VoIP для некоммерческих организаций: основные функции и преимущества для НПО

Руководители некоммерческих организаций часто беспокоятся о том, как развивать отношения с донорами и волонтерами, выполнять свою миссию и контролировать расходы.

Одно из самых важных решений, которые вы можете принять, — это ваша телефонная система.

К сожалению, традиционные телефонные услуги не предназначены для некоммерческих организаций.

Традиционные системы фиксированной связи из-за неуклюжего оборудования, негибкой маршрутизации вызовов и ограниченных возможностей часто создают больше головной боли, чем пользы для организаций, полагающихся на ограниченный бюджет и поддержку волонтеров.

Если вы подумываете об обновлении телефонной системы, но не знаете, с чего начать, идеальным решением может стать передача голоса по интернет-протоколу ( VoIP ). Звонки осуществляются через облако, а не через физические телефонные линии для совершения и приема телефонных звонков. Все, что вам нужно, это подключение к Интернету.

Читайте дальше и узнайте, почему так много некоммерческих организаций переходят со старых телефонов на системы VoIP.

Почему некоммерческие организации отказываются от своих традиционных телефонных систем?

Устаревшие телефонные системы имеют множество ограничений, которые мешают продуктивности некоммерческих организаций и отношениям с клиентами. Вот некоторые из основных причин перехода организаций на VoIP.

1. Высокие эксплуатационные расходы

Первоначальные инвестиции в локальную систему УАТС, а также постоянное обслуживание и обновления делают традиционные телефонные системы намного дороже, чем альтернативы VoIP.

Оплата ежемесячных платежей за каждый стационарный телефон также быстро увеличивает расходы. Поскольку большинство некоммерческих организаций работают с чрезвычайно ограниченными бюджетами, эти текущие расходы неоправданно отвлекают средства от реальных усилий и на операционные расходы.

2. Отсутствие гибкости и масштабируемости.

Поскольку традиционные телефонные системы полагаются на физические телефонные линии и оборудование, по мере развития вашей некоммерческой организации добавление или удаление расширений становится затруднительным.

Например, если вы открываете новый офис или вам необходимо быстро настроить телефоны для временной кампании по сбору средств, затраты на замену проводки и покупку оборудования быстро возрастают, что ограничивает масштабируемость.

3. Ограниченные возможности обработки вызовов.

Большинство устаревших телефонных систем зависят от заранее определенного количества физических телефонных линий. Если все эти линии заняты текущими вызовами, любые дополнительные входящие вызовы стоят в длинных очередях, блокируются, передаются на голосовую почту или отключаются.

Это представляет собой серьезную проблему для малого бизнеса и НПО, поскольку часто означает отсутствие пожертвований и разочарование сторонников критически важных инициатив в периоды высокой посещаемости.

4. Плохая интеграция с CRM.

Поскольку устаревшие системы связи работают изолированно от других систем, данные о звонках не заполняются автоматически в вашей CRM или других системах.

Без встроенной интеграции вашей команде придется вручную отслеживать и регистрировать все взаимодействия по вызовам — это неэффективный процесс, подверженный человеческим ошибкам. Ценные данные неизбежно ускользают из виду, что приводит к разрозненному опыту сторонников.

5. Проблемы безопасности

При использовании устаревших телефонных услуг все оборудование и инфраструктура находятся в ваших офисах, что потенциально затрудняет защиту. Злоумышленники или несчастные случаи могут поставить под угрозу серверы, а отсутствие обновления инфраструктуры может подвергнуть риску конфиденциальные данные вашего клиента.

Решения VoIP предлагают шифрование вызовов для предотвращения нежелательного прослушивания ваших сообщений. Это особенно важно для благотворительных организаций.

Связанная статья

Безопасен ли VoIP? Полное руководство по безопасности VoIP и шифрованию вызовов

6. Ограниченная отчетность и аналитика

Большинство старых телефонных систем практически не предоставляют данных о звонках, а только базовые журналы входящих/исходящих звонков и их продолжительности.

Без подробной информации — например, о времени пиковой нагрузки, оставленных без ответа звонках и источнике звонка — практически невозможно определить области, в которых необходимо улучшить ситуацию, или принять обоснованные решения для улучшения сбора средств и охвата населения.

Облачная телефонная служба — лучший вариант для финансово ответственных некоммерческих организаций. Он предлагает множество возможностей с безграничной масштабируемостью, улучшенной обработкой вызовов и мощной интеграцией.

Преимущества VoIP для некоммерческих организаций

Перейдя на телефонную систему VoIP для некоммерческих организаций, ваша организация сможет преодолеть эти проблемы, одновременно открыв следующие революционные преимущества.

Доступная связь

Телефонные системы VoIP обычно имеют более низкие затраты на установку и текущие расходы, чем традиционные телефонные линии, что делает их идеальными для некоммерческих организаций с ограниченным бюджетом.

Отсутствие необходимости в физическом оборудовании или обширной проводке позволяет некоммерческим организациям экономить на обслуживании и затратах на инфраструктуру.

Вы можете избежать дорогостоящих инвестиций в УАТС и платы за линию, а поскольку VoIP использует подключение к Интернету , все, что вам нужно, — это существующая сеть. Такое значительное сокращение затрат обеспечивает облегчение бюджета, в котором отчаянно нуждаются некоммерческие организации.

Совет для профессионалов: если ваша организация освобождена от налогов , вы можете претендовать на еще большую экономию. Спросите, как можно не платить налоги с продаж или акцизные сборы, связанные с вашей услугой VoIP.

Телефоны с возможностью удаленного доступа

Поставщики услуг VoIP поддерживают удаленную рабочую силу, позволяя членам команды оставаться на связи, даже когда они находятся в поле или работают из дома.

Это освобождает пользователей от физических офисных телефонов. А благодаря расширенным функциям, таким как переадресация вызовов, программные телефоны и мобильные приложения, ваша команда может связываться друг с другом по мере необходимости.

Улучшение взаимодействия с донорами

Организации могут использовать системы VoIP для информационно-просветительской работы и последующих звонков, информируя доноров и вовлекая их в свои дела. Благодаря мгновенному доступу к профилям звонящих во время звонков ваша команда сможет лучше наладить значимые связи со своими сторонниками.

Было доказано, что бесплатные номера повышают доверие потребителей, и эти номера позволяют крупным донорам поговорить с вашей командой о том, куда направить свои средства.

Последующие действия оптимизируются за счет регистрации взаимодействий непосредственно в вашей CRM — уровень персонализации, который помогает повысить лояльность и безопасность доноров.

Добавлены возможности отправки SMS-сообщений.

Молодежь предпочитает отправлять текстовые сообщения звонкам, что делает обмен SMS-сообщениями эффективным инструментом для привлечения новых и потенциальных доноров.

Интегрированный обмен SMS-сообщениями устраняет пробелы в общении для сторонников, которые предпочитают текстовые сообщения звонкам и электронным письмам. Быстрые массовые текстовые сообщения могут мгновенно уведомить тысячи сторонников, чтобы побудить к немедленным действиям, что полезно для сбора средств в последнюю минуту или обновлений о мероприятиях.

Улучшенное командное сотрудничество

Такие функции, как групповые чаты, видеоконференции и обмен файлами, улучшают совместную работу в команде, что приводит к более эффективному управлению проектами.

Объединив голосовую, видео и текстовую связь на одной платформе, команды, работающие на расстоянии, могут работать вместе слаженно и гибко. Унифицированные системы объединяют сотрудников и волонтеров, оптимизируя командную работу.

Вот как Служба социального профессионального образования Калифорнии, оказывающая поддержку взрослым с нарушениями развития или интеллектуальными нарушениями, использует систему бизнес-телефонии для надежной и последовательной связи сотрудников и координации программ с семьями и лицами, осуществляющими уход, в своих 80 офисах.

Читайте также: Как Nextiva помогает United Way собрать 2,6 миллиона долларов на виртуальных телемарафонах

10 основных функций VoIP для некоммерческих организаций

Чтобы по-настоящему преобразовать коммуникации вашей некоммерческой организации, ищите систему VoIP, которая включает в себя следующие ключевые функции.

1. Автосекретарь

Автоматический виртуальный администратор приветствует входящих звонков, предлагает варианты меню, например «Нажмите 1 для пожертвований», и правильно маршрутизирует звонки. Автосекретарь обеспечивает круглосуточную связь 7 дней в неделю с минимальными трудозатратами, гарантируя, что вы никогда не пропустите звонок даже в нерабочее время или во время нехватки персонала.

Ваши потоки вызовов не должны быть сложными. Ваша команда может адаптировать их к вашим часам работы или специальным мероприятиям по сбору средств.

2. Маршрутизация вызовов

Интеллектуальная маршрутизация вызовов определяет, куда должны направляться вызовы, исходя из ваших предпочтений и потребностей.

Вы можете отправлять определенные звонки на голосовую почту, направлять ведущих доноров представителям счетов или пересылать срочные сообщения на мобильные телефоны. Когда объем вызовов резко возрастает, вы можете оперативно адаптировать направление вызовов или подготовить правила маршрутизации для особых событий.

3. Конференц-связь и видеовстречи

Выберите облачную телефонную систему, которая позволяет проводить аудио- или видеоконференции, совместное использование экрана и другие возможности подключения в режиме реального времени, позволяя вашей команде сотрудничать из любого места без головной боли и транспортных расходов.

С размещенной платформой VoIP, такой как Nextiva, вам не нужно платить за дополнительное программное обеспечение для встреч или услуги конференц-связи — они включены в стоимость.

4. Мобильные и настольные программные телефоны

Программные телефоны позволяют сотрудникам и волонтерам использовать свои мобильные устройства в качестве расширения системы VoIP, гарантируя, что они останутся на связи, где бы они ни находились. Сотрудники могут работать продуктивно независимо от того, где они находятся — в офисе, дома или в поле.

5. Голосовая почта на электронную почту

Транскрипция голосовой почты избавляет от необходимости дозваниваться и проверять сообщения вручную. Оповещения по электронной почте уведомляют сотрудников о новых голосовых сообщениях, а преобразование речи в текст обеспечивает письменное содержание прямо в вашем почтовом ящике для быстрого просмотра.

Это помогает вашей команде реагировать быстрее и гарантирует, что никакие сообщения не ускользнут.

6. СМС-коммуникации

Встроенные SMS-сообщения делают общение со сторонниками более удобным и удобным для них по предпочтительным каналам связи – телефону, электронной почте или текстовым сообщениям.

Охватите более широкую аудиторию, отправляя текстовые сообщения с напоминаниями о мероприятиях, подтверждениями пожертвований или другими уведомлениями прямо со своей служебной телефонной системы.

7. Интерактивный голосовой ответ (IVR)

Одной из основных особенностей телефонной системы VoIP является возможность взаимодействия с абонентами с помощью голосовых команд или ввода с клавиатуры, обеспечивая возможность самообслуживания для доступа к информации или выполнения определенных задач.

Настройте меню IVR , чтобы упростить выполнение таких задач, как:

• Запрос обратного звонка
• Получение инструкций или сведений о поддержке
• Узнаем, как стать волонтером
• Получение информации о платеже

Кроме того, IVR предоставляет возможности самообслуживания круглосуточно и без выходных, не связывая сотрудников. Предварительный сбор базовой информации помогает более эффективно направлять звонящих к представителю, оптимизируя качество обслуживания клиентов.

8. Аналитика звонков и отчетность

Надежная аналитика вызовов позволяет сразу увидеть объем вызовов, время ожидания, прерванные вызовы, сигналы занятости и многое другое.

Отчеты о тенденциях раскрывают закономерности использования, что позволяет лучше планировать ресурсы — узнавайте, какие источники звонков обеспечивают наилучшую рентабельность инвестиций, и активно выявляйте проблемы до того, как они повлияют на ключевые показатели эффективности.

9. Интеграция CRM

Соединение вашей CRM и телефонной системы обеспечивает автоматическую регистрацию вызовов и всплывающие окна с информацией о звонящем, предоставляя сотрудникам мгновенный доступ к профилям звонящих во время звонков.

CRM автоматически регистрирует взаимодействия, сохраняя записи в одном решении.

10. Запись и транскрипция разговоров

Запись звонков создает ценные возможности, такие как разрешение споров, более быстрый набор новых сотрудников с помощью пробных звонков, снижение рисков ответственности и ведение постоянного учета специальных объявлений или интервью.

Транскрипция делает контент доступным для поиска, а ИИ может анализировать взаимодействия, чтобы повысить эффективность команды.

Лучшие провайдеры VoIP для некоммерческих организаций

При оценке VoIP-решений обязательно обратите внимание на поставщиков, разработанных с учетом потребностей некоммерческих организаций, таких как:

1. Некстива

Nextiva, известная своей надежностью и комплексными коммуникационными решениями, представляет собой полный набор инструментов, включающий голосовую связь, видео, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями и интеграцию с CRM.

Nextiva выделяется как ведущий поставщик, специально созданный для повышения производительности некоммерческих организаций и связей с общественностью . Его ведущая в отрасли платформа преодолевает прежние ограничения связи благодаря мощным функциям VoIP, простой интеграции с CRM, неограниченной масштабируемости и первоклассной надежности.

Будучи облачной платформой, Nextiva также устраняет риски безопасности и затраты на обслуживание, от которых страдают устаревшие системы. Настоящая масштабируемость означает легкую адаптацию к кампаниям или скачкам роста без перебоев в обслуживании или неожиданных затрат.

Рейтинг G2: 4,5 из 5 (2896 отзывов покупателей)

2. КриспКолл

KrispCall, известный своим удобным интерфейсом и доступной ценой, предоставляет единую платформу для звонков, SMS и интеграции CRM, что делает его универсальным выбором для некоммерческих организаций с различными коммуникационными потребностями.

Рейтинг G2: 4,4 из 5 (21 отзыв покупателя)

3. Тельцио

Telzio предлагает простые масштабируемые решения VoIP с упором на простоту и прозрачность цен, предоставляя полнофункциональную телефонную систему с неограниченным количеством пользователей и расширений.

Рейтинг G2: 4,2 из 5 (3 отзыва покупателей)

4. Вонаге

Vonage Business сочетает решения UCaaS с функциями контакт-центра, стремясь улучшить связи между организациями и их клиентами. Некоммерческие организации могут выбирать уровень обслуживания в зависимости от количества пользователей, необходимых функций вызова и требований к интеграции.

Рейтинг G2: 4,3 из 5 (437 отзывов покупателей)

5. 8х8

8x8 уделяет приоритетное внимание обеспечению безопасности, соответствия требованиям и доступности связи в рамках интегрированных систем UCaaS и CCaaS. Некоммерческие организации могут централизовать каналы взаимодействия, одновременно используя расширенную аналитику для максимизации эффективности команды. Однако 8×8 не хватает того количества функций, которые предлагает Nextiva.

Рейтинг G2: 4,1 из 5 (656 отзывов покупателей)

Ваша некоммерческая организация заслуживает лучшей телефонной системы

Устаревшие телефонные системы представляют собой проблему, особенно для испытывающих нехватку средств некоммерческих организаций и НПО. Они могут привести к упущенным возможностям для роста и участия, препятствуя экологическому и гуманитарному воздействию, которое может оказать некоммерческая организация.

Однако, переходя на многофункционального поставщика унифицированных коммуникаций VoIP, организации достигают экономии средств, гибкости, мобильности и надежных возможностей обработки вызовов.

Перейдя на Nextiva, некоммерческие организации смогут модернизировать коммуникации и работать более эффективно — и этот переход будет простым.

Надежный сервис Nextiva гарантирует отсутствие пропущенных вызовов или нечеткое качество связи, что является обязательным условием для инициатив по сбору средств и информационно-пропагандистской деятельности. Nextiva поддерживает эти эксплуатационные потребности благодаря VoIP корпоративного уровня , выгодным ценам и практической поддержке внедрения.

Некоммерческие организации обращаются к Nextiva, чтобы укрепить значимые отношения. Безлимитные звонки и текстовые сообщения по всей стране позволяют всем оставаться на связи в одном месте.

Интуитивно понятная обработка вызовов разумно маршрутизирует каждое взаимодействие в соответствии с потребностями клиентов, волонтеров и партнеров. После того как вы перенесете свои коммуникации в облако, вы сможете потратить свои ограниченные ресурсы на продвижение своей миссии.

Получите надежные функции, интуитивно понятное управление и исключительную надежность по доступной цене. Избавьтесь от головной боли старой телефонной системы, шагнув в будущее с VoIP-решением Nextiva, специально созданным для некоммерческих организаций.

Суть в том, что Nextiva помогает сегодняшним некоммерческим организациям расти и поддерживать себя. Ваша организация, волонтеры и сообщество будут вам благодарны.