3 действенных способа получить одобрение на новое программное обеспечение

Чтобы сделать убедительное экономическое обоснование программного обеспечения, проиллюстрируйте бизнес-задачу, ее влияние и то, как программное обеспечение решит ее.

Уговорить группу людей договориться о месте для обеда может быть непросто. А теперь представьте, что ваши начальники, коллеги и сотрудники присоединяются к новому программному обеспечению, которое влияет на всю компанию.

Это остается серьезной проблемой для любого бизнеса, внедряющего новые технологии. Согласно нашему недавнему опросу покупателей программного обеспечения, к трем основным препятствиям для инвестирования в новое программное обеспечение относятся нехватка бюджета, проблемы с окупаемостью инвестиций и неудовлетворенность вариантами.

Немного подготовившись, вы сможете предложить достаточно подробностей, чтобы развеять эти сомнения, получить одобрение и начать использовать современное программное обеспечение, которое поможет решить самые сложные задачи. Вот три совета, которые помогут вам создать сильную бизнес-модель программного обеспечения.

1. Разработайте краткое описание нового программного обеспечения

Элеваторная презентация — это быстрое описание концепции, включая все основные моменты, которые побудят слушателя следить за дополнительной информацией. В качестве первого шага к тому, чтобы заручиться поддержкой программного обеспечения, составьте четкую и лаконичную презентацию, в которой будут отражены несколько ключевых моментов:

• Самая критичная болевая точка бизнеса, которую может решить новое программное обеспечение. Четко опишите задачу, чтобы все поняли, о чем идет речь.
• Как программное обеспечение решает проблему. Кратко опишите, как, например, CRM помогает решить проблему неточных данных за счет автоматизации ввода данных. Количественно оцените это улучшение, когда это возможно.
• Почему выбранный вами продукт (ы) является лучшим вариантом. Приведите краткие примеры положительных отзывов, расскажите, как это работает с вашим текущим программным обеспечением, а также примечания о простоте внедрения, пользовательском опыте, поддержке и обучении или другие подробности, относящиеся к вашим потребностям.

Чем больше времени вам нужно, чтобы объяснить преимущества чего-либо, тем менее убедительным будет предложение. Составьте четкое заявление, объясняющее проблему, цель и решение в двух предложениях или меньше. Это облегчает набор сторонников, даже во время чата в комнате отдыха офиса.

2. Заручитесь поддержкой сторонников с реальными проблемами

Вооружившись своим предложением, вам будет легче привлечь двух-трех сторонников, которые смогут укрепить вашу бизнес-модель реальными примерами. Вы уже должны знать, с какой проблемой может справиться предлагаемое вами программное обеспечение, поэтому найдите нескольких сотрудников, которые сталкивались с этой проблемой, чтобы проиллюстрировать серьезность проблемы.

Попросите их принять участие в вашей презентации, чтобы они могли кратко объяснить проблему, с которой столкнулись, и последствия, если ничего не исправить. Это показывает вашим заинтересованным сторонам, почему действия необходимы в ближайшее время.

Если ваша текущая задача связана со старыми технологиями, прямые пользователи — отличные кандидаты. Но если ваша проблема больше связана с процессом, найдите сотрудников, которые выполняют эту задачу, чтобы понять самые неприятные аспекты.

Вот еще несколько соображений по сбору сторонников:

• Не забудьте нанять менеджеров , команды которых сталкиваются с проблемой. У них будет другая точка зрения, чтобы поделиться.
• Если у вас есть особенно харизматичный сторонник, позвольте ему объяснить проблемы своим голосом . Эмоциональные мольбы могут быть особенно сильными.
• Разнообразие ценно, но постарайтесь объединить проблемы сотрудников в одну тему , например, «потеря производительности» или «упущение выгодных возможностей для бизнеса».

3. Объясните, почему выбранное вами программное обеспечение является лучшим вариантом

Допустим, вы определили, что CRM может помочь решить проблему неточных данных о клиентах. путем автоматизации большей части процесса входа. Вы можете услышать такие отзывы, как: «Конечно, большинство CRM могут упростить задачу ввода информации о клиенте, но почему вы выбрали поставщика X?»

Чтобы показать, почему выбранное вами программное обеспечение является лучшим вариантом, вам нужно продемонстрировать , как вы проверили все возможные варианты. Поскольку на рынке представлено более 600 продуктов CRM, не любое старое программное обеспечение подойдет.

Capterra может помочь вам сравнить функционально похожее программное обеспечение, чтобы найти лучшие варианты по цене и рейтингу.

Для большинства рынков программного обеспечения различие заключается в деталях. Рассмотрите менее материальные аспекты программного обеспечения, которые могут оказать большое влияние на вашу задачу, например:

• Чистый пользовательский интерфейс, который делает программное обеспечение визуально приятным
• Хорошее обслуживание клиентов для быстрого решения проблем
• Помощь в реализации для простой миграции данных
• Доступные варианты обучения для повышения квалификации пользователей

Эти более мелкие аспекты имеют значение — более простая система, которую сотрудники действительно используют правильно, более ценна, чем многофункциональный продукт, которым сложно пользоваться.

Решение проблемы — ключ к успешному бизнес-кейсу

Есть десятки деталей, которые необходимо учитывать при инвестировании в программное обеспечение, но чтобы получить одобрение со стороны менеджеров и сотрудников, основной посыл «Продукт X решает проблему Y, потому что он может решить Z» имеет первостепенное значение.

Для получения дополнительных рекомендаций по этому решению подтвердите, действительно ли вам нужно новое программное обеспечение, и пройдите весь процесс покупки программного обеспечения.

Вы также можете использовать этот шаблон PowerPoint для настройки презентации.

Методология исследования тенденций покупки программного обеспечения для малого бизнеса в 2019 году

Представленные результаты основаны на исследовании Gartner, направленном на изучение покупательского поведения владельцев малого и среднего бизнеса за последние двенадцать месяцев.

Первичное исследование проводилось онлайн в период с сентября по октябрь 2019 года среди 488 респондентов из США, Канады, Германии, Франции и Испании.

Компании были проверены на количество сотрудников и выручку в 2018 финансовом году, чтобы получить малый и средний бизнес. Они также должны были приобрести по крайней мере одну программную систему за 5000 долларов или более в течение последних двенадцати месяцев.

Респонденты должны были быть как минимум офис-менеджерами, влияющими на решения о покупке программного обеспечения в своих организациях.

Исследование было разработано совместно аналитиками Gartner и основной исследовательской группой, которая следит за цифровыми рынками.

Отказ от ответственности: результаты не отражают «глобальные» результаты или рынок в целом, а отражают настроения респондентов и опрошенных компаний.

ПРИМЕЧАНИЕ. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.