Как отслеживать расходы по проекту при фрилансе или работе из дома (+шаблоны)

Выгодна ли работа из дома для бюджета? Что ж, если вы посмотрите на этот опрос, вы заметите финансовые плюсы и минусы удаленной работы. Этот опрос показывает, что по сравнению с работой в офисе сотрудники, работающие удаленно, ежемесячно тратят больше денег на продукты (в среднем 182 доллара США) и на 121 доллар США больше на коммунальные услуги. С другой стороны, работа на дому помогает им сэкономить на уходе за детьми (34 доллара), бензине и общественном транспорте (33 доллара).

Независимо от того, являетесь ли вы фрилансером или постоянным сотрудником, работающим из дома, помните, что для того, чтобы не выходить за рамки бюджета (и даже сэкономить деньги), вы должны начать отслеживать расходы по проекту. В этой статье мы поделимся с вами некоторыми советами и рекомендациями, которые позволят вам отслеживать расходы по проекту:

• как фрилансер,
• в качестве постоянного сотрудника, работающего из дома.

Что такое расходы по проекту?

Как правило, проектные расходы включают в себя все расходы, необходимые для завершения проекта или бизнес-операции. Расходы по проекту включают затраты на:

• найм профессионалов для указанного проекта (сотрудников, фрилансеров или подрядчиков),
• оборудование — все инструменты, которые сотрудники используют во время проекта,
• материалы — все материалы, которые нужны рабочим во время проекта,
• задачи управления проектом — задачи, которые гарантируют, что проект будет завершен вовремя,
• инженерные задачи (если применимо) – задания в области научно-исследовательских и проектных работ,
• транспорт (если применимо),
• накладные расходы – аренда офиса, коммунальные услуги, офисные материалы и оборудование,
• годовой оклад – желаемая сумма денег, которую компания или частное лицо хочет заработать, помимо суммы, необходимой для покрытия других расходов.

Управление стоимостью проекта помогает вам делать оценки проекта, а также заботиться о распределении бюджета проекта и контроле стоимости проекта.

Теперь, кто отвечает за оплату этих проектных расходов, когда работа не выполняется на месте?

Когда дело доходит до организации работы на дому, в такой обстановке не обязательно должны участвовать только внештатные работники. В некоторых случаях есть постоянные сотрудники — те, кто работает на одну компанию из дома. В таких ситуациях работодатель обычно предоставляет работникам рабочее оборудование. Кроме того, эти сотрудники не должны платить никаких налогов, потому что налоги вычитаются из их заработной платы.

Но если вы фрилансер, вы работаете не по найму. Таким образом, у вас будут некоторые первоначальные расходы в начале вашей карьеры фрилансера, такие как покупка себе ПК или ноутбука, а также программного обеспечения, необходимого для работы. Кроме того, фриланс также означает, что вы должны платить налоги на самозанятость и медицинскую страховку.

Вот самые распространенные расходы фрилансеров:

• Рабочие расходы — интернет, рабочий мобильный телефон (при необходимости), аренда офиса (если не работаете из дома), рабочие материалы и транспорт (при необходимости), обслуживание ПК или ноутбука и разовая покупка.
• Личные расходы – аренда, коммунальные услуги, личный мобильный телефон, подписка и членство (если есть), продукты, доставка еды, корм для домашних животных (при необходимости), транспорт, химчистка, одежда, развлечения.
• Дополнительные расходы – счет IRA, медицинская страховка, сбережения на налоги, сбережения на непредвиденные ситуации (время, когда работы меньше), отпускной бюджет.

Что касается постоянных сотрудников, работающих на дому, то в список расходов не входят аренда офиса, транспорт (в рабочих целях), счет IRA, медицинская страховка и налоги.

Каковы наиболее распространенные расходы фрилансеров и постоянных сотрудников, работающих дома?

Хотя мы уже перечислили обычные расходы по проекту, давайте взглянем на некоторые ситуации из реальной жизни. Вот что фрилансеры и сотрудники, работающие дома, выделяют в качестве своих основных ежемесячных расходов».

Мои самые частые расходы:

• интернет,
• электричество,
• программное обеспечение, которое помогает мне автоматизировать многие мои процессы, такие как Acuity Scheduling, Zapier и т. д.
• программное обеспечение, которое помогает мне быть организованным, например Gsuite, Asana,
• обслуживание сайта,
• Объявления. — Кимберли Рейес, владелец агентства виртуальных помощников Kimberley Reyes & Co.

« Вообще-то электричество ! Все необходимое освещение (особенно если ваш офис находится в подвале) и экраны, зарядные устройства и т. д. Сложите! Заказ продуктов из Target также раз в неделю. — Башир Алебди, основатель DaBash Deals.

“ Доставка еды – это, безусловно, большие расходы для меня. Дело в том, что с внештатной работой иногда трудно установить границы своего времени. Я всегда ловлю себя на том, что работаю поздно ночью или работаю очень рано утром, чтобы успеть к дедлайнам. Так что без времени на приготовление еды доставка еды для меня самый простой вариант.

Оборудование — это тоже другое. Если вы фрилансер, у вас должен быть ноутбук или настольный компьютер, веб-камера и приличная гарнитура. Подключение к Интернету — это еще одна статья расходов, и вы должны платить за нее ежемесячно. Ваш поставщик услуг должен быть надежным, чтобы вы не потеряли соединение во время выполнения задачи. — Кэндис Хелтон, операционный директор Ringspo.

« Часто скрытые расходы связаны с нематериальными расходами, и для меня самые большие из них — это подписка на программное обеспечение . Стоимость Pro-версий онлайн-инструментов для повышения производительности или творчества может возрасти. То, что кажется «дешевой» покупкой около 8 фунтов стерлингов в месяц, вскоре складывается, когда вы используете несколько инструментов в своем бизнесе. Недавно я пересмотрела все свои цифровые инструменты и сэкономила 50 фунтов стерлингов в месяц, отказавшись от тех, которые не добавляли реальной ценности моей работе». – Элисон Рей-Джонс, бизнес-поддержка

« Как человек, который много лет работал на себя из дома, моя самая большая статья расходов — это арендная плата . Просто домашний офис — это допустимые деловые расходы (в большинстве стран).

В квартире с 2 спальнями я чувствовал, что 1/3 счета за аренду (8 часов в день) и 1/2 счета за высокоскоростной широкополосный доступ были связаны с моей деловой деятельностью, поэтому я записываю это, и это допустимо. для целей налогообложения». – Кевин Мерфи, консультант по продуктивности

« Работая из дома, больше всего я трачу на домашний офис и мебель , а также на доставку еды время от времени. Наличие подходящего оборудования и просто комфорт на работе должны быть приоритетом каждого. — Саймон Элькьяр, директор по маркетингу avXperten.

Здесь, в Clockify, мы в настоящее время работаем из дома, поэтому я спросил своих коллег, каковы их наиболее распространенные расходы при удаленной работе.

“ Однозначно доставка еды . По крайней мере, раз в неделю мне не хочется готовить или у меня нет времени готовить еду». – Никола Радойчин, SEO-ассистент

«При работе из дома у меня меньше расходов, чем при работе в офисе — я не заказываю обед, и у меня нет транспортных расходов. Что касается расходов на интернет дома, я бы оплатил их в любом случае». – Любомир Симин, технический директор

Мои коллеги Лука Деянович и Наталья Тауфик Дедович также работали фрилансерами. Вот что они рассказали о своих основных расходах на фриланс.

« Когда я работал фрилансером, моим самым большим расходом было подключение к Интернету или его отсутствие. Были ситуации, когда я терял связь во время разговора с потенциальным клиентом, что иногда заканчивалось потерей сделки. Кроме того, заказ еды также был большой статьей расходов». – Наталья Тауфик Дедович, маркетолог социального и видеоконтента

«Единственные расходы, которые у меня были, — это потеря денег во время денежного перевода ». – Лука Деянович, иллюстратор

Теперь мне также было любопытно узнать, отслеживают ли фрилансеры и постоянные сотрудники, работающие на дому, свои ежемесячные расходы . Если да, то какие инструменты они используют для записи всех затрат.

«Я просматриваю свои банковские операции и транзакции по кредитным картам и записываю все расходы и доходы в физический годовой журнал/планировщик . Нет ничего лучше старомодной ручки и бумаги!» — Башир Алебди

« Хотя я и раньше пробовал использовать приложения для ведения бюджета (например, Wallet), я считаю метод с ручкой и бумагой наиболее эффективным. В записи своих расходов и счетов есть что-то, что дает вам более четкое представление о том, куда уходят ваши деньги». — Кэндис Хелтон

«Я использую Excel , чтобы отслеживать свой баланс. Как правило, я никогда не трачу больше 70% того, что зарабатываю. Таким образом, я могу сэкономить немного денег на случай непредвиденных обстоятельств». – Стивен Чжан, главный редактор Luremefish.

«Чтобы избежать перерасхода, я отслеживаю свои расходы, создавая таблицы. Я считаю, что этот метод действительно эффективен, поскольку я получаю четкое представление о том, куда уходят мои деньги. — Саймон Элькьяр

Как можно отслеживать расходы по проекту?

Теперь, когда мы увидели, какие расходы обычно несут фрилансеры и постоянные сотрудники, работающие из дома, мы объясним, как легко отслеживать расходы по проекту.

Как фрилансер

Как упоминалось выше, фрилансеры несут ответственность за уплату налогов, а также откладывают деньги на медицинское страхование и IRA. Вот как вы можете контролировать все свои расходы на фриланс.

Иметь отдельный бизнес и личный аккаунт

Этот шаг имеет решающее значение. Всякий раз, когда у вас есть деловые расходы, такие как деловая поездка или обед с клиентом, вы должны списывать их со своего бизнес-счета. Таким образом, будет намного проще покрыть свои налоги и рассчитать налоговые вычеты.

Кимберли Рейес работает удаленно уже 13 лет. Что касается ее внештатных расходов, то вот как она с ними справляется:

«У меня есть бизнес-кредитная карта, на которой связаны все мои деловые расходы, поэтому я просто загружаю ежемесячный счет, в котором регистрируются все мои расходы. Я также работаю с компанией налоговой поддержки, которая помогает мне подавать налоги. Я вручную добавляю все свои расходы на их платформу, и они отслеживают их для меня в целях налогообложения».

Как видите, если вы боретесь с расчетом налогов, вы можете нанять профессионала, например налогового бухгалтера или налоговую компанию.

Следите за своими рабочими, личными и дополнительными расходами

В соответствии с нашим предыдущим советом, не забудьте тщательно записать все свои расходы, в том числе связанные с работой, личные и дополнительные расходы. Мы уже объяснили, что охватывает каждая область.

Кроме того, многие фрилансеры отмечают, что жизненно важно выделять часть своего ежемесячного дохода на налоги. Некоторые фрилансеры даже говорят, что они экономят 30% от любой суммы, которую они получают на уплату налогов.

Чтобы помочь вам отслеживать все ваши расходы на фриланс, мы создали шаблон, который объединяет все три области расходов. Все, что вам нужно сделать, это записать все расходы, которые у вас есть в течение месяца, будь то личные, рабочие или дополнительные расходы.

→ Скачать шаблон Проектные расходы для фрилансеров

Теперь, если вы фрилансер, который часто путешествует по делам, возможно, вам нужен более подробный шаблон для отслеживания расходов на деловые поездки или пробега. В этом случае мы предоставим вам наши различные шаблоны отчетов о расходах.

Следите за своим ежемесячным доходом

Кроме того, вам нужно лучше понимать, сколько вы зарабатываете в месяц. Таким образом, вы будете знать, сможете ли вы покрыть свои расходы. Кроме того, вы будете знать, сколько денег у вас будет после оплаты всех ежемесячных расходов.

Таким образом, вы поймете, нужно ли вам найти другого клиента или дополнительный проект, чтобы иметь более высокую зарплату. И, что самое приятное, более высокая зарплата также означает, что вы можете побаловать себя новым телефоном или билетом на концерт любимой группы.

Наши шаблоны расходов на проекты для фрилансеров также имеют эту функцию, поэтому обязательно записывайте все суммы доходов, которые вы получаете от различных клиентов.

В качестве постоянного сотрудника, работающего из дома

Как мы уже обсуждали ранее, в отличие от фрилансеров, удаленные сотрудники, работающие в одной компании, как правило, несут меньше расходов. Это потому, что у постоянных сотрудников нет таких затрат, как медицинское страхование и налоги, поскольку эти расходы автоматически вычитаются из их заработной платы. В определенных ситуациях работодатели также предоставляют работникам ноутбуки и другие основные инструменты, чтобы постоянные сотрудники могли выполнять свою работу дома. Если вы постоянный сотрудник, вот несколько ценных советов о том, как отслеживать и фиксировать расходы по проекту.

Ведите учет всех рабочих, личных и дополнительных расходов

Это правило распространяется как на фрилансеров, так и на постоянных сотрудников. Если вы не будете записывать каждую небольшую трату, вскоре вы не будете иметь ни малейшего представления о том, как вы потратили свою зарплату.

Если говорить о расходах на работу постоянных работников, то общая сумма ниже, чем у фрилансеров. Тем не менее, многие постоянные сотрудники могут инвестировать в качественную мебель для своего домашнего офиса, например, удобное эргономичное кресло для работы. Личные расходы для обеих категорий занятости обычно могут быть одинаковыми, особенно если фрилансеры, как правило, работают только из дома, а не в коворкинге.

Если вы сравните дополнительные расходы фрилансеров и постоянных сотрудников, то заметите, что у последних обычно есть такие расходы, как сбережения на отпуск и на различные личные непредвиденные расходы (обслуживание дома или автомобиля). Вы заметите, что наш шаблон расходов на проект для постоянных сотрудников содержит меньше расходов в месяц по сравнению с шаблоном для фрилансеров. Кроме того, здесь нет калькулятора доходов, так как постоянные работники получают фиксированную заработную плату.

→ Скачать шаблон Проектные расходы на постоянных сотрудников

Бонусный совет — заявите о своих расходах на работу

Когда дело доходит до расходов на домашний офис, самозанятые сотрудники в США имеют право на налоговый вычет по этим расходам. К категории самозанятых относятся:

• те, кто работает из дома полный рабочий день,
• те, у кого есть внештатная работа (даже если они также работают на работодателя)
• те, кто работал не по найму в течение нескольких месяцев.

Ваш домашний офис также должен иметь право на эти вычеты. Но имейте в виду, что работники, работающие на одного работодателя, не имеют права требовать свои расходы.

Таким образом, если вы входите в число тех, кто имеет право на налоговый вычет, вы можете потребовать такие расходы, как покупка нового ноутбука, принтера, офисного стула или письменного стола. Если вас интересует эта тема, вот более подробная информация о том, как рассчитать вычет вашего домашнего офиса.

Подведение итогов

При работе из домашнего офиса смешиваются не только ваше рабочее и личное пространство, но и ваши расходы. Чтобы предотвратить такую ​​финансовую путаницу, всегда отделяйте свои рабочие расходы от личных. Кроме того, ведение учета всех ваших платежей, включая рабочие, личные и дополнительные, — лучший способ уложиться в месячный бюджет. Кроме того, наличие такого подробного ежемесячного отчета поможет вам получить налоговые вычеты, если вы работаете фрилансером.