Использование Excel для учета в малом бизнесе
Опубликовано: 2022-05-07Узнайте, как Excel может помочь преобразовать ваш бухгалтерский учет в малом бизнесе.
После калькуляторов электронные таблицы являются лучшим другом бухгалтера, когда дело доходит до управления основными бухгалтерскими задачами (вспомните бухгалтерские книги и балансы). Но соответствует ли Microsoft Excel шумихе в эпоху инновационных технологий, таких как искусственный интеллект и блокчейн?
Да, в зависимости от ваших требований к бухгалтерскому учету и финансам.
Если вам нужна помощь в стандартизации ваших процессов и ускорении ваших задач, Excel — это инструмент для вас.
Excel может помочь с большинством основных функций (например, ведение бухгалтерского учета, управление счетами), но если вам нужна помощь с расширенными функциями учета, такими как управление денежными потоками и налогами, вы можете рассмотреть программное обеспечение для бухгалтерского учета.
Оптимизируйте поиск программного обеспечения с помощью нашего руководства по составлению короткого списка
Быстро найдите нужный инструмент с помощью этого снимка самого популярного программного обеспечения для бухгалтерского учета.
В этой статье мы рассмотрим некоторые ключевые тенденции, преимущества и функции использования Excel, бесплатные шаблоны Excel и когда следует использовать Excel для бухгалтерского учета в малом бизнесе.
Тенденции использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса
Прежде чем мы углубимся в функции и преимущества Excel, важно понять, как за последние несколько лет изменилось использование Excel для бухгалтерского учета в малом бизнесе.
Excel по-прежнему остается одним из самых популярных инструментов бухгалтерского учета, используемых финансовыми менеджерами малого бизнеса. Небольшие предприятия, как правило, имеют и используют меньше финансовых данных по сравнению с предприятиями, и Excel позволяет таким предприятиям сосредоточиться на основных бухгалтерских задачах, таких как планирование бюджета и прогнозирование.
Вот разбивка инструментов бухгалтерского учета, используемых американскими предприятиями:
Разбивка инструментов бухгалтерского учета, используемых американскими компаниями (Источник)
Несмотря на популярность Excel, его использование в бухгалтерском учете постепенно сокращается среди предприятий всех размеров, как показано на диаграмме ниже.
Одной из возможных причин этого снижения является снижение цен на программное обеспечение ERP и облачные инструменты учета, специально предназначенные для базовых функций, таких как управление счетами.
Использование Excel для бухгалтерского учета снижается с 2017 года.(Источник)
Преимущества использования Excel для бухгалтерского учета малого бизнеса
- Сравните наборы данных : помогает сравнить наборы финансовых данных, такие как общая сумма кредиторской и дебиторской задолженности, для расчета объема денежных потоков за определенный период. Вы можете отслеживать текущие расходы, чтобы получить более четкое представление о том, куда уходят ваши деньги, и (если применимо) разделить клиентов на группы в зависимости от размера, местоположения или покупки, чтобы увидеть, какие группы приносят наибольший доход для вашего бизнеса.
- Создавайте настраиваемые отчеты: создавайте отчеты на основе шаблонов (включая таблицы и диаграммы), которые можно повторно использовать для таких задач, как управление счетами и оценка объемов денежных потоков. Эти отчеты можно настроить по мере необходимости, чтобы добавить дополнительные точки данных (например, несколько/различные ставки налога с продаж штата) без необходимости создавать новый шаблон с нуля.
- Автоматизируйте ввод данных: макросы Excel помогают автоматизировать повторяющиеся задачи ввода финансовых данных (например, копирование данных из первичных источников на лист Excel). Например, вы можете создать макрос для экспорта данных, связанных со счетами, из CSV-файла и заполнить соответствующий шаблон управления счетами на листе Excel.
Ключевые функции Excel, которые можно использовать для бухгалтерского учета в малом бизнесе
Сводные таблицы. Расположенные в меню «Вставка» Excel, сводные таблицы представляют собой расширенный формат таблиц, которые суммируют сложные наборы данных на основе выбранного диапазона ячеек. Оттуда пользователи могут фильтровать выбранные данные в отдельном окне.
Сводные таблицы отлично подходят для обобщения необработанных данных бухгалтерского учета и их сортировки по различным категориям. Допустим, вам нужно отсортировать маршруты для управления расходами. Вы можете использовать сводную таблицу для фильтрации сложных наборов данных и суммирования расходов по категориям.
Анализ «что, если». Расположенный в меню Excel «Данные», анализ «что, если» помогает прогнозировать результаты, изменяя наборы данных в формуле. Другими словами, эта функция позволяет пользователям тестировать новые результаты, изменяя данные без удаления или изменения основного набора данных.
Эта функция идеально подходит для управления денежными потоками, а также общего бюджета и процессов прогнозирования. Эта функция позволяет пользователям тестировать различные оценки бюджета в графическом формате (линия тренда или гистограмма) и изменять прогноз для этих оценок на основе изменений, которые пользователь вносит в данные бюджета.
Листы прогнозов: эта функция находится в том же меню, что и «анализ «что, если», и помогает пользователям прогнозировать тенденции данных на основе исторических значений. Эта функция прогнозирует тенденции в графическом формате вместо простого изменения значений данных в ячейке.
Эта функция актуальна только в том случае, если у вас есть исторические данные за несколько лет. Например, если у вас есть данные о движении денежных средств за прошлые годы, вы можете включить эти данные в таблицу и использовать эту функцию для создания нового рабочего листа с графиком, прогнозирующим будущие тенденции в объеме вашего денежного потока.
Бесплатные шаблоны бухгалтерского учета в Excel
Excel поставляется с готовыми шаблонами для всех видов учетных функций, таких как счета, составление бюджета и многое другое.
Вы можете получить листы выверки банковских счетов, бухгалтерские книги, шаблоны счетов-фактур и средства отслеживания личных финансов прямо в Microsoft. Оттуда есть множество онлайн-ресурсов, которые помогут вам настроить бесплатные шаблоны бухгалтерского учета в Excel, такие как видеоролики YouTube, которые знакомят зрителей с различными шаблонами, включая форматирование и формулы, а также советы о том, как лучше всего использовать этот тип таблицы, когда вы я его настроил.
4 рекомендации по использованию Excel для бухгалтерии малого бизнеса
Вот некоторые вещи, о которых следует помнить, если вы используете (или планируете использовать) Excel для бухгалтерского учета в своем малом бизнесе.
- Убедитесь, что программа, которую вы хотите, на самом деле является Excel . Если эта статья кажется слишком сложной для изучения или не совсем тем, что вы ищете, не забывайте, что вы можете изучить другие варианты бухгалтерского учета и программного обеспечения для работы с электронными таблицами. Вот наш список лучших бесплатных программ для бухгалтерского учета с открытым исходным кодом, с которых можно начать.
- Ознакомьтесь с шаблонами, предлагаемыми Microsoft . Поищите в Интернете шаблоны учета и бухгалтерского учета, чтобы определить, соответствует ли то, что предлагает Microsoft, вашим потребностям. Щелкните здесь, чтобы просмотреть листы Excel, настроенные корпорацией Майкрософт. После того, как вы ознакомились с шаблоном, вы можете настроить его в соответствии со своими уникальными требованиями (например, оценить свой ежемесячный бюджет по сравнению с ежеквартальным, добавить сводные таблицы, включая свой логотип).
- Пройдите процесс создания шаблона, используя онлайн-ресурсы . Найдите в Интернете статьи или видеоролики, которые помогут вам создать и/или использовать шаблон от начала до конца. Это поможет вам понять интерфейс Excel, познакомит вас с дополнительными функциями, которые вы, возможно, захотите использовать, и даст вам практическую практику перед использованием ваших собственных данных.
- Сосредоточьтесь на изучении предварительно заполненных наборов данных. Практика делает совершенным. Это верно для использования Excel для любых бухгалтерских задач, таких как управление денежными потоками. После завершения шаблона вы можете попрактиковаться в его использовании с предварительно заполненными наборами данных, чтобы убедиться, что вы понимаете, как его использовать, прежде чем вводить свои собственные данные.
Следующие шаги и дополнительные бухгалтерские ресурсы
Если вы уже используете Excel и готовы к обновлению, ознакомьтесь с нашим каталогом программного обеспечения для бухгалтерского учета, где вы можете отфильтровать нужные функции, чтобы составить краткий список.
Вот некоторые дополнительные ресурсы Capterra, которые помогут вам удовлетворить потребности вашего бизнеса в области бухгалтерского учета:
|