Калькулятор бюджета на обучение: вот сколько вы должны потратить на обучение сотрудников

Наступил сезон составления бюджета — сколько вы выделили на обучение сотрудников?

Это большой вопрос, не так ли? Как руководитель отдела кадров в малом или среднем бизнесе (SMB), вы уже знаете, что обучение сотрудников требует огромной финансовой поддержки.

Вы уже знаете, что работники стремятся получить дополнительное обучение от своего работодателя, что обучение и развитие являются жизненно важным компонентом опыта сотрудников, и что исторически компании, которые вкладывают больше средств в обучение сотрудников, получают вознаграждение в виде более высоких доходов и прибыли. .

Чего вы не знаете, так это того, как превратить эту потребность в конкретное число. Это вызов.

Мысль о том, чтобы бросить все, чтобы написать предложение по бюджету, может быть достаточно пугающей, чтобы убедить вас вообще отказаться от этой задачи. Детализированный бюджет на обучение не является обязательным для ведения бизнеса, верно?

Но вот почему вы все равно должны это делать: малые и средние предприятия, которые не создают постатейный бюджет на обучение, будут тратить на обучение только тогда, когда у них есть излишек, что приводит к недостаточному инвестированию по сравнению с тем, что необходимо для привлечения и удержания лучших специалистов.

Если вы, так сказать, вкладываете свои деньги в свои слова, это гарантирует, что ваш бизнес останется финансово приверженным обучению и развитию сотрудников, чтобы удержать ваших лучших сотрудников и повысить их вовлеченность и производительность.

В этой статье мы рассмотрим основные категории затрат, которые должен учитывать каждый бюджет на обучение сотрудников, и предложим два простых инструмента, которые вы можете использовать для быстрого расчета бюджета на обучение прямо сейчас . Мы закончим советами о том, как можно сэкономить на обучении сотрудников.

4 основные категории затрат, которые должен учитывать каждый бюджет на обучение

Для малого и среднего бизнеса обучение сотрудников больше не ограничивается только проверкой соответствия требованиям. Все чаще обучение рассматривается как стратегический рычаг, с помощью которого они могут не только развивать важные навыки и вовлекать сотрудников в их повседневную работу, но и привлекать лучшие таланты, заинтересованные в организациях, ориентированных на развитие.

В результате затраты на обучение сотрудников резко выросли в прошлом году:

Данные из ежегодного отчета об индустрии обучения журнала Training Magazine. Малый бизнес определяется как имеющий от 100 до 1000 сотрудников (Источник).

Если вы экономный малый и средний бизнес, эта цифра может вас поразить. На что идут все эти деньги?

Этот ответ будет варьироваться от бизнеса к бизнесу, но, как правило, вот четыре типа затрат, которые вы должны учитывать в своем бюджете на обучение сотрудников:

1. Обучение персонала (~50% вашего бюджета)

Независимо от того, решите ли вы отдать свои потребности в обучении персонала на аутсорсинг или нанять людей внутри компании, вам нужны люди, которые будут владеть отделом обучения сотрудников вашей организации.

Эта команда отвечает за разработку учебных материалов, проведение курсов для учащихся (лично или с использованием обучающих технологий) и отчетность о результатах перед руководством.

Не существует установленного соотношения тренеров и сотрудников, применимого к каждой компании, но наличие одного корпоративного тренера на каждые 50 сотрудников является хорошей отправной точкой. Добавьте любой персонал для ИТ или поддержки, и ваши расходы на персонал быстро съедят половину вашего бюджета на обучение.

2. Инструменты и технологии обучения (~25% вашего бюджета)

Как вы обучаете своих работников?

Если это классная комната, вам нужно арендовать подходящее помещение или создать его самостоятельно, используя такие предметы, как столы, доски и проектор. Если вы обучаете удаленных работников, вам нужна какая-то платформа для виртуального обучения. Если вы проходите онлайн-курс, вам потребуются компьютеры, система управления обучением (LMS) и инструмент для разработки курсов.

Если вы входите в число 42 % малых предприятий, использующих смешанное обучение с элементами индивидуального обучения и самостоятельного обучения, которое оказалось наиболее эффективным методом обучения, вы должны учитывать затраты на инструменты для поддержки обоих.

Если в следующем году вы, наконец, собираетесь приобрести LMS или раскошелиться на крайне необходимое обновление системы, которая у вас есть, существует множество доступных вариантов, созданных с учетом бюджета малого бизнеса. Просто не забудьте учесть такие вещи, как поддержка и обслуживание системы.

3. Учебный контент (~20% вашего бюджета)

Учебный курс без учебных материалов подобен машине без двигателя — в любом случае вы никуда не денетесь.

При составлении бюджета на содержание обучения вам необходимо тщательно оценить все темы, которые вы освещаете в следующем году. Затем вам нужно будет решить, лучше ли создавать контент для каждой темы самостоятельно (что более затратно, но и более персонализировано) или приобретать готовый контент из внешнего источника (что дешевле, но и более индивидуализировано). общий).

Для обучения в классе содержание обучения может состоять из бумажных материалов и оценок, презентаций в виде слайд-шоу, видео или лекций от внешних экспертов в предметной области (SME).

Для онлайн-обучения курсы электронного обучения должны быть созданы с нуля собственными силами или приобретены у стороннего поставщика.

Здесь также следует учитывать затраты на контент и оценки, необходимые для получения отраслевых сертификатов.

4. Разное (~5% вашего бюджета)

Это последнее бюджетное ведро охватывает вещи, которые могут появиться в течение года, такие как:

• Командировочные расходы и суточные для семинаров и конференций
• Возмещение стоимости обучения
• Консультационные сборы

У вас также могут быть расходы на перевод или локализацию, если вы ведете многонациональный бизнес. Тем не менее, в этом и заключается прелесть разных категорий: здесь вы можете настроить отдельные позиции в соответствии с уникальной ситуацией вашей компании.

2 метода быстрого расчета бюджета на обучение

Теперь, когда у вас есть представление о различных затратах, которые необходимо учитывать в бюджете на обучение, пришло время подсчитать.

Если ваша компания готовила бюджеты на обучение в прошлом, у вас уже есть отличный шаблон для работы. Просто сравните текущие расходы с заранее определенным бюджетом и соответствующим образом скорректируйте их в сторону увеличения или уменьшения на следующий год.

Но что, если вы начинаете полностью с нуля? Не волнуйся. Мы рассматриваем два метода, которые вы можете использовать для быстрого расчета бюджета на обучение прямо сейчас.*

*Эти инструменты предназначены для получения исходных данных. Любые оценки должны быть скорректированы с учетом ваших уникальных обстоятельств и потребностей.

Метод 1: Использование общей заработной платы

Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что компании должны тратить на обучение от 1 до 5% от общей суммы заработной платы, в зависимости от того, насколько большое внимание они хотят уделять обучению в своей организации.

Поэтому, если у вас есть приблизительная оценка того, каковы будут ваши общие расходы на зарплату в следующем году, вы можете добросовестно оценить свой бюджет на обучение.

ПЛЮСЫ ЭТОГО МЕТОДА: Привязка вашего бюджета на обучение к вашим затратам на заработную плату гарантирует, что вы не перерасходуете средства на обучение по сравнению с фондом заработной платы. Этот метод также дает вам больше гибкости в распределении бюджета на группы, которые нуждаются в большем обучении, чем другие.

ПРОТИВ ЭТОГО МЕТОДА: Когда общая стоимость вашей зарплаты исчисляется миллионами, разница между вложением 1% и 5% в обучение может быть огромной. Во времена большой текучести кадров может быть трудно спрогнозировать общие затраты на заработную плату.

Воспользуйтесь нашим калькулятором, чтобы попробовать этот метод прямо сейчас:

Способ № 2: использование количества сотрудников

С помощью ежегодного отчета об индустрии обучения журнала Training Magazine вы можете посмотреть на среднюю стоимость обучения на одного учащегося для вашего бизнеса за прошлый год и умножить ее на количество сотрудников, которых вы планируете обучить в следующем году, чтобы получить общую цифру бюджета.

В 2017 году малые предприятия потратили на обучение 1886 долларов на одного учащегося .

Плюсы этого метода: Если вы хотите, чтобы ни один ученик не остался позади, этот метод эффективно привязывает определенную сумму в долларах к каждому сотруднику. В отличие от общей заработной платы, вы можете с достаточной степенью уверенности оценить численность персонала на следующий год.

ПРОТИВ ЭТОГО МЕТОДА: Этот метод предполагает, что все сотрудники должны инвестироваться в равной степени, что не так (например, больше денег должно направляться на новых сотрудников или тех, кто проходит обучение специальным навыкам). Стоимость на одного учащегося также снижается по мере роста компаний, поэтому эта оценка будет выше, чем необходимо для более крупных компаний.

Воспользуйтесь нашим калькулятором, чтобы попробовать этот метод прямо сейчас:

Как сэкономить на обучении сотрудников

Несмотря на все ваши усилия и страстные аргументы, вы уже знаете, что, скорее всего, произойдет дальше: ваш финансовый директор взглянет на ваше предложение по бюджету на обучение и скажет, что оно слишком велико и что вам нужно его урезать.

Даже если высшее руководство чудесным образом утвердит ваш бюджет с первого раза, важно определить области вашего бюджета для потенциальной экономии средств и повышения эффективности. Это даст вам гибкость в будущем, когда возникнут другие потребности или приоритеты.

Имея это в виду, давайте рассмотрим некоторые возможности, где вы потенциально можете сэкономить на обучении сотрудников:

• Используйте пользовательский контент (UGC). Ваши собственные сотрудники обладают богатыми знаниями, которые могут принести пользу всей вашей организации. Использование того, что они знают, для многоразовых учебных курсов не только расширит возможности ваших лучших сотрудников, но и сэкономит вам деньги на затратах на создание контента. Узнайте больше здесь.

• Запустите программу наставничества. Развитие программ наставничества в больших и малых компаниях — это не просто приятная история. Наставничество обеспечивает средство для проведения экономически эффективного неформального обучения и одновременного развития важных лидерских навыков.

• Обучение, теперь и на iPhone. По данным Gartner, к 2022 году более 75% смартфонов, используемых в компаниях, будут принадлежать сотрудникам (полное исследование доступно клиентам Gartner). Воспользуйтесь преимуществом, организовав обучение с учетом мобильных устройств, чтобы сотрудники могли тренироваться дома, а вы могли сэкономить деньги на затратах на технологии.