Отслеживание времени при ведении бухгалтерии

Независимо от того, являетесь ли вы бухгалтерской фирмой, финансовым директором компании или собственного малого бизнеса, ведение бухгалтерского учета — это огромная задача. Отслеживание времени — это лишь одна из обязанностей, и она должна быть одной из тех, о которых вы меньше всего беспокоитесь. С помощью этих простых советов учет времени во время ведения бухгалтерского учета может стать привычкой, которую вы начнете делать автоматически. В то же время он будет органично сочетаться с другими обязанностями, делая вашу работу намного проще и легче.

Самые большие препятствия для бухгалтеров (и тех, кому нужно было ими стать)

Вам может быть интересно, что именно вам нужно отслеживать. Или вы просто читаете это, чтобы убедиться, что у вас есть все возможности.

Ну, короткий ответ, что неудивительно: все.

Несколько более длинный ответ заключается в том, что много работы уходит на бухгалтерию и бухгалтерский учет в целом. Существует много бумажной работы, консультаций, встреч, в некоторых случаях даже поездок на работу. И когда ваша работа требует такой универсальности, вполне логично, что вы захотите следить за тем, на что уходит ваше время.

Таким образом, вы будете знать, есть ли какие-либо процессы, которые можно сократить, исключить или потребовать больше времени. Отслеживание времени не только дает надежную отправную точку для анализа и улучшения вашего рабочего процесса, но также показывает, быстро ли вы перегружены.

В этом разделе мы рассмотрим некоторые распространенные процессы, которые вы, возможно, не уверены, стоит ли отслеживать.

Работа над несколькими проектами/с несколькими клиентами одновременно

Нередки случаи, когда бухгалтерские фирмы или другие компании с большим количеством клиентов занимаются более чем одним делом в день. Параллельная работа над разными кейсами — это получение неожиданного звонка клиента, экстренной встречи, срочной проблемы, которую нужно решать сейчас.

Когда дело доходит до задач такого типа, вам захочется отслеживать задачи просто потому, что они предоставляют бесценную информацию о том, как ведет себя ваш мозг при переключении задач. Подготовка документов для аудита требует одного типа внимания, и когда эта работа прерывается паническим звонком от клиента, который только что получил электронное письмо от IRS, вам нужно будет переключиться на другую полосу. И один только этот сдвиг требует много мозговой энергии, хотите верьте, хотите нет. Также известен в гибкой разработке как переключение контекста. Итак, зная, сколько именно времени вам потребовалось, чтобы приспособиться к новому типу задач, вы пытаетесь найти обходные пути для таких срочных случаев.

Тратить много времени на консультационные звонки

Это важный фактор для многих бухгалтеров. В основном в том смысле, что часть их фактической рабочей нагрузки уходит на консультации с постоянными или случайными клиентами, которым просто нужен совет. Тем не менее, отслеживание времени — хороший способ держать этих абонентов под контролем.

В конце месяца вы можете увидеть, кто больше всего с вами связывался, по каким причинам и сколько времени занимал каждый звонок. Clockify, например, может помочь вам сохранить всю информацию, необходимую для будущего анализа. Вот процесс в несколько простых шагов:

1. Когда клиент позвонит, запустите таймер на своем цифровом трекере;
2. В разделе заметок добавьте важную информацию, такую ​​как имя и начальную причину звонка;
3. По мере появления связанных вопросов вы можете добавлять их в виде маркированных пунктов;
4. Когда вызов завершится, просто остановите таймер, и ваша запись будет завершена.
5. Через некоторое время вы можете создать метки, чтобы классифицировать наиболее часто задаваемые вопросы для более удобного архивирования.

Таким образом, цифровые трекеры времени, такие как Clockify, устраняют необходимость в дополнительных программах для создания заметок или документах Google, которые вы можете потерять. В одном компактном пространстве вы можете увидеть, кто звонил, как долго длился звонок, какие вопросы были заданы и сколько вы можете выставить за звонок.

«Перепрыгивание клиентов»

Некоторые люди просто работают лучше, когда работают с разными клиентами в течение дня. И если они не отслеживают время, затрачиваемое на бухгалтерию каждого клиента, малого бизнеса или компании, они могут легко потерять точность, когда дело доходит до выставления счетов за свои услуги. Это неизбежно приводит к округлению времени, которое в основном зависит от догадок.

Когда вы выбираете цифровой трекер времени, с вашей стороны не так много усилий. Особенно тот, который легко интегрируется с программным обеспечением, которое вы уже используете, например Trello, Zoho, Quickbooks, и даже в качестве расширения для браузера. Отслеживание вашего времени начинается и заканчивается одним кликом. А взамен больше нечего гадать.

Переключение между клиентами и проектами может стать намного проще.

Пример того, как Clockify интегрирует свой таймер с карточками Trello

Тратить время на доставку документов, нотариальное заверение и т.д.

Несмотря на то, что в настоящее время многие процессы оцифрованы, мы не можем упускать из виду те страны, которые до сих пор доставляют свои документы лично. В большинстве бухгалтерских фирм есть сотрудники, в обязанности которых входит посещение государственных учреждений и нотариусов для выполнения различных договорных работ.

Таким образом, в то время как один человек отслеживает время подготовки документов для утверждения или обработки, другой должен будет отслеживать время доставки. Это включает в себя время, потраченное на поездку на работу, потенциальное ожидание в очередях и даже застревание в пробке. Трекеры зубьев с опциями GPS отлично работают и в этих случаях, поскольку они устраняют дополнительный шаг ручного ввода местоположения и имен.

Отслеживание бухгалтерии с помощью Clockify

Во втором разделе мы хотели бы рассказать, как трекер времени может помочь вам в каждом аспекте, перечисленном выше.

Относитесь к каждому клиенту как к «проекту»

С цифровым трекером времени, таким как Clockify, у вас есть возможность настроить один проект для каждого клиента. А поскольку программное обеспечение предназначено для крупных предприятий, фрилансеров и малых предприятий из различных отраслей, оно имеет широкий спектр функций. Это само по себе дает большую свободу и гибкость в том, как вы можете подходить к отслеживанию времени. Например:

• Вы можете открыть новый проект для каждого клиента, а затем добавить клиента на страницу проекта;
• Вы можете создавать шаблоны для повторяющихся проектов, особенно для постоянных клиентов;
• Каждый проект можно разбить на задачи со своими сроками;
• Табель учета рабочего времени обеспечивает видимость ежедневного прогресса для всех;
• Пользовательские теги помогают классифицировать задачи по каждому проекту для упрощения последующей отчетности.

Устанавливайте оценки проекта, сроки и отслеживайте статус проекта

Вторым важным аспектом качественного трекера времени является возможность устанавливать оценки и отслеживать общий прогресс проекта.

Оценки проектов — отличный способ увидеть, как ваша продуктивность справляется с конкретными задачами. Если вы хотите использовать тайм-трекер для улучшения рабочего процесса, это отличный вариант. Кроме того, вы можете использовать данные, чтобы узнать, достаточно ли вы берете плату за свои услуги или продаете меньше.

Clockify может показать вам, сколько времени вы потратили на проект, сколько вы уже заработали, а также предполагаемый бюджет. Для лучшего цитирования эти отчеты можно экспортировать в формате pdf и предоставлять клиентам в качестве четкого отображения вашего времени.

Если на каждого клиента больше людей

Когда вы работаете в бухгалтерской фирме, в вашем подчинении будут люди с различными обязанностями. Естественно, вы не сможете отслеживать каждую задачу или читать каждый отчет на конец дня, который может прийти вам на ум.

По этой причине табели учета рабочего времени могут быть скрытым благословением. Clockify имеет устоявшуюся систему, основанную на доверии, которая не отслеживает активность экрана, а позволяет пользователям нести ответственность за свои собственные записи времени. Тем не менее, это создает прозрачность и подтверждает ответственность, поскольку администраторы проекта могут настроить табели учета рабочего времени, которые будут видны всем участникам проекта.

Это означает, что коллеги по одному проекту могут видеть задачи друг друга и то, сколько времени они потратили на них.

Контролируя друг друга, это значительно облегчает контроль за всем, чтобы обеспечить своевременное выполнение задач.

Почасовые ставки и оплата

Разные проекты, разные команды могут требовать разных способов выставления счетов. Clockify дает возможность выбрать не только уровень платежеспособности, но и то, как вы будете выставлять счета за каждого клиента/проект. Потому что не у каждого проекта или задачи одинаковая цена за час, и не каждый сотрудник работает за одинаковую оплату.

Вот почему в Clockify вы можете выбрать способ выставления счетов за каждый проект, каждого члена команды и даже установить разные ставки на оплату труда.

Наконец, он дает вам возможность переключать задачи как оплачиваемые или неоплачиваемые, что помогает в более поздних отчетах, более точном выставлении счетов и составлении бюджета.

Чтобы узнать больше, вы можете заглянуть в раздел «Стоимость труда и прибыль» или в раздел «Почасовые ставки» на нашем веб-сайте.

Отчеты

И последнее, но не менее важное: у нас есть отчеты.

Здоровые отношения с клиентами будут зависеть не столько от их доступности и обаяния, сколько от их профессионализма. Большая часть этого заключается в том, чтобы они получали четкие и подробные отчеты о том, за какие услуги они заплатили.

Отчеты также являются отличным материалом для встреч, если они запрашивают более подробную разбивку затрат или вы хотите сообщить им о специфике определенных задач для дальнейшего использования. В настоящее время вы найдете несколько трекеров времени, в списке функций которых нет этой опции.

С Clockify вы можете выбрать, экспортировать ли сводные или подробные отчеты.

Сводные отчеты показывают все записи времени, группируя их по проектам, пользователям или клиентам и даже по определенным тегам. Все зависит от того, на каком аспекте учета времени вы хотите сосредоточиться.

Подробные отчеты в основном представляют собой сводные отчеты с включенными временными метками. Это особенно полезно для внутреннего анализа.

Как учет рабочего времени помогает вести бухгалтерию — отчеты от профессионалов

В заключение мы решили включить некоторые отзывы, полученные от наших пользователей, специализирующихся на бухгалтерском учете. Вот что они сказали об отслеживании времени и о том, как это им помогает.

« Я владею небольшой нишевой бухгалтерской фирмой с одним сотрудником, находящимся в трех часовых поясах от меня. И хотя большая часть моих гонораров фиксирована, мы часто беремся за «проекты», за которые выставляем счета по часам. Clockify позволяет мне отслеживать наши часы до любого «подуровня», который мне нужен. Для меня также идеально подходит отслеживание моего административного времени, поэтому я знаю, когда мне нужно нанять дополнительного человека. Это идеально подходит для того, что мне нужно. ”

– Майкл А., Согласование бухгалтерских и бизнес-решений

« Многие люди не осознают, насколько эффективно (точнее – неэффективно) они работают; мы теряем так много времени на ненужные встречи или выполнение не относящихся к делу задач. Я использую этот инструмент, чтобы определить, на какие задачи я трачу больше всего времени, что привело к практическим выводам: например, «тратить меньше времени на неважную работу», «выделять больше времени на менее срочную, но чрезвычайно важную работу» и т. д. отличный инструмент, если вы заботитесь о своей производительности и хотите активно контролировать свой график. ”

– Хизер А, стажер Pre-MBA в области финансов

« Возможность просматривать подробные отчеты, которые сообщают мне, кто и как долго работал над каким клиентом в течение определенной недели. Это упрощает расчет платежей подрядчикам, поскольку людям платят за время, которое они затрачивают, если они выбирают. Он может определить, сколько времени требуется для работы над повторяющимися задачами, что хорошо для оценки того, сколько времени займет проект ».

– Тина Х, Business in Balance Solutions

« Некоторое время я работал фрилансером. Я использовал это программное обеспечение, чтобы отслеживать свою работу, чтобы я мог делать точные счета. Это также действительно помогло мне понять, на что я трачу свое время, и лучше ориентироваться на деятельность, приносящую доход. ”

– Арва Н., налоговый юрист

“ Я работаю неполный рабочий день у клиента, работая его исполнительным помощником и его бухгалтером. Я запутался, просто используя табель учета рабочего времени, созданный в MS Excel, и когда я обнаружил Clockify, я был на седьмом небе от радости. Я держу Clockify открытым в фоновом режиме и переключаю проекты, когда начинаю работу и когда заканчиваю работу. Раньше я недосчитывал свое время и терял доход, но теперь я могу выставлять счета за каждую секунду работы над его проектами. Кроме того, он имеет отличную функцию отчетности и может либо распечатать, либо сохранить в формате PDF или Excel и т. д. Таким образом, я не только выставляю счет своему клиенту, но и получаю точные данные за время выполнения каждой из его задач. (Проекты) ».

– Рут М., исполнительный помощник и бухгалтер