Что такое кредитная нота (и как она работает)?

Кредит-ноты являются важной частью выставления счетов. Во многих странах они также являются юридическим требованием.

В идеальном мире никогда не было бы ошибок или проблем с заказами и счетами…

Но, как мы все знаем, в бизнесе обстоятельства и распоряжения сильно меняются. Кредит-ноты помогают нам управлять этим и вести четкий бухгалтерский учет.

Что такое кредит-нота?

Кредит-нота (иногда известная как кредит -нота) — это документ, похожий на квитанцию, выдаваемый, когда в счетах-фактурах или заказах есть ошибки или их просто нужно изменить.

Его можно использовать для полной или частичной стоимости счета. Его цель — исправить кредитную запись между сторонами, не удаляя существующий счет и не создавая новый.

Это помогает поддерживать точную последовательность счетов и контрольный журнал.

Является ли кредит-нота возмещением?

Кредит-нота похожа на возмещение, но не совсем то же самое. Кредит-нота является одновременно подтверждением и доказательством кредита, в то время как возмещение является прямым погашением кредита.

Кредит-нота также, скорее всего, неявно означает дальнейшие транзакции между двумя сторонами, тогда как возмещение - нет.

Кредит-ноты выпускаются по целому ряду практических причин. Они не обязательно связаны с проблемами качества, хотя могут включать их. Возврат средств обычно оформляется по более простым причинам неудовлетворенности услугами или товарами.

В чем разница между кредит-нотой и дебет-нотой?

Кредитные и дебетовые ноты похожи, но не одинаковы. Основное отличие состоит в том, что кредит-ноты выдаются продавцом, а дебетовые-ноты (иногда называемые дебетовыми авизо ) выдаются покупателем.

Дебетовые ноты обычно отправляются до получения счета, тогда как кредитовые ноты отправляются после получения счета.

Первый также представляет собой формальную просьбу о кредите к продавцу (который еще может оспорить его), но последний означает признание продавцом кредита.

Почему и когда используется кредит-нота?

Кредит-нота может быть выдана до или после оплаты. Сроки отражают, в какой момент в процессе выставления счетов возникает проблема.

Обычно он выдается по одной из следующих причин:

Ошибка счета

Это может быть просто неправильная цена, указанная в счете-фактуре, неправильные продукты или заказы, или ошибка, связанная со скидкой или НДС.

Ошибка заказа

Если заказ клиента поврежден или неправильный. Это может варьироваться от совершенно неправильного порядка до просто нескольких незначительных проблем с ним.

Изменение порядка

Будь то по внутренним причинам (например, решения руководства) или по внешним причинам (например, решения покупателя), покупатель может изменить или отменить уже оплаченный или размещенный заказ.

Неудовлетворенность клиентов

Ожидания клиентов могут не совпадать с тем, что они получают. Возможно, товар был неправильно указан или описан продавцом, либо он не соответствовал ожиданиям по качеству.

Примерный сценарий выдачи кредит-ноты

Construction Co. только что заказала три больших бортовых грузовика у своего постоянного поставщика Truck Ltd. Автоматизированный счет на сумму 150 000 долларов США был выставлен Truck Ltd и отправлен в Construction Co.

К сожалению, в сумме счета не указана скидка 10%, обещанная торговым персоналом Truck Ltd.

Прежде чем кто-либо обнаружил ошибку, бухгалтерская группа Construction Co. (которая не знала о проблеме со скидкой) успешно произвела платеж. Вскоре после этого Truck Ltd. осознает свою ошибку и выдает кредит-ноту на сумму, которую Construction Co переплатила (15 000 долларов США).

Кредит-нота также регистрируется обеими сторонами внутри компании, чтобы их счета были сбалансированы. В следующий раз, когда Construction Co совершает покупку у Truck Ltd., кредит-нота погашается вместе со счетом-фактурой — из общей суммы кредита вычитается 15 000 долларов США.

Как вы выдаете кредит-ноту?

Кредит-ноты выдаются бухгалтерией и в адрес бухгалтерии, т. е. по тем же каналам выставляются обычные счета-фактуры.

Обычно они напрямую связаны с конкретным счетом-фактурой, поэтому лучше хранить их в тех же цепочках электронной почты, что и эти (если это позволяет ваша бухгалтерская программа).

Иногда их можно привязать к будущему счету (как в примере выше). Последний сценарий разыгрывается, когда он более удобен, потому что между сторонами регулярно происходит несколько транзакций.

Кредит-ноты в бухгалтерии

То, как именно вы вводите кредит-ноты в свои счета, зависит от того, какую систему бухгалтерского учета вы используете.

В единой бухгалтерии стоимость кредит-ноты должна быть просто введена в счет клиента. В двойной бухгалтерии она записывается как по кредиту дебиторской задолженности, так и по дебету выручки.

Какую информацию вы должны включить в кредит-ноту?

Информация в кредит-ноте должна быть аналогична той, что указана в счете-фактуре. Это включает:

• Контактная информация
• Детали даты
• Связанный номер счета-фактуры
• Условия оплаты

Может ли кредит-нота иметь срок действия?

Кредит-ноты имеют срок действия. Это будет указано в их условиях оплаты. У получателя обычно есть 12 месяцев, чтобы израсходовать остаток кредита.

Вывод

Кредит-нота является важным инструментом для обеспечения ясности бухгалтерского процесса вашей компании.

Без него исходный счет-фактуру пришлось бы удалить, а вместо него выставить другой счет-фактуру, когда возникнут проблемы. Это может создать путаницу в процессах бухгалтерского учета и аудита.

Кредит-ноты выдаются по ряду причин. Они варьируются от ошибки в сумме счета-фактуры до неудовлетворенности клиентов своей покупкой.

Они являются доказательством, которое часто требуют органы финансового надзора (в том числе в Соединенном Королевстве). Они также представляют собой важную гарантию того, что средства покупателя будут возвращены.

Как документы, они мало чем отличаются от счетов-фактур. Одно отличие состоит в том, что они могут быть выданы до или после обработки платежа.