Как настроить виртуальную телефонную систему за 5 простых шагов

Независимо от того, переключаетесь ли вы с традиционной стационарной линии связи или АТС на виртуальную телефонную систему, вам нужен простой процесс без головной боли.

Хорошей новостью является то, что вы можете настроить виртуальную телефонную службу для своего бизнеса за считанные минуты. Все, что вам нужно, это надежное подключение к Интернету.

Мы покажем вам пять простых шагов по настройке виртуальной телефонной системы с помощью Nextiva.

Что такое виртуальная телефонная система?

Виртуальная телефонная система обрабатывает входящие и исходящие деловые телефонные звонки через подключение к Интернету. Эту облачную систему можно использовать на настольном компьютере, ноутбуке или мобильном устройстве.

Том из Nextiva более подробно объясняет системы виртуальных телефонов ниже:

Совет. Прочтите наше подробное руководство по виртуальным телефонным системам , чтобы глубже изучить их преимущества и основные функции.

Теперь давайте пройдемся по настройке виртуальной телефонной системы.

Как настроить программное обеспечение виртуальной телефонной системы

1) Выберите план бизнес-телефона

Большинство компаний не являются универсальными. Ваш телефонный сервис должен соответствовать потребностям вашего бизнеса.

Мы включаем множество функций во все наши тарифные планы для бизнес-телефонов . Вы можете выбирать между базовыми, профессиональными и корпоративными планами в зависимости от вашего размера и потребностей в деловом общении.

Имейте в виду, что с Nextiva вы получаете бесплатный номер, а также виртуальный номер телефона (номера, которые не привязаны к фиксированному местоположению) в любом коде города. Говорите столько, сколько хотите, с безлимитными звонками по всей стране . Вы также можете перенести существующие телефонные номера позже.

Если вы не уверены, какой план приобрести, подпишитесь на бесплатную пробную версию, чтобы настроить свою учетную запись и начать работу с Nextiva. Выберите план, который подходит вашему бизнесу, и мы поможем вам выбрать виртуальные телефонные номера для вашей телефонной системы.

Связанная статья

Сколько будет стоить VoIP для бизнеса в 2023 году?

2) Назначьте добавочные номера телефонов

Теперь вы готовы назначить расширения членам вашей команды.

Расширения телефона позволяют пользователям звонить друг другу, и вы можете маршрутизировать на них вызовы. Эти виртуальные номера предназначены для внутреннего использования, поэтому вам не о чем беспокоиться.

Войдите на голосовой портал Nextiva . В меню «Пользователи» выберите «Настройка голоса» , чтобы настроить добавочный номер для каждого пользователя для приема входящих телефонных звонков.

Вот видео, которое покажет вам шаг за шагом.

Вы можете в любое время изменить свои настройки, такие как переадресация вызовов, голосовая почта и идентификатор вызывающего абонента .

Далее вы настроите, как ваша телефонная система будет перенаправлять вызовы на эти расширения. Ваша команда может отвечать на деловые звонки со своего компьютера, настольного телефона, мобильного телефона или любого мобильного устройства.

3) Запишите свое телефонное приветствие

Когда кто-то позвонит на ваш рабочий номер, он услышит приветствие. Это также известно как автосекретарь .

На голосовом портале Nextiva в разделе «Голосовые настройки» выберите «Потоки вызовов» . Отсюда вы можете управлять маршрутизацией вызовов вашей компании из одного места.

После того как вы выберете основной номер телефона для входящих звонков, вы сможете записать или загрузить персонализированные приветствия для вашего бизнеса.

Как управлять приветствием в браузере

На голосовом портале Nextiva наведите курсор на Advanced Routing и выберите Auto Attendants . Отсюда вы можете управлять маршрутизацией вызовов вашей компании из одного места.

Создав свой первый автосекретарь, вы можете загрузить записанные персонализированные приветствия для вашего бизнеса.

С Nextiva настроить поток вызовов легко. Вот видео, которое поможет вам выполнить эти действия.

Связанная статья

Сценарии автосекретаря с примерами из реальной жизни

4) Начните совершать звонки и отвечать на них

Теперь вы можете начать использовать новую телефонную систему. Совершайте столько звонков, сколько вам нужно, и принимайте входящие звонки со своей бизнес-линии.

Наслаждайтесь свободой звонить кому угодно со своего компьютера с помощью бесплатного приложения для делового телефона . Вы даже можете совершать звонки со своего смартфона iOS или Android с помощью мобильного приложения NextivaONE.

Если вам нужно отойти в сторону, просто переадресуйте вызовы на любой номер, который вам нужен, включая ваш личный мобильный телефон.

5) Обучите свою команду плавному переходу

После того как вы настроите свою виртуальную телефонную систему, обучите свою команду тому, как ее использовать, чтобы получить от нее максимальную отдачу. Ваша служба деловой телефонной связи должна предоставлять полезные ресурсы, учебные материалы и поддержку для простоты использования и лучшего внедрения.

С Nextiva вам не придется беспокоиться о мелочах. Наш центр поддержки предлагает портал онлайн-обучения для самостоятельного обучения с различными интерактивными курсами по использованию службы виртуального телефона Nextiva для различных ролей пользователей.

Nextiva также предлагает регулярные вебинары в реальном времени по началу работы, включая настройку потоков вызовов и использование инструментов аналитики Nextiva.

Если вы не можете найти подходящий учебный материал для своей команды или вам необходимо более углубленное специализированное обучение, вы можете адаптировать свои программы обучения по требованию.

Выбор лучшей службы деловой телефонной связи

Поставщики систем деловой телефонии бывают разных размеров и цен. Вы не хотите оставаться на коммуникационной платформе, которая не соответствует вашим потребностям, не предлагает нужные функциональные возможности или прожигает дыры в вашем кошельке.

Традиционные телефонные системы, хотя и продолжают использоваться, не предлагают тех же функций вызова, что и поставщики услуг передачи голоса по Интернет-протоколу (VoIP).

Надежная телефонная связь для бизнеса – это только начало. От расширенных видеоконференций, транскрипции голосовой почты, IVR и записи разговоров до обмена текстовыми сообщениями — Nextiva предлагает вам одну мощную услугу виртуальной телефонии с временем безотказной работы 99,999 % .

По мере роста вашей компании просто добавляйте местные номера, бесплатные номера или номера факсов. Предоставьте членам вашей команды надежные настольные телефоны VoIP или попросите их загрузить приложение Nextiva на свои мобильные телефоны для повышения функциональности.

Если вы когда-нибудь застрянете или захотите услышать второе мнение, вы всегда можете обратиться в нашу службу поддержки клиентов. Наша дружная команда поддержки может ответить практически на любой вопрос о вашей телефонной системе, от устранения неполадок и обучения до более сложных проблем.

Владельцы малого бизнеса, в частности, получают выгоду от такого поставщика услуг VoIP, как Nextiva, который готов оказать им поддержку в любой деловой ситуации.

Связанная статья

Что такое софтфон? Обзор, преимущества и способы их получения