Подходит ли виртуальный администратор для вашего бизнеса? (+ 7 вариантов использования)

Владельцы бизнеса знают лучше, чем кто-либо другой, что, как только вы начнете работать, телефон никогда не перестанет звонить. Это хорошая проблема — вы успешны, растете и обслуживаете клиентов — так в чем же проблема?

Входящие звонки часто могут быть утомительными, отнимая значительное время и ресурсы, даже если вы передаете некоторые из них в контакт-центр. Просто вернуться к людям может показаться рутинной работой.

Неудивительно, что предприятия всех размеров все чаще обращаются к круглосуточному программному обеспечению автоответчика для обработки звонков и решения типичных вопросов, экономя время и деньги.

Виртуальный администратор позволяет вам оказывать круглосуточную поддержку. Это может быть простой и экономичный способ сделать ваших клиентов счастливыми. И в этом посте мы объясним, как это сделать.

Что такое виртуальный регистратор?

Виртуальный администратор — это программное решение, которое отвечает и направляет входящие вызовы, гарантируя, что ни один вызов не останется без ответа. Он может перенаправлять звонки в нужный отдел, решать основные потребности клиентов, предоставлять информацию об учетной записи и отвечать на часто задаваемые вопросы, такие как часы работы или местоположение компании.

Виртуальных администраторов иногда называют автосекретарями , меню аудиотелефона или системами интерактивного голосового ответа (IVR) и телефонными деревьями .

Как работает виртуальный администратор?

Виртуальные администраторы принимают входящие звонки и оказывают помощь в основных нуждах, таких как планирование встреч или обмен информацией об учетной записи.

Если виртуальный администратор не может напрямую удовлетворить потребности клиента, он перенаправит звонки нужному человеку или отделу.

Например, служба виртуального секретаря финансового учреждения может найти номер счета звонящего и сообщить ему баланс его счета или дату следующего платежа.

Однако он может оказаться не в состоянии обработать жалобу о мошеннических платежах, чтобы связать клиента с отделом по борьбе с мошенничеством.

В обоих случаях виртуальный администратор сэкономил время клиенту и вашей команде. Если он может решить вопрос клиента, даже не требуя, чтобы член команды ответил на звонок, отлично; что сокращение количества звонков означает меньшую нагрузку на команду поддержки и сокращение времени ожидания для тех, кому нужен агент службы поддержки, чтобы помочь им.

И если клиенту понадобится помощь, он не будет ждать в режиме ожидания только для того, чтобы услышать, что его нужно снова перевести; автосекретарь немедленно отправит их в нужное отделение.

Компании по управлению недвижимостью могут использовать виртуального администратора в качестве круглосуточной круглосуточной службы в нерабочее время, чтобы арендаторы могли сообщать о неотложных проблемах. Кабинеты врачей могут использовать его, чтобы пациенты могли связаться с дежурной медсестрой.

Виртуальные регистраторы против живых агентов

Выбирая между виртуальными и живыми администраторами, следует учитывать несколько вещей.

• Доступность: объем звонков может значительно колебаться без найма новых сотрудников, а цена программного обеспечения виртуального администратора составляет лишь часть зарплаты живого секретаря. Как минимум, он может автоматически перенаправлять вызовы нужным агентам.
• Эффективность: звонящих встречает автосекретарь и либо помогает, либо немедленно направляет в нужный отдел; ожидания в режиме ожидания не требуется, поскольку администраторы отвечают на многочисленные телефонные звонки. Это одна из причин, по которой виртуальные администраторы являются такой популярной функцией колл-центра .
• Личность . Автоматизированные администраторы могут произвести первое дружеское впечатление профессиональным и приятным приветствием. Однако живые администраторы могут распознавать звонящих по их идентификатору и лучше всего подходят для решения неотложных вопросов.

Хорошей новостью является то, что предприятия могут (и часто так и делают) использовать преимущества как виртуальных, так и живых администраторов.

Автосекретари могут приветствовать звонящих и направлять их в нужный отдел или принимать звонки в нерабочее время и когда администратор недоступен. В рабочее время автосекретари могут предоставить звонящим возможность поговорить с оператором, набрав ноль в любое время.

Сколько стоит виртуальный регистратор?

Стоимость виртуальных администраторов варьируется в зависимости от используемого вами программного обеспечения и выбранного вами плана. Они часто включаются в системы VoIP, поэтому вам не придется платить дополнительно, как при использовании стационарной телефонной системы.

Автосекретари включены в планы обслуживания деловой телефонной связи Nextiva по цене от 18,95 долларов в месяц. Более подробную информацию о ценах на телефонную систему можно найти в видео ниже.

Почему предприятия используют виртуальных администраторов?

Компании используют виртуальных администраторов по нескольким причинам, включая улучшение качества обслуживания клиентов и снижение рабочей нагрузки на команду поддержки клиентов или контакт-центр.

Настройте в соответствии с потребностями вашего бренда

Виртуальные администраторы позволяют вам настроить службу автоответчика в соответствии с потребностями вашего бизнеса, включая:

• Настройка индивидуального приветствия голосом вашего бренда, чтобы поблагодарить клиентов за звонок, обеспечивая стабильное качество обслуживания.
• Создание простых навигационных меню для перевода звонков в нужный отдел.
• Реализация переадресации звонков исходя из предпочтений и потребностей бизнеса.

Оптимизация рабочих процессов

Службы ответа на вызовы могут оптимизировать ваши рабочие процессы, обрабатывая «загруженные» аспекты управления вызовами и переадресации, в том числе:

• Отвечаем на распространенные вопросы.
• Обработка простых потребностей клиентов, таких как отслеживание заказов или планирование встреч.
• Предоставление информации, такой как название вашей компании, местоположение и часы работы.
• Автоматическая маршрутизация звонков в нужный отдел.

Обеспечьте стабильный клиентский опыт

Используя виртуального администратора, вы можете обеспечить стабильное и высококачественное обслуживание клиентов, которое произведет большое впечатление на новых клиентов и поможет удержать существующих.

Автосекретари могут улучшить качество обслуживания клиентов следующими способами:

• Клиенты знают, чего ожидать каждый раз, когда звонят.
• Виртуальные администраторы сокращают время, необходимое для разговора с нужным человеком.
• Клиенты могут получить ответы на некоторые вопросы в любое время, даже если они звонят, когда ваш центр поддержки клиентов закрыт.

Повышайте доверие клиентов

Когда клиенты звонят на вашу деловую телефонную линию, вы хотите, чтобы у них остались положительные впечатления, которые укрепят доверие к вашему бизнесу.

Использование профессиональных приветствий с автосекретарем и автоматической переадресацией вызовов может помочь вашему бизнесу выглядеть авторитетным и профессиональным. Малые предприятия, которые хотят завоевать доверие новых клиентов, могут использовать виртуальных администраторов.

Масштабируйте процессы

Виртуальный администратор может отвечать на несколько телефонных звонков одновременно, чего не может сделать ни один живой администратор. Он может помочь с переадресацией и переводом вызовов, отвечать на вопросы клиентов и одновременно предоставлять основную бизнес-информацию различным пользователям.

Благодаря автоматизированной системе каждый звонок направляется в нужное место. Вы даже можете настроить правила, гарантирующие, что звонки будут направляться членам команды в рабочее время, а в нерабочее время — либо на их голосовую почту, либо в контакт-центр.

Какие виды бизнеса используют виртуальных регистраторов?

Виртуальные администраторы используются во многих отраслях и компаниями любого размера. Любая компания, имеющая входящие звонки — будь то их внутренняя обработка или передача их в колл-центр — может получить выгоду от услуг автоответчика. Однако в некоторых отраслях виртуальные администраторы часто используются для различных целей.

Юридические фирмы и юридическая практика

Юридические фирмы и юридические практики часто используют виртуальных администраторов для следующих целей:

• Передача часов работы звонящим.
• Предоставление расширений для членов команды.
• Направление звонящих к нужному члену команды или его голосовой почте.
• Разрешение подачи запросов на запись.
• Планирование консультаций с клиентами.

Финансовые институты

Финансовые учреждения, такие как банки, компании-эмитенты кредитных карт, частные кредитные специалисты и финансовые консультанты, обычно используют услуги онлайн-секретарей по следующим причинам:

• Отслеживание статуса платежей или остатков на счетах.
• Обработка платежей по телефону.
• Активация кредитных карт.
• Предоставление информации об аккаунте.
• Разделение рабочего времени.
• Направление звонящих в нужную команду.

Здравоохранение

Виртуальные регистраторы широко используются в сфере здравоохранения для следующих целей:

• Планирование встреч
• Запрос записей
• Подтверждение пополнения рецепта.
• Предоставление звонящим номера факса, часы работы и местоположение.
• Направление звонящих к нужному врачу или сортировочной медсестре.
• Направление срочных звонков в нерабочее время дежурному практикующему врачу

Компания Nextiva помогла компании Veterans Home Care подготовиться к значительному росту бизнеса с помощью нашей службы автоответчиков. Смотри как:

«Мы планируем удвоить наш бизнес в течение следующих нескольких лет. Это много людей, с которыми можно поговорить. Мы планируем использовать технологию IVR, чтобы расставить приоритеты, где мы проводим время и с кем разговариваем».

~ Дэвид Лайдерман, вице-президент по уходу на дому для ветеранов

Розничная торговля и электронная коммерция

Предприятия розничной торговли и электронной коммерции часто перегружены звонками и используют виртуальных администраторов для следующих целей:

• Обновления статуса заказа, включая номера отслеживания
• Предоставление обновлений статуса по возвратам
• Направление звонящих в службу поддержки клиентов или членам отдела продаж

Недвижимость

Отдельные риэлторы обычно не пользуются услугами виртуальных администраторов; они, скорее всего, будут иметь живого администратора или помощника, при этом полагаясь на другие функции VoIP, такие как обмен текстовыми сообщениями .

Однако брокеры и агентства по недвижимости регулярно используют виртуальных администраторов для обработки большого количества звонков. Они могут использовать автосекретарей, чтобы обеспечить справедливое распределение новых потенциальных клиентов или направить потенциальных клиентов к нужному риэлтору в зависимости от местоположения и опыта.

Агенты по недвижимости чаще используют переадресацию деловых звонков , чтобы получить объявление по контракту в любое время дня (или ночи).

Связанная статья

Текстовые сообщения VoIP: как это работает, лучшие практики и лучшие провайдеры

Путешествия и гостеприимство

Авиакомпании, отели и агентства по прокату автомобилей часто используют виртуальных администраторов для этих целей:

• Помощь в бронировании, включая перенос даты, обновление информации или отмену.
• Обеспечение поддержки клиентов.
• Отвечаем на часто задаваемые вопросы о политиках или процессах компании.

Государственные органы

Когда вы звоните в государственное учреждение, вы можете ожидать, что на звонки ответит виртуальный администратор. Правительственные организации часто имеют виртуальных администраторов по следующим причинам:

• Обмен публичными объявлениями с звонящими.
• Разрешение звонящим запрашивать документы или информацию, используя возможности самообслуживания.
• Предоставление информации о том, где звонящие могут получить дополнительную информацию, если это необходимо.
• Предоставление важной контактной информации, включая часы работы.
• Предложение двуязычных объявлений для входящих звонков

Настройте виртуального администратора с помощью Nextiva

Если вы готовы настроить виртуального администратора, Nextiva всегда готова вам помочь.

Nextiva предлагает одну из лучших услуг виртуального администратора на рынке со всеми нашими тарифными планами VoIP. Это означает, что автосекретарь — это лишь одна из функций, которую вы получаете в дополнение к другим преимуществам, таким как бесплатный или местный номер телефона, обмен SMS-сообщениями, транскрипция голосовой почты и интеграция с некоторыми CRM.

Когда дело доходит до нашей услуги виртуального администратора, вы можете рассчитывать на следующие преимущества:

• Надежность: надежная безотказная работа на уровне 99,999 %, которой можно доверять.
• Качество звонков. Высокопроизводительные центры обработки данных и технология HD Voice обеспечивают превосходное качество входящих и исходящих вызовов.
• Простота использования: настроить и использовать систему Nextiva может любой желающий, а не только технический персонал.
• Расширенные функции: изменяйте настройки маршрутизации и записи вызовов, переключая настройки за считанные минуты.
• Безопасность: Nextiva соответствует требованиям HIPAA и SOC-2, что делает ее подходящей даже для предприятий в строго регулируемых отраслях.
• Потрясающий сервис : наша собственная команда предлагает круглосуточную поддержку по всем тарифным планам.