Как написать электронное письмо с просьбой об отпуске (+ советы и примеры)

Прежде чем бронировать следующий отпуск, не забудьте спросить своего начальника!

Да, можно сказать.

Но некоторые сотрудники сталкиваются с трудностями при формальном отпросе у начальства отпускных.

Итак, в этой статье представлены образцы, примеры и советы о том, как:

• Напишите электронное письмо с просьбой об отпуске,
• Переходите сразу к делу в своей переписке и
• Поддерживайте профессиональный тон в письме об отпуске.

Давайте займемся этим.

• Электронное письмо с просьбой об отпуске — это письменный запрос на отпуск, который сотрудники адресуют своему начальнику или менеджеру.
• Ключевые элементы запроса на профессиональный отпуск включают краткую тему письма, приветствие, упоминание дней отпуска, ведение кадрового делопроизводства, указание того, кто возьмет на себя вашу рабочую нагрузку, пока вас нет, и подпись.
• Чтобы повысить вероятность одобрения вашего электронного письма с просьбой об отпуске, сохраняйте профессиональный тон, переходите сразу к делу и используйте наиболее подходящий образец электронного письма с просьбой об отпуске.
• Запрос на отпуск не ограничивается днем ​​или неделей. В зависимости от политики вашей компании вы можете попросить отпуск на полдня или более длительный отпуск на несколько месяцев.

Что такое электронное письмо с просьбой об отпуске?

Электронное письмо с просьбой об отпуске — это официальный письменный запрос на отпуск, отправленный вашему начальнику, руководителю или менеджеру по рабочей электронной почте. В зависимости от политики вашей компании вам необходимо отправить электронное письмо с запросом на отпуск за несколько дней или недель до того времени, когда вы хотите уйти.

Аналогичным образом, политика компании определяет, будет ли работодатель просить сотрудника указать причину отпуска, например, посещение друзей или родственников, или какую-либо другую причину.

В следующих разделах мы предоставим вам все образцы, примеры, шаги и советы, которые помогут вам убедить вас в следующем электронном письме с просьбой о выходном.

Потому что помните, что ваш начальник с большей вероятностью примет ваше заявление на отпуск, если вы написали его так, чтобы вам было легко сказать «да» и трудно сказать «нет».

Каковы ключевые элементы электронного письма с просьбой об отпуске?

Ключевые элементы электронного письма с просьбой об отпуске включают в себя:

1. Краткое содержание темы,
2. Приветствие адресовано вашему начальнику,
3. Краткое упоминание об отпускных днях,
4. Объяснение как будет распределяться ваша рабочая нагрузка в ваше отсутствие,
5. Подпись и контактная информация с указанием вашего звания, отдела, должности, имени, фамилии или других соответствующих данных, и
6. CC , содержащий рабочие электронные письма сотрудников отдела кадров и соответствующих сотрудников.

Если вы осветите эти аспекты, ваше электронное письмо с просьбой об отпуске будет актуальным.

Как написать электронное письмо с просьбой об отпуске

Написание просьбы об отпуске — это навык, который нам рано или поздно придется освоить.

Но не в каждой компании одинаковый подход к написанию заявления на отпуск.

В следующих разделах представлено пошаговое руководство по составлению следующего электронного письма с просьбой об отпуске.

Шаг 1. Напишите краткую тему письма.

Вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось среди входящих сообщений вашего начальника. Поэтому сделайте тему письма максимально краткой.

Для иллюстрации вы можете попробовать некоторые из следующих образцов:

• Запрос на отпуск — [даты запроса на отпуск + ваше имя],
• Запрос на ежегодный отпуск — [даты запроса на отпуск + ваше имя] или
• Запрос на отпуск — [даты запроса на отпуск + ваше имя].

Если у вас более формальные отношения с начальником, советуем в теме письма указывать имя и фамилию.

В любом случае, многословный или расплывчатый запрос на отпуск может привести к тому, что ваш начальник пропустит его, так что будьте осторожны!

Шаг 2. Приветствуйте начальника правильно

Как только вы закончите краткую тему письма, вам следует уважительно поприветствовать своего начальника.

В этом случае будьте формальными или неформальными, но сделайте это просто, как в следующих примерах:

• «Уважаемый [имя менеджера]» — для более профессионального приветствия, или
• «Привет, [имя менеджера]» — более неформальное приветствие.

В любом случае, не задерживайтесь на этой части слишком долго. Если вы знаете имя своего менеджера, у вас отличное начало!

После этого можно выразить вежливость несколькими словами, например:

• «Надеюсь, у тебя все хорошо»
• "Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас,"
• "Как дела?",
• «Добрый день» или подобные выражения.

Однако формулировка этой части «как дела» зависит от типа вашего электронного письма (подробнее об этом чуть позже).

Шаг 3. Упомяните дни отпуска

Чтобы держать работодателя в курсе, укажите дни отпуска в следующем предложении электронного письма с просьбой об отпуске после приветствия.

Вот несколько проверенных примеров:

• «Я хотел бы отменить [даты запроса на отпуск]».
• «Я хочу иметь свой ежегодный отпуск в [даты запроса на отпуск]».
• «Я хотел бы попросить отпуск на следующие даты: [Даты запроса на отпуск]».

Если в вашем профессиональном электронном письме указаны реальные даты, когда вы хотите отправиться в отпуск, ваше электронное письмо с запросом на отпуск приближается к концу.

Шаг 4. Укажите, кто возьмет на себя вашу работу, пока вас нет.

Для более длинных или срочных писем с просьбой об отпуске вам следует в одном-двух предложениях объяснить, как будет управляться ваша рабочая нагрузка в ваше отсутствие. Это покажет, что вы преданы своей работе и хотите, чтобы все шло гладко.

Вот несколько примеров того, как это сделать:

• «Хочу сообщить, что [имя и фамилия коллеги] возьмет на себя часть моей рабочей нагрузки, пока меня не будет, поэтому наши клиенты не почувствуют ухудшения качества услуг».
• «Доводим до вашего сведения, что все мои текущие задачи были перенесены до окончания моего отпуска, и я продолжу работать над ними, как только вернусь на работу».
• «[Имя и фамилия коллеги] возьмет на себя часть моих задач, пока я в отпуске».

Обычно от вас не требуется объяснять причину вашего отпуска. Тем не менее, если вы запрашиваете отпуск всего за день или два заранее, вы можете сообщить своему менеджеру, почему, поскольку это может повлиять на то, будет ли ваш запрос одобрен.

Шаг 5. Подпишитесь профессионально

Как и во всех других делах, будьте уважительны к своему начальнику, отправляя электронное письмо с просьбой об отпуске.

Вот несколько способов завершить электронное письмо:

• «Спасибо, что рассмотрели мою просьбу. [Ваше имя, фамилия и номер телефона]» — для более формального электронного письма или
• «Скоро поговорим [Ваше имя и номер телефона]» — для менее формального электронного письма.

Вам всегда следует оставлять свой номер телефона на случай, если ваш менеджер захочет связаться с вами напрямую по поводу электронного письма с запросом на отпуск.

Шаг 6. Поместите HR (и других соответствующих сотрудников) в CC.

И последнее, но не менее важное: сделайте все максимально прозрачным, сообщив о своем запросе в отдел кадров. Таким образом, даже если ваш начальник пропустит ваше электронное письмо или что-то еще пойдет не так, у вас все равно будет электронное письмо, подтверждающее, что вы вовремя запросили отпуск.

Мы рекомендуем пригласить вашего самого старшего специалиста по кадрам или другого соответствующего персонала, которого вы должны держать в курсе во время отпуска.

Но не забудьте указать их рабочие электронные письма, а не личные. Возможно, вы знаете некоторых из них лично, поэтому легко можете перепутать их рабочие и личные адреса электронной почты.

В конечном счете, CCing — лучшая практика, когда ваша электронная почта касается других.

Образцы и примеры электронных писем с просьбой об отпуске

Чтобы склеить всю эту информацию воедино, мы рассмотрим 9 примеров и образцов запросов на профессиональный отпуск в сочетании со свежими советами экспертов.

Пример №1: Простое электронное письмо с просьбой об отпуске

Простое электронное письмо с просьбой об отпуске — это именно то, на что оно похоже. Он передает ваш запрос быстро и просто, не более чем в 4 предложениях.

Вот пример такого типа письма:

Директор по персоналу группы компаний TemPositions Салли Ахмед описывает краеугольный камень простого электронного письма с просьбой об отпуске, включая заголовок, приветствие и обоснование:

«Поприветствуйте своего менеджера, как обычно, и сообщите даты, которые вы запрашиваете. Также важно отметить, какую профессиональную подготовку вы провели перед поездкой и кто еще из вашей команды может помочь в ваше отсутствие».

Пример 2. Неофициальное электронное письмо с просьбой об отпуске.

Если вы и ваш начальник близки, потому что проработали вместе много лет, лучше всего подойдет неформальное электронное письмо с просьбой об отпуске.

Вот пример неофициального электронного письма такого типа:

Генеральный директор Z Branding Крейг Климан говорит, что вам следует использовать непринужденный тон в своих неформальных электронных письмах с просьбой об отпуске:

«Придайте своему запросу немного индивидуальности. Кратко поделитесь своими планами, сделав это как непринужденную беседу с другом. Не забудьте перебросить финики, сохраняя непринужденный и дружелюбный тон».

Пример 3. Официальное электронное письмо с просьбой об отпуске.

Если вы плохо знаете своего начальника или ваша компания поощряет официальные электронные письма, напишите официальное электронное письмо с просьбой об отпуске.

Вот пример такого типа письма:

Салли Ахмед считает, что официальное электронное письмо с просьбой об отпуске должно быть более официальным, чем другие типы:

«Поддерживайте профессиональный тон, говоря прямо по делу, когда вы намечаете желаемые дни. Включите уважительное подписание и предложите своему менеджеру ответить на любые дополнительные вопросы».

Пример №4: электронное письмо с просьбой об отпуске

Электронное письмо с просьбой об отпуске сочетает в себе два предыдущих типа запросов — неформальный и формальный.

Вот как вы можете это сделать:

Тема письма: Заявление на отпуск — [Даты заявления на отпуск и ваше имя]

Привет, [имя менеджера],

Я планирую забронировать отпуск за городом, поэтому мне интересно, можете ли вы одобрить [даты запроса на отпуск] как выходные для меня?

Надеюсь, вы одобрите мою просьбу, и я смогу забронировать отпуск в ближайшее время.

До скорого,

[Ваше имя и номер телефона]

Эмпирическое правило: тон вашего письма с просьбой об отпуске зависит от доступности вашего начальника и того, насколько хорошо вы ладите друг с другом, поэтому не забудьте принять это во внимание при составлении электронного письма.

Пример №5: электронное письмо с запросом PTO

PTO и отпуск — это не одно и то же, поэтому в какой-то момент вы можете написать электронное письмо с запросом PTO вместо электронного письма с запросом на отпуск. Короче говоря, PTO означает оплачиваемый отпуск — отпуск, оплачиваемый работодателем. Напротив, отпуск иногда может быть неоплачиваемым.

Вот как это электронное письмо с просьбой об отгуле выглядит в действии:

Крейг Климан говорит о важности соблюдения организационной политики, когда дело доходит до электронных писем с запросами на PTO:

«Беспрепятственно следуйте политике PTO компании. Четко изложите свой запрос на PTO, включая даты и любые соответствующие детали. Соблюдение требований здесь имеет решающее значение, поскольку ваше свободное время соответствует организационным принципам».

Пример №6: электронное письмо с запросом на выходной

Иногда вам просто нужен день, чтобы расслабиться, выполнить некоторые поручения или решить чрезвычайную ситуацию. Другими словами, в некоторых компаниях предусмотрены личные дни , но на всякий случай уточните у своего HR или менеджера.

Однако во многих случаях лучше всего отправить запрос на выходной по электронной почте.

Вот образец электронного письма с запросом на выходной:

В любом случае ознакомьтесь с политикой вашей компании, чтобы узнать, за сколько дней вам нужно запросить отпуск. Например, некоторые организации не допускают запросы в последнюю минуту.

Пример №7: электронное письмо с просьбой о более длительном отпуске

В других случаях выходной день или неделя не помогут. Здесь может помочь более длинное электронное письмо с просьбой об отпуске.

Когда вы просите о продлении отпуска, полезно указать причины вашего запроса, чтобы увеличить шансы на то, что ваш отпуск будет одобрен.

Вот как это сделать:

Более длинные электронные письма с просьбой об отпуске встречаются редко, но иногда необходимы. Крейг Климан говорит, что вам следует решить, могут ли дни отпуска повлиять на вашу работу и как облегчить жизнь всем участникам:

«Улучшите свое общение во время длительного перерыва. Поделитесь впечатлениями с подробным маршрутом, укажите продленные даты и прозрачно обсудите любые потенциальные последствия для работы. Обеспечьте своей команде плавный переход, способствующий взаимопониманию и сотрудничеству».

Пример №8: электронное письмо с напоминанием об отпуске

Электронное письмо с напоминанием об отпуске служит для напоминания вашему руководителю об отпуске, который он уже утвердил.

Вот пример письма с напоминанием об отпуске:

В зависимости от того, насколько они заняты, ваш руководитель может забыть, что он утвердил ваш отпуск. На всякий случай отправьте напоминание об отпуске за несколько дней до начала утвержденного отпуска.

Пример №9: Запрос на перенос дней отпуска

Некоторые работодатели разрешают своим сотрудникам переносить неиспользованные дни отпуска с текущего года на следующий.

В этом случае вам нужно будет написать запрос на перенос дней отпуска — и вот простой образец, который вы можете использовать:

Письма с просьбой перенести утвержденный отпуск

Планы не всегда сбываются так, как нам хотелось бы.

Итак, иногда вам нужно перенести отпуск — и этот раздел научит вас, как это сделать, с помощью образцов, которые вы можете использовать прямо сейчас.

Запрос на перенос графика из-за изменения личных планов

Если ваши планы изменились по личным причинам, вы можете использовать этот образец электронного письма с просьбой об отгуле, чтобы перенести отпуск:

Запрос на перенос графика из-за срочных обязательств по работе

Если во время бронирования рейса в отпуск всплывает срочное рабочее дело, рекомендуется как можно скорее сообщить об этом своему руководителю.

Вот пример такого запроса на перенос графика:

Запрос на перенос из-за чрезвычайной ситуации

Вашу квартиру затопило из-за ржавой, протекающей трубы, или ваш ребенок заболел — существует множество чрезвычайных ситуаций, которые могут заставить вас перенести утвержденный отпуск.

Чтобы все прошло гладко, используйте следующий пример электронного письма о переносе расписания:

Советы по запросу отпуска

Некоторые люди предпочитают поговорить со своим начальником лично, когда просят об отпуске. Однако ваш руководитель может забыть о вашей устной просьбе об отпуске, непреднамеренно создавая вам проблемы.

Более безопасный вариант — написать электронное письмо с просьбой об отпуске. Вот несколько проверенных советов экспертов по составлению запроса по электронной почте:

• Сохраняйте профессиональный тон несмотря ни на что.
• Избегайте использования неофициального языка (если только вы не знаете своего начальника очень-очень давно).
• Используйте электронное письмо с запросом на отпуск, наиболее подходящее для вашей конкретной ситуации (например, запрос на выходной, запрос на отпуск, запрос на перенос отпуска),
• Переходите сразу к делу — не делайте слишком длинное вступление.
• Напишите краткую тему письма, указав, о чем электронное письмо, и
• При отправке запроса на отпуск используйте рабочий адрес электронной почты вместо личного.

Директор по персоналу Салли Ахмед говорит, что эта договоренность не так уж важна, если при ее написании вы заботитесь о других:

«Независимо от формата, основные выводы должны быть ясными, краткими и внимательными к вашей рабочей нагрузке, пока вас нет, что позволит вашему менеджеру очень легко пожелать вам всего наилучшего, пока вас нет».

Часто задаваемые вопросы о запросе на отпуск

В этом разделе рассматриваются некоторые наиболее распространенные вопросы о запросе на отпуск.

Почему важно написать электронное письмо с просьбой об отпуске?

Написание электронного письма с просьбой об отпуске имеет решающее значение, поскольку оно оставляет след. Проще говоря, вы, ваш начальник и сотрудники отдела кадров будут знать о вашем письменном отпуске, не оставляя места для неправильного толкования того, попросили ли вы отпуск.

Насколько заранее мне следует отправить электронное письмо с просьбой об отпуске?

Хорошее практическое правило — проверить политику вашей компании, чтобы определить, за сколько дней вам нужно запросить отпуск. Но предположим, что вы планируете взять недельный отпуск. В этом случае рекомендуется отправить заявку на отпуск за 2–3 недели до запланированного отпуска.

Могу ли я отправить электронное письмо с просьбой об отпуске на полдня?

Это зависит от политики вашей компании в отношении выходных. Некоторые фирмы разрешают брать отпуск на полдня, а другие – нет. Итак, хорошая идея — проконсультироваться с вашим HR или начальником.

Что делать, если мое электронное письмо с просьбой об отпуске отклонено?

Ваш начальник может отказать вам в отпуске из-за занятости. Если вы чувствуете, что ваш начальник обидел вас, вы можете передать проблему в отдел кадров. Но если вы не получили письмо с просьбой об отпуске вовремя, возможно, вы виноваты в том, что ваш менеджер не принял ваш запрос. В последнем случае просто подождите еще одной возможности для отпуска и отправьте его вовремя.

Как подать заявку на отпуск с помощью Clockify

Чтобы поднять настроение во время отпуска и убедиться, что ваш отпуск проходит по плану, вы можете использовать PTO и трекер отпуска, например Clockify.

Чтобы запросить отпуск в Clockify, вам просто нужно:

• Отметьте , берете ли вы отпуск по болезни, отпуск, отпуск или заработанный отпуск.
• Выберите период, в течение которого вы планируете снять,
• Добавьте заметку своему менеджеру (необязательно) и
• Нажмите «Отправить» .

Ваш руководитель мгновенно получит электронное письмо для одобрения вашего запроса на отпуск.

Вы получите уведомление с подробной информацией, как только ваш менеджер решит, утвердить ли ваш запрос на отпуск.

Таким образом, вы и ваша компания сэкономите много денег, потраченных на отправку электронных писем. Более того, функция «Отгулы» в Clockify позволяет вам хранить все использованные и неиспользованные дни отпуска в одном месте.

Начните отслеживать свой оплачиваемый отпуск и другие запросы на отпуск с помощью инструмента управления временем — зарегистрируйтесь в Clockify сегодня!