Что такое облачная телефония и как она работает? (+ 7 преимуществ для вашего бизнеса)

Хотите, чтобы ваша телефонная система стоила меньше и работала больше? Вероятно, вы сталкивались с облачной телефонией и хотите знать, может ли она помочь в вашем конкретном случае использования.

Если вы обсуждаете переход от существующей службы деловой телефонии к облачной телефонии, вы попали по адресу. В этом руководстве мы расскажем все, что вам нужно знать, в том числе основы облачной телефонии, как она работает, какую пользу она приносит вашему бизнесу и как выбрать поставщика облачной телефонии.

Давайте сразу же приступим.

Что такое облачная телефония?

Облачная телефония — это телефонная система, работающая через ваше интернет-соединение. Оно также известно как решение для размещенной АТС на базе VoIP. Это поможет вам перенести службу корпоративной телефонной связи в облако.

Облачная телефония оптимизирует ваши деловые коммуникации и растет вместе с вашим бизнесом. Независимо от того, открываете ли вы новые офисы, нанимаете удаленных сотрудников или расширяете штат сотрудников, облачная телефония сделает расширение простым и экономически эффективным.

Облачная телефония — это разновидность унифицированных коммуникаций как услуги (UCaaS). UCaaS — это модель унифицированных коммуникаций, то есть она объединяет различные системы связи и инструменты совместной работы. С помощью облачной телефонии вы не просто перенесете свои телефонные звонки в облако, но и свяжете их с видеоконференциями, обменом мгновенными сообщениями, CRM и бизнес-процессами по всем направлениям.

Облачная телефония, являющаяся частью вашей платформы UCaaS, позволит лучше связать ваши команды и сделать ваших сотрудников более сосредоточенными, вовлеченными и удовлетворенными своей ролью. Фактически, исследование, проведенное CMBR для Cisco, пришло к выводу, что почти 8 из 10 сотрудников повышают уровень производительности благодаря возможностям удаленной работы, таким как командный чат и видеоконференции.

Как работает облачная телефония?

Облачная телефония работает через поставщика услуг VoIP. Когда вы набираете номер телефона, по которому хотите позвонить, маршрутизацию осуществляет ваш поставщик услуг. Он преобразует аналоговые голосовые сигналы в пакеты данных и передает их через подключение к Интернету. Именно так он соединяет ваш телефон с человеком, которому вы звоните.

Со своей стороны, вы можете заменить отдельные телефонные номера настольным телефоном VoIP . Вместо того, чтобы подключаться к стационарной линии связи, вы подключаете свои телефоны к существующей сети. Вы также можете использовать программный телефон или приложение, установленное на вашем компьютере, планшете или смартфоне. В обоих случаях вы звоните через современный, простой в использовании интерфейс и устанавливаете звонок за доли секунды.

Поскольку облачная телефония работает в облаке, вы можете управлять своей корпоративной телефонной системой через онлайн-панель управления, обеспечивая полный контроль над телефонными номерами, переадресацией вызовов, добавлением новых пользователей и многим другим.

Связанный: Интеграция компьютерной телефонии: что это такое, преимущества и как это работает

Облачная телефония против традиционной АТС: в чем разница?

Для ваших сотрудников, конечных пользователей вашей телефонной системы, облачный телефон и традиционная АТС могут не сильно отличаться. Когда мы заглянем под капот, мы обнаружим совсем другую историю.

Как вы увидите в следующем разделе, облачная телефония устраняет необходимость в физическом оборудовании. Ваши сотрудники могут общаться друг с другом и с вашими клиентами, используя любое устройство, подключенное к Интернету. Они могут делать это везде, где есть Wi-Fi или подключение к Интернету 4G.

С точки зрения вашей компании, начать работу с облачной телефонией очень просто. Вместо сложного и дорогостоящего процесса подключения к коммутируемой телефонной сети общего пользования (PSTN) все, что вам нужно, — это поставщик услуг VoIP и надежное широкополосное соединение.

Традиционная АТС представляет собой гораздо более сложную задачу как при запуске, так и при обслуживании телефонной связи. Вот почему:

Во-первых, это стоимость и усилия по установке. Поставщику телефонной связи необходимо приехать к вам и установить стационарное оборудование, и в конечном итоге вам придется платить как за работу, так и за оборудование.

Вам также необходимо обеспечить техническую настройку оборудования АТС (PBX) в вашем регионе. Если что-то перегрелось, сломалось или устарело, вам придется это починить или заменить. Это не только дорого, но и лишает вашу команду продуктивности и концентрации.

Традиционная УАТС делает ваши телефонные звонки, особенно междугородние, более дорогими. Он предлагает базовые функции вызовов, которые могут стать проблемой, если вы хотите использовать расширенные функции, такие как HD-аудио, голосовая почта на электронную почту или аналитика вызовов.

Если ваша компания растет, вам захочется открыть новые офисы, добавить больше телефонных линий или ввести варианты удаленной работы. Традиционные системы УАТС нелегко масштабировать, поскольку они требуют дополнительного оборудования, обслуживания и затрат. Они также не являются удобным вариантом для сотрудников, которые путешествуют по работе и хотят оставаться продуктивными, поскольку их номер телефона привязан к физическому настольному телефону.

Традиционная система АТС может быть хорошим вариантом для небольших компаний, чьи бизнес-потребности редко меняются и которые не планируют расширяться. Но если вы хотите расти и быть уверенным, что настройка вашего телефона не замедляет работу, вам понравится гибкость, которую предлагает VoIP.

Преимущества облачной телефонии

Что означает проблема с вашей телефонной системой для вашей компании? Вы можете потерять клиента, пропустить важный срок или уволить сотрудника из-за проблем со связью.

Это неудивительно. То, как мы работаем, стало динамичным и разнообразным, и нам нужны технологии, чтобы идти в ногу со временем.

Если вы хотите быть уверенным, что никогда не потеряете клиента, сотрудника или свое спокойствие из-за проблем со связью, вам следует узнать о преимуществах облачной телефонии.

1) Быстрая и простая реализация

Для реализации облачной телефонии не требуется локальной инфраструктуры. Это преимущество означает, что вы можете приступить к работе в течение нескольких дней, а возможно, даже в течение дня.

Не нужно ждать технического специалиста, устанавливать телефонные линии, задержек и длительного процесса найма штатного сотрудника для настройки вашей новой телефонной системы. Ваш провайдер облачной телефонии позаботится обо всем. Вы мгновенно получите виртуальные телефонные номера и доступ к панели управления, которая позволит вам управлять всей телефонной службой.

2) Снижение затрат на эксплуатацию вашей бизнес-телефонной системы.

Есть много способов, которыми услуги облачной телефонии сэкономят вам деньги. Вы можете сэкономить до 65% от вашего традиционного телефонного счета. Облачная телефония избавляет ваш бизнес от контрактов на техническое обслуживание, ограниченного количества минут звонков, ограничений на местные и бесплатные телефонные номера, а также от оплаты отдельных услуг деловых SMS.

Благодаря облачной телефонии не возникает непредвиденных расходов на обслуживание или счетов. А если вы готовы начать работу с минимальными затратами, вы можете не покупать телефоны VoIP и использовать ноутбуки с гарнитурами через приложение для программного телефона.

3) Надежные и мощные функции вызова.

Мы говорим не только о функциях, которые хорошо выглядят на бумаге. Расширенные функции звонков, предоставляемые облачной телефонией, позволяют вам работать разумно, эффективно и концентрироваться на нужных задачах в нужное время. Вы можете избежать повторяющихся задач, выполняемых вручную, и активизировать совместную работу команды и поддержку клиентов.

Вот некоторые из наиболее ценных функций управления вызовами облачной телефонии:

• Автосекретарь , который позволяет звонящему связаться с нужной командой.
• Переадресация вызовов , которая направляет входящие вызовы на основе заранее определенных критериев.
• Advanced Interactive Voice Response (IVR) — более разговорный подход к автоматизированному обслуживанию клиентов.
• Переадресация вызовов : вы можете перенаправлять вызовы на любой стационарный или мобильный телефон.
• Видеоконференции и совместное использование экрана для продуктивных удаленных встреч.
• Бесплатные номера , позволяющие клиентам звонить вам со стационарных телефонов без дополнительной платы за звонки.
• Местные номера , поэтому вы можете установить местное присутствие там, где захотите.
• Запись разговоров безопасная и надежная, чтобы вы могли поддерживать качество обслуживания.
• Контакт-центр , который позволяет вашей команде поддержки клиентов быстрее решать вопросы.

Более того, вы получите эти функции вместе с качеством звука и видеозвонков высокой четкости. Это огромное преимущество для удаленных команд. Нет ничего хуже в жизни, чем плохо звучащая конференц-связь.

Связанный: Что такое контакт-центр? Определение, особенности и использование

4) Гибкость и масштабируемость вашей телефонной системы.

Облачная телефония обеспечит плавный рост. Точнее, решение VoIP позволит вам добавлять больше пользователей всего за несколько кликов.

При использовании традиционной АТС вам придется доплачивать каждый раз, когда вы нанимаете нового сотрудника и хотите назначить ему телефонную линию. Их настольному телефону требуется проводка, настройка которой может занять некоторое время. Ваш рост всегда будет приносить задержки и дополнительные расходы, если вы полагаетесь на телефонную систему на месте.

Облачная АТС не только масштабируема, но и проста в управлении. Вам не обязательно быть ИТ-специалистом. Например, если объем ваших звонков быстро увеличивается в периоды наибольшей занятости в году, вы можете легко добавлять и удалять линии. Это поможет вам поддерживать качество обслуживания клиентов благодаря гибкой системе, которую вы можете легко настроить по мере изменения потребностей вашего бизнеса.

5) Повышенная мобильность

Компании все чаще переходят на удаленную работу в долгосрочной перспективе. Хостинговые телефонные системы являются идеальным ответом на эту тенденцию.

Ваши сотрудники могут получить доступ к телефонным линиям своей компании, где бы они ни находились, если у них есть подключение к Интернету. Речь идет не только об ответах на телефонные звонки; они могут получить доступ к своей голосовой почте, а также настроить или изменить маршрутизацию вызовов на ходу.

Облачная телефония — идеальное решение для компаний, которые используют удаленную работу, имеют спутниковые офисы или имеют несколько офисов.

6) Упрощение работы с интегрированными коммуникациями

Облачные коммуникации помогают вам хранить и получать доступ к каждой части информации на одной платформе.

Когда вы используете отдельные системы для звонков и встреч, у вас есть заметки и важные детали в слишком многих местах. Компьютерные заметки, электронные таблицы, стикеры Post-It, блокноты и этот список можно продолжать. Поиск прошлых взаимодействий может занять много времени и выбить всех из потока.

Облачная телефония объединяет все в единый пользовательский интерфейс. Вы можете использовать его для совместной работы с коллегами, управления клиентами, анализа данных в реальном времени, сбора отзывов и продвижения важных проектов.

Вы объедините рабочий процесс делового общения с единым источником достоверной информации и сможете эффективно проводить свой день. Больше никаких неприятных перерывов и траты времени на поиск важной информации.

7) Превосходная надежность и устойчивость

Можете ли вы позволить себе быть недоступными для своих клиентов? Если что-то случится с электросетью, каковы последствия для вашего бизнеса? Проблема с проводкой, перегрев или небольшой шторм могут нанести ущерб вашему общению и репутации.

Надежные решения облачной телефонии обеспечивают бесперебойную работу на 99,999 %, поэтому вы можете продолжать работать, что бы ни случилось. Он также имеет встроенное резервирование; В случае дрожания или подобных проблем ваши звонки останутся онлайн, и у вас всегда будет резервная копия, которую вы можете использовать.

Связанный: План готовности бизнеса к стихийным бедствиям — стратегия действий ИТ-директора

Как выбрать поставщика облачной телефонии

Если вы хотите перейти на решение облачной телефонии, вот что вам нужно учитывать при оценке своих вариантов.

Качество обслуживания и проверенная надежность

Высокая продолжительность безотказной работы и надежность являются обязательными требованиями. Ваш поставщик облачной телефонии должен предоставлять резервные услуги с резервными центрами обработки данных. Возможности и привлекательная цена — ничто, если ваши телефоны не будут работать.

Какой аптайм обеспечивает провайдер? Могут ли они гарантировать, что у вас будет доступность телефонной связи? Посетите страницу статуса вашего провайдера. Для Nextiva вы можете проверить status.nextiva.com .

Высокая доступность возможна благодаря использованию центров обработки данных, стратегически расположенных по всей территории США. Все они оснащены источниками бесперебойного питания и подключены к гигабитной оптоволоконной сети.

Вы также можете проверить источники в социальных сетях, такие как Twitter и Facebook, чтобы получить объективную картину надежности каждого провайдера. Поиск бренда в Твиттере с помощью «@» перед его названием поможет вам просмотреть все упоминания бренда.

Кроме того, вам нужно убедиться, что ваш провайдер предлагает круглосуточный мониторинг сети, чтобы можно было отмечать и решать проблемы до того, как они повлияют на ваш бизнес.

Безопасность и отраслевое соответствие

Следующий шаг — убедиться, что поставщик облачной телефонии соответствует отраслевым стандартам. Вот некоторые сертификаты, на которые стоит обратить внимание:

• Соответствие HIPAA : важные голосовые и факсимильные услуги для поставщиков медицинских услуг.
• ISO/IEC 20071 : Глобальный стандарт реагирования на угрозы безопасности.
• Соответствие PCI : безопасно и уверенно обрабатывайте платежи по кредитным картам.
• Соответствие SOC 2 : планы реагирования на инциденты для защиты вашей конфиденциальности и целостности данных.

Еще одна вещь, которую следует проверить, — обеспечивает ли выбранный вами провайдер шифрование вызовов. Зашифрованные вызовы означают, что вы можете использовать безопасность транспортного уровня (TLS) и безопасный транспортный протокол реального времени (SRTP) для обеспечения высокого уровня безопасности при каждом вызове .

Возможности и интеграции

Какие бизнес-потребности вы сможете удовлетворить, добавив облачную телефонию в свой набор инструментов? Именно здесь на помощь приходят функции и интеграция телефонной системы.

Вы совершаете много исходящих звонков или получаете много входящих звонков? У вас несколько офисов? Ваши клиенты находятся в США или за рубежом? Это лишь некоторые из многих вопросов, которые следует учитывать при рассмотрении функций облачной телефонии. Поговорите с потенциальными поставщиками услуг и узнайте, как они могут удовлетворить потребности вашего бизнеса.

Вам также необходимо подумать о том, как новая телефонная система будет взаимодействовать с существующими распорядками и рабочими процессами ваших сотрудников.

Вам нужна ваша телефонная система для интеграции с вашим программным обеспечением для управления проектами? А как насчет вашей CRM? Насколько легко реализовать и поддерживать конфигурацию вашей телефонной системы? Опять же, это вопросы, о которых следует подумать при поиске потенциальных поставщиков услуг.

Реальная стоимость владения

Цены часто выглядят великолепно на бумаге. Затем, когда вы начинаете пользоваться услугой, вы получаете неожиданный и неудобный счет, который совсем не похож на тот, который вы видели при регистрации.

Ищите прозрачные цены, в которых указано все, что включено в тарифы, и все, за что вам придется доплачивать. Подтвердите особенности цен, такие как:

• Количество пользователей, которые будут включены в ваш план.
• Ежемесячные или годовые планы платежей (и скидки), если таковые имеются.
• Есть ли необходимое оборудование для корректной работы сервиса?
• Гибкость изменения планов по мере изменения ваших потребностей.
• Расходы на входящие и исходящие звонки (на местные и бесплатные номера).
• Дополнительные функции добавлены по меню.
• Обязательные налоги, надбавки и другие сборы.

Убедитесь, что цены, которые вы просматриваете, не оставляют сомнений. Наша страница цен обеспечивает полную прозрачность того, что включено и не включено в каждый вариант телефонной услуги.

Быстрая и эффективная поддержка клиентов

Наконец, убедитесь, что команда обслуживания клиентов вашего провайдера может помочь вам, когда они вам понадобятся.

Изучите их варианты поддержки. Доступны ли они в чате? Можешь им позвонить? Вам нужно подождать 24 часа или больше, пока вы не получите ответ по электронной почте?

Затем подумайте над ответами, которые вы получите на свои вопросы. Учитывают ли они вашу конкретную ситуацию или они носят общий характер? Не торопится ли представитель службы поддержки разобраться в проблеме? Легко ли задавать уточняющие вопросы?

Вы можете протестировать поддержку клиентов провайдера, воспользовавшись бесплатной пробной версией, но вы также можете получить четкое представление, обратившись в качестве потенциального клиента. Это даст вам четкое представление о том, как ваш провайдер может помочь вам расти и улучшать всю вашу систему связи на многие месяцы и годы вперед.

Перенесите свою телефонную систему на облачную телефонию

Облачная телефония снизит ваши расходы на связь, повысит производительность и повысит вашу устойчивость. Он также действует как единый источник правды для деловых коммуникаций.

Вы получите максимальную выгоду, если выберете надежного, проверенного поставщика облачной телефонии. Услуга облачной телефонии Nextiva стоит всего 19,95 долларов США на пользователя в месяц и предоставляет функции, которые улучшат весь ваш бизнес.

Не верьте нам на слово; Отзывы о Nextiva говорят сами за себя! Если вы искали новую телефонную систему, не ищите дальше.