Коэффициент использования: что это такое и как его рассчитать (+ советы по улучшению)

Управляете ли вы компанией, предоставляющей профессиональные услуги, например, фирмой по разработке программного обеспечения, дизайнерской студией или другим проектным предприятием?

Если это так, то для успешной работы необходимо эффективно управлять временем и распределять ресурсы.

Неэффективное управление временем и ресурсами может привести к серьезным финансовым потерям для бизнеса.

Это когда коэффициент использования вступает в игру.

Изучение коэффициента использования — отличный способ отслеживать производительность вашей компании.

Если коэффициент использования для вас новый, и вы хотите узнать о нем больше — оставайтесь с нами, потому что в этом блоге вы получите ответы на следующие вопросы:

• Каков коэффициент использования?
• Как вы это вычисляете?
• Каковы преимущества мониторинга коэффициента использования?
• Что такое ежемесячный отчет об использовании?
• Как ежемесячный отчет об использовании может помочь определить коэффициент использования?
• Что можно сделать для повышения коэффициента использования?

Каков коэффициент использования?

Коэффициент использования представляет собой процент от общего количества оплачиваемых рабочих часов сотрудника, что делает его одним из ключевых показателей эффективности для бизнеса. Ключевые показатели эффективности (KPI) — это тип измерения производительности, который оценивает успех вашего бизнеса. Они помогают членам вашей команды сосредоточиться на важных задачах и поддерживают вашу стратегию. Таким образом, мониторинг коэффициента использования помогает вам достичь цели улучшения вашего бизнеса путем точного измерения оплачиваемых часов и стремления их максимизировать.

Оплачиваемые часы включают задачи, непосредственно связанные с проектом, которые вы можете включить в счет своего клиента. Вот некоторые из этих задач:

• Планирование проекта,
• Исследовательская работа,
• Выполнение проекта,
• Общение с клиентом и
• Ревизия вашей работы.

Помимо оплачиваемых, есть также неоплачиваемые часы, которые включают в себя задачи, которые не могут быть выставлены клиенту. Неоплачиваемые часы включают такие задачи, как внутренние собрания команды и звонки.

Маловероятно, что обычный сотрудник выполнит 40 часов оплачиваемой работы в неделю из-за его неоплачиваемых задач. Для идеального коэффициента использования важно достичь правильного баланса оплачиваемых и неоплачиваемых часов.

Если коэффициент использования:

• Слишком низкий — обычно это означает, что вашей команде нужно больше работы, или
• Слишком высокий — это указывает на то, что ваша компания экономит на важных внутренних задачах, и вам может понадобиться больше преданных своему делу сотрудников.

Коэффициент использования чаще всего используется в профессиональных услугах, хотя другие предприятия могут использовать его для оценки текущей производительности своей рабочей силы.

В конце концов, эффективное использование времени сотрудниками необходимо для повышения производительности.

Как рассчитать коэффициент использования?

Какой метод расчета коэффициента использования является наиболее эффективным?

Стандартная формула коэффициента использования относительно проста:

Общее количество оплачиваемых часов / Общее количество доступных часов = Коэффициент использования

Например, предположим, что у члена команды есть 30 оплачиваемых часов при 40-часовой рабочей неделе. Вот расчет:

30/40 = 0,75

Таким образом, коэффициент их использования составит 0,75, или 75%.

Чтобы получить более точное представление об успехе бизнеса и определить общую прибыльность вашего бизнеса, убедитесь, что вы измеряете коэффициенты использования для всех членов команды.

Коэффициент использования ваших сотрудников влияет на общую прибыль. Маржа прибыли определяет прибыльность компании, продукта или услуги. Чем больше рентабельность, тем успешнее компания. Это означает, что коэффициент использования и норма прибыли неразрывно связаны.

Каковы идеальный коэффициент использования и коэффициент реализации?

Идеальный коэффициент использования — это коэффициент использования, который должен быть у бизнеса для достижения желаемой нормы прибыли.

Идеальный коэффициент использования можно рассчитать, разделив затраты (т.е. затраты на ресурсы и накладные расходы) и чистую прибыль на общее количество часов (т.е. потенциальную мощность) и оплачиваемую ставку.

Вот формула для расчета идеального коэффициента использования:

(Затраты + Прибыль) / (Потенциальная мощность x Выплачиваемая ставка) x 100 = Идеальный коэффициент использования

Теперь давайте будем прямолинейны — это не обязательно правда, что чем выше коэффициент использования, тем лучше.

Коэффициент использования, близкий к 100%, может указывать на переутомление рабочей силы на грани выгорания.

Если бизнес имеет коэффициент использования выше 100%, это обычно является признаком недостаточной подготовки или слишком большого объема работы, выходящей за рамки проекта.

Еще одно важное понятие, которое мы должны упомянуть, — это скорость реализации . Он представляет собой отношение оплачиваемых часов к общей сумме, взимаемой с клиентов.

Вот как вы рассчитываете скорость реализации:

(Общее количество оплачиваемых часов) / (Общее количество оплачиваемых часов) = Уровень реализации

Значительная разница между показателями использования и реализации указывает либо на то, что ваша команда тратит слишком много времени на неоплачиваемые действия, либо на то, что в процессе работы требуется больше работы.

Каковы преимущества мониторинга коэффициента использования?

Мониторинг коэффициента использования позволяет отслеживать проект в режиме реального времени.

В результате вы с гораздо меньшей вероятностью упустите важную информацию о своих проектах и ​​будете более активно замечать ошибки до того, как они превратятся в серьезные проблемы.

Ниже приведены некоторые из наиболее важных преимуществ отслеживания коэффициента использования :

• Отслеживает затраты ресурсов,
• Регулирует размер прибыли,
• Поддерживает рост бизнеса и
• Улучшает планирование проекта.

Преимущество № 1: отслеживание затрат на ресурсы

Расчет коэффициента использования помогает убедиться, что вы не используете ресурсы недостаточно или чрезмерно, оставаясь при этом в рамках бюджета, потому что вы отслеживаете, когда и где была потрачена определенная сумма средств.

Чтобы лучше отслеживать затраты ресурсов, вы можете задать себе следующие вопросы:

• Используются ли дополнительные ресурсы, например, для неоплачиваемых задач?
• Регулярно ли отслеживаются и регистрируются все оплачиваемые часы?

Преимущество № 2: регулирует размер прибыли

Чтобы увеличить размер прибыли и заработать больше денег, правильные расчеты коэффициента использования гарантируют, что ваша компания выставляет счета клиентам за соответствующее количество оплачиваемых часов.

Может случиться так, что ваш коэффициент использования высок, но ваша прибыль низкая. Если это так, проанализируйте продуктивность сотрудников, чтобы выяснить, как сотрудники тратят свое время и над чем они работают в данный момент. Кроме того, вы должны проанализировать OPEX — ваши операционные расходы, необходимые для ведения бизнеса.

Преимущество № 3: способствует росту бизнеса

Показатели использования также могут показать, какие продукты или услуги являются наиболее прибыльными. Это может помочь руководству в определении областей потенциального роста и мест, где они могли бы добавить персонал.

Высокие коэффициенты использования часто показывают, какие услуги более полезны и коррелируют с прибыльностью.

Эта информация может оказаться полезной для экспертов в области развития бизнеса и продаж. Это может помочь им тратить время на потенциальных клиентов, связанных с проектами, которые, как ожидается, будут более прибыльными.

Преимущество № 4: улучшает планирование проекта

Мониторинг коэффициентов использования также может помочь вам оптимизировать планирование проекта и распределение ресурсов.

Например, проект разработки программного обеспечения с шестью людьми будет иметь низкий коэффициент использования, если они будут использовать только 50% отведенного им рабочего времени. Такая ситуация может указывать на то, что над одним и тем же проектом работает слишком много сотрудников или что их внимание привлекают другие вещи.

Что такое отчет об использовании?

При мониторинге коэффициента использования обязательно пригодится одна вещь — отчет об использовании.

Отчет об использовании помогает точно определить, сколько времени выделено команде:

• Запланированное,
• Доступно и
• Эффективно используется.

Отчет об использовании состоит из нескольких различных критериев, которые демонстрируют уровень использования:

• Оплачиваемое использование — доля возможностей человека, используемая в оплачиваемых рабочих часах, и
• Неоплачиваемое использование — доля возможностей человека по неоплачиваемой работе (совещания команды, развитие/обучение персонала, налаживание связей и участие в конференциях и т. д.).

Навыки прогнозирования пригодятся при создании отчетов об использовании. Чтобы улучшить свои навыки прогнозирования, которые помогут вам учитывать как текущую, так и будущую рабочую нагрузку при распределении проектов между вашими сотрудниками, менеджер может сравнить рабочую нагрузку членов своей команды за данный период времени в днях, неделях или месяцах, чтобы оценить объем работы. был запланирован.

Вместо того, чтобы составлять такие расписания вручную, менеджеры могут выбрать приложение для группового планирования, такое как Clockify, чтобы более эффективно распределять рабочую нагрузку своей команды.

Это все, что вам нужно знать об основах отчета об использовании.

Теперь мы упомянем о преимуществах ежемесячного отчета об использовании.

Что ежемесячный отчет об использовании может сделать для бизнеса?

Ежемесячный отчет об использовании отображает в режиме реального времени показатели использования ресурсов по всему бизнесу. При этом ежемесячный отчет об использовании полезен для принятия решений на месте, например, во время непредвиденной неудачи или узкого места.

Планирование предстоящих проектов и другой работы упрощается, если заранее знать, какой потенциал есть у членов команды.

Четкое представление о том, какими возможностями обладают члены команды, также помогает менеджерам распределять рабочую нагрузку внутри команды. Таким образом, сотрудники будут более продуктивными и не будут перегружены работой.

После интерпретации результатов отчетов об использовании пришло время улучшить коэффициент использования сотрудников.

Советы по повышению коэффициента использования сотрудников

Менеджеры должны найти способы повысить производительность сотрудников и, следовательно, улучшить коэффициент использования сотрудников.

Если вы не знаете, как это сделать, вам помогут следующие советы.

Совет № 1: регулярно сравнивайте оплачиваемое время с неоплачиваемым.

Вы должны понимать, как распределяется время вашей команды, чтобы различать оплачиваемое и неоплачиваемое время.

Чтобы знать, тратят ли ваши сотрудники достаточно времени на работу, которая может быть выставлена ​​счету клиенту и приносить вам прибыль, крайне важно установить правильный баланс между оплачиваемой и неоплачиваемой работой. Это важно для первоначального расчета коэффициента использования сотрудников.

В целом, хотя прибыль приносят только оплачиваемые часы, неоплачиваемые часы не менее важны. Например, вы не можете взимать плату с клиентов за административные задачи или обучение сотрудников, но эти неоплачиваемые задачи имеют решающее значение, поскольку они улучшают качество вашего бизнеса.

Соотношение оплачиваемого и неоплачиваемого времени может значительно варьироваться в зависимости от проекта и по мере расширения вашей компании и команды.

Чтобы иметь лучший обзор как оплачиваемых, так и неоплачиваемых часов в команде, вы должны создавать регулярные отчеты об использовании и проверять каждый период времени.

Совет № 2: Отслеживайте фактическое и расчетное время

Легко предположить, что вы знаете, сколько времени кому-то понадобится для выполнения задания. Но как только вы начнете сравнивать ожидаемое и реальное время для всего, что делает ваша команда, вы, вероятно, измените свое мнение.

Вы можете переоценивать или недооценивать фактическое количество времени, которое ваша команда тратит на задачи, и то и другое вредно:

• Недооценка может привести к необнаруженным проблемам проекта и неточным счетам, а также
• Переоценка может привести к низкой производительности и замедлению корпоративного роста.

Отслеживание расчетного и реального времени может выявить ненужную потерю нескольких минут здесь и там, что добавляет критические часы на каждом этапе работы клиента и на каждом уровне ответственности команды.

Оценки задач могут пригодиться, когда вы пытаетесь определить, достаточно ли вы берете плату за задачи. Оценки также могут помочь вам улучшить свои навыки оценки для предстоящих проектов.

Вы можете использовать такой инструмент, как Clockify, для оценки проекта. В Clockify вы можете измерить, насколько хорошо работает ваша команда:

• Оценка времени, необходимого для завершения проекта,
• Отслеживание прогресса и
• Сравнение ожидаемого и фактического времени.

Совет № 3: Четко определите должностные обязанности

Добиться оптимального использования может быть сложно, если ваши сотрудники не понимают своих ролей (включая задачи и обязанности).

Чтобы помочь им избежать путаницы и взять на себя обязательство закончить свою работу, менеджер должен предоставить подробные сведения о задачах и недвусмысленное объяснение должностных обязанностей.

Четко определенные роли и задачи также могут помочь вам определить, есть ли у вас проблемы с использованием или пришло время добавить нового члена команды, чтобы заполнить пробел, когда ваша рабочая нагрузка становится слишком большой.

Совет № 4: собирайте отзывы сотрудников

Несмотря на то, что данные имеют решающее значение, бывают случаи, когда никакие отчеты не смогут показать, продуктивно ли ваши сотрудники используют свое время.

Хотя может показаться, что сотрудники хорошо справляются со своими задачами, а коэффициент использования растет, это может измениться в зависимости от различных обстоятельств. Например, изменение обязанностей одной команды могло стать узким местом для другой команды, но в отчетах это еще не отражено.

Менеджеры могли бы легко избежать таких ситуаций, проводя частые встречи один на один между персоналом и руководством. Таким образом, сотрудники могут чувствовать себя более непринужденно и воодушевляться случайными проверками. Это также может помочь им поддерживать постоянный график работы.

Эти обсуждения также являются отличным способом выявить проблемы до того, как они начнут подрывать прибыльность бизнеса.

Совет № 5: поощряйте перерывы и регулярные выходные

Несмотря на то, что это может показаться противоречивым, исследования показали, что регулярные перерывы повышают производительность.

Сотрудники не должны тратить свои перерывы на бесцельные задачи, такие как пролистывание социальных сетей, а использовать это время, чтобы отдохнуть и зарядиться энергией. Таким образом, как только они вернутся к работе после перерыва, они смогут лучше сосредоточиться и эффективно выполнять свои задачи.

Если сотрудники будут делать регулярные перерывы, они будут более продуктивными, что, в свою очередь, приведет к более высокому коэффициенту использования.

Кроме того, использование нерабочего времени делает сотрудников менее напряженными и более эффективными в работе, что также увеличивает коэффициент использования.

Совет № 6: Избавьтесь от рутинных задач или сделайте их более значимыми

По возможности не поручайте своей команде мелкие и рутинные задачи, когда они пытаются сконцентрироваться на более важной цели. Изучите ежедневное расписание команды, чтобы определить, какие действия вы можете исключить, чтобы высвободить время сотрудников для работы над более важными задачами.

Например, не всех следует приглашать на все встречи. Итак, сделайте привычкой приглашать только необходимых участников на различные типы собраний в вашей организации. В конце концов, хотя ваши ежедневные PR-совещания могут быть интересны вашей команде разработчиков, они обычно не имеют решающего значения для работы разработчиков — поэтому лучше, если они не будут обязаны их посещать.

В общем, на каждой работе есть повторяющиеся задачи, которые могут показаться неважными и ненужными. Однако некоторые из этих задач существуют не просто так — их выполнение приводит к достижению цели более высокого уровня. Менеджеры должны продвигать фреймирование высшего уровня — концепция, описанная в одном из исследований HBR, которая продвигает идею прояснения контекста рутинных задач, чтобы сделать их более значимыми и приятными для сотрудников.

Вместо того, чтобы тратить слишком много времени на задачи, которые являются только формальностями, вы должны сосредоточиться на заданиях, которые приносят пользу бизнесу.

Совет № 7: Сопоставьте навыки сотрудника с должностными обязанностями

Понимание способностей ваших сотрудников, характера рабочего места и поведенческих предпочтений имеет решающее значение для понимания того, как они работают лучше всего, и в результате повышения производительности.

Например, экстраверт, изобретательный и творческий человек, безусловно, отличный выбор для представления идей клиентам. С другой стороны, если таким сотрудникам дается задание, требующее соблюдения правил и деталей, у них могут возникнуть проблемы с его выполнением.

Просить своих сотрудников преуспевать во всем неэффективно и контрпродуктивно. Внимательно рассмотрите каждое поручение и определите, подходит ли сотрудник для его выполнения или нет. Если нет, ищите кого-то с чертами, которые лучше соответствуют требованиям задачи.

Совет № 8: Работайте из дома

На первый взгляд может показаться неэффективным позволять вашим сотрудникам работать из дома, поскольку нет способа обеспечить их постоянную производительность, пока никто не видит.

Но правда как раз в обратном. Хотите верьте, хотите нет, но исследования показывают, что удаленные сотрудники более продуктивны, чем офисные. Поэтому, если тип работы позволяет, руководители должны разрешать своим сотрудникам работать из дома.

Подведение итогов: долгосрочная прибыльность возрастет по мере повышения коэффициента использования сотрудников.

Если вы решите отслеживать коэффициент использования ваших сотрудников, вы сможете:

• Контролировать затраты ресурсов,
• Точная настройка размера прибыли,
• Помогите своему бизнесу расширяться и расти, и
• Улучшить планирование проекта.

Чем больше вы будете следить за коэффициентом использования сотрудников, тем легче будет найти проблемы, решения и возможности для продвижения.

Отслеживание коэффициента использования повысит производительность труда сотрудников и повысит общую эффективность вашего бизнеса.

️ Следите ли вы за коэффициентом использования ваших сотрудников? Есть ли у вас какие-либо другие советы по повышению коэффициента использования? Напишите нам по адресу [email protected], чтобы получить шанс быть представленным в этой или одной из наших будущих статей. Кроме того, если вам понравилась эта статья, поделитесь ею с кем-то, кто, как вы знаете, найдет ее полезной.