данный момент.
• Бесшовная интеграция. Хотите продолжать использовать CRM, службу поддержки и цифровой календарь — и делать это без проблем? Решения для унифицированных коммуникаций интегрируются с такими системами, как Salesforce, Zendesk, Google Calendar и многими другими, поэтому вы можете работать бесперебойно.
• Мобильные возможности: работайте где угодно. Ваш настольный компьютер и официальный телефон больше не являются базой — вашей базой становится везде, где у вас есть мобильное устройство и стабильный доступ в Интернет. Проводите собрания, делитесь файлами и принимайте решения где угодно.

Связанная статья

5 лучших поставщиков UCaaS: основные функции, варианты использования и цены

Для унифицированного взаимодействия используйте Nextiva

Нижняя граница? Вашей большой компании, большим командам и большим целям нужен надежный способ совместной работы и общения. Без этого вы находитесь на пути к выгоранию своих сотрудников и упущению возможностей роста.

Лучше всего выбрать UCaaS, лучший способ повысить скорость, оптимизировать рабочие процессы и эффективное сотрудничество в процессе выполнения задач. Наша рекомендация, конечно, Nextiva.

Возьмите пример Tricoci , косметической компании высокого класса с более чем 1300 сотрудниками и 200 000 клиентов в год. Tricoci использует Nextiva для управления всеми внутренними и клиентскими коммуникациями, включая до 3000 звонков в день, ежедневные конференции и встречи, полнофункциональный колл-центр и быстрый доступ к местам и салонам в случае возникновения каких-либо проблем.

UCaaS выведет ваше цифровое рабочее место на новый уровень. Nextiva уже сделала это возможным для более чем 100 000 команд. Хотите убедиться, что UCaaS подходит для вашего варианта использования и типа компании? Чтобы узнать это, пройдите наш тест на готовность к унифицированным коммуникациям .