Использование интеграций для создания ERP-системы QuickBooks

С более чем шестью миллионами клиентов QuickBooks является самым популярным программным обеспечением для бухгалтерского учета малого бизнеса на рынке, привлекательным для предприятий от уровня индивидуального предпринимателя до предприятий с его широким спектром предложений.

В результате программное обеспечение должно быть достаточно гибким, чтобы двигаться и расти вместе с бизнесом. Нет смысла создавать прилипчивого клиента только для того, чтобы потерять его, когда он наберет 50 сотрудников.

Как и другие поставщики программного обеспечения для бухгалтерского учета, такие как Xero и Sage, QuickBooks добилась гибкости отчасти за счет мощного набора интеграций.

Сегодня мы рассмотрим расширение QuickBooks в области планирования ресурсов предприятия (ERP) с помощью предложений на рынке программного обеспечения.

Несмотря на то, что на рынке существует множество бесплатных или открытых предложений ERP, масштаб этих предложений и перспектива отказа от знакомства с QuickBooks часто оказываются достаточно пугающими, чтобы удерживать предприятия от перехода на новые технологии, когда они должны.

Любая растущая компания, избегающая внедрения ERP, может столкнуться с проблемами эффективности, планирования и финансирования, пытаясь собрать воедино движущиеся части растущего бизнеса.

Добавив функциональность ERP в QuickBooks, вы можете вернуть часть этой эффективности, не тратя целое состояние и не прибегая к масштабным технологическим изменениям.

Что такое программное обеспечение ERP и как оно помогает?

Прежде чем мы углубимся в варианты и пути, доступные для малого бизнеса, давайте поговорим об ERP.

Программное обеспечение для планирования ресурсов предприятия представляет собой набор программных модулей, которые объединяют функции финансов, планирования, производства, инвентаризации и управления персоналом (среди прочего) в одном месте. Опираясь на общий набор определений и наборов данных, ERP-системы позволяют сложным предприятиям получать четкое представление о своих операциях.

Представьте себе розничного продавца, который после открытия производит и продает игрушечные машинки. Продажа и наличные фиксируются, и мир движется дальше.

Теперь представьте, что розничный торговец — это многомиллионный глобальный бизнес с производственным подразделением, которое подсчитывает продажи, когда создается продукт, складской операцией, которая подсчитывает продажи, когда продукты отгружаются, и отделом продаж, который подсчитывает продажи, когда размещается заказ. Бухгалтерия компании считает продажи только после погашения чека.

Такому бизнесу сложно ответить на вопрос: «Сколько мы планируем сделать в продажах в следующем квартале?» Как правило, финансовый двигатель бизнеса определяет внедрение ERP (или его отсутствие).

Построение ERP-системы

Чтобы построить ERP-систему, нам нужна сильная финансовая основа и база данных.

Введите бухгалтерскую программу.

Поверх вашего ядра финансовых данных вы можете наложить любые модули ERP, которые подходят для вашего бизнеса. В то время как традиционные ERP-системы — массивные, часто фантастически дорогие бегемоты — обычно набиты модулями под завязку независимо от необходимости, современные ERP являются модульными и гибкими.

Если вам не нужен производственный модуль, его не будет. Построение ERP поверх базовой системы бухгалтерского учета воссоздает эту модульность, но предлагает больше поставщиков для будущих дополнений, чем классическая ERP от одного поставщика, и все это в погоне за финансовой правдой вашего бизнеса.

ERP-файлы.

Связь с QuickBooks

Это возвращает нас к QuickBooks (хотя многие расширяемые бухгалтерские системы на рынке предлагают ту же функциональность). Чтобы создать собственный эквивалент ERP, вам нужно выбрать между QuickBooks Online Plus и Desktop Enterprise. Первый масштабируется, и к нему можно получить доступ где угодно, но ему не хватает некоторых инвентарных и производственных инструментов.

Fundera провел хороший обзор различий между ними в режиме онлайн и на предприятии. В этой статье мы сосредоточимся на Desktop Enterprise из-за его сильных сторон в управлении запасами. Это также вкус выбора для крупных предприятий.

Магазин приложений QuickBooks

QuickBooks размещает все свои приложения в одном месте, в магазине приложений QuickBooks. Вы можете искать, фильтровать и находить именно то приложение, которое вам нужно для создания вашей ERP.

Хотя в магазине есть несколько бесплатных опций, большинство приложений требуют затрат, которые вам нужно планировать. Например: Fishbowl — одна из самых популярных производственных интеграций для QuickBooks, стоимость которой начинается от 10 095 долларов. Даже успешный бизнес не откажется от таких денег по прихоти.

Прежде чем приступить к разработке, ознакомьтесь с предложениями в магазине приложений и почувствуйте, что доступно. QuickBooks собирает отзывы, и многие из доступных вариантов также были проверены на Capterra.

Создание стека ERP

После того, как вы выбрали вариант QuickBooks, вы можете погрузиться в настоящую структуру ERP. Если вы не знаете, с чего начать, не волнуйтесь.

Я расскажу о двух приложениях — HandiFox и Method:CRM, — которые помогут вам на пути к успеху ERP. Оба приложения занимают первые места в своих категориях QuickBooks App Store — инвентарь и CRM соответственно.

Это даст вам представление о том, что требуется для запуска и запуска ERP-системы на магистрали QuickBooks.

HandiFox: интеграция управления запасами с QuickBooks

HandiFox поставляется в двух версиях: Start и Pro. Start содержит большинство инструментов управления запасами, которыми известен бренд, а Pro добавляет некоторые варианты клиентов и выставления счетов. Мы рассмотрим Пуск ниже.

HandiFox предлагает улучшенный внешний интерфейс для QuickBooks для управления запасами. Хотя QuickBooks имеет некоторые возможности отслеживания, взаимодействие с вашими данными не является простым. HandiFox делает данные визуально привлекательными и доступными для выполнения ежедневных задач инвентаризации.

HandiFox в действии.

Причины его использования:

• HandiFox позволяет сканировать штрих-коды с помощью мобильного телефона. Если вы получаете, отправляете или передаете инвентарь, вы можете делать все это с помощью мобильного интерфейса HandiFox. Затем данные передаются в QuickBooks для обновления ваших финансовых отчетов.
• Помните, я упомянул наличие одной версии правды в качестве основного преимущества ERP? С приложением для управления запасами, прикрепленным к передней части вашей системы, вы можете легко отслеживать, оценивать и управлять запасами, не создавая несколько версий того, что у вас есть под рукой. Тогда ваши финансовые записи будут отражать записи вашей системы управления запасами, что позволит лучше прогнозировать спрос и лучше понимать активы.
• Приложения для управления запасами, такие как HandiFox, предоставляют вам доступ к дополнительным слоям данных о запасах. Хотя QuickBooks может хранить данные о стоимости и подсчете, он не предназначен для самостоятельного отслеживания номеров партий или местонахождения бункеров. HandiFox накладывает все это поверх ваших существующих данных, позволяя вам лучше отслеживать и выбирать инвентарь, поскольку он обновляет QuickBooks с соответствующей информацией.

Метод:CRM: интеграция CRM с QuickBooks

Method делает для людей то, что HandiFox делает для вещей. Хотя QuickBooks хранит некоторую информацию о клиентах, по которой вы можете создавать несколько отчетов, это, прежде всего, учетная платформа.

С интеграцией CRM вы придаете блестящее лицо данным о клиентах QuickBooks, не создавая новый и немного другой набор данных, как вы могли бы с автономной CRM.

Причины его использования:

• Метод: CRM синхронизирует изменения информации о ваших клиентах с QuickBooks, сохраняя ту единственную версию правды, которая нам нужна.
• Как и HandiFox, Method также использует новые уровни данных о контактах, историях покупок и взаимодействий, а также эффективности маркетинговых кампаний. Он берет базовые данные, которые позволяют QuickBooks функционировать, и добавляет дополнительные данные, которые помогут вашему бизнесу процветать.

• Метод: CRM позволяет добавить платежный портал на ваш веб-сайт, создавать маркетинговые кампании по электронной почте, используя ваши контакты QuickBook, и отслеживать потенциальных клиентов, не засоряя базу данных. Это означает, что больше не нужно прокручивать страницы клиентов, которых вы представили. Вместо этого эти потенциальные клиенты живут в методе до тех пор, пока они не станут реальными клиентами и не будут переведены в QuickBooks.

Обеспечение бесперебойной работы вашей ERP-системы QuickBooks

Если вы сможете найти правильную интеграцию для своего бизнеса, ваша компания будет вращаться вокруг одной версии правды. Больше никаких рассуждений о том, сколько вы продали, где какие продукты и кому сколько заплатили.

Интеграции, которые вы в конечном итоге выберете, должны в значительной степени основываться на типе вашего бизнеса. Я думаю, что CRM — это хороший выбор для всех, но ваш выбор производства, складирования и управления персоналом зависит от отрасли.

Если вы используете другие приложения QuickBooks в своем бизнесе, сообщите всем об этом в комментариях ниже. Если создание собственной системы не подходит для вашего бизнеса, ознакомьтесь с каталогом ERP Capterra, который включает более 400 вариантов программного обеспечения.