Полное руководство по этикету деловой переписки
Опубликовано: 2022-10-12Если вы пишете по делу, вы не одиноки. По данным Statista, в 2004 году американцы отправили 56 миллиардов текстовых сообщений. К 2012 году эта цифра составила 2,109 миллиарда человек. На самом деле американцы отправляют в среднем 460 мобильных сообщений в месяц, и не все они предназначены для отдыха.
Мобильный обмен текстовыми сообщениями взорвался за последние 10 лет. Это не шумиха — это факт. Нажмите, чтобы твитнутьВ течение нескольких лет предприятия использовали SMS-сообщения для связи со своими клиентами, и теперь чаще всего отправляются текстовые сообщения своему начальнику, членам команды, потенциальным клиентам и коллегам. Но есть проблема.
Отправка текстовых сообщений своим друзьям — это обычное дело, для которого характерны смайлики и аббревиатуры. В деловой среде это не сработает.
Если вы хотите не раздражать своих контактов и не оскорблять их, важно изучить правила делового текстового этикета. Это руководство поможет вам.
1. Избегайте сокращений
Когда вы отправляете одно SMS, у вас есть только 160 символов для передачи вашего сообщения. Вероятно, поэтому большинство людей используют аббревиатуры. Есть несколько проблем с этим:
- Аббревиатуры выглядят небрежно и не по-деловому
- Некоторые коллеги (особенно если они намного старше) могут не понимать аббревиатуры.
- Некоторые сокращения могут не пересекать культурные границы, что является проблемой, если вы работаете с многоязычной командой.
По той же теме, некоторые аббревиатуры являются категорическим нет-нет. Если вы не хотите говорить WTF полностью в деловом разговоре, не используйте это в деловом текстовом сообщении.
В большинстве случаев так же просто набрать слово целиком, особенно если вы используете мобильную клавиатуру с хорошей функцией автозаполнения.
2. Избегайте смайликов
Второе правило делового текстового этикета — избегать смайликов, которые очень и очень небрежны. Конечно, они могут помочь смягчить тон текстового сообщения (подробнее об этом чуть позже), но они не деловые, и люди не воспримут вас всерьез, если вы их используете. Если вы не работаете с группой людей, которые все в подростковом возрасте, придерживайтесь простых старых слов.
3. Следите за своим тоном
Проблема с печатными сообщениями в том, что трудно передать тон. Еще сложнее с деловыми текстовыми сообщениями, где легко прозвучать резко. Потратьте некоторое время на то, чтобы составить свое сообщение, чтобы вы сказали то, что вам нужно сказать, не оскорбляя получателя.
Пока вы это делаете, избегайте ввода всех заглавных букв. Как и в электронной почте и в социальных сетях, это воспринимается как крик и только раздражает получателей. Точно так же, как вы не станете кричать на деловые контакты лицом к лицу, не делайте этого по смс.
4. Проверьте свой язык
При составлении текстовых сообщений для бизнеса следите за орфографией, грамматикой и пунктуацией. Ошибки в написании слов и плохая пунктуация создают плохое впечатление.
Деловые текстовые сообщения требуют деловой речи; это не случайное дело. Нажмите, чтобы твитнуть
Проверьте свое сообщение, чтобы устранить ошибки, прежде чем нажать «Отправить». Обратите особое внимание на ошибки автозамены и автозаполнения. Обратите внимание на то, что вы печатаете, и убедитесь, что любое исправление действительно говорит то, что вы хотели сказать.
Точно так же, если вы отправляете текстовые сообщения голосом, проверьте сообщение перед отправкой, так как нет никакой гарантии, что оно действительно будет правильным.
Нижняя линия? Всегда стремитесь к безошибочному деловому общению, пишете ли вы письмо, электронную почту или текстовое сообщение.
5. Проверьте получателя
Я уверен, что я не единственный человек, который случайно отправил текст не тому человеку. Эти функции автоподсказки на вашем телефоне великолепны, но могут привести к путанице, если контакты имеют похожие имена. Перед отправкой убедитесь, что ваше сообщение доставлено нужному человеку или людям. Таким образом, вы не потратите свое время и не отправите случайно внутреннюю информацию не тому человеку.
6. Подпишите свои сообщения
В ситуации деловых текстовых сообщений вы не можете быть уверены, что у получателя есть ваши контактные данные. Если они не знают, кто вы, они могут проигнорировать сообщение. Поэтому добавьте свое имя или инициалы в конце сообщения, чтобы было понятно, кто отправитель.
7. Получите разрешение
Только 4% бизнес-профессионалов предпочитают текстовые сообщения другим формам общения, поэтому убедитесь, что вы можете отправлять деловые тексты своим контактам. Просто спрашивайте разрешения и отправляйте только тем, кто с удовольствием использует тексты для делового общения. (Подсказка: если вы отправляете сообщения контактам, а они отвечают по электронной почте, то это признак того, что им не нравятся текстовые сообщения для бизнеса, поэтому перестаньте писать им.)
Это относится и к групповым текстам. Групповые сообщения могут быстро стать шумными и раздражающими, поэтому убедитесь, что у вас есть разрешение на добавление людей в группу контактов, ДО отправки первого сообщения. В этом руководстве по групповым текстовым сообщениям на Huffington Post есть и другие полезные рекомендации.
8. Отправляйте правильные сообщения…
Как бы мы ни любили текстовые сообщения, это не всегда правильный способ передачи информации. В частности, для бизнеса используйте наиболее подходящий способ связи. Если для решения конкретной проблемы требуется электронное письмо, отправьте электронное письмо, которое даст вам постоянную запись вашего взаимодействия. А если лучше позвонить по телефону, то позвоните.
Есть также некоторые типы сообщений, которые не следует отправлять в текстовом виде. Вы бы не расстались со своим партнером по смс (да, я знаю, что люди так делают, но это довольно грубо), так что не делайте того же в бизнесе.
Избегайте текстовых сообщений об уходе с работы, увольнении кого-либо, отзыве о работе или каких-либо негативных высказываниях. Такую обратную связь лучше всего давать лицом к лицу.
Business Insider рекомендует избегать использования текстовых сообщений для изменения времени или места встречи. Эти изменения легко пропустить, особенно если некоторые коллеги не часто проверяют свои телефоны.
Тем не менее, бывают случаи, когда текстовое сообщение является идеальной формой общения. Если возникла чрезвычайная ситуация и это лучший способ связаться с людьми, отправьте сообщение.
9. … В нужное время
Вы когда-нибудь получали рабочую электронную почту, когда наслаждались вечером или выходными? Это вывело вас из равновесия? Если вы ответили да, вы не одиноки. Вот почему важно, чтобы деловые сообщения отправлялись в рабочее время.
Поверьте мне, если ваши уведомления приходят посреди ночи, то вскоре ваш контакт заблокирует ваш номер.
Это не поможет вашим деловым отношениям.
10. Одного раза достаточно
Когда вы отправили текст, не отправляйте его повторно, если человек не отвечает сразу. Это просто означает, что этот человек не проверил свой телефон. Это произойдет, и это еще одна причина не менять время встречи с помощью текстового сообщения. Дайте получателю достаточно времени, чтобы получить сообщение, прежде чем вы начнете беспокоиться. И если это происходит регулярно, см. правило 7: возможно, текстовые сообщения не являются правильным способом общения для этого конкретного коллеги.
11. Не пишите сообщения во время совещаний
Не пишите сообщения, когда вы должны следить за тем, что происходит в комнате. Находитесь ли вы на совещании, обсуждаете дела лицом к лицу или смотрите презентацию, наклоняться над телефоном, чтобы отправить тайное текстовое сообщение, просто грубо. Вы бы обиделись, если бы люди сделали это во время вашей презентации, поэтому не делайте этого ни с кем другим.
12. Чрезвычайные меры
Иногда вам нужно проверять свои сообщения — жизнь случается, верно? В этом случае сообщите людям, если есть чрезвычайная ситуация, которая требует, чтобы вы проверили свой телефон во время делового мероприятия. Предварительное предупреждение обычно сглаживает взъерошенные перья и не дает людям удивляться громкой вибрации вашего телефона.
Следуйте этим правилам, и у вас будет преимущество в этикете деловой переписки. Что вас раздражает в деловой переписке? Какие советы вы бы добавили?