Понимание и совершенствование процесса «от заказа до оплаты» (O2C)

Получение заказов клиентов, их выполнение и получение оплаты являются основой для большинства бизнес-операций.

Ваш денежный поток, внутренние ресурсы и обслуживание клиентов зависят от процессов, связанных с эффективностью и надежностью.

Вот почему так важно понимать и оптимизировать процесс «от заказа до оплаты» (O2C) .

Что такое «от заказа до оплаты» (O2C)?

« От заказа до оплаты» (часто называемый O2C или OTC ) — это бизнес-термин, используемый для описания процесса (процессов) выполнения заказов клиентов.

По сути, он начинается, когда ваши клиенты размещают заказ, и заканчивается, когда вы регистрируете выполненные и оплаченные заказы в учетных записях.

Между ними происходит несколько шагов (см. ниже «Этапы цикла от заказа до оплаты»). А впоследствии анализ данных и внедрение передового опыта могут помочь вам в постоянной оптимизации вашего процесса от заказа до оплаты.

Процесс «от заказа до оплаты» также находится между несколькими другими процессами и пересекается с ними. Например, маркетинг для лидов (M2L) , процессы от закупки до оплаты (P2P) и другие действия воронки продаж.

Как и O2C, эти термины используются вашими командами для отчетности и разработки стратегии.

Почему этот процесс называется «от заказа до оплаты»?

Фраза «от заказа до получения денег » используется потому, что она кратко описывает процесс от заказа вашего клиента до получения вашей компанией наличных .

В чем разница между процессами «от заказа до оплаты», «от предложения до оплаты» (QTC) и «от заказа до оплаты»?

Основное различие между процессами «от заказа до оплаты », « от предложения до оплаты» (QTC) и «от продажи до оплаты » заключается в том, что второй включает в себя формирование предложений клиентам до ввода заказа, а третий включает продажи и маркетинг до момента предложения или заказа.

Процесс « заявка на оплату» (QTC) позволяет клиентам лучше понять свою покупку, прежде чем совершить ее. Это также полезно, когда заранее определенная цена или объем заказа недоступны для определенного продукта или услуги.

Приведение к наличным используется для описания более полного процесса, чем QTC и O2C. Это полезно для анализа связи между ранними процессами продаж и маркетинга и процессами O2C или QTC.

Различия между каждым соответствующим процессом заключаются в основном в точном диапазоне процессов, на которых они сосредоточены. Каждый может включать в себя разные отделы, программное обеспечение, шаги по оптимизации и т. д.

Почему важен процесс «от заказа до оплаты»

Процесс «от заказа до оплаты» важен для двух основных областей вашего бизнеса:

• Внутренний: он связан с эффективностью вашего денежного потока, внутренних ресурсов, управления цепочками поставок и аналитики.
• Внешние: чем проще это, тем лучше ваш клиентский опыт. Это помогает поддерживать отношения с клиентами и удерживать их в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Многие бизнес-процессы взаимосвязаны. Процесс O2C не является исключением.

Ошибки на любом из задействованных этапов (см. ниже «Этапы цикла от заказа до наличных») могут иметь косвенное влияние на другие функции вашего бизнеса.

Например, просроченные платежи или медленная обработка счетов могут сократить ваш оборотный капитал. Это, в свою очередь, может помешать закупке важнейших материалов или оборудования.

Как и во многих других бизнес-процессах, автоматизация может ускорить и сократить количество ошибок в процессе от заказа до оплаты. Однако для действительно оптимального процесса также необходимы человеческий контроль и участие.

По каким причинам вы можете захотеть улучшить процесс O2C?

Возможно, вы захотите улучшить процесс «от заказа до оплаты», поскольку он оказывает острое (т. е. немедленное) или хроническое (т. е. постоянное и долгосрочное) негативное влияние на ваш бизнес.

Причины обеих категорий проблем могут различаться или даже пересекаться.

Например, у вас может внезапно отсутствоватьденежный поток.Это может немедленно привести к негативным последствиям, таким как невозможность платить персоналу или покрывать другие необходимые расходы.

Или это может иметь более тонкий негативный эффект с течением времени, добавляя неопределенность в ваши бизнес-прогнозы , уменьшая вероятность того, что вы нацелитесь или возьмете на себя определенные проекты и т. д.

6 шагов цикла «от заказа до оплаты»

Еще до того, как процесс O2C начался, существует несколько важных моментов. К ним относятся управление запасами, интеграция POS-систем, регистрация клиентов и многое другое.

После того, как они установлены, выполняются следующие шаги.

1. Вы получаете заказ клиента

Когда ваш клиент делает заказ, процесс O2C официально начинается.

Заказ может быть сделан онлайн через форму или электронную почту, по телефону или даже лично.

Чтобы сделать этот шаг максимально эффективным, важно отслеживать каналы заказов и оперативно отвечать на подтверждения заказов или даже автоматизировать их.

Внимание к деталям способствует удовлетворенности клиентов на этом этапе. Например, первоначальное подтверждение не должно быть отправлено, если инвентаря нет на складе, только для последующей отмены заказа.

Система управления заказами помогает оптимизировать этот и последующие этапы процесса O2C.

Этот этап может также включать дисконтирование счетов-фактур или факторинг счетов-фактур во многих отраслях.

2. Вы выполняете заказ клиента

Выполнение заказа включает в себя его обработку (включая проверку спецификаций заказа, проверку запасов и делегирование) и организацию его доставки или отгрузки .

Здесь может быть полезно дальнейшее сообщение о предполагаемых сроках доставки, особенно если задержка вероятна.

Наличие данных, отслеживающих процесс выполнения в режиме реального времени , помогает убедиться, что вся ваша команда находится на одной волне. Это снижает вероятность опоздания, пропущенных или повторных заказов.

3. Ваш продукт отправлен или услуга предоставлена ​​клиенту

Доставка — это фраза, используемая для описания продуктов, покидающих ваш склад и направляющихся к вашему клиенту. Это не обязательно касается реальных кораблей, но это часто происходит с международными заказами.

Для услуг этот шаг включает в себя предоставление физической услуги или предоставление доступа к программному обеспечению или платформе. Также важно, чтобы услуги оказывались быстро и легко.

4. Вы выставляете счет клиенту

Оперативное выставление счета вашим клиентам увеличивает ваши шансы на своевременную оплату.

Вы должны убедиться, что данные вашего счета-фактуры верны. Это включает в себя стоимость, номер счета, детали заказа, условия оплаты и т. д.

Интеграция вашей системы управления заказами с обновленной CRM поможет убедиться, что счет и последующие напоминания отправляются нужному человеку.

5. Вы получаете оплату клиента

Сбор платежей является важной частью кредитного менеджмента, который является неотъемлемой частью здоровья любого бизнеса.

Просрочки платежей распространены во многих отраслях. Например, 1 из 6 малых предприятий сообщает о задержке выплат.

Шансы на то, что вам будут платить вовремя, повышаются за счет внедрения лучших практик для коллекций. Это может включать оптимизацию или автоматизацию таких методов, как напоминания или использование специальных инструментов для управления дебиторской задолженностью.

6. Вы записываете платеж

После того, как заказ был доставлен и оплачен, точная регистрация платежей в главной книге поможет вам не отставать от учета и управления данными.

Ошибки в отчетах на этом этапе могут создать проблемы для разных сторон вашего бизнеса, таких как продажи, дебиторская задолженность и бухгалтерия.

Программное обеспечение для управления счетами может помочь вам вести полный и актуальный бухгалтерский учет. Это также поможет вам в управлении данными.

Следующее поколение систем и технологий от заказа до оплаты

Данные и технологии являются ведущими инновациями в процессе O2C.

Интеграция со сторонними технологиями может помочь путем аутсорсинга предложений по андеррайтингу и финансированию.

Например, использование программного обеспечения для управления счетами может улучшить процесс выставления счетов. Интеграция с вашей CRM также помогает держать все отделы, участвующие в процессе O2C, на одной странице.

Как мы объяснили в нашем официальном документе «Инновационный сборник инструкций по заказу наличных: предоставление производителям и дистрибьюторам контроля над своими денежными потоками»:

[Продукты O2C] в сочетании с услугами CRM могут дать производителям информацию, необходимую им для выявления дополнительных возможностей роста и охвата более широкой клиентской базы, а это означает, что правильная интеграция может помочь им действительно сосредоточиться на своих усилиях по расширению.

Заключение

Цикл « от заказа до оплаты » включает в себя несколько взаимосвязанных процессов.

Он начинается с приема заказов клиентов и заканчивается сбором платежей. Между ними процесс управления заказами должен делегировать и записывать несколько шагов, включая выполнение заказа, доставку и выставление счета.

Первым шагом процесса O2C является получение заказа . Для быстрого и точного ответа на этот запрос требуется мониторинг каналов связи и управление запасами.

Этот процесс также может включать варианты финансирования, такие как финансирование счетов или торговый кредит.

Далее необходимо выполнить заказ. Это становится более эффективным благодаря общению внутри компании и с клиентом.

После того как вы отправили заказ, предоставили услугу или получили доступ к услуге, вам необходимо выставить счет .

После того, как платеж получен , вам необходимо зарегистрировать его в главной книге.

Оптимизация каждой части процесса O2C поможет улучшить ваш денежный поток, производительность ваших ресурсов и удовлетворенность клиентов.