3 способа собрать отзывы о поиске программного обеспечения

Отзывы коллег являются ключом к выбору правильного программного обеспечения для бизнеса — узнайте, как собрать эти отзывы с помощью этих советов.

Организации внедряют новое программное обеспечение для решения проблемы. Для этого вам нужно найти правильное программное обеспечение, отвечающее вашим потребностям. Тем не менее изменение программного обеспечения затронет многих людей в вашей организации, а не только непосредственных пользователей. Поэтому важно получать обратную связь при поиске подходящего продукта.

Возможно, у вас уже есть краткий список опций программного обеспечения, но не упустите возможность получить отзывы от своих коллег. Получив информацию на ранней стадии процесса, вы с большей вероятностью найдете нужный продукт. И, в конечном счете, вы почувствуете себя более уверенно и удовлетворены покупкой программного обеспечения.

С помощью этих советов вы узнаете, как получить отзывы коллег о вашем поиске программного обеспечения.

3 способа включить коллег в поиск программного обеспечения

1. Относитесь к выбору программного обеспечения как к командному виду спорта

Важно определить все команды, на которые повлияет изменение программного обеспечения, и привлечь сотрудников из этих групп к процессу принятия решений.

Это может показаться узким местом в процессе, когда руководство или тот, кто несет ответственность за окончательное решение о покупке, может в конечном итоге принять решение без вмешательства извне. Но если вы не собираете мнения команды, вы рискуете выбрать неправильное программное обеспечение или столкнуться с трудной борьбой за внедрение.

По крайней мере, вам нужна выборка людей, которые будут использовать программное обеспечение каждый день, финансовый специалист, кто-то из руководства, кто-то с техническими знаниями и кто-то из вашей юридической команды. Ниже мы поговорим подробнее о том, что каждая из этих ролей может привнести в разговор.

2. Придерживайтесь от 3 до 5 вариантов программного обеспечения, чтобы избежать перегрузки

Существует явление, известное как «паралич выбора», которое сводится к следующему: не давайте людям слишком много вариантов выбора, иначе они отключатся и ничего не выберут. Тот же принцип применим к получению отзывов о программном обеспечении от вашей команды.

Дайте им от трех до пяти вариантов вместо 20. Вы избежите паралича выбора и примете решение раньше, чем позже. Вы также, скорее всего, получите более подробный отзыв, так как у вашей команды будет больше времени, чтобы подробно прокомментировать несколько вариантов, чем для многих.

Чтобы начать формирование своего списка, войдите в систему Capterra и сохраните свои любимые продукты из нашего каталога программного обеспечения.

Если вы изо всех сил пытаетесь сузить свой список, попробуйте нашу функцию сравнения: найдите свою категорию программного обеспечения на Capterra, установите флажок «Добавить для сравнения» для конкретных продуктов, которые вы рассматриваете, затем нажмите «Сравнить сейчас», чтобы получить сводный обзор для более эффективного сравнения продуктов.

3. Адаптируйте свои обсуждения для каждой аудитории

Людям из разных команд нужна разная информация о каждом варианте программного обеспечения, связанном с их ролью. А поскольку разные команды привносят свой собственный опыт, вы захотите, чтобы эти точки зрения были отражены в отзывах, которые вы собираете.

Вот разбивка того, что разные группы могут захотеть узнать и что они могут предложить:

Финансовый отдел спросит, сколько будет стоить программное обеспечение и какова плата за обслуживание, связанная с каждым вариантом. Они могут поделиться информацией о бюджете программного обеспечения в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

• Чем поделиться: укажите цену каждого варианта программного обеспечения, стоимость обслуживания или потенциальных обновлений, количество платных пользователей программного обеспечения и любые другие расходы, с которыми может столкнуться ваш бизнес при внедрении каждого варианта.
• Что спросить: убедитесь, что вы закончили это обсуждение с четким пониманием бюджета, доступного для программного обеспечения сейчас, и вероятно, что этот бюджет изменится в ближайшие несколько лет. Вы также должны спросить финансовый отдел об их платежных предпочтениях (например, хотят ли они, чтобы вы платили ежегодно, что может означать, что вы получаете скидку от поставщика программного обеспечения, или ежемесячно, чтобы распределить расходы по времени).

Юристы захотят узнать, есть ли у программного обеспечения послужной список соблюдения требований безопасности данных и выполнения контрактов с клиентами. Они могут выделить любые касающиеся формулировок, на которые следует обратить внимание во время переговоров по контракту.

• Чем поделиться: принести подробные сведения о том, как программное обеспечение взаимодействует с данными и хранит их, каковы его стандарты безопасности данных, а также соответствует ли оно государственным нормам США и GDPR в Великобритании (среди прочего соответствующего законодательства).
• Что спросить: эта команда может помочь вам подготовиться к тому, что спросить у поставщика во время переговоров по контракту. Они также могут дать представление о красных флажках, которые они ищут в контрактах.

Руководство спросит, помогут ли выбранные вами варианты программного обеспечения оптимизировать процессы, сделать работу более эффективной, помочь в достижении бизнес-целей и решении конкретных проблем.

• Чем поделиться: убедитесь, что руководство понимает, что могут и чего не могут выбранные вами варианты программного обеспечения. Не заставляйте их продираться через информацию: расскажите им о преимуществах и недостатках, стоимости и потенциальных улучшениях в бизнесе.
• Что спросить: руководство может помочь вам понять их приоритеты в отношении нового программного обеспечения, что может помочь вам сузить свой список и в конечном итоге выбрать лучший вариант. Вы должны спросить, заботятся ли они больше о стоимости или функциях, а также об их долгосрочной версии для технологий в компании.

Пользователи захотят узнать, как эти опции программного обеспечения помогут им выполнять свою работу, а также как изменятся любые текущие процессы. Они могут дать представление о том, какие функции необходимы и какие функции они хотели бы иметь в вашем текущем программном обеспечении.

• Чем поделиться: приведите список плюсов и минусов различных функций, доступных в каждом решении, а также информацию о том, как эти функции повышают производительность.
• Что спросить: узнайте о любых болевых точках, с которыми в настоящее время сталкивается ваша команда, либо из-за того, что у вас нет программного обеспечения, либо из-за того, что ваше текущее программное обеспечение не подходит наилучшим образом. Попросите пользователей поделиться тем, что они хотели бы получить от нового решения. Чтобы задать конкретные вопросы своей команде при сравнении программного обеспечения, следуйте этому руководству.

Технические эксперты могут обсудить вопросы, связанные с совместимостью, интеграцией и реализацией. Они также могут дать представление о технических характеристиках опций программного обеспечения.

• Чем поделиться: предоставьте информацию об обязательных интеграциях для другого программного обеспечения, которое вы используете в настоящее время. Вы также должны указать, являются ли варианты программного обеспечения, которые вы рассматриваете, облачными или локальными.
• Что спросить: если вы не очень хорошо разбираетесь в технических деталях опций программного обеспечения, запросите сводку ключевой технической информации. Вы также должны спросить о любых проблемах реализации, которые они предвидят.

Сбор значимых отзывов от вашей команды помогает принимать более обоснованные решения о покупке программного обеспечения.

Покупка программного обеспечения, хотя и является большим достижением, не является финишной чертой. Истинная цель — успешный переход к внедрению и использованию нового программного обеспечения.

Чтобы этот переход был успешным, важно заручиться поддержкой команды перед покупкой программного обеспечения. Получение предварительных отзывов на ранних этапах процесса с использованием этих трех советов облегчит приобретение и внедрение программного обеспечения в будущем.