Что такое виртуальная телефонная система и как она работает?

Поскольку работодатели переходят на удаленную работу, одним из самых больших препятствий является их служебная телефонная система. Старомодные телефонные системы несовместимы с этой новой нормой. Члены команды не находятся в офисе, чтобы отвечать на звонки, и при этом они не обязательно имеют доступ к стационарному телефону.

Переход к удаленной и распределенной работе означает, что предприятиям нужна виртуальная телефонная система, чтобы они не были привязаны к физическому стационарному телефону.

Итак, можете ли вы вести свой бизнес с виртуальной телефонной системы? Это слишком сложно настроить? Какие функции я должен искать? Мы рассмотрим все это и многое другое в этом подробном руководстве.

• Что такое виртуальная телефонная система?
• Как работает виртуальная телефонная система ?
• В чем разница между виртуальной телефонной системой и АТС?
• Преимущества использования виртуальной телефонной системы
• Контрольный список покупателя для вашей следующей виртуальной телефонной системы
• Часто задаваемые вопросы о системе виртуальной телефонии

Что такое виртуальная телефонная система?

Виртуальная телефонная система — это коммуникационная платформа, которая позволяет совершать и принимать звонки через Интернет и облако, а не через физический стационарный телефон. Виртуальная телефонная система позволяет пользователям совершать и принимать звонки с помощью настольного приложения, мобильного телефона или настольный телефон, все с одного рабочего номера телефона.

Основная причина, по которой компании переносят свои телефонные системы в облако, заключается в том, чтобы воспользоваться расширенными функциями, которые может предоставить только виртуальная телефонная система. Это позволяет компаниям любого размера повышать производительность и расширять свою команду.

Поставщики виртуальных телефонных систем поддерживают масштабируемую коммуникационную инфраструктуру для пользователей. Эти провайдеры поддерживают масштабируемую коммуникационную инфраструктуру для пользователей. В дополнение к самой телефонной службе VoIP они реализуют расширенные функции, такие как обмен текстовыми сообщениями SMS, рабочие телефонные номера и транскрипция голосовой почты.

Проще говоря, виртуальная телефонная система — это экономичный способ поддерживать связь всей вашей команды. Новое исследование показывает, что почти 40% компаний имеют членов команды, которые работают удаленно. Вам понадобится телефонная система, которая работает в офисе и за его пределами.

Как работает виртуальная телефонная система?

Виртуальная телефонная система соединяет звонки между бесплатными и местными телефонными номерами и пользователями . Прежде чем ваш телефон зазвонит, происходит много технологического волшебства. Но самое главное, что нужно помнить, это то, что вашей компании не нужно обслуживать линии или коммутатор — поставщик виртуальной телефонной системы сделает это за вас!

Эти виртуальные телефонные системы управляют всей телекоммуникационной инфраструктурой и взаимосвязями с коммутируемой телефонной сетью общего пользования, более известной как PSTN. Это только для подключения.

Ваша виртуальная телефонная система работает с использованием протокола передачи голоса по Интернету (VoIP ), что означает, что телефонное соединение происходит через интернет-соединение, а не через проводные телефонные линии. Он преобразует ваши телефонные звонки из аналогового звука с помощью кодеков VoIP для достижения превосходного качества звонков. Он лежит в основе виртуальной телефонной системы — независимо от того, с какого типа телефона вы звоните.

Для оптимальной производительности провайдеры VoIP создают резервную сеть центров обработки данных. В случае неблагоприятных погодных условий связь автоматически переключается на другие серверы без промедления.

Точно так же виртуальная телефонная система не заканчивается в вашем здании. Он существует в Интернете. Вы можете легко переадресовывать вызовы со своего офисного телефона на мобильный телефон. Вы можете работать из кафе и принимать звонки на своем компьютере. Если вы берете отпуск, вы можете направлять звонки другому коллеге или даже получать голосовые сообщения по электронной почте.

Во внешнем интерфейсе пользователи получают массу новых возможностей для эффективной работы и совместной работы. С момента поступления входящего вызова вы можете направить его на автосекретарь, который иногда называют телефонным деревом. Они также могут обмениваться текстовыми сообщениями с клиентами с той же платформы, на которой работает их служебная телефонная служба .

Стационарные телефоны работают по-разному. Вы ограничены местом, где его устанавливает телефонная компания. Связь может быть установлена ​​только по проводным соединениям. Вы также не можете игнорировать растущие дорожные сборы и ежемесячные платежи. VoIP позволяет совершать звонки в любом месте, где есть доступ в Интернет, — он хорошо работает при сильном сигнале Wi-Fi.

Виртуальные телефонные системы позволяют вам и вашей команде воспользоваться преимуществами повышенной надежности, лучшего качества связи и множества дополнительных функций для лучшей работы.

Чем виртуальная телефонная система отличается от АТС?

Если вы еще не используете виртуальную телефонную систему, возможно, вы используете настройку Private Branch Exchange (PBX). Это не модно, но это работает.

Частная телефонная станция (PBX) — это традиционная телефонная система, использующая аналоговые сигналы. Виртуальные телефонные системы преобразуют аналоговые сигналы в цифровые и передают их через Интернет. Оба они обеспечивают функциональность телефона, но по-разному.

Преимущества использования виртуальной телефонной системы

Не все телефонные системы для бизнеса одинаковы. Вам нужно больше, чем стандартный телефонный сервис. Вот почему виртуальная телефонная система является предпочтительным вариантом для малого бизнеса и крупных предприятий.

1. Простая настройка

Одним из основных преимуществ системы виртуального телефона является простота настройки и использования.

Традиционные телефонные системы сложны в настройке. Вам нужно дождаться, пока установщик протянет провода и прорежет отверстия по всему офису. В течение этого времени ваша команда не сможет совершать и принимать телефонные звонки. Можете ли вы позволить себе остановить бизнес?

Виртуальная телефонная система работает везде, где есть высокоскоростное подключение к Интернету. Поскольку аппаратное обеспечение телефона не является обязательным, вы можете сразу приступить к работе. И когда вы получаете свои VoIP-телефоны, все, что вам нужно сделать, это подключить их. Вот и все.

Телефонная служба Nextiva VoIP идеальна для удаленных сотрудников и в офисе. Вы можете настроить его самостоятельно, не прибегая к помощи ИТ — это так просто.

2. Снижение затрат

Слишком часто предприятия платят за решения и не используют их в полной мере. Это приводит к большому количеству отходов. Виртуальная телефонная система позволяет выбрать правильное сочетание функций и линий, которое подходит именно вам.

Нужна ли вам полноценная телефонная система для офиса или план телефонной связи для малого бизнеса , вы получите наибольшую выгоду, выбрав виртуальную связь.

Виртуальная телефонная система Nextiva обеспечивает прямую замену нескольким бизнес-приложениям с первого дня. Не забывайте, что вы сэкономите до 65% по сравнению с традиционными телефонными системами. Встроенные функции экономят еще больше. Вы снизите свои расходы с помощью следующих премиальных функций:

• Автосекретари и индивидуальные приветствия
• Держите музыку и комфортные сообщения
• Автоматическая маршрутизация звонков в зависимости от рабочего времени
• Переадресация звонков на разные добавочные номера и места
• Подробные журналы вызовов, тенденции входящих и исходящих вызовов
• Управляемый идентификатор вызывающего абонента , чтобы сохранить конфиденциальность вашего номера мобильного телефона
• Запись звонков для обучения персонала
• Доступные международные звонки

Все эти функции делают виртуальную телефонную систему превосходным вариантом для любого бизнеса. Это бюджетный вариант для малого бизнеса. Кроме того, он содержит все функции вызовов, которыми предприятия пользуются уже много лет.

Связанный: 9 альтернатив VoIP для предприятий, чтобы попробовать

3. Телефонные номера по запросу

Если у вас есть удаленная команда, скорее всего, все их телефонные номера имеют разные коды городов и несовместимые префиксы, что затрудняет общение. Если это вызов для вас, просто представьте, как это для ваших клиентов.

Виртуальные телефонные системы дают вашей команде профессиональную идентичность, чтобы повысить уровень их разговоров. У вас есть возможность использовать бесплатный номер, выбрать местный номер или вообще отказаться от номеров прямого набора. Все зависит от тебя.

Если вам нужно настроить региональные телефонные номера, вы можете это сделать. Это отличный способ сделать ваши телефонные кампании более успешными.

Независимо от варианта использования, ваша команда всегда может использовать предпочитаемый номер телефона. Расширенная маршрутизация вызовов может направлять вызовы на их мобильное устройство, голосовую почту или другого человека, если это необходимо.

Конфиденциальность занимает центральное место в виртуальной телефонной системе. Ваши сотрудники могут скрыть свой идентификатор вызывающего абонента, чтобы совершать и принимать деловые звонки, не раскрывая номера мобильных телефонов. Кроме того, он шифрует телефонные звонки для максимальной безопасности VoIP .

4. Гибкие варианты устройств

Проводные телефонные системы требуют, чтобы ваша команда принимала звонки через настольный телефон. Вот и все. Благодаря Voice over IP ваша команда может общаться с различных устройств.

Виртуальные телефонные системы используют открытые универсальные стандарты. Такая совместимость означает, что вы можете принимать звонки с любого IP-устройства, а не только с настольного телефона. Примеры устройств включают:

• Программные телефоны для настольных ПК или ноутбуков
• iPad и планшеты
• Телефоны для конференций
• Приложения для Android или iOS
• Беспроводные VoIP-телефоны

Эти стандарты позволяют вам смешивать и подбирать оборудование, подходящее именно вам. У руководителя другие потребности, чем у представителя службы поддержки. Эти устройства используют протокол инициации сеанса ( SIP ) для надежных деловых вызовов.

Лучшая часть? Наше исследование показало, что 59% бизнес-специалистов уже используют как минимум три устройства на работе. Вам не нужно приобретать дополнительное оборудование. Он работает с устройствами связи, которые вы уже используете.

5. Интеллектуальная маршрутизация вызовов

С легкостью обрабатывайте входящие телефонные звонки и направляйте их нужным людям. Если ваша команда доступна только по мобильному телефону, вы уже знаете, как утомительно переадресовывать вызовы. Провайдеры виртуальных телефонных услуг устраняют эту проблему.

Во-первых, вы можете направлять служебные телефонные звонки на свой основной номер через автосекретаря. Эта функция позволяет звонящим выбирать отдел или человека, с которым они хотят связаться. Каждый бизнес должен иметь эту настройку.

Во-вторых, вы можете настроить автоматическую переадресацию звонков в зависимости от рабочего времени. Если у вас есть автоответчик, вы можете настроить его в своем расписании с помощью удобного и простого интерфейса.

В-третьих, ваша команда контролирует их доступность. Пользователи могут настроить переадресацию или перенаправить вызывающих абонентов на голосовую почту. Этот детальный контроль над телефонным обслуживанием повышает удовлетворенность клиентов и продажи.

Если вам нужны более серьезные бизнес-задачи, обратите внимание на облачный колл-центр . Он позволяет использовать расширенные функции, такие как маршрутизация на основе навыков, искусственный интеллект, организация очереди вызовов и интерактивный голосовой ответ (IVR) для обработки любого объема вызовов. Это тоже все виртуально!

Подробнее: Технология дистанционной работы: основной набор инструментов для удаленной работы

6. Надежная аналитика и отчетность

Какие дни недели самые загруженные? Как выглядит объем звонков в праздничные дни? Нужно ли нам нанимать больше агентов? На эти вопросы можно ответить только с помощью аналитики звонков и отчетности в реальном времени.

Эти информационные панели могут помочь вам управлять объемом звонков и привязывать их к бизнес-результатам. Исторически такими возможностями обладали только организации масштаба предприятия. Теперь малые предприятия могут использовать аналитику для масштабирования.

Виртуальные телефонные системы делают эти данные простыми и доступными. Это полезно, если вы управляете агентами колл-центра. Вы можете улучшить личные обзоры производительности команды. Вам не нужно вручную отслеживать их время или контролировать их время на телефонах.

И самое приятное: вы можете просматривать отчеты в режиме реального времени и аналитику вызовов через подключение к Интернету на любом устройстве. Вы и ваша команда будете на одной волне.

По теме: Технологии колл-центров и тренды, которые должен знать каждый бизнес-лидер в 2020 году

7. Расширение сотрудничества в команде

Именно здесь резина встречается с дорогой для удаленных команд. Ваша удаленная команда должна оперативно отвечать на вопросы. Вы не можете допустить, чтобы проекты задерживались из-за сбоев связи.

Вместо жонглирования несколькими приложениями для обмена сообщениями и общения у вас есть одно. Вместо того, чтобы звонить коллеге, вы можете отправить ему быстрое текстовое сообщение. Это менее формально, чем электронная почта, и к тому же быстрее. Кроме того, он не пингует всех остальных в вашем приложении для управления проектами.

Аудио- и видеоконференции — основа любой виртуальной телефонной системы. Вы можете собрать свою команду одним щелчком мыши и предоставить телефонную связь для тех, у кого нет надежного VoIP-соединения. Для дальнейшего повышения производительности вы можете централизовать свои проекты и совместную работу в Cospace .

Это не только для вашей внутренней команды. Вы можете настроить выделенную линию конференции для своих клиентов, чтобы они могли получить необходимое практическое взаимодействие. Эти виртуальные рабочие пространства способствуют совместному подходу к деловому общению.

Контрольный список покупателя для вашей следующей виртуальной телефонной системы

Думать об обновлении вашей телефонной системы может быть немного ошеломляюще. Это проще, чем вы думаете. Вот наши рекомендации, которые помогут выбрать правильную телефонную систему.

• Аккредитация . Соответствует ли телефонная система предприятия отраслевым стандартам? PCI, HIPAA и SOC 2 являются примерами надежных аккредитаций.
• Надежность . Были ли какие-либо недавние простои за последние год или два? Проверьте их страницу состояния, а также Downdetector для получения рекомендаций по реальному времени безотказной работы. Ищите время безотказной работы 99,999% или выше.
• Функциональность - это большое. Определите, какие функции вам нужны, а какие нет. Доступны сотни функций VoIP. Предугадывайте свои потребности на ближайшие пару лет.
• Настройка . Определите, можете ли вы настроить телефонную службу самостоятельно или вам понадобится установщик? Можете ли вы приступить к работе, не влияя на рутинные операции?
• Поддержка - Доступность и дополнительная стоимость поддержки. Как вы можете получить помощь (телефон, электронная почта, чат)?
• Репутация - Проверьте их онлайн-обзоры. GetVoIP и G2 — хорошие источники для проверки. Нравится ли большинству пользователей услуга виртуального телефона?
• Стоимость . Стоимость почти всегда является фактором, поэтому узнайте о ежемесячных платежах, единовременных платежах и надстройках. Подумайте также об экономии средств за счет отказа от локальной АТС.
• Аппаратное обеспечение. Можете ли вы выбрать готовые к использованию VoIP-телефоны и отправить их вашей команде? Это от известного производителя?

Чтобы сэкономить ваше время, получите персональное предложение на услуги бизнес-телефонии от Nextiva. Это подробное ценовое предложение поможет вам сделать правильный выбор.

Мы уже знаем, что виртуальная система предлагает больше преимуществ , чем стационарные телефоны. Следуя этому контрольному списку, вы сможете сосредоточиться на обслуживании клиентов, где бы ни работала ваша команда.

Часто задаваемые вопросы о системе виртуальной телефонии

Ниже мы ответили на наиболее распространенные вопросы о виртуальных телефонных системах. Конечно, если у вас есть более конкретные вопросы, дайте нам знать !

Какая система виртуального телефона лучшая?

Из девяти виртуальных телефонных систем US News & World Report поставил Nextiva на первое место. Nextiva получила наивысшие оценки по производительности, надежности, набору функций и поддержке клиентов. Кроме того, Nextiva — это телефонная система с самым высоким рейтингом, указанная на GetVoIP из более чем 1600 отзывов клиентов.

Ознакомьтесь с другими отзывами о Nextiva . Неудивительно, что он был признан лучшим.

Как настроить виртуальную телефонную систему?

Вы можете настроить виртуальную телефонную систему всего за четыре шага:

1. Выберите бизнес-тарифный план.
2. Назначьте свои номера телефонов.
3. Запишите телефонное приветствие.
4. Начинайте звонить и отвечать на звонки.

Для получения дополнительной информации прочитайте наше руководство по настройке службы виртуального телефона .

Какие телефонные номера я могу использовать в виртуальной телефонной системе?

Виртуальная телефонная система поддерживает любые назначенные вам телефонные номера. Чтобы использовать существующий рабочий номер телефона, вам необходимо перенести его с помощью процесса, известного как перенос . Это занимает примерно 1-4 недели, в зависимости от вашего текущего оператора телефонной связи.

Вы также можете выбрать виртуальный номер телефона при добавлении или изменении добавочного номера телефона. Точно так же вы можете использовать или удалить эти телефонные номера, если они вам больше не нужны.

Вы также можете использовать бесплатные номера с виртуальной телефонной системой, но их передача занимает немного больше времени. Уточните у своего VoIP-провайдера требования к переносу.

Сколько стоит виртуальная телефонная система?

Стоимость виртуальной телефонной системы колеблется от 17 до 80 долларов в месяц на пользователя, в зависимости от функций. Настольные телефоны VoIP стоят от 75 до 350 долларов каждый в зависимости от их возможностей.

В отличие от традиционных телефонных систем, здесь нет контрактов на обслуживание, расходов на ИТ, перебоев в связи с погодными условиями и устаревшего оборудования, которое необходимо обслуживать. Компании могут сэкономить до 65% на своих расходах на деловое общение.

Каковы основные функции виртуальной телефонной системы?

В виртуальной телефонной системе есть сотни функций, но вот основные функции для бизнес-пользователей:

1. Мобильные и настольные приложения
2. Расширенное управление вызовами
3. Динамическая маршрутизация звонков
4. Отклонение анонимного вызова
5. Автосекретарь
6. Текстовых сообщений
7. Аналитика звонков
8. Переадресация звонков
9. Конференц-связь в один клик
10. E911 верность

Ознакомьтесь со списком из 40+ функций VoIP , которые вам следует знать.

Можно ли использовать виртуальную телефонную систему дома?

Виртуальную телефонную систему можно использовать дома и в офисе без необходимости установки какого-либо оборудования. Все, что вам нужно, это подключение к Интернету, чтобы совершать и принимать телефонные звонки с вашей бизнес-линии. Почти все кабельные и DSL-соединения могут поддерживать потребности современной телефонной системы VoIP.

Виртуальные телефонные системы дают удаленным сотрудникам возможность работать где угодно, используя только свой ноутбук, мобильное устройство или настольный телефон. Клиенты и коллеги не заметят разницы. Соедините его с вашей CRM для дополнительного повышения производительности и рабочего процесса.

Следуйте нашему удобному руководству по настройке VoIP , чтобы увидеть, насколько это просто.

Могут ли стартапы использовать виртуальную телефонную систему?

Компании на ранней стадии получат наибольшую выгоду от виртуальной телефонной системы. Когда вы добавляете роли продаж и обслуживания, вам необходимо убедиться, что ваша команда доступна и доступна для групповых совещаний. Стартапы могут добавлять и настраивать функции в соответствии с потребностями своего бизнеса, такие как переадресация звонков, отслеживание звонков и запись звонков.

Интересно , сколько телефонных линий вам нужно ? Это больше, чем вы думаете.

Лучшая виртуальная телефонная система здесь

То, как мы работаем, изменилось. Даже когда все вернутся в офис, вы действительно захотите вернуться к ограниченной, устаревшей телефонной системе? Скорее всего, не.

Ваша команда готова предложить вам телефонную систему, предназначенную для удаленных сотрудников. У вас нет времени на игры или обмен GIF-файлами. Он нужен для обработки входящих вызовов с максимальной надежностью. Он также должен быть предельно простым для всех.

Nextiva опережает конкурентов с 2008 года. Вот почему US News оценили нашу телефонную службу №1 в стране. Мы предоставляем компаниям универсальную коммуникационную платформу , которая растет вместе с ними.

Цены на виртуальную телефонную систему доступны практически для любого бизнеса, начиная с 17,95 долларов США. Теперь вы можете приступить к работе с полнофункциональным мобильным приложением. Лучшая виртуальная телефонная система здесь — это Nextiva.