Как провести лучшее виртуальное мероприятие
Опубликовано: 2022-05-07Мы познакомим вас с полным руководством по проведению успешного виртуального мероприятия и покажем, как программное обеспечение для виртуального мероприятия может помочь.
Планирование и проведение живого мероприятия достаточно напряжно, но когда дело доходит до виртуальных мероприятий, есть дополнительные факторы стресса: вы можете не знать, какие инструменты использовать или как сделать ваше мероприятие захватывающим для участников.
В этой статье мы рассмотрим все, что вам нужно знать о виртуальных мероприятиях, в том числе:
- Преимущества виртуальных мероприятий
- Типы виртуальных мероприятий
- Программное обеспечение для виртуальных мероприятий, которое вам нужно
- Какой продолжительности должно быть ваше виртуальное мероприятие
- Как продвигать свое виртуальное мероприятие
- Как сделать ваше виртуальное мероприятие веселым и привлекательным для участников
Читайте полное руководство по планированию следующего виртуального мероприятия и обеспечению его успеха.
В чем преимущества виртуальных мероприятий?
Одним из преимуществ планирования виртуального или онлайн-мероприятия является то, что вам не нужно резервировать физическое пространство, что означает, что вы также экономите деньги. Вам также не нужно расставлять столы, стулья и громоздкое оборудование для презентаций (эй, старая аудио/видеосистема начала 2000-х, я смотрю на вас!), что дополнительно экономит деньги и время.
Вы также можете воспользоваться преимуществами дополнительных данных и отслеживания аудитории на платформе виртуальных событий. С улучшенной аналитикой вовлеченности посетителей. Как долго гости настраивались, прежде чем отключились? Какая сессия была самой популярной? — вы сможете лучше спланировать свое следующее мероприятие.
Еще одним преимуществом является то, что у вас есть возможность расширить охват на новые места и поделиться с более широкой аудиторией. Например, ваша расширенная аудитория может включать людей, которые не смогли присутствовать синхронно (синхронное мероприятие требует, чтобы люди были в сети одновременно и взаимодействовали в режиме реального времени), но хотели бы смотреть ваш контент асинхронно (люди могут участвовать в одном и том же мероприятии). мероприятие в удобное для них время, в удобное для них время — например, находясь в разных часовых поясах).
На большинстве платформ легко записать виртуальную встречу, и вы можете предложить это последующее видео бесплатно участникам или в качестве платного видео тем, кто не зарегистрировался.
Определитесь с типом виртуального мероприятия
Как и события в реальном мире, виртуальные события разнообразны по типу, продолжительности и цели. Ниже приведены некоторые из основных типов виртуальных событий.
- Виртуальная конференция: мероприятие, на котором у вас может быть несколько докладчиков в течение нескольких дней. Расписание обычно включает более длинные программные выступления один или два раза в день и более короткие часовые сессии в течение дня. Эти сеансы хорошо сочетаются с функциональностью веб-семинара платформы виртуальных мероприятий.
- Виртуальная торговая выставка: к ним относятся участники и докладчики в стиле веб-семинаров, а также стенды экспонентов. Как правило, они ориентированы на конкретную отрасль. С помощью программного обеспечения для виртуальных мероприятий вы можете настроить виртуальные стенды с интерактивными приложениями или видеороликами, которые посетители могут изучить.
- Виртуальный фестиваль: во время пандемии многие фестивали переносят мероприятия 2020 года в онлайн, где они транслируют выступления или музыкальные шоу в прямом эфире. Это может варьироваться от книжных фестивалей, таких как Техасский книжный фестиваль, до фестивалей искусства и культуры, таких как фестиваль жителя Нью-Йорка, и даже музыкальных фестивалей.
- Виртуальное сетевое мероприятие: это может быть отдельное мероприятие или часть другого мероприятия, например виртуальной конференции или выступления. Участники неформально общаются друг с другом через видеоконференцию или обмен сообщениями, часто до или после более формальной презентации.
- Мероприятие с виртуальными выступлениями. Мероприятия с виртуальными выступлениями варьируются от авторских чтений, проводимых местными книжными магазинами, до встреч по профессиональному развитию. Это часто делается с использованием функций прямой трансляции или видеоконференций программного обеспечения для виртуальных мероприятий.
- Виртуальное внутреннее совещание. То, что раньше было личным совещанием в масштабах всей компании или отдела, теперь может происходить в виртуальной среде. Они также известны как общие собрания, на которых участники могут общаться с докладчиком и задавать вопросы.
Каждый инструмент для виртуальных событий имеет свой набор функций и параметров — читайте дальше, чтобы узнать, как выбрать тот, который наиболее точно соответствует вашим потребностям.
Выберите правильный инструмент
Конкретная платформа, которая вам нужна, будет зависеть от типа виртуального мероприятия, которое вы проводите. Например, в зависимости от логистики вашего мероприятия вам могут потребоваться функции веб-семинара, интеграция чата или сеанса работы в группах, виртуальное лобби или пространство для проведения мероприятий для имитации среды торговой выставки или возможности прямой трансляции.
Важно сначала придумать план вашего мероприятия, а затем найти виртуальную платформу для мероприятий с нужными функциями для выполнения работы.
Как правило, программные инструменты для виртуальных мероприятий позволяют транслировать онлайн-мероприятия и сотрудничать с участниками. Еще одна ключевая функция — возможность делиться информацией с участниками через вебинар.
Некоторое программное обеспечение для виртуальных мероприятий даже позволяет создавать виртуальные среды с вестибюлями, виртуальными кабинами и аватарами участников.
Ознакомьтесь с нашим каталогом программного обеспечения для виртуальных мероприятий, чтобы увидеть сравнения популярных программных инструментов и изучить их функции. Вы можете использовать инструмент Capterra «рекомендуемые фильтры», доступный в каждом каталоге программного обеспечения, чтобы сузить выбор в соответствии с вашими необходимыми функциями. Вы также можете прочитать отзывы пользователей от других владельцев бизнеса о том, как они оценивают каждую платформу.
Определите правильную длину
Вам может быть интересно, какой продолжительности должно быть виртуальное мероприятие. Опять же, это будет зависеть от типа мероприятия, которое вы проводите. Вы можете использовать реальные события в качестве ориентира, но имейте в виду, что в онлайн-среде может быть еще сложнее удержать внимание участника. По этой причине вы можете захотеть оставить вещи на более короткой стороне.
Чтобы дать вам некоторое представление, виртуальное мероприятие более высокого уровня, такое как виртуальный фестиваль или виртуальная конференция, может длиться от одного до четырех дней, в зависимости от количества выступающих и участников, а официальная программа длится в течение всего рабочего дня. Разовое виртуальное мероприятие по повышению квалификации может длиться от 45 минут до часа. Вы также можете оставить 15 минут в конце или начале запланированного времени, чтобы гости могли «общаться» через чат или видеоконференцию.
Многие программные платформы имеют такие функции, как групповой чат или возможность голосования в реальном времени. Эти функции могут помочь вам сделать ваше мероприятие более увлекательным, если вы включите мини-игры или сетевые возможности в ваше виртуальное мероприятие.
Прорекламируйте свое мероприятие
Чтобы ваше виртуальное мероприятие выделялось из толпы, вам нужно проявить творческий подход.
Вот несколько идей, которые помогут ускорить процесс творческого мышления:
- Отправьте забавный анимированный gif в качестве приглашения на мероприятие.
- Предложите подписчикам электронной почты скидку на посещение вашего виртуального мероприятия.
- Создавайте индивидуальные футболки, сумки или плакаты, рекламирующие ваше мероприятие (конечно, все это доступно через электронную коммерцию на веб-сайте вашего мероприятия).
- Пожертвуйте процент от продажи билетов некоммерческой организации, связанной с вашим мероприятием.
Некоторые программные платформы для виртуальных мероприятий позволяют настраивать брендинг, чтобы вы могли выделить свой маркетинг и скоординировать его с брендингом виртуального мероприятия для единообразия опыта. Например, вы можете создать настраиваемые целевые страницы регистрации и регистрации, которые будут выглядеть так же, как и целевая страница прямого эфира.
Сделать это весело
После того, как вы выбили его из парка, продвигая свое мероприятие, вы должны доставить его.
Ваши гости хотят учиться у вас и общаться, но они также хотят хорошо провести время. Даже если все полностью виртуально, вы все равно можете сделать свои мероприятия интересными, используя виртуальную платформу для мероприятий.
- Многие программные платформы для виртуальных мероприятий позволяют создать виртуальное лобби для вашего мероприятия. Пригласите своих продавцов или спикеров, чтобы они установили стенды и позволили вашим гостям исследовать их в интерактивном режиме.
- Поощряйте нетворкинг, поделившись вопросом ледокола, и пусть гости присоединятся к вам в чате.
- Попросите группу выступить виртуально в прямом эфире перед тем, как начать основное выступление или презентацию спикера.
- Предложите подарок и попросите ведущего использовать генератор случайных имен, чтобы выбрать победителя.
- Поэкспериментируйте с живым опросом, чтобы разбить презентацию.
Проведите успешное виртуальное мероприятие и заставьте гостей возвращаться снова и снова
Хотя пробовать что-то новое может быть пугающе, ваше следующее виртуальное мероприятие может иметь такой же успех, как и физическое мероприятие.
Имейте в виду, что этот тип виртуального опыта может быть новым и для ваших гостей, так что у вас есть возможность выделиться среди ваших конкурентов, сохраняя свежесть вещей и пробуя творческие способы вовлечь ваших гостей.
Хотите изучить программное обеспечение для виртуальных мероприятий? Ознакомьтесь с нашим каталогом программного обеспечения для виртуальных мероприятий.
Примечание. Приложения, выбранные в этой статье, являются примерами, демонстрирующими функцию в контексте, и не предназначены для одобрения или рекомендации. Они были получены из источников, считавшихся надежными на момент публикации.