Что такое управление данными и почему оно важно для вашего бизнеса?

Представьте, сколько вы могли бы сделать, если бы вам не нужно было следовать множеству правил и положений о том, как вы обрабатываете данные своего бизнеса. Сотрудники могли получить доступ к данным из любого места. Они могли обмениваться клиентскими данными между командами любым способом, позволяющим быстрее выполнить работу. Ваша техническая команда может сосредоточиться на важных проектах, не беспокоясь о резервном копировании данных.

Но опасность таится, и несоблюдение правил регулирования данных сделает ваш бизнес незащищенным и уязвимым для кибератак. Малый бизнес особенно уязвим для киберпреступности: 43% кибератак нацелены на малый бизнес , а 60% тех, кто становится жертвой такой атаки, прекращают свою деятельность.

Как бизнес-лидер, вы обязаны защищать своих сотрудников, клиентов и бизнес.

Для этого вам нужно активизировать свою игру по управлению данными.

Что такое управление данными?

Управление данными — это инициатива компании по созданию и внедрению набора правил и политик в отношении своих данных. Эти политики охватывают такие вопросы, как:

• Возложение ответственности на сотрудников, ответственных за активы данных
• Предоставление или ограничение доступа к данным по мере необходимости
• Ведение данных таким образом, чтобы обеспечить точность и согласованность
• Безопасное хранение ваших данных
• Правильное резервное копирование данных
• Защита ваших данных от внутренних и внешних угроз

Все, что касается данных вашей компании — кто их видит, кто может получить к ним доступ и откуда, а также как они защищены — относится к управлению данными.

Если вам нужны качественные данные, защищенные от киберпреступников и используемые в соответствии с законами об обмене данными, вам следует сделать управление данными главным приоритетом.

И преимущества управления данными не ограничиваются безопасностью данных. Управление данными также может помочь:

• Предотвращение разрозненности данных, обеспечение безопасного доступа к данным между отделами.
• Предоставление точных, непротиворечивых данных посредством постоянного мониторинга и обслуживания данных.
• Обеспечение соблюдения законов, регулирующих данные, таких как Закон Сарбейнса-Оксли или HIPAA.

Хорошее управление данными просто имеет смысл. А в некоторых штатах это закон.

Но внедрение политик управления данными должно осуществляться в масштабах всей компании. Ваши сотрудники получают доступ к данным и используют их каждый день, поэтому любые новые политики, которые вы реализуете, повлияют на их работу. А когда дело доходит до безопасности данных, ваши политики управления данными будут эффективны только в том случае, если все будут им следовать. Все, что нужно, это один человек и одна ошибка, чтобы дать хакеру доступ к данным вашего бизнеса.

Но, поскольку «данные» могут относиться к стольким разным вещам, как вы можете придумать все правила, которые охватывают использование и защиту данных? Вот как следует думать об управлении данными.

Как внедрить новую или обновленную стратегию управления данными

Если внедрение стратегии управления данными кажется хлопотным делом, то это потому, что так оно и есть.

Это включает в себя много планирования, изменение привычек и надоедливые обходные пути для защиты данных. И если вы решите серьезно отнестись к управлению данными, вам потребуется много времени, проб и ошибок, чтобы разработать правильную политику. Но справиться с утечкой данных или чем-то похуже будет намного сложнее, и репутация вашего бизнеса может никогда не восстановиться.

Вот четыре момента, о которых следует помнить при внедрении или обновлении политик управления данными.

Знайте, почему вы создаете новые политики данных. Возможно, вы заметили уязвимости в системе безопасности данных вашей компании или изменилась структура вашего бизнеса, например, увеличилось количество сотрудников, работающих удаленно.

Эти причины помогут вам разработать политики, которые непосредственно решают ваши проблемы и цели в области управления данными.

К заинтересованным сторонам относятся ваши сотрудники, клиенты, инвесторы и другие лица. Сообщайте об изменениях в управлении данными до их реализации. Будьте откровенны в том, как вы пытались смягчить сбои, но эти изменения, скорее всего, повлияют на них. Расскажите им, как и что им, возможно, придется делать по-другому.

Предоставьте заинтересованным сторонам возможность для общения, чтобы они могли сообщать о сбоях, проблемах или проблемах, которые могут у них возникнуть после того, как вы запустите новые политики управления данными.

Привлечение нужных людей имеет решающее значение для успешного плана управления данными.

Сильная стратегия управления данными состоит из нескольких уровней руководства. На исполнительном уровне у вас есть старшие руководители и менеджеры. На стратегическом уровне у вас есть Совет по управлению данными (DGC), который состоит из одного-двух человек от каждого подразделения или отдела. На тактическом уровне у вас есть Data Domain Stewards и Data Steward Coordinators. На операционном уровне у вас есть Data Stewards — ваши сотрудники, которые используют данные для выполнения повседневных задач или проектов. Давайте рассмотрим различные роли, чтобы точно понять, что делает каждая позиция.

руководители высшего звена

Их роль : Ваши высшие руководители несут ответственность за внедрение новых политик сверху вниз и разъяснение влияния новых политик на вашу более широкую бизнес-модель заинтересованным сторонам вашей компании.

Те, кто входит в топ-менеджеры, отвечают за широкие отделы вашей организации. Если вы работаете в небольшой компании, возможно, вы уже выбрали некоторых из них в свой совет по управлению данными. Но руководители более крупных организаций могут делегировать эту роль старшему менеджеру или вице-президенту.

Тем не менее, костюмы должны знать, что происходит с данными компании, особенно в том, что касается общего состояния бизнеса.

Как управление данными влияет на них : Руководители должны будут следовать тем же правилам, что и все остальные, когда речь идет о данных, хотя они, вероятно, будут иметь более высокий уровень доступа, чем большинство сотрудников.

Им также потребуется лучшее понимание управления данными, в целом, получение регулярных обновлений от DGC. Потому что, когда возникают гигантские проблемы, такие как утечка данных или кибератака, те, кто находится наверху, должны знать, какова их роль в устранении проблемы и в том, чтобы помочь компании вернуться в нужное русло. В конце концов, именно их стиль управления и деловое чутье будут подвергаться нападкам, когда вашим клиентам нужны ответы.

Совет по управлению данными

Их роль : Совет по управлению данными (DGC) в конечном итоге отвечает за принятие решений на высоком уровне, касающихся данных. Это орган, который фактически создаст политику в отношении ваших данных.

Ваш совет должен быть многофункциональным, т. е. в него должны входить сотрудники из разных подразделений вашей компании. Это гарантирует, что все, кто использует данные, представлены. Вы бы не хотели, чтобы ваш совет создавал политику, которая мешает конкретной команде эффективно вести свой бизнес.

Ваш отдел продаж, например, вероятно, каждый день получает доступ к конфиденциальной информации о клиентах. К обсуждению новых политик, связанных с доступом к данным, должен быть привлечен кто-то из отдела продаж. Если вы исключите отделы, вы оставите уязвимыми области вашего бизнеса. Стратегия управления данными работает только в том случае, если охвачены все ваши базы.

И особенно ваша ИТ-команда должна быть представлена ​​в совете, поскольку они в основном будут отвечать за хранение, дублирование и защиту ваших данных.

Как управление данными влияет на них : Поскольку вы не нанимаете совершенно новый набор членов совета, самым большим эффектом управления данными для вашего DGC будет дополнительная работа, связанная с данными и политиками в отношении данных. Если или когда что-то пойдет не так, совет должен вмешаться, чтобы изучить проблему и порекомендовать решение.

Менеджеры и руководители команд

Их роль: Двусторонняя связь между РСК и остальными сотрудниками вашей компании обязательна. Также крайне важно внедрить новые политики на уровне команды.

Менеджеры должны знать, как политики управления данными относятся конкретно к их командам. И они должны иметь возможность общаться с советом по управлению данными, когда определенные политики усложняют работу их команды.

Например, ваш DGC решил, что ваши сотрудники могут получить доступ к определенной информации о клиентах только через вашу корпоративную виртуальную частную сеть (VPN). Сотрудники входят в VPN при входе на компьютеры своей компании. Но ваши торговые представители, вероятно, часто работают из дома и используют свои собственные устройства для закрытия и обновления сделок.

Менеджер по продажам и совет по управлению данными должны выработать решение, чтобы никакие данные клиентов не были скомпрометированы, но отдел продаж мог по-прежнему эффективно выполнять свою работу.

Как управление данными влияет на них: менеджеры, скорее всего, будут первым контактным лицом, если член команды либо потребует изменения политики данных, либо нарушит ее. Им необходимо научиться эффективно сообщать о потребностях своей команды в отношении данных, чтобы донести эти потребности до DGC.

Сотрудники, которые получают доступ к данным или используют их

Их роль : сотрудники, которые получают доступ к данным или используют их, а это, вероятно, большинство из них, должны активно следовать новым политикам и высказываться, когда политика значительно усложняет их работу.

Как и менеджеры, те, кто использует данные или получает к ним доступ, должны иметь возможность сообщать о своих потребностях.

Возвращаясь к нашему предыдущему примеру с отделом продаж, вполне вероятно, что торговый представитель сообщит об отсутствии доступа к данным клиента своему менеджеру по продажам.

Многие сотрудники более низкого уровня ежедневно обрабатывают данные. Таким образом, они имеют лучшее представление о том, к каким данным им потребуется получить доступ, и как они должны их использовать.

Ваша техническая команда, в частности, должна чувствовать себя вправе высказаться. Если что-то пойдет не так при резервном копировании данных или они заметят подозрительную активность в вашей сети, они узнают об этом первыми.

Как управление данными влияет на них: Политика, которую реализует совет по управлению данными, напрямую влияет на многих сотрудников. Особенно, если они изменят способ выполнения своей работы, потребности сотрудников должны быть для DGC наивысшим приоритетом после безопасности данных.

Между вашим DGC и остальной частью бизнеса должна быть постоянная связь. Сотрудники должны знать о новых политиках и понимать их причины. Например, одна из новых политик может заключаться в том, что сотрудники больше не могут использовать свои личные устройства для выполнения рабочих задач. Это может вызвать неудобства, но сообщение «почему» поможет сотрудникам понять, что прекращение использования устройств, связанных с работой, сохранит информацию компании (и их устройства в безопасности).

Чем может помочь программное обеспечение

Сильная стратегия управления данными учитывает риски: в частности, число атак программ-вымогателей растет. Эти типы киберпреступлений специально нацелены на данные вашей компании, и как только эти киберпреступники получат их, они уничтожат или удалят их, если вы не заплатите им определенную сумму денег.

Средний выкуп может обойтись вашей компании примерно в 2500 долларов, не говоря уже о стоимости новых систем безопасности.

Сильная стратегия управления данными также учитывает доступные им инструменты для снижения этих рисков.

Такие инструменты, как программное обеспечение для управления данными, могут помочь вашему бизнесу управлять, визуализировать и защищать данные. Поскольку многие законы США о конфиденциальности основаны на GDPR, программные платформы, обеспечивающие соответствие GDPR, могут быть полезным инструментом для обеспечения соблюдения правил.

Другие инструменты, такие как программное обеспечение VPN, также могут играть роль в защите данных вашей компании, защищая устройства вашей компании.