Текстовые сообщения VoIP: как это работает, лучшие практики и лучшие провайдеры

Когда вам нужно связаться с клиентами, которые не отвечают на ваши звонки, должен быть лучший способ связаться с ними. Точно так же вам может понадобиться запасной план, чтобы предстать перед потенциальными клиентами или уведомить сотрудников, которые не берут или не могут взять трубку.

В таких ситуациях текстовые сообщения Voice over Internet Protocol (VoIP) вступают в свои права. Вы можете отправлять текстовые сообщения через свой бизнес-сервис VoIP , пересылать сообщения нужным людям и при этом соблюдать нормативные требования.

Читайте дальше, чтобы узнать об отправке текстовых сообщений с вашего номера VoIP, о том, как это работает и как именно вы можете их использовать.

Что такое VoIP-текстовые сообщения?

Текстовые сообщения VoIP — это метод отправки и получения SMS-сообщений на ваш номер телефона, предоставленный провайдером VoIP. Это может быть стационарный номер или бесплатный номер. Вы можете использовать существующую (или новую) услугу VoIP для отправки и получения текстовых сообщений в той же системе, что и ваши деловые телефонные звонки.

Нет необходимости брать в руки мобильное устройство или иметь специальный мобильный телефон для работы. Вам просто нужны функции SMS и MMS, включенные в службу VoIP вашего бизнеса.

Как работают текстовые сообщения VoIP

Текстовые сообщения VoIP работают с использованием виртуального номера телефона. Вы можете назначить этот номер пользователю или группе пользователей и включить обмен текстовыми сообщениями через подключение к Интернету, например Wi-Fi.

Когда пользователям нужно отправить текстовое сообщение, они просто открывают приложение командного чата и добавляют номер телефона или выбирают существующий контакт. Когда кто-то отвечает, тот же пользователь или группа пользователей получает уведомление.

За кулисами ваша система VoIP использует ту же технологию, которую она использовала бы для совершения телефонного звонка или отправки мгновенного сообщения. Пакеты информации (текстовые сообщения, изображения, видео и т. д.) маршрутизируются из вашей облачной системы на номер мобильного телефона получателя.

Хотите узнать больше о технологии текстовых сообщений VoIP?

Связанный: Что такое VoIP? Руководство для новичков по передаче голоса по IP

Отличия SMS и MMS

Служба коротких сообщений (SMS): функция обмена текстовыми сообщениями, существующая с 1992 года, для текстовых сообщений длиной до 160 символов, доставляемых пользователям мобильных телефонов. Когда большинство людей чаще всего ссылаются на текстовые сообщения, они имеют в виду обмен сообщениями на основе SMS.

️ Служба обмена мультимедийными сообщениями (MMS): MMS была введена в 2002 году, опираясь на возможности SMS, позволяя пользователям мобильных телефонов отправлять изображения, аудиоклипы, видео и более крупные ограничения на количество символов в своих сообщениях. MMS поддерживает небольшие файлы размером до 300 КБ сегодня практически на всех смартфонах.

Способы совместного использования VoIP и текстовых сообщений

Существует множество способов использования текстовых сообщений VoIP, и не существует жестких правил относительно того, когда вы не можете использовать эту услугу. Мы выделили распространенные сценарии, в которых вы можете воспользоваться функцией текстовых сообщений VoIP.

1. Поддержка клиентов

Когда вам нужно, чтобы клиенты предоставили фотографии или дополнительную информацию для обращений в службу поддержки, попросить их сделать фотографию, отправить ее на электронную почту, загрузить и загрузить по ссылке поддержки — это трудоемкий процесс. Клиент, обратившийся за помощью, теперь выполняет всю тяжелую работу и расстраивается. Вместо этого вы можете отправить им ссылку, чтобы они могли напрямую загрузить фотографию.

Это средство обмена текстовыми сообщениями VoIP использует ту же технологию, что и вызов, к которому вы подключены, обеспечивая бесперебойную работу для ваших клиентов.

Еще одним важным преимуществом является возможность отправлять фотографии с помощью MMS-сообщений. Например, когда инженеры по эксплуатации находятся на месте у клиента, они могут отправлять фотографии непосредственно техническим инженерам для диагностики проблем, устраняя необходимость привозить часть оборудования обратно в офис и сокращая общее время ремонта.

2. Последующие действия с потенциальным клиентом

Средний процент откликов на SMS-маркетинг составляет целых 45%. Это значительно по сравнению с показателем откликов на электронный маркетинг, составляющим 6% , и конверсией по холодным звонкам, равной 2%.

После того, как вы поговорили с потенциальным клиентом или когда веб-посетитель загрузил ресурс, отправьте ему текстовое сообщение вместо того, чтобы брать трубку или добавлять его в свою следующую рассылку по электронной почте. Когда вы повесите трубку после телефонного звонка, выберите контакт из адресной книги и начните вводить собственное текстовое сообщение. Никакого специального программного обеспечения не требуется — только ваше VoIP-приложение .

Это не только приведет к увеличению открываемости (в конце концов, мы читаем все наши тексты), но и дадите получателю возможность щелкнуть ссылку, чтобы узнать больше о вашем предложении или услуге.

3. Напоминания о встречах

Если бы у вас была возможность уменьшить количество пропущенных встреч, вы бы приветствовали это с распростертыми объятиями, верно?

Одно дело, когда клиенты или пациенты записываются на прием, и совсем другое, когда они приходят. Вы можете использовать текстовые сообщения VoIP для автоматизации или отправлять ручные напоминания за неделю, день или час до встречи, что снижает вероятность неявки.

Когда вы разговариваете с пациентом в режиме реального времени и записываетесь на следующий прием, уменьшите вероятность того, что он запишет неправильное время или дату, отправив SMS во время разговора.

Аналогичным образом вы можете упростить процедуру записи на повторные встречи. Если пациенту необходимо регулярно записываться на новый прием, вы можете отправить ему ссылку по SMS, чтобы он мог выбрать время приема. Вы экономите время на звонках, по которым нет соединения, и пациенты могут назначать встречи в удобное для них время.

4. Отправляйте текстовые сообщения после пропущенных звонков.

Сколько раз вы получали уведомления о пропущенном звонке только для того, чтобы перезвонить и никто не ответил? Телефонные метки или теннис с голосовой почтой — как бы вы это ни называли — непродуктивны.

Возможно также, что вы не знаете, от кого пропущенный звонок. Итак, вы перезваниваете, никто не отвечает, и вы ничего не знаете.

Вместо этого вы можете отправить текстовое сообщение, подтверждающее, что вы пропустили звонок, и предложить звонящему перезвонить в предложенное время. У вас может быть перерыв между 13:00 и 14:00, или с вами можно связаться только во время ночной смены.

Или, если вы заняты другим звонком, отправьте SMS, чтобы сообщить, что вы в настоящее время помолвлены, и перезвоните им, как только у вас появится такая возможность. Вы даже можете настроить автоответчики, чтобы в случае пропуска звонка вызывающий абонент автоматически получал текстовое сообщение.

Ограничения использования SMS-сообщений с номерами VoIP

Как и у всех технологий, есть некоторые ограничения, о которых вам следует знать.

Вот шесть вещей, которые следует учитывать при принятии решения о том, подходят ли текстовые сообщения VoIP для вашего малого бизнеса или предприятия:

• Ограничения на скорость текстовых сообщений : вы не можете отправлять неограниченное количество текстовых сообщений.
• Функциональность SMS. Не все поставщики услуг VoIP поддерживают функцию SMS.
• Большие размеры файлов: большие изображения или видео размером более 1 МБ не поддерживаются.
• Ограничения на количество символов. Сообщения длиной более 160 символов разбиваются на несколько сообщений.
• Короткие коды SMS: короткие коды SMS не всегда поддерживаются.
• Согласие получателя. Предприятия должны вести учет согласия на отправку текстовых сообщений в коммерческих целях, таких как маркетинговые кампании.

Преимущества текстовых сообщений VoIP

Хотя использование SMS-сообщений с номерами VoIP может иметь некоторые ограничения, преимущества перевешивают их.

Ключевые преимущества включают обеспечение лучшего и более персонализированного обслуживания клиентов и внедрение многоканального подхода к вашим процессам продаж и поддержки. В то же время вы повышаете производительность, достигая тех же или лучших результатов за меньшее количество звонков и кликов.

• Повышение удовлетворенности клиентов : отслеживайте и оптимизируйте процессы поддержки, продаж и встреч, вводя письменный формат наряду с устным каналом общения.
• Упрощенные групповые текстовые сообщения для сотрудников : отправляйте одно-многим сообщения вместо того, чтобы информировать коллег о проблемах или предложениях по одному.
• Персонализированное обслуживание клиентов : интеграция с CRM, системами продажи билетов или любым программным обеспечением с открытыми API для настройки предложений и использования такой информации, как имена клиентов, названия компаний и существующие продукты, в сообщениях.
• Улучшение вовлеченности в продажи . Начните исходящий поиск с высоким уровнем вовлеченности.
• Снижение затрат на связь . Отправляйте сообщения массово, чтобы добиться того же результата, что и при множественных звонках отдельным лицам.

Как настроить отправку текстовых сообщений VoIP

Выполните следующие четыре шага, чтобы начать отправлять текстовые сообщения со своего рабочего номера телефона:

Шаг 1. Выберите провайдера VoIP.

Во-первых, вам нужно выбрать поставщика услуг VoIP-телефонии. Убедитесь, что у них есть опыт работы с клиентами, использующими телефонные системы VoIP и средства SMS. Если у вас уже есть провайдер VoIP, узнайте, есть ли у него примеры клиентов, которые также используют опцию SMS.

Если у вас нет провайдера VoIP и вы в настоящее время рассматриваете возможность перехода от традиционной телефонной системы к облаку, это идеальное время, чтобы убедиться, что вы переходите на одного провайдера как для звонков, так и для текстовых сообщений.

Шаг 2. Получите новый номер или сохраните существующий.

После того, как вы выбрали провайдера, пришло время подумать о номерах телефонов. Здесь у вас есть два варианта:

1. Используйте новый виртуальный номер : получите новую телефонную линию для исходящих кампаний.
2. Перенесите существующий номер телефона : сохраните текущий номер, переместив его между сетями (настройка может занять несколько недель).

Перенос номера включает в себя просьбу вашего старого провайдера освободить номер из своей инфраструктуры, а вашего нового провайдера перенести его в свою. В зависимости от истории вашего номера телефона и того, где он находится в настоящее время, это может ускорить или задержать процесс. Обязательно поговорите со своим новым провайдером, когда собираетесь сохранить существующий номер.

Шаг 3. Завершите регистрацию 10 DLC.

Следующим шагом будет завершение регистрации 10DLC. Это длинный код из 10 цифр, который относится к персонализированному 10-значному номеру телефона, предназначенному для приложений делового общения и обмена текстовыми сообщениями.

Однако использование такого номера требует соблюдения правил. Прежде чем отправлять сообщения, компании должны получить одобрение Реестра кампании. Процесс регистрации 10DLC состоит из двух частей:

• Регистрация бренда : предприятия должны идентифицировать себя в сетях операторов связи.
• Регистрация кампании . Компании должны предоставить примеры отправляемых ими сообщений и доказать, что потребители согласились получать их текстовые сообщения.

Когда вы настроите 10DLC, вы сможете отправлять текстовые сообщения со своей линии VoIP.

Шаг 4. Начните отправлять тексты из вашей системы VoIP.

В приложении Nextiva перейдите в «Сообщения» и следуйте следующим инструкциям:

• Нажмите SMS, затем + .
• Выберите контакт(а) из списка контактов или введите номер(а) телефона в поле Кому .
• Добавьте несколько получателей, чтобы создать групповое SMS-сообщение.
• Нажмите значок скрепки слева от текстового поля, чтобы отправить изображение (JPG, PNG, BMP или GIF размером менее 1 МБ) или аудиофайл (.mp3, .wav или .mp4).
• Введите свое сообщение и нажмите «Отправить» .

Испытайте лучшего провайдера VoIP для бизнеса

Если вы хотите улучшить обслуживание клиентов или снизить количество пропущенных встреч, текстовые сообщения VoIP являются идеальным решением как для малого бизнеса, так и для предприятий.

При поиске провайдера текстовых сообщений VoIP вам нужен кто-то, кто был там и делал это. Nextiva поддерживает отношения со всеми основными поставщиками телефонных услуг, поэтому текстовые сообщения доставляются надежно и через простой интерфейс.

Выбирая Nextiva для деловых SMS и VoIP, вы получаете следующие преимущества:

• Транскрипция голосовой почты : получите электронное письмо или SMS-сообщение с точной расшифровкой голосовой почты.
• Деловые текстовые сообщения : обменивайтесь текстовыми SMS-сообщениями с клиентами и членами команды с помощью настольного компьютера или мобильного приложения.
• Интеграция приложений . Синхронизируйте свои деловые коммуникации с популярными инструментами CRM, поддержки клиентов и совместной работы.

Таким образом, все сотрудники смогут получать телефонные номера с поддержкой текстовых сообщений и обмениваться текстовыми сообщениями с помощью мобильных, веб-приложений и настольных приложений NextivaONE.

Часто задаваемые вопросы